与新员工分享资源

编码级别：初级
时长：20 分钟
项目类型：使用事件驱动型触发器的自动化操作

目标

  • 了解该解决方案的用途。
  • 了解 Apps Script 服务在解决方案中的作用。
  • 设置脚本。
  • 运行脚本。

关于此解决方案

重要提示：您必须是 Google Workspace 管理员，才能使用此解决方案。

只需一步，即可与新员工共享资源。此解决方案使用 Google 表单中的表单将新员工添加到 Google 群组中的群组。通过与该群组的地址共享资源，您可以轻松向新员工授予对所需资源的访问权限。

如果您有权向群组添加用户，则可以使用此解决方案将相应责任分摊给团队的其他成员。当用户提交表单时，事件驱动型触发器会代表您运行脚本，并将新用户的电子邮件地址添加到群组。

您还可以选择开启通知，以便在有人提交表单时收到电子邮件。

演示：如何通过 Google 表单将用户添加到 Google 群组

工作原理

当用户提交表单并提供用户的电子邮件地址以及用户应加入的群组时，该脚本会检查该用户是否已属于该群组。如果用户已加入，则会收到一封电子邮件，确认他们已加入该群组。否则，脚本会将用户添加到群组，并向其发送欢迎电子邮件。

Apps Script 服务

此解决方案使用以下服务：

  • 脚本服务 - 创建触发器，以便在每次有人提交表单时触发脚本。
  • “群组”服务 - 检查在表单中提交的电子邮件地址是否已是群组成员。
  • Admin SDK 目录高级服务 - 将表单中提交的电子邮件地址添加到群组。
  • 邮件服务 - 向表单中提交的电子邮件地址发送电子邮件，以确认其群组成员资格或欢迎他们加入群组。
  • 电子表格服务 - 将用户的状态添加到表单回复电子表格。状态为已加入组或新添加。
  • 网址提取服务 - 将 Google 文档作为 HTML 字符串提取。该文档包含脚本发送的电子邮件内容。

前提条件

设置脚本

  1. 点击以下按钮复制与新员工分享资源电子表格。此解决方案的 Apps 脚本项目已附加到电子表格中。
    复制

  2. 依次点击扩展程序 > Google Apps 脚本。

  3. 在服务下，确保列出了 AdminDirectory 服务。如果是，请跳至第 6 步。如果没有，请继续执行下一步。

  4. 点击“服务”旁边的“添加服务”图标 。

  5. 在对话框中，选择 Admin SDK API，然后点击 Add（添加）。

  6. 在“函数”下拉菜单中，选择 installTrigger。

  7. 点击运行。

  8. 根据提示为脚本授权。如果 OAuth 意见征求界面显示此应用未经验证警告，请依次选择高级 > 前往 {Project Name}（不安全）以继续操作。

重要提示：如果您多次运行此函数，它会生成多个触发器，并会发送重复的电子邮件。如需删除额外的触发器，请按以下步骤操作：

  1. 点击触发器 。
  2. 在相应触发器旁边，依次点击“更多”图标 > 删除触发器。

运行脚本

  1. 返回电子表格，然后依次点击工具 > 管理表单 > 前往正式版表单。
  2. 在表单中填写您的电子邮件地址和您有权管理会员资格的群组，然后点击提交。
  3. 返回电子表格，查看表单条目。“状态”列会显示您的电子邮件地址是否已添加到群组或是否已是群组成员。
  4. 请查看您的电子邮件，看看是否收到了欢迎电子邮件或群组成员资格确认电子邮件。

贡献者

此示例由 Google 维护，并由 Google 开发者专家提供帮助。

后续步骤