Nível de programação: iniciante
Duração: 5 minutos
Tipo de projeto: automação com um menu personalizado e
um acionador orientado por eventos
Objetivos
- Entenda o que a solução faz.
- Entenda o que os serviços do Apps Script fazem no
solução.
- Configure o script.
- Execute o script.
Sobre esta solução
Crie um sistema completo de inscrição em eventos. Se você tiver um evento
em breve, como uma conferência, configure uma nova agenda
sessões, criar um formulário de inscrição e enviar e-mails automaticamente aos participantes
itinerários.
![Informações do app Planilhas sendo transferidas para o Formulários e o Google Agenda](https://developers.google.cn/static/apps-script/samples/images/event-signup.jpeg?authuser=5&hl=pt)
Como funciona
Esta solução usa um menu personalizado no app Planilhas Google para implementar um
sistema de inscrição de eventos. O script cria uma agenda com a conferência
eventos listados na planilha do Planilhas Google. Em seguida, o script cria
um formulário com a lista de eventos em que os participantes podem se inscrever. Após os participantes
preencha o formulário, o script adicionará os participantes aos eventos da agenda
envia itinerários por e-mail.
Serviços do Apps Script
Esta solução usa os seguintes serviços:
- Serviço de planilha: fornece a
informações de eventos aos outros serviços.
- Serviço Agenda: cria um
nova agenda para o evento, adiciona eventos à agenda e adiciona participantes
aos eventos em que eles se inscreveram.
- Serviço de propriedades: armazena os
ID da agenda criada pelo serviço Agenda. Quando um usuário
clicar em Configurar videoconferência no menu Conferência personalizado, o
O serviço de propriedades verifica se o sistema de inscrição de eventos já
foi configurado, verificando se a propriedade do ID da agenda está presente. Isso ajuda
evitar a criação de formulários e agendas duplicados.
- Serviço do Formulários: cria um formulário
das informações na planilha que permite que os participantes se inscrevam
de conteúdo.
- Serviço de script: cria um acionador que dispara.
quando um participante preenche o formulário.
- Serviço de documentos: recebe o evento.
informações dos eventos nos quais um participante se inscreve e adiciona uma lista dos
em um novo documento. O script dá ao participante permissão para editar
o documento.
- Serviço de e-mail: envia o documento do itinerário por e-mail para
o participante.
Pré-requisitos
Para usar este exemplo, você precisa dos seguintes pré-requisitos:
- Uma Conta do Google (as contas do Google Workspace podem
precisam da aprovação do administrador).
- Um navegador da Web com acesso à Internet.
Configurar o script
- Clique no botão a seguir para copiar o artigo Criar uma inscrição para
de reunião em uma videoconferência. Apps Script
projeto para esta solução está anexado à planilha.
Fazer uma cópia
- Clique em Conferência > Configurar
videoconferência. Talvez seja necessário atualizar a página desse menu personalizado para
aparecer.
Quando solicitado, autorize o script.
Se a tela de permissão OAuth exibir o aviso Este app não foi verificado,
continue selecionando Avançado >
Acesse {Project Name} (não seguro).
Clique em Conferência > Configurar
conferência novamente.
Executar o script
- Clique em Ferramentas > Gerenciar formulário.
> Acessar o formulário publicado.
- Preencha e envie o formulário.
- Acesse calendar.google.com.
- À esquerda, verifique se a caixa ao lado de Agenda da conferência está marcada.
- Acesse as datas dos eventos em que você se inscreveu e confirme sua inclusão
como participante.
(Opcional) Redefinir a solução
Se quiser tentar esta solução novamente, ou personalize-a para usar
suas próprias informações de eventos, será necessário redefinir alguns itens configurados
quando você executou o script pela primeira vez. Para conferir as etapas de redefinição da solução, clique em
Redefina a solução abaixo:
Redefinir a solução
Etapa 1: redefinir as propriedades do script armazenado
Se tentar executar o script mais de uma vez, você vai receber a seguinte solicitação: Seu
já está configurada. Procure seu formulário de inscrição no Google Drive.
Isso acontece porque, depois que a agenda de conferência é criada, o ID da agenda
é armazenado como uma propriedade de script. Quando o script é executado, ele verifica se o
ID da agenda já existe e deixa de ser exibido nesse caso.
Siga as etapas abaixo para remover a propriedade do ID da agenda:
- Na planilha, clique em Extensões.
> Apps Script.
- No editor do Apps Script, selecione
resetProperties
no
da lista suspensa e clique em Executar.
Etapa 2: excluir o calendário da conferência
Sempre que o script é executado, ele cria uma nova agenda. Se você não quiser
manter a agenda original que foi criada, siga estas etapas:
- Acesse calendar.google.com.
- Ao lado de "Agenda de conferência", clique em "Opções da agenda de conferência"
>
Configurações e compart..
- Role até a parte de baixo das configurações e clique em Excluir.
O script cria um acionador para envios de formulário sempre que você o executa. Para
evite vários acionadores que resultem em e-mails duplicados, remova o original
gatilho. Siga estas etapas:
- Na planilha, clique em Extensões.
> Apps Script.
- No projeto do Apps Script, clique em Gatilhos à esquerda.
![](https://fonts.gstatic.com/s/i/short-term/release/googlesymbols/alarm/default/24px.svg)
- Ao lado do acionador, clique em Mais
.
> Excluir gatilho.
Cada vez que você executa o script, ele cria um novo formulário. Siga estas etapas para
para desvincular o formulário da sua planilha e excluí-lo:
- Na planilha, clique com o botão direito do mouse na página Respostas do formulário e clique em
Desvincular formulário > OK.
- Clique com o botão direito do mouse na página Respostas do formulário e clique em Excluir.
> OK.
- Acesse forms.google.com.
- Clique com o botão direito do mouse em Formulário de conferência e selecione Remover
> Mover para a lixeira.
Depois de redefinir a solução, você pode adicionar seus próprios dados ou continuar para
use os dados de amostra e execute o script novamente.
Revisar o código
Para revisar o código do Apps Script para esta solução, clique em
Veja o código-fonte abaixo:
Acessar o código-fonte
Code.gs
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/event-session-signup
/*
Copyright 2022 Google LLC
Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at
https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0
Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/
/**
* Inserts a custom menu when the spreadsheet opens.
*/
function onOpen() {
SpreadsheetApp.getUi().createMenu('Conference')
.addItem('Set up conference', 'setUpConference_')
.addToUi();
}
/**
* Uses the conference data in the spreadsheet to create
* Google Calendar events, a Google Form, and a trigger that allows the script
* to react to form responses.
*/
function setUpConference_() {
let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
if (scriptProperties.getProperty('calId')) {
Browser.msgBox('Your conference is already set up. Look in Google Drive for your'
+ ' sign-up form!');
return;
}
let ss = SpreadsheetApp.getActive();
let sheet = ss.getSheetByName('Conference Setup');
let range = sheet.getDataRange();
let values = range.getValues();
setUpCalendar_(values, range);
setUpForm_(ss, values);
ScriptApp.newTrigger('onFormSubmit').forSpreadsheet(ss).onFormSubmit()
.create();
}
/**
* Creates a Google Calendar with events for each conference session in the
* spreadsheet, then writes the event IDs to the spreadsheet for future use.
* @param {Array<string[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
* @param {Range} range A spreadsheet range that contains conference data.
*/
function setUpCalendar_(values, range) {
let cal = CalendarApp.createCalendar('Conference Calendar');
// Start at 1 to skip the header row.
for (let i = 1; i < values.length; i++) {
let session = values[i];
let title = session[0];
let start = joinDateAndTime_(session[1], session[2]);
let end = joinDateAndTime_(session[1], session[3]);
let options = {location: session[4], sendInvites: true};
let event = cal.createEvent(title, start, end, options)
.setGuestsCanSeeGuests(false);
session[5] = event.getId();
}
range.setValues(values);
// Stores the ID for the Calendar, which is needed to retrieve events by ID.
let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
scriptProperties.setProperty('calId', cal.getId());
}
/**
* Creates a single Date object from separate date and time cells.
*
* @param {Date} date A Date object from which to extract the date.
* @param {Date} time A Date object from which to extract the time.
* @return {Date} A Date object representing the combined date and time.
*/
function joinDateAndTime_(date, time) {
date = new Date(date);
date.setHours(time.getHours());
date.setMinutes(time.getMinutes());
return date;
}
/**
* Creates a Google Form that allows respondents to select which conference
* sessions they would like to attend, grouped by date and start time in the
* caller's time zone.
*
* @param {Spreadsheet} ss The spreadsheet that contains the conference data.
* @param {Array<String[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
*/
function setUpForm_(ss, values) {
// Group the sessions by date and time so that they can be passed to the form.
let schedule = {};
// Start at 1 to skip the header row.
for (let i = 1; i < values.length; i++) {
let session = values[i];
let day = session[1].toLocaleDateString();
let time = session[2].toLocaleTimeString();
if (!schedule[day]) {
schedule[day] = {};
}
if (!schedule[day][time]) {
schedule[day][time] = [];
}
schedule[day][time].push(session[0]);
}
// Creates the form and adds a multiple-choice question for each timeslot.
let form = FormApp.create('Conference Form');
form.setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, ss.getId());
form.addTextItem().setTitle('Name').setRequired(true);
form.addTextItem().setTitle('Email').setRequired(true);
Object.keys(schedule).forEach(function(day) {
let header = form.addSectionHeaderItem().setTitle('Sessions for ' + day);
Object.keys(schedule[day]).forEach(function(time) {
let item = form.addMultipleChoiceItem().setTitle(time + ' ' + day)
.setChoiceValues(schedule[day][time]);
});
});
}
/**
* Sends out calendar invitations and a
* personalized Google Docs itinerary after a user responds to the form.
*
* @param {Object} e The event parameter for form submission to a spreadsheet;
* see https://developers.google.com/apps-script/understanding_events
*/
function onFormSubmit(e) {
let user = {name: e.namedValues['Name'][0], email: e.namedValues['Email'][0]};
// Grab the session data again so that we can match it to the user's choices.
let response = [];
let values = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName('Conference Setup')
.getDataRange().getValues();
for (let i = 1; i < values.length; i++) {
let session = values[i];
let title = session[0];
let day = session[1].toLocaleDateString();
let time = session[2].toLocaleTimeString();
let timeslot = time + ' ' + day;
// For every selection in the response, find the matching timeslot and title
// in the spreadsheet and add the session data to the response array.
if (e.namedValues[timeslot] && e.namedValues[timeslot] == title) {
response.push(session);
}
}
sendInvites_(user, response);
sendDoc_(user, response);
}
/**
* Add the user as a guest for every session he or she selected.
* @param {object} user An object that contains the user's name and email.
* @param {Array<String[]>} response An array of data for the user's session choices.
*/
function sendInvites_(user, response) {
let id = ScriptProperties.getProperty('calId');
let cal = CalendarApp.getCalendarById(id);
for (let i = 0; i < response.length; i++) {
cal.getEventSeriesById(response[i][5]).addGuest(user.email);
}
}
/**
* Creates and shares a personalized Google Doc that shows the user's itinerary.
* @param {object} user An object that contains the user's name and email.
* @param {Array<string[]>} response An array of data for the user's session choices.
*/
function sendDoc_(user, response) {
let doc = DocumentApp.create('Conference Itinerary for ' + user.name)
.addEditor(user.email);
let body = doc.getBody();
let table = [['Session', 'Date', 'Time', 'Location']];
for (let i = 0; i < response.length; i++) {
table.push([response[i][0], response[i][1].toLocaleDateString(),
response[i][2].toLocaleTimeString(), response[i][4]]);
}
body.insertParagraph(0, doc.getName())
.setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
table = body.appendTable(table);
table.getRow(0).editAsText().setBold(true);
doc.saveAndClose();
// Emails a link to the Doc as well as a PDF copy.
MailApp.sendEmail({
to: user.email,
subject: doc.getName(),
body: 'Thanks for registering! Here\'s your itinerary: ' + doc.getUrl(),
attachments: doc.getAs(MimeType.PDF),
});
}
/**
* Removes the calId script property so that the 'setUpConference_()' can be run again.
*/
function resetProperties(){
let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
scriptProperties.deleteAllProperties();
}
Colaboradores
Este exemplo é mantido pelo Google com a ajuda de especialistas do Google Developers.
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