לכל משתמש ביומן Google משויך יומן ראשי ומספר יומנים אחרים שיש לו גישה אליהם. המשתמשים יכולים ליצור אירועים ולהזמין משתמשים אחרים, כפי שמתואר בתרשים הבא:
בדוגמה הזו מוצגים שני משתמשים, שירה א' ו-אילן כ'. לכל אחד מהם יש יומן ראשי וכמה יומנים משויכים אחרים. בדוגמה מוצגים גם שני אירועים: מצגת סוף השנה ומפגש לצוות מחוץ למשרד.
הנה כמה עובדות שמוצגות בתרשים:
רשימת היומנים של שרון כוללת את היומן הראשי שלה, וגם יומנים של הקבוצה שלה והשיעורים שלה בצ'לו.
רשימת היומנים של ווי כוללת את היומן הראשי שלו, את יומן הצוות, יומן למעקב אחר סטטוסים ואת היומן הראשי של סוזן.
באירוע מצגת סוף השנה רואים את סוזן המארגנת ואת יפית כמשתתף.
לצוות שנמצא מחוץ לאתר בהוואי יש את יומן הצוות כמארגן (כלומר, האירוע נוצר ביומן הזה) והועתק לסוזן ולוויי כמשתתפים.
המושגים האלה: יומנים, אירועים, משתתפים ועוד מוסברים בצורה מפורטת יותר בקטעים האחרים במדריך: