Crea un'iscrizione alle sessioni di una conferenza

Livello di codifica: principiante
Durata: 5 minuti
Tipo di progetto: automazione con un menu personalizzato e un attivatore basato su eventi

Obiettivi

  • Scopri cosa fa la soluzione.
  • Scopri cosa fanno i servizi di Apps Script all'interno della soluzione.
  • Configura lo script.
  • Esegui lo script.

Informazioni su questa soluzione

Crea un sistema di registrazione agli eventi end-to-end. Se hai in programma un evento, ad esempio una conferenza, puoi configurare un nuovo calendario per le sessioni della conferenza, creare un modulo di registrazione e inviare automaticamente ai partecipanti itinerari personalizzati via email.

Informazioni di Fogli trasferite a Moduli e Calendar

Come funziona

Questa soluzione utilizza un menu personalizzato in Fogli Google per implementare un sistema di registrazione automatica degli eventi. Lo script crea un calendario con gli eventi della conferenza elencati nel foglio di lavoro di Fogli. Lo script crea quindi un modulo con l'elenco degli eventi a cui i partecipanti possono registrarsi. Dopo che i partecipanti hanno compilato il modulo, lo script li aggiunge agli eventi del calendario e invia loro gli itinerari via email.

Servizi Apps Script

Questa soluzione utilizza i seguenti servizi:

  • Servizio di foglio di lavoro: fornisce le informazioni sugli eventi agli altri servizi.
  • Servizio di calendario: crea un nuovo calendario per l'evento, aggiunge eventi al calendario e aggiunge i partecipanti agli eventi a cui si registrano.
  • Servizio Properties: memorizza l'ID del calendario creato dal servizio Calendar. Quando un utente fa clic su Configura conferenza nel menu personalizzato Conferenza, il servizio Proprietà controlla se il sistema di registrazione degli eventi è già stato configurato verificando se è presente la proprietà ID calendario. In questo modo, eviterai di creare moduli e calendari duplicati.
  • Servizio Moduli: crea un modulo dalle informazioni nel foglio di lavoro che consente ai partecipanti di registrarsi alle sessioni.
  • Servizio di script: crea un attivatore che si attiva quando un partecipante compila il modulo.
  • Servizio di documenti: recupera le informazioni sugli eventi a cui si iscrive un partecipante e aggiunge un elenco di questi eventi a un nuovo documento. Lo script concede all'utente che partecipa al meeting l'autorizzazione a modificare il documento.
  • Servizio postale: invia il documento dell'itinerario via email al partecipante.

Prerequisiti

Per utilizzare questo esempio, sono necessari i seguenti prerequisiti:

  • Un Account Google (gli account Google Workspace potrebbero richiedere l'approvazione dell'amministratore).
  • Un browser web con accesso a internet.

Configurare lo script

  1. Fai clic sul seguente pulsante per creare una copia del foglio di lavoro di esempio Creare una registrazione per le sessioni di una conferenza. Il progetto Apps Script per questa soluzione è allegato al foglio di lavoro.
    Crea una copia
  2. Fai clic su Conferenza > Configura conferenza. Potresti dover aggiornare la pagina per visualizzare questo menu personalizzato.

  3. Quando richiesto, autorizza lo script. Se nella schermata per il consenso OAuth viene visualizzato l'avviso Questa app non è verificata, continua selezionando Avanzate > Vai a {Project Name} (non sicuro).

  4. Fai clic su Conferenza > Configura nuovamente la conferenza.

Esegui lo script

  1. Fai clic su Strumenti > Gestisci modulo > Vai al modulo pubblicato.
  2. Compila e invia il modulo.
  3. Vai a calendar.google.com.
  4. A sinistra, assicurati che la casella accanto a Calendario della conferenza sia selezionata.
  5. Vai alle date degli eventi a cui hai effettuato la registrazione e verifica di essere stato aggiunto come partecipante.

(Facoltativo) Ripristina la soluzione

Se vuoi riprovare questa soluzione o personalizzarla per utilizzare le tue informazioni sugli eventi, devi reimpostare alcuni elementi configurati la prima volta che hai eseguito lo script. Per visualizzare i passaggi per reimpostare la soluzione, fai clic su Reimposta la soluzione di seguito:

Reimpostare la soluzione

Passaggio 1: reimposta le proprietà dello script memorizzate

Se provi a eseguire lo script più di una volta, ti verrà chiesto La conferenza è già configurata. Cerca il modulo di registrazione su Google Drive. Questo accade perché, una volta creato il calendario della conferenza, l'ID calendario viene memorizzato come proprietà dello script. Quando viene eseguito, lo script controlla se la proprietà ID calendario esiste già e interrompe l'esecuzione in caso affermativo.

Per rimuovere la proprietà ID calendario esistente:

  1. Nel foglio di lavoro, fai clic su Estensioni > Apps Script.
  2. Nell'editor di Apps Script, seleziona resetProperties dall'elenco a discesa delle funzioni e fai clic su Esegui.

Passaggio 2: elimina il calendario della conferenza

Ogni volta che viene eseguito lo script, viene creato un nuovo calendario. Se non vuoi mantenere il calendario originale creato, segui questi passaggi:

  1. Vai a calendar.google.com.
  2. Accanto a Calendario della conferenza, fai clic su Opzioni per il calendario della conferenza > Impostazioni e condivisione.
  3. Scorri fino in fondo alle impostazioni e fai clic su Elimina.

Passaggio 3: elimina l'attivatore di invio del modulo

Lo script crea un trigger per l'invio dei moduli ogni volta che lo esegui. Per evitare più attivatori che generano email duplicate, rimuovi l'attivatore originale. Segui questi passaggi:

  1. Nel foglio di lavoro, fai clic su Estensioni > Apps Script.
  2. Nel progetto Apps Script, a sinistra, fai clic su Attivatori .
  3. Accanto all'attivatore, fai clic su Altro > Elimina attivatore.

Ogni volta che esegui lo script, viene creato un nuovo modulo. Per scollegare il modulo dal foglio di lavoro ed eliminarlo:

  1. Nel foglio di lavoro, fai clic con il tasto destro del mouse sul foglio Risposte modulo e poi su Scollega modulo > Ok.
  2. Fai di nuovo clic con il tasto destro del mouse sul foglio Risposte modulo e poi su Elimina. > Ok.
  3. Vai alla pagina forms.google.com.
  4. Fai clic con il tasto destro del mouse su Modulo per la conferenza e poi su Rimuovi > Sposta nel cestino.

Dopo aver reimpostato la soluzione, puoi aggiungere i tuoi dati o continuare a utilizzare i dati di esempio ed eseguire di nuovo lo script.

Esamina il codice

Per esaminare il codice di Apps Script per questa soluzione, fai clic su Visualizza codice sorgente di seguito:

Visualizza codice sorgente

Code.gs

solutions/automations/event-session-signup/Code.js
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/event-session-signup

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Inserts a custom menu when the spreadsheet opens.
 */
function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi().createMenu('Conference')
      .addItem('Set up conference', 'setUpConference_')
      .addToUi();
}

/**
 * Uses the conference data in the spreadsheet to create
 * Google Calendar events, a Google Form, and a trigger that allows the script
 * to react to form responses.
 */
function setUpConference_() {
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  if (scriptProperties.getProperty('calId')) {
    Browser.msgBox('Your conference is already set up. Look in Google Drive for your'
                   + ' sign-up form!');
                   return;
  }
  let ss = SpreadsheetApp.getActive();
  let sheet = ss.getSheetByName('Conference Setup');
  let range = sheet.getDataRange();
  let values = range.getValues();
  setUpCalendar_(values, range);
  setUpForm_(ss, values);
  ScriptApp.newTrigger('onFormSubmit').forSpreadsheet(ss).onFormSubmit()
      .create();
}

/**
 * Creates a Google Calendar with events for each conference session in the
 * spreadsheet, then writes the event IDs to the spreadsheet for future use.
 * @param {Array<string[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 * @param {Range} range A spreadsheet range that contains conference data.
 */
function setUpCalendar_(values, range) {
  let cal = CalendarApp.createCalendar('Conference Calendar');
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let start = joinDateAndTime_(session[1], session[2]);
    let end = joinDateAndTime_(session[1], session[3]);
    let options = {location: session[4], sendInvites: true};
    let event = cal.createEvent(title, start, end, options)
        .setGuestsCanSeeGuests(false);
    session[5] = event.getId();
  }
  range.setValues(values);

  // Stores the ID for the Calendar, which is needed to retrieve events by ID.
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.setProperty('calId', cal.getId());
}

/**
 * Creates a single Date object from separate date and time cells.
 *
 * @param {Date} date A Date object from which to extract the date.
 * @param {Date} time A Date object from which to extract the time.
 * @return {Date} A Date object representing the combined date and time.
 */
function joinDateAndTime_(date, time) {
  date = new Date(date);
  date.setHours(time.getHours());
  date.setMinutes(time.getMinutes());
  return date;
}

/**
 * Creates a Google Form that allows respondents to select which conference
 * sessions they would like to attend, grouped by date and start time in the
 * caller's time zone.
 *
 * @param {Spreadsheet} ss The spreadsheet that contains the conference data.
 * @param {Array<String[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 */
function setUpForm_(ss, values) {
  // Group the sessions by date and time so that they can be passed to the form.
  let schedule = {};
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    if (!schedule[day]) {
      schedule[day] = {};
    }
    if (!schedule[day][time]) {
      schedule[day][time] = [];
    }
    schedule[day][time].push(session[0]);
  }

  // Creates the form and adds a multiple-choice question for each timeslot.
  let form = FormApp.create('Conference Form');
  form.setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, ss.getId());
  form.addTextItem().setTitle('Name').setRequired(true);
  form.addTextItem().setTitle('Email').setRequired(true);
  Object.keys(schedule).forEach(function(day) {
    let header = form.addSectionHeaderItem().setTitle('Sessions for ' + day);
    Object.keys(schedule[day]).forEach(function(time) {
      let item = form.addMultipleChoiceItem().setTitle(time + ' ' + day)
          .setChoiceValues(schedule[day][time]);
    });
  });
}

/**
 * Sends out calendar invitations and a
 * personalized Google Docs itinerary after a user responds to the form.
 *
 * @param {Object} e The event parameter for form submission to a spreadsheet;
 *     see https://developers.google.com/apps-script/understanding_events
 */
function onFormSubmit(e) {
  let user = {name: e.namedValues['Name'][0], email: e.namedValues['Email'][0]};

  // Grab the session data again so that we can match it to the user's choices.
  let response = [];
  let values = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName('Conference Setup')
      .getDataRange().getValues();
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    let timeslot = time + ' ' + day;

    // For every selection in the response, find the matching timeslot and title
    // in the spreadsheet and add the session data to the response array.
    if (e.namedValues[timeslot] && e.namedValues[timeslot] == title) {
      response.push(session);
    }
  }
  sendInvites_(user, response);
  sendDoc_(user, response);
}

/**
 * Add the user as a guest for every session he or she selected.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<String[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendInvites_(user, response) {
  let id = ScriptProperties.getProperty('calId');
  let cal = CalendarApp.getCalendarById(id);
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    cal.getEventSeriesById(response[i][5]).addGuest(user.email);
  }
}

/**
 * Creates and shares a personalized Google Doc that shows the user's itinerary.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<string[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendDoc_(user, response) {
  let doc = DocumentApp.create('Conference Itinerary for ' + user.name)
      .addEditor(user.email);
  let body = doc.getBody();
  let table = [['Session', 'Date', 'Time', 'Location']];
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    table.push([response[i][0], response[i][1].toLocaleDateString(),
      response[i][2].toLocaleTimeString(), response[i][4]]);
  }
  body.insertParagraph(0, doc.getName())
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
  table = body.appendTable(table);
  table.getRow(0).editAsText().setBold(true);
  doc.saveAndClose();

  // Emails a link to the Doc as well as a PDF copy.
  MailApp.sendEmail({
    to: user.email,
    subject: doc.getName(),
    body: 'Thanks for registering! Here\'s your itinerary: ' + doc.getUrl(),
    attachments: doc.getAs(MimeType.PDF),
  });
}

/**
 * Removes the calId script property so that the 'setUpConference_()' can be run again.
 */
function resetProperties(){
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.deleteAllProperties();
}

Collaboratori

Questo Sample è gestito da Google con l'aiuto degli esperti Google Developer.

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