Anmeldung für Sitzungen auf einer Konferenz erstellen

Programmierstufe: Anfänger
Dauer: 5 Minuten
Projekttyp: Automatisierung mit einem benutzerdefinierten Menü und einem ereignisgesteuerten Trigger

Zielsetzungen

  • Machen Sie sich mit der Lösung vertraut.
  • Machen Sie sich mit den Aufgaben der Apps Script-Dienste innerhalb der Lösung vertraut.
  • Richten Sie das Skript ein.
  • Führen Sie das Skript aus.

Informationen zu dieser Lösung

Ein durchgängiges Registrierungssystem für Veranstaltungen erstellen Wenn ein Termin ansteht, z. B. eine Konferenz, können Sie einen neuen Kalender für Konferenzsitzungen einrichten, ein Anmeldeformular erstellen und den Teilnehmern automatisch personalisierte Reisepläne per E-Mail senden.

Informationen aus Google Tabellen, die in Google Formulare und Google Kalender übertragen werden

Funktionsweise

Diese Lösung verwendet ein benutzerdefiniertes Menü in Google Tabellen, um ein automatisiertes System zur Ereignisregistrierung zu implementieren. Das Skript erstellt einen Kalender mit den Konferenzterminen in Google Tabellen. Dann erstellt das Skript ein Formular mit einer Liste der Veranstaltungen, für die sich die Teilnehmenden registrieren können. Nachdem die Teilnehmer das Formular ausgefüllt haben, fügt das Skript die Teilnehmer den Kalenderterminen hinzu und sendet ihnen ihre Reisepläne per E-Mail.

Apps Script-Dienste

Diese Lösung verwendet die folgenden Dienste:

  • Tabellenkalkulationsdienst: stellt den anderen Diensten die Ereignisinformationen zur Verfügung.
  • Google Kalender: Damit wird ein neuer Kalender für den Termin erstellt, dem Kalender Termine hinzugefügt und die Teilnehmer zu den Terminen hinzugefügt, für die sie sich registrieren.
  • Attribute-Dienst: speichert die ID des vom Kalender-Dienst erstellten Kalender. Wenn ein Nutzer im benutzerdefinierten Menü Konferenz auf Konferenz einrichten klickt, prüft der Attributdienst, ob das System zur Terminregistrierung bereits eingerichtet wurde. Dazu wird geprüft, ob das Attribut „Kalender-ID“ vorhanden ist. Dadurch vermeiden Sie doppelte Formulare und Kalender.
  • Forms-Dienst: Erstellt ein Formular aus den Informationen in der Tabelle, über das sich Teilnehmer für Sitzungen anmelden können.
  • Skriptdienst: Erstellt einen Trigger, der ausgelöst wird, wenn ein Teilnehmer das Formular ausfüllt.
  • Document service: Ruft die Termininformationen zu den Terminen ab, für die sich ein Teilnehmer registriert, und fügt einem neuen Dokument eine Liste der Ereignisse hinzu. Das Skript erteilt dem Teilnehmer die Berechtigung, das Dokument zu bearbeiten.
  • Mail service (E-Mail-Dienst): Das Dokument mit dem Reiseplan wird per E-Mail an den Teilnehmer gesendet.

Voraussetzungen

Damit Sie dieses Beispiel verwenden können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Ein Google-Konto (Google Workspace-Konten erfordern möglicherweise die Genehmigung eines Administrators).
  • Ein Webbrowser mit Zugriff auf das Internet.

Skript einrichten

  1. Klicken Sie auf die folgende Schaltfläche, um eine Kopie der Beispieltabelle Anmeldung für Sitzungen an einer Konferenz erstellen zu erstellen. Das Apps Script-Projekt für diese Lösung ist an die Tabelle angehängt.
    Kopie erstellen
  2. Klicken Sie auf Konferenz > Konferenz einrichten. Möglicherweise müssen Sie die Seite aktualisieren, damit dieses benutzerdefinierte Menü angezeigt wird.

  3. Autorisieren Sie das Skript, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Wenn auf dem OAuth-Zustimmungsbildschirm die Warnung Diese Anwendung wurde nicht überprüft angezeigt wird, wählen Sie Erweitert > Zu {Projektname} wechseln (unsicher) aus.

  4. Klicken Sie auf Konferenz > Konferenz einrichten.

Skript ausführen

  1. Klicken Sie auf Tools > Formular verwalten > Zum Live-Formular wechseln.
  2. Füllen Sie das Formular aus und senden Sie es ab.
  3. Rufen Sie calendar.google.com auf.
  4. Achten Sie darauf, dass auf der linken Seite das Kästchen neben Konferenzkalender angeklickt ist.
  5. Gehen Sie zu den Daten der Veranstaltungen, für die Sie sich registriert haben, und bestätigen Sie, dass Sie als Teilnehmer hinzugefügt wurden.

Optional: Lösung zurücksetzen

Wenn Sie diese Lösung noch einmal ausprobieren oder sie so anpassen möchten, dass Ihre eigenen Ereignisinformationen verwendet werden, müssen Sie einige Elemente zurücksetzen, die bei der ersten Ausführung des Skripts eingerichtet wurden. Klicken Sie unten auf Lösung zurücksetzen, um die Schritte zum Zurücksetzen der Lösung anzuzeigen:

Lösung zurücksetzen

Schritt 1: Gespeicherte Skripteigenschaften zurücksetzen

Wenn Sie versuchen, das Skript mehrmals auszuführen, wird die Meldung Ihre Konferenz wurde bereits eingerichtet. Das Anmeldeformular findest du in Google Drive. Dies liegt daran, dass die Kalender-ID nach dem Erstellen des Konferenzkalenders als Skriptattribut gespeichert wird. Das Skript prüft bei der Ausführung, ob die Kalender-ID-Eigenschaft bereits vorhanden ist. Ist dies der Fall, wird die Ausführung beendet.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die vorhandene Kalender-ID-Eigenschaft zu entfernen:

  1. Klicken Sie in der Tabelle auf Erweiterungen > Apps Script.
  2. Wählen Sie im Apps Script-Editor resetProperties aus der Drop-down-Liste der Funktion aus und klicken Sie auf Ausführen.

Schritt 2: Konferenzkalender löschen

Bei jeder Ausführung des Skripts wird ein neuer Kalender erstellt. Wenn Sie den ursprünglich erstellten Kalender nicht behalten möchten, gehen Sie so vor:

  1. Rufen Sie calendar.google.com auf.
  2. Klicken Sie neben „Konferenzkalender“ auf „Optionen für den Konferenzkalender“ > Einstellungen und Freigabe.
  3. Scrollen Sie in den Einstellungen nach unten und klicken Sie auf Löschen.

Schritt 3: Trigger zum Senden des Formulars löschen

Das Skript erstellt bei jeder Ausführung einen Trigger für das Senden von Formularen. Entfernen Sie den ursprünglichen Trigger, um mehrere Trigger zu vermeiden, die zu doppelten E-Mails führen. Gehen Sie so vor:

  1. Klicken Sie in der Tabelle auf Erweiterungen > Apps Script.
  2. Klicken Sie im Apps Script-Projekt links auf Trigger .
  3. Klicken Sie neben dem Trigger auf das Dreipunkt-Menü > Trigger löschen.

Bei jeder Ausführung des Skripts wird ein neues Formular erstellt. So heben Sie die Verknüpfung des Formulars mit Ihrer Tabelle auf und löschen die Tabelle:

  1. Klicken Sie in der Tabelle mit der rechten Maustaste auf das Tabellenblatt Formularantworten und klicken Sie dann auf Verknüpfung mit Formular aufheben > OK.
  2. Klicken Sie noch einmal mit der rechten Maustaste auf das Tabellenblatt Formularantworten und klicken Sie dann auf Löschen > OK.
  3. Rufen Sie forms.google.com auf.
  4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Konferenzformular und dann auf Entfernen > In Papierkorb verschieben.

Nachdem Sie die Lösung zurückgesetzt haben, können Sie Ihre eigenen Daten hinzufügen oder weiterhin die Beispieldaten verwenden und das Skript noch einmal ausführen.

Code ansehen

Klicken Sie unten auf Quellcode anzeigen, um den Apps Script-Code für diese Lösung zu überprüfen:

Quellcode ansehen

Code.gs

solutions/automations/event-session-signup/Code.js
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/event-session-signup

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Inserts a custom menu when the spreadsheet opens.
 */
function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi().createMenu('Conference')
      .addItem('Set up conference', 'setUpConference_')
      .addToUi();
}

/**
 * Uses the conference data in the spreadsheet to create
 * Google Calendar events, a Google Form, and a trigger that allows the script
 * to react to form responses.
 */
function setUpConference_() {
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  if (scriptProperties.getProperty('calId')) {
    Browser.msgBox('Your conference is already set up. Look in Google Drive for your'
                   + ' sign-up form!');
                   return;
  }
  let ss = SpreadsheetApp.getActive();
  let sheet = ss.getSheetByName('Conference Setup');
  let range = sheet.getDataRange();
  let values = range.getValues();
  setUpCalendar_(values, range);
  setUpForm_(ss, values);
  ScriptApp.newTrigger('onFormSubmit').forSpreadsheet(ss).onFormSubmit()
      .create();
}

/**
 * Creates a Google Calendar with events for each conference session in the
 * spreadsheet, then writes the event IDs to the spreadsheet for future use.
 * @param {Array<string[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 * @param {Range} range A spreadsheet range that contains conference data.
 */
function setUpCalendar_(values, range) {
  let cal = CalendarApp.createCalendar('Conference Calendar');
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let start = joinDateAndTime_(session[1], session[2]);
    let end = joinDateAndTime_(session[1], session[3]);
    let options = {location: session[4], sendInvites: true};
    let event = cal.createEvent(title, start, end, options)
        .setGuestsCanSeeGuests(false);
    session[5] = event.getId();
  }
  range.setValues(values);

  // Stores the ID for the Calendar, which is needed to retrieve events by ID.
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.setProperty('calId', cal.getId());
}

/**
 * Creates a single Date object from separate date and time cells.
 *
 * @param {Date} date A Date object from which to extract the date.
 * @param {Date} time A Date object from which to extract the time.
 * @return {Date} A Date object representing the combined date and time.
 */
function joinDateAndTime_(date, time) {
  date = new Date(date);
  date.setHours(time.getHours());
  date.setMinutes(time.getMinutes());
  return date;
}

/**
 * Creates a Google Form that allows respondents to select which conference
 * sessions they would like to attend, grouped by date and start time in the
 * caller's time zone.
 *
 * @param {Spreadsheet} ss The spreadsheet that contains the conference data.
 * @param {Array<String[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 */
function setUpForm_(ss, values) {
  // Group the sessions by date and time so that they can be passed to the form.
  let schedule = {};
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    if (!schedule[day]) {
      schedule[day] = {};
    }
    if (!schedule[day][time]) {
      schedule[day][time] = [];
    }
    schedule[day][time].push(session[0]);
  }

  // Creates the form and adds a multiple-choice question for each timeslot.
  let form = FormApp.create('Conference Form');
  form.setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, ss.getId());
  form.addTextItem().setTitle('Name').setRequired(true);
  form.addTextItem().setTitle('Email').setRequired(true);
  Object.keys(schedule).forEach(function(day) {
    let header = form.addSectionHeaderItem().setTitle('Sessions for ' + day);
    Object.keys(schedule[day]).forEach(function(time) {
      let item = form.addMultipleChoiceItem().setTitle(time + ' ' + day)
          .setChoiceValues(schedule[day][time]);
    });
  });
}

/**
 * Sends out calendar invitations and a
 * personalized Google Docs itinerary after a user responds to the form.
 *
 * @param {Object} e The event parameter for form submission to a spreadsheet;
 *     see https://developers.google.com/apps-script/understanding_events
 */
function onFormSubmit(e) {
  let user = {name: e.namedValues['Name'][0], email: e.namedValues['Email'][0]};

  // Grab the session data again so that we can match it to the user's choices.
  let response = [];
  let values = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName('Conference Setup')
      .getDataRange().getValues();
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    let timeslot = time + ' ' + day;

    // For every selection in the response, find the matching timeslot and title
    // in the spreadsheet and add the session data to the response array.
    if (e.namedValues[timeslot] && e.namedValues[timeslot] == title) {
      response.push(session);
    }
  }
  sendInvites_(user, response);
  sendDoc_(user, response);
}

/**
 * Add the user as a guest for every session he or she selected.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<String[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendInvites_(user, response) {
  let id = ScriptProperties.getProperty('calId');
  let cal = CalendarApp.getCalendarById(id);
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    cal.getEventSeriesById(response[i][5]).addGuest(user.email);
  }
}

/**
 * Creates and shares a personalized Google Doc that shows the user's itinerary.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<string[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendDoc_(user, response) {
  let doc = DocumentApp.create('Conference Itinerary for ' + user.name)
      .addEditor(user.email);
  let body = doc.getBody();
  let table = [['Session', 'Date', 'Time', 'Location']];
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    table.push([response[i][0], response[i][1].toLocaleDateString(),
      response[i][2].toLocaleTimeString(), response[i][4]]);
  }
  body.insertParagraph(0, doc.getName())
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
  table = body.appendTable(table);
  table.getRow(0).editAsText().setBold(true);
  doc.saveAndClose();

  // Emails a link to the Doc as well as a PDF copy.
  MailApp.sendEmail({
    to: user.email,
    subject: doc.getName(),
    body: 'Thanks for registering! Here\'s your itinerary: ' + doc.getUrl(),
    attachments: doc.getAs(MimeType.PDF),
  });
}

/**
 * Removes the calId script property so that the 'setUpConference_()' can be run again.
 */
function resetProperties(){
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.deleteAllProperties();
}

Beitragende

Dieses Beispiel wird von Google mit Hilfe von Google-Entwicklerexperten verwaltet.

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