このページは Cloud Translation API によって翻訳されました。

会議でのセッションへの登録を作成する

コーディングレベル: 初級
所要時間: 5 分
プロジェクトの種類: カスタムメニューとイベントドリブントリガーによる自動化

目標

ソリューションの機能を理解する
ソリューション内で Apps Script サービスができることを理解する。
スクリプトを設定します。
スクリプトを実行します。

このソリューションについて

エンドツーエンドのイベント登録システムを作成する。会議などのイベントが予定されている場合、会議セッション用の新しいカレンダーを設定し、登録フォームを作成して、参加者にカスタマイズされた旅行プランを自動的にメールで送信できます。

スプレッドシートからフォームとカレンダーに情報を転送する

仕組み

このソリューションでは、Google スプレッドシートのカスタムメニューを使用して、自動イベント登録システムを実装します。このスクリプトは、Google スプレッドシートにリストされている会議イベントを含むカレンダーを作成します。次に、スクリプトによって、参加者が登録できるイベントのリストを含むフォームが作成されます。参加者がフォームに記入すると、スクリプトによってカレンダーの予定に参加者が追加され、旅行プランがメールで送信されます。

Apps Script サービス

このソリューションでは、次のサービスを使用します。

スプレッドシートサービス - 他のサービスにイベント情報を提供します。
カレンダーサービス - イベントの新しいカレンダーの作成、カレンダーへのイベントの追加、登録するイベントへの参加者の追加を行います。
Properties サービス - カレンダーサービスによって作成されたカレンダーの ID を保存します。ユーザーがカスタム [Conference] メニューから [Set up conference] をクリックすると、プロパティサービスは、カレンダー ID プロパティが存在するかどうかをチェックすることで、イベント登録システムがすでにセットアップされているかどうかを確認します。これにより、フォームやカレンダーが重複する事態を回避できます。
フォームサービス - スプレッドシートの情報から、参加者がセッションに登録できるフォームを作成します。
スクリプトサービス - 参加者がフォームに記入したときに配信されるトリガーを作成します。
ドキュメントサービス - 参加者が登録するイベントのイベント情報を取得し、イベントのリストを新しいドキュメントに追加します。このスクリプトは、ドキュメントを編集する権限を参加者に付与します。
メールサービス - 参加者に旅行プランをメールで送信します。

前提条件

このサンプルを使用するには、次の前提条件を満たす必要があります。

Google アカウント（Google Workspace アカウントでは管理者の承認が必要になる場合があります）。
インターネットにアクセスできるウェブブラウザ。

スクリプトを設定する

次のボタンをクリックすると、サンプルスプレッドシート「Create a sign-up for sessions at a conference」のコピーが作成されます。スプレッドシートに、このソリューションの Apps Script プロジェクトが添付されています。
コピーを作成
[Conference] > [Set up conference] をクリックします。このカスタムメニューを表示するには、ページの更新が必要になる場合があります。
プロンプトが表示されたら、スクリプトを承認します。OAuth 同意画面に [このアプリは確認されていません] という警告が表示されたら、[詳細設定] > [{プロジェクト名}（安全でない）に移動] を選択して続行します。
[Conference] > [Set up conference] をもう一度クリックします。

スクリプトを実行する

[Tools] > [Manage Form] > [Go to live form] の順にクリックします。
フォームに記入して送信します。
calendar.google.com を開きます。
左側の [Conference Calendar] がオンになっていることを確認します。
登録したイベントの日付に移動し、参加者として追加されていることを確認します。

（省略可）ソリューションをリセットする

このソリューションをもう一度試す場合、または独自のイベント情報を使用するようにカスタマイズする場合は、最初にスクリプトを実行したときに設定した項目をリセットする必要があります。ソリューションをリセットする手順を表示するには、下の [Reset the Solution] をクリックします。

ソリューションをリセットする

ステップ 1: 保存されているスクリプトのプロパティをリセットする

スクリプトを複数回実行しようとすると、「Your conference is already set up. Google ドライブで登録フォームをご確認ください。 これは、会議カレンダーが作成されると、カレンダー ID がスクリプトプロパティとして格納されるためです。スクリプトを実行すると、カレンダー ID プロパティがすでに存在するかどうかが確認され、存在する場合は実行が停止します。

既存のカレンダー ID プロパティを削除する手順は次のとおりです。

スプレッドシートで、[拡張機能] > [Apps Script] をクリックします。
Apps Script エディタで、関数のプルダウンリストから resetProperties を選択し、[実行] をクリックします。

ステップ 2: 会議カレンダーを削除する

スクリプトが実行されるたびに、新しいカレンダーが作成されます。作成した元のカレンダーを保持しない場合は、次の手順を行います。

calendar.google.com を開きます。
[会議カレンダー] の横にある [会議カレンダーのオプション] > [設定と共有] をクリックします。
設定の一番下までスクロールし、[削除] をクリックします。

ステップ 3: フォーム送信トリガーを削除する

このスクリプトは、実行するたびにフォーム送信のトリガーを作成します。複数のトリガーによってメールが重複することを避けるには、元のトリガーを削除します。手順は次のとおりです。

スプレッドシートで、[拡張機能] > [Apps Script] をクリックします。
Apps Script プロジェクトの左側の [トリガー] をクリックします。
トリガーの横にあるその他アイコン > [トリガーを削除] をクリックします。

ステップ 4: フォームのリンクを解除して削除する

スクリプトを実行するたびに、新しいフォームが作成されます。スプレッドシートとフォームのリンクを解除して削除する手順は次のとおりです。

スプレッドシートで、[フォームの回答] シートを右クリックし、[フォームのリンクを解除] > [OK] をクリックします。
[フォームの回答] シートをもう一度右クリックし、[削除] > [OK] をクリックします。
forms.google.com にアクセスします。
[Conference Form] を右クリックし、[Remove]（削除）> [Move to ゴミ箱に移動] をクリックします。

ソリューションをリセットしたら、独自のデータを追加できます。また、サンプルデータを引き続き使用して、スクリプトを再実行することもできます。

コードを確認する

このソリューションの Apps Script コードを確認するには、下の [ソースコードを表示] をクリックします。

ソースコードを表示

Code.gs

solutions/automations/event-session-signup/Code.js

GitHub で表示

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/event-session-signup

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Inserts a custom menu when the spreadsheet opens.
 */
function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi().createMenu('Conference')
      .addItem('Set up conference', 'setUpConference_')
      .addToUi();
}

/**
 * Uses the conference data in the spreadsheet to create
 * Google Calendar events, a Google Form, and a trigger that allows the script
 * to react to form responses.
 */
function setUpConference_() {
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  if (scriptProperties.getProperty('calId')) {
    Browser.msgBox('Your conference is already set up. Look in Google Drive for your'
                   + ' sign-up form!');
                   return;
  }
  let ss = SpreadsheetApp.getActive();
  let sheet = ss.getSheetByName('Conference Setup');
  let range = sheet.getDataRange();
  let values = range.getValues();
  setUpCalendar_(values, range);
  setUpForm_(ss, values);
  ScriptApp.newTrigger('onFormSubmit').forSpreadsheet(ss).onFormSubmit()
      .create();
}

/**
 * Creates a Google Calendar with events for each conference session in the
 * spreadsheet, then writes the event IDs to the spreadsheet for future use.
 * @param {Array<string[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 * @param {Range} range A spreadsheet range that contains conference data.
 */
function setUpCalendar_(values, range) {
  let cal = CalendarApp.createCalendar('Conference Calendar');
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let start = joinDateAndTime_(session[1], session[2]);
    let end = joinDateAndTime_(session[1], session[3]);
    let options = {location: session[4], sendInvites: true};
    let event = cal.createEvent(title, start, end, options)
        .setGuestsCanSeeGuests(false);
    session[5] = event.getId();
  }
  range.setValues(values);

  // Stores the ID for the Calendar, which is needed to retrieve events by ID.
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.setProperty('calId', cal.getId());
}

/**
 * Creates a single Date object from separate date and time cells.
 *
 * @param {Date} date A Date object from which to extract the date.
 * @param {Date} time A Date object from which to extract the time.
 * @return {Date} A Date object representing the combined date and time.
 */
function joinDateAndTime_(date, time) {
  date = new Date(date);
  date.setHours(time.getHours());
  date.setMinutes(time.getMinutes());
  return date;
}

/**
 * Creates a Google Form that allows respondents to select which conference
 * sessions they would like to attend, grouped by date and start time in the
 * caller's time zone.
 *
 * @param {Spreadsheet} ss The spreadsheet that contains the conference data.
 * @param {Array<String[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 */
function setUpForm_(ss, values) {
  // Group the sessions by date and time so that they can be passed to the form.
  let schedule = {};
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    if (!schedule[day]) {
      schedule[day] = {};
    }
    if (!schedule[day][time]) {
      schedule[day][time] = [];
    }
    schedule[day][time].push(session[0]);
  }

  // Creates the form and adds a multiple-choice question for each timeslot.
  let form = FormApp.create('Conference Form');
  form.setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, ss.getId());
  form.addTextItem().setTitle('Name').setRequired(true);
  form.addTextItem().setTitle('Email').setRequired(true);
  Object.keys(schedule).forEach(function(day) {
    let header = form.addSectionHeaderItem().setTitle('Sessions for ' + day);
    Object.keys(schedule[day]).forEach(function(time) {
      let item = form.addMultipleChoiceItem().setTitle(time + ' ' + day)
          .setChoiceValues(schedule[day][time]);
    });
  });
}

/**
 * Sends out calendar invitations and a
 * personalized Google Docs itinerary after a user responds to the form.
 *
 * @param {Object} e The event parameter for form submission to a spreadsheet;
 *     see https://developers.google.com/apps-script/understanding_events
 */
function onFormSubmit(e) {
  let user = {name: e.namedValues['Name'][0], email: e.namedValues['Email'][0]};

  // Grab the session data again so that we can match it to the user's choices.
  let response = [];
  let values = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName('Conference Setup')
      .getDataRange().getValues();
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    let timeslot = time + ' ' + day;

    // For every selection in the response, find the matching timeslot and title
    // in the spreadsheet and add the session data to the response array.
    if (e.namedValues[timeslot] && e.namedValues[timeslot] == title) {
      response.push(session);
    }
  }
  sendInvites_(user, response);
  sendDoc_(user, response);
}

/**
 * Add the user as a guest for every session he or she selected.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<String[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendInvites_(user, response) {
  let id = ScriptProperties.getProperty('calId');
  let cal = CalendarApp.getCalendarById(id);
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    cal.getEventSeriesById(response[i][5]).addGuest(user.email);
  }
}

/**
 * Creates and shares a personalized Google Doc that shows the user's itinerary.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<string[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendDoc_(user, response) {
  let doc = DocumentApp.create('Conference Itinerary for ' + user.name)
      .addEditor(user.email);
  let body = doc.getBody();
  let table = [['Session', 'Date', 'Time', 'Location']];
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    table.push([response[i][0], response[i][1].toLocaleDateString(),
      response[i][2].toLocaleTimeString(), response[i][4]]);
  }
  body.insertParagraph(0, doc.getName())
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
  table = body.appendTable(table);
  table.getRow(0).editAsText().setBold(true);
  doc.saveAndClose();

  // Emails a link to the Doc as well as a PDF copy.
  MailApp.sendEmail({
    to: user.email,
    subject: doc.getName(),
    body: 'Thanks for registering! Here\'s your itinerary: ' + doc.getUrl(),
    attachments: doc.getAs(MimeType.PDF),
  });
}

/**
 * Removes the calId script property so that the 'setUpConference_()' can be run again.
 */
function resetProperties(){
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.deleteAllProperties();
}

協力者

このサンプルは、Google Developer Experts のサポートのもと、Google によって管理されています。