कॉन्फ़्रेंस में होने वाले सेशन के लिए साइन-अप करें

कोडिंग लेवल: शुरुआती
अवधि: पांच मिनट
प्रोजेक्ट टाइप: कस्टम मेन्यू और इवेंट-ड्रिवन ट्रिगर वाला ऑटोमेशन

मकसद

  • यह समझना कि समाधान क्या करता है.
  • जानें कि समाधान में Apps Script की सेवाएं क्या करती हैं.
  • स्क्रिप्ट सेट अप करें.
  • स्क्रिप्ट चलाएं.

इस समाधान के बारे में जानकारी

इवेंट रजिस्ट्रेशन का पूरा सिस्टम बनाएं. अगर आपको कोई इवेंट आयोजित करना है, जैसे कि कोई कॉन्फ़्रेंस, तो कॉन्फ़्रेंस के सेशन के लिए नया कैलेंडर सेट अप किया जा सकता है. साथ ही, साइन-अप फ़ॉर्म बनाया जा सकता है और इसमें शामिल लोगों को उनके हिसाब से यात्रा की योजना अपने-आप ईमेल की जा सकती है.

Sheets से Forms और Calendar में ट्रांसफ़र की जा रही जानकारी

यह कैसे काम करता है

यह समाधान, Google Sheets में कस्टम मेन्यू का इस्तेमाल करके, ऑटोमेटेड इवेंट रजिस्ट्रेशन सिस्टम लागू करता है. स्क्रिप्ट, Sheets स्प्रेडशीट में मौजूद कॉन्फ़्रेंस इवेंट के साथ एक कैलेंडर बनाती है. इसके बाद, स्क्रिप्ट उन इवेंट की सूची के साथ एक फ़ॉर्म बनाती है जिनके लिए लोग साइन अप कर सकते हैं. जब मेहमान फ़ॉर्म भर देते हैं, तो स्क्रिप्ट उन्हें कैलेंडर इवेंट में जोड़ देती है और उन्हें यात्रा की योजनाएं ईमेल कर देती है.

Apps Script की सेवाएं

यह समाधान इन सेवाओं का इस्तेमाल करता है:

  • स्प्रेडशीट सेवा–यह अन्य सेवाओं को इवेंट की जानकारी उपलब्ध कराती है.
  • Calendar सेवा–इवेंट के लिए नया कैलेंडर बनाती है, कैलेंडर में इवेंट जोड़ती है, और उन इवेंट में मेहमानों को जोड़ती है जिनके लिए वे साइन अप करते हैं.
  • प्रॉपर्टी सेवा–Calendar सेवा से बनाए गए कैलेंडर का आईडी सेव करती है. जब कोई उपयोगकर्ता, कस्टम कॉन्फ़्रेंस मेन्यू से कॉन्फ़्रेंस सेट अप करें पर क्लिक करता है, तो प्रॉपर्टी सेवा यह जांच करती है कि इवेंट रजिस्ट्रेशन सिस्टम पहले से सेट अप किया गया है या नहीं. इसके लिए, यह देखा जाता है कि कैलेंडर आईडी प्रॉपर्टी मौजूद है या नहीं. ऐसा करने से, डुप्लीकेट फ़ॉर्म और कैलेंडर बनाने से बचा जा सकता है.
  • फ़ॉर्म सेवा–स्प्रेडशीट में मौजूद जानकारी से एक फ़ॉर्म बनाता है, जिससे लोग सेशन के लिए साइन अप कर सकते हैं.
  • स्क्रिप्ट सेवा–यह एक ट्रिगर बनाती है, जो तब ट्रिगर होता है, जब कोई व्यक्ति फ़ॉर्म भरता है.
  • दस्तावेज़ सेवा–इससे उन इवेंट की जानकारी मिलती है जिनके लिए कोई व्यक्ति साइन अप करता है. साथ ही, यह नए दस्तावेज़ में इवेंट की सूची जोड़ती है. स्क्रिप्ट, मीटिंग में शामिल व्यक्ति को दस्तावेज़ में बदलाव करने की अनुमति देती है.
  • डाक से भेजने की सेवा–इससे, मीटिंग में हिस्सा लेने वाले व्यक्ति को यात्रा की योजना का दस्तावेज़ ईमेल से भेजा जाता है.

ज़रूरी शर्तें

इस सैंपल का इस्तेमाल करने के लिए, आपको ये ज़रूरी शर्तें पूरी करनी होंगी:

  • Google खाता (Google Workspace खातों के लिए, एडमिन की अनुमति की ज़रूरत पड़ सकती है).
  • इंटरनेट का ऐक्सेस वाला वेब ब्राउज़र.

स्क्रिप्ट सेट अप करना

  1. सम्मेलन में होने वाले सेशन के लिए साइन-अप बनाएं स्प्रेडशीट के सैंपल की कॉपी बनाने के लिए, नीचे दिए गए बटन पर क्लिक करें. इस समाधान के लिए Apps Script प्रोजेक्ट, स्प्रेडशीट से जुड़ा होता है.
    कॉपी बनाना
  2. कॉन्फ़्रेंस > कॉन्फ़्रेंस सेट अप करें पर क्लिक करें. इस कस्टम मेन्यू को देखने के लिए, आपको पेज को रीफ़्रेश करना पड़ सकता है.

  3. जब आपसे कहा जाए, तब स्क्रिप्ट को अनुमति दें. अगर OAuth की सहमति वाली स्क्रीन पर चेतावनी दिखती है, इस ऐप्लिकेशन की पुष्टि नहीं की गई है, तो बेहतर > {Project Name} पर जाएं (असुरक्षित) को चुनकर जारी रखें.

  4. कॉन्फ़्रेंस > कॉन्फ़्रेंस सेट अप करें पर फिर से क्लिक करें.

स्क्रिप्ट चलाना

  1. टूल > फ़ॉर्म मैनेज करें पर क्लिक करें > लाइव फ़ॉर्म पर जाएं.
  2. फ़ॉर्म भरें और सबमिट करें.
  3. calendar.google.com पर जाएं.
  4. बाईं ओर, पक्का करें कि कॉन्फ़्रेंस कैलेंडर के बगल में मौजूद बॉक्स पर सही का निशान लगा हो.
  5. उन इवेंट की तारीखों पर जाएं जिनके लिए आपने साइन अप किया है और पुष्टि करें कि आपको मेहमान के तौर पर जोड़ा गया है.

(ज़रूरी नहीं) समाधान को रीसेट करना

अगर आपको इस तरीके को फिर से आज़माना है या अपनी इवेंट जानकारी का इस्तेमाल करने के लिए इसे पसंद के मुताबिक बनाना है, तो आपको कुछ आइटम रीसेट करने होंगे. ये आइटम, स्क्रिप्ट को पहली बार चलाने पर सेट अप किए गए थे. सलूशन को रीसेट करने का तरीका देखने के लिए, यहां दिए गए सलूशन को रीसेट करें पर क्लिक करें:

समाधान रीसेट करना

पहला चरण: सेव की गई स्क्रिप्ट प्रॉपर्टी रीसेट करना

अगर स्क्रिप्ट को एक से ज़्यादा बार चलाने की कोशिश की जाती है, तो आपको आपका कॉन्फ़्रेंस पहले से सेट अप है मैसेज दिखेगा. साइन-अप फ़ॉर्म को Google Drive में खोजें! ऐसा इसलिए होता है, क्योंकि कॉन्फ़्रेंस कैलेंडर बनाने के बाद, कैलेंडर आईडी को स्क्रिप्ट प्रॉपर्टी के तौर पर सेव किया जाता है. स्क्रिप्ट चलने पर, यह जांच की जाती है कि कैलेंडर आईडी प्रॉपर्टी पहले से मौजूद है या नहीं. अगर यह मौजूद है, तो स्क्रिप्ट चलना बंद हो जाती है.

मौजूदा कैलेंडर आईडी प्रॉपर्टी को हटाने के लिए, यह तरीका अपनाएं:

  1. स्प्रेडशीट में, एक्सटेंशन > Apps Script पर क्लिक करें.
  2. Apps Script एडिटर में, फ़ंक्शन ड्रॉपडाउन सूची से resetProperties चुनें और चलाएं पर क्लिक करें.

दूसरा चरण: कॉन्फ़्रेंस का कैलेंडर मिटाना

स्क्रिप्ट हर बार चलने पर, एक नया कैलेंडर बनाती है. अगर आपको बनाया गया मूल कैलेंडर नहीं रखना है, तो यह तरीका अपनाएं:

  1. calendar.google.com पर जाएं.
  2. कॉन्फ़्रेंस कैलेंडर के बगल में, कॉन्फ़्रेंस कैलेंडर के विकल्प > सेटिंग और शेयर करना पर क्लिक करें.
  3. सेटिंग में सबसे नीचे तक स्क्रोल करें और मिटाएं पर क्लिक करें.

तीसरा चरण: फ़ॉर्म सबमिट करने का ट्रिगर मिटाना

स्क्रिप्ट को हर बार चलाने पर, यह फ़ॉर्म सबमिशन के लिए एक ट्रिगर बनाती है. डुप्लीकेट ईमेल भेजने वाले एक से ज़्यादा ट्रिगर से बचने के लिए, ओरिजनल ट्रिगर को हटाएं. यह तरीका अपनाएं:

  1. स्प्रेडशीट में, एक्सटेंशन > Apps Script पर क्लिक करें.
  2. Apps Script प्रोजेक्ट में, बाईं ओर मौजूद ट्रिगर पर क्लिक करें.
  3. ट्रिगर के बगल में, ज़्यादा > ट्रिगर मिटाएं पर क्लिक करें.

स्क्रिप्ट को हर बार चलाने पर, एक नया फ़ॉर्म बनता है. अपनी स्प्रेडशीट से फ़ॉर्म को अनलिंक करने और उसे मिटाने के लिए, यह तरीका अपनाएं:

  1. स्प्रेडशीट में, फ़ॉर्म के जवाब शीट पर दायां क्लिक करें. इसके बाद, फ़ॉर्म अनलिंक करें > ठीक है पर क्लिक करें.
  2. फ़ॉर्म के जवाब शीट पर फिर से दायां क्लिक करें और मिटाएं > ठीक है पर क्लिक करें.
  3. forms.google.com पर जाएं.
  4. कॉन्फ़्रेंस फ़ॉर्म पर राइट क्लिक करें और हटाएं > ट्रैश में ले जाएं पर क्लिक करें.

समाधान को रीसेट करने के बाद, अपना डेटा जोड़ा जा सकता है या सैंपल डेटा का इस्तेमाल जारी रखा जा सकता है और स्क्रिप्ट को फिर से चलाया जा सकता है.

कोड की समीक्षा करना

इस समाधान के लिए Apps Script कोड की समीक्षा करने के लिए, नीचे दिए गए सोर्स कोड देखें पर क्लिक करें:

सोर्स कोड देखें

Code.gs

solutions/automations/event-session-signup/Code.js
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/event-session-signup

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Inserts a custom menu when the spreadsheet opens.
 */
function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi().createMenu('Conference')
      .addItem('Set up conference', 'setUpConference_')
      .addToUi();
}

/**
 * Uses the conference data in the spreadsheet to create
 * Google Calendar events, a Google Form, and a trigger that allows the script
 * to react to form responses.
 */
function setUpConference_() {
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  if (scriptProperties.getProperty('calId')) {
    Browser.msgBox('Your conference is already set up. Look in Google Drive for your'
                   + ' sign-up form!');
                   return;
  }
  let ss = SpreadsheetApp.getActive();
  let sheet = ss.getSheetByName('Conference Setup');
  let range = sheet.getDataRange();
  let values = range.getValues();
  setUpCalendar_(values, range);
  setUpForm_(ss, values);
  ScriptApp.newTrigger('onFormSubmit').forSpreadsheet(ss).onFormSubmit()
      .create();
}

/**
 * Creates a Google Calendar with events for each conference session in the
 * spreadsheet, then writes the event IDs to the spreadsheet for future use.
 * @param {Array<string[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 * @param {Range} range A spreadsheet range that contains conference data.
 */
function setUpCalendar_(values, range) {
  let cal = CalendarApp.createCalendar('Conference Calendar');
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let start = joinDateAndTime_(session[1], session[2]);
    let end = joinDateAndTime_(session[1], session[3]);
    let options = {location: session[4], sendInvites: true};
    let event = cal.createEvent(title, start, end, options)
        .setGuestsCanSeeGuests(false);
    session[5] = event.getId();
  }
  range.setValues(values);

  // Stores the ID for the Calendar, which is needed to retrieve events by ID.
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.setProperty('calId', cal.getId());
}

/**
 * Creates a single Date object from separate date and time cells.
 *
 * @param {Date} date A Date object from which to extract the date.
 * @param {Date} time A Date object from which to extract the time.
 * @return {Date} A Date object representing the combined date and time.
 */
function joinDateAndTime_(date, time) {
  date = new Date(date);
  date.setHours(time.getHours());
  date.setMinutes(time.getMinutes());
  return date;
}

/**
 * Creates a Google Form that allows respondents to select which conference
 * sessions they would like to attend, grouped by date and start time in the
 * caller's time zone.
 *
 * @param {Spreadsheet} ss The spreadsheet that contains the conference data.
 * @param {Array<String[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 */
function setUpForm_(ss, values) {
  // Group the sessions by date and time so that they can be passed to the form.
  let schedule = {};
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    if (!schedule[day]) {
      schedule[day] = {};
    }
    if (!schedule[day][time]) {
      schedule[day][time] = [];
    }
    schedule[day][time].push(session[0]);
  }

  // Creates the form and adds a multiple-choice question for each timeslot.
  let form = FormApp.create('Conference Form');
  form.setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, ss.getId());
  form.addTextItem().setTitle('Name').setRequired(true);
  form.addTextItem().setTitle('Email').setRequired(true);
  Object.keys(schedule).forEach(function(day) {
    let header = form.addSectionHeaderItem().setTitle('Sessions for ' + day);
    Object.keys(schedule[day]).forEach(function(time) {
      let item = form.addMultipleChoiceItem().setTitle(time + ' ' + day)
          .setChoiceValues(schedule[day][time]);
    });
  });
}

/**
 * Sends out calendar invitations and a
 * personalized Google Docs itinerary after a user responds to the form.
 *
 * @param {Object} e The event parameter for form submission to a spreadsheet;
 *     see https://developers.google.com/apps-script/understanding_events
 */
function onFormSubmit(e) {
  let user = {name: e.namedValues['Name'][0], email: e.namedValues['Email'][0]};

  // Grab the session data again so that we can match it to the user's choices.
  let response = [];
  let values = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName('Conference Setup')
      .getDataRange().getValues();
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    let timeslot = time + ' ' + day;

    // For every selection in the response, find the matching timeslot and title
    // in the spreadsheet and add the session data to the response array.
    if (e.namedValues[timeslot] && e.namedValues[timeslot] == title) {
      response.push(session);
    }
  }
  sendInvites_(user, response);
  sendDoc_(user, response);
}

/**
 * Add the user as a guest for every session he or she selected.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<String[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendInvites_(user, response) {
  let id = ScriptProperties.getProperty('calId');
  let cal = CalendarApp.getCalendarById(id);
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    cal.getEventSeriesById(response[i][5]).addGuest(user.email);
  }
}

/**
 * Creates and shares a personalized Google Doc that shows the user's itinerary.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<string[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendDoc_(user, response) {
  let doc = DocumentApp.create('Conference Itinerary for ' + user.name)
      .addEditor(user.email);
  let body = doc.getBody();
  let table = [['Session', 'Date', 'Time', 'Location']];
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    table.push([response[i][0], response[i][1].toLocaleDateString(),
      response[i][2].toLocaleTimeString(), response[i][4]]);
  }
  body.insertParagraph(0, doc.getName())
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
  table = body.appendTable(table);
  table.getRow(0).editAsText().setBold(true);
  doc.saveAndClose();

  // Emails a link to the Doc as well as a PDF copy.
  MailApp.sendEmail({
    to: user.email,
    subject: doc.getName(),
    body: 'Thanks for registering! Here\'s your itinerary: ' + doc.getUrl(),
    attachments: doc.getAs(MimeType.PDF),
  });
}

/**
 * Removes the calId script property so that the 'setUpConference_()' can be run again.
 */
function resetProperties(){
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.deleteAllProperties();
}

योगदानकर्ता

इस सैंपल को Google, Google Developer Experts की मदद से मैनेज करता है.

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