与新员工分享资源

编码级别：新手
时长：20 分钟
项目类型：通过事件驱动型触发器实现自动化

目标

  • 了解解决方案的用途。
  • 了解 Apps 脚本服务在此解决方案中执行的操作。
  • 设置脚本。
  • 运行脚本。

关于此解决方案

重要提示：您必须是 Google Workspace 管理员才能使用此解决方案。

只需一步，即可与新进员工共享资源。此解决方案使用 Google 表单中的表单将新员工添加到 Google 网上论坛中的群组。通过与该群组的地址共享资源，您可以轻松向新员工授予所需资源的访问权限。

如果您有权将用户添加到群组，则可以使用此解决方案将责任分发给团队中的其他成员。当他们提交表单时，事件驱动型触发器会在您的同时运行脚本，并将新人的电子邮件地址添加到群组中。

（可选）您可以开启通知，以便在每次有人提交表单时都收到电子邮件。

演示：通过 Google 表单将用户添加到 Google 群组

运作方式

如果有人提交了包含用户的电子邮件地址的表单以及应将该用户添加到哪个群组，该脚本会检查此人是否已经属于该群组。如果他们关联，用户会收到一封电子邮件，确认自己已加入该群组。否则，脚本会将用户添加到群组，并向他们发送一封欢迎电子邮件。

Apps 脚本服务

此解决方案使用以下服务：

  • 脚本服务 - 创建在每次用户提交表单时触发脚本的触发器。
  • 网上论坛服务 - 检查在表单中提交的电子邮件是否已是群组成员。
  • Admin SDK Directory 高级服务 - 将通过表单提交的电子邮件地址添加到群组中。
  • 邮件服务 - 向在表单中提交的电子邮件地址发送电子邮件，确认他们的群组成员资格或欢迎他们加入群组。
  • 电子表格服务 - 将用户的状态添加到表单回复电子表格中。状态为已在群组中或新添加。
  • 网址提取服务 - 以 HTML 字符串的形式提取 Google 文档文档。该文档包含脚本发送的电子邮件的内容。

前提条件

设置脚本

  1. 点击以下按钮复制与新员工共享资源电子表格。此解决方案的 Apps 脚本项目已附加到该电子表格中。
    复制

  2. 点击扩展程序 > Apps 脚本。

  3. 在服务下，确保已列出 AdminDirectory 服务。如果是，请跳至第 6 步。如果没有，请继续执行下一步。

  4. 点击服务旁边的“添加服务”图标 。

  5. 在对话框中，选择 Admin SDK API，然后点击添加。

  6. 在函数下拉菜单中，选择 installTrigger。

  7. 点击运行。

  8. 出现提示时，授权脚本。如果 OAuth 同意屏幕显示 This app is not verified（此应用未经验证）警告，请依次选择 Advanced > Go to {Project Name} (unsafe)，继续操作。

重要提示：如果您多次运行此函数，它会生成多个触发器并发送重复的电子邮件。如需删除额外的触发器，请按以下步骤操作：

  1. 点击触发器图标 。
  2. 在触发器旁边，依次点击“更多”图标 > 删除触发器。

运行脚本

  1. 返回电子表格，然后依次点击工具 > 管理表单 > 转到实时表单。
  2. 填写表单，提供您的电子邮件地址以及您有权管理其成员资格的群组，然后点击提交。
  3. 返回电子表格并查看表单条目。状态列显示您的电子邮件地址是已添加到群组还是已经是群组成员。
  4. 查看您的电子邮件，获取欢迎电子邮件或确认群组成员资格的电子邮件。

贡献者

此示例由 Google 在 Google 开发者专家的帮助下进行维护。

后续步骤