कॉन्फ़्रेंस में होने वाले सेशन के लिए साइन-अप करें

कोडिंग का लेवल: बिगिनर
अवधि: 5 मिनट
प्रोजेक्ट टाइप: कस्टम मेन्यू की मदद से ऑटोमेशन और इवेंट-ड्रिवन ट्रिगर

मकसद

  • समझें कि समाधान क्या करता है.
  • यह समझना कि Apps Script सेवाएं समाधान.
  • स्क्रिप्ट सेट अप करें.
  • स्क्रिप्ट चलाएं.

इस समाधान के बारे में जानकारी

शुरू से आखिर तक इवेंट रजिस्ट्रेशन सिस्टम बनाएं. अगर आपका कोई इवेंट है आने वाले इवेंट में, कॉन्फ़्रेंस के लिए नया कैलेंडर सेट अप किया जा सकता है. इसका इस्तेमाल करें, साइन-अप फ़ॉर्म बनाएं, और मेहमानों को अपने-आप ईमेल भेजने की सुविधा चालू करें यात्रा की योजनाएं.

Sheets पर मौजूद जानकारी को Forms और Calendar में ट्रांसफ़र किया जा रहा है

यह कैसे काम करता है

यह समाधान, Google Sheets में कस्टम मेन्यू का इस्तेमाल करता है, ताकि इवेंट रजिस्ट्रेशन सिस्टम. स्क्रिप्ट, कॉन्फ़्रेंस के साथ कैलेंडर बनाती है Sheets की स्प्रेडशीट में मौजूद इवेंट की सूची. इसके बाद, स्क्रिप्ट उन इवेंट की सूची वाला एक फ़ॉर्म जिनके लिए, मेहमान साइन अप कर सकते हैं. मेहमानों के बाद फ़ॉर्म भरने के बाद, स्क्रिप्ट मेहमानों को कैलेंडर इवेंट में जोड़ देती है और उन्हें यात्रा की योजनाएं ईमेल करती है.

Apps Script सेवाएं

यह समाधान, इन सेवाओं का इस्तेमाल करता है:

  • स्प्रेडशीट सेवा–यह सेवा देती है इवेंट की जानकारी को दूसरी सेवाओं को भेज सकते हैं.
  • कैलेंडर सेवा–: इवेंट के लिए नया कैलेंडर, कैलेंडर में इवेंट जोड़ता है, और मेहमानों को जोड़ता है साइन अप करने का एक अच्छा तरीका है.
  • प्रॉपर्टी सेवा– यहां Calendar सेवा से बनाए गए कैलेंडर का आईडी. जब कोई उपयोगकर्ता कस्टम कॉन्फ़्रेंस मेन्यू से कॉन्फ़्रेंस सेट अप करें पर क्लिक करता है, प्रॉपर्टी सर्विस यह जांच करती है कि इवेंट रजिस्ट्रेशन सिस्टम पहले से ही काम कर रहा है या नहीं को चेक करके सेट अप किया जाता है कि कैलेंडर आईडी प्रॉपर्टी मौजूद है या नहीं. इससे मदद मिलती है डुप्लीकेट फ़ॉर्म और कैलेंडर न बनाएं.
  • Forms सेवा–फ़ॉर्म बनाता है उस स्प्रैडशीट में जानकारी से पाएं, जो उपस्थित व्यक्ति के लिए साइन अप करने की सुविधा देती है सत्र.
  • स्क्रिप्ट सेवा–यह ट्रिगर करने वाला ट्रिगर बनाता है जब कोई मेहमान फ़ॉर्म भरता है.
  • दस्तावेज़ सेवा–इवेंट की जानकारी मिलती है उन इवेंट की जानकारी जिनके लिए कोई मेहमान साइन अप करता है. साथ ही, इवेंट की सूची किसी नए दस्तावेज़ में इवेंट जोड़े जा सकते हैं. स्क्रिप्ट, मेहमान को बदलाव करने की अनुमति देती है दस्तावेज़.
  • मेल सेवा–यात्रा की योजना का दस्तावेज़ इन ईमेल पतों पर ईमेल करती है को इवेंट में शामिल होने का मौका दिया.

ज़रूरी शर्तें

इस सैंपल का इस्तेमाल करने के लिए, आपको इन शर्तों को पूरा करना होगा:

  • Google खाता (Google Workspace खाते एडमिन की अनुमति ज़रूरी है).
  • इंटरनेट ऐक्सेस करने वाला वेब ब्राउज़र.

स्क्रिप्ट सेट अप करें

  1. इसके लिए साइन-अप बनाएं कॉन्फ़्रेंस में अलग-अलग सेशन के लिए सैंपल स्प्रेडशीट का इस्तेमाल करें. Apps स्क्रिप्ट इस समाधान का प्रोजेक्ट, स्प्रेडशीट से अटैच किया गया है.
    कॉपी बनाएं
  2. कॉन्फ़्रेंस > सेट अप करें पर क्लिक करें कॉन्फ़्रेंस में शामिल हो सकते हैं. इस कस्टम मेन्यू का इस्तेमाल करने के लिए, आपको पेज को रीफ़्रेश करना पड़ सकता है दिखाना चाहते हैं.

  3. जब कहा जाए, तब स्क्रिप्ट को अनुमति दें. अगर OAuth की सहमति वाली स्क्रीन पर चेतावनी दिखती है, तो इसका मतलब है कि इस ऐप्लिकेशन की पुष्टि नहीं हुई है, बेहतर > को चुनकर जारी रखें {Project Name} पर जाएं (असुरक्षित).

  4. कॉन्फ़्रेंस > सेट अप करें पर क्लिक करें कॉन्फ़्रेंस फिर से शुरू करें.

स्क्रिप्ट चलाएं

  1. टूल > फ़ॉर्म मैनेज करें पर क्लिक करें > लाइव फ़ॉर्म पर जाएं.
  2. फ़ॉर्म भरकर सबमिट करें.
  3. calendar.google.com पर जाएं.
  4. बाईं ओर, पक्का करें कि कॉन्फ़्रेंस कैलेंडर के बगल में मौजूद बॉक्स पर सही का निशान लगा हो.
  5. आपने जिन इवेंट के लिए साइन अप किया था उनकी तारीखों पर जाएं और इस बात की पुष्टि करें कि आपको जोड़ा गया है मेहमान के तौर पर शामिल हों.

(ज़रूरी नहीं) समाधान को रीसेट करें

अगर आपको इस समाधान को फिर से आज़माना है या ज़रूरत के मुताबिक उसमें बदलाव करना है इवेंट की जानकारी देता है, तो आपको ऐसे कुछ आइटम रीसेट करने होंगे जब आपने स्क्रिप्ट को पहली बार चलाया था. समाधान को रीसेट करने का तरीका देखने के लिए, क्लिक करें नीचे दिए गए समाधान को रीसेट करें:

समाधान को रीसेट करें

पहला चरण: सेव की गई स्क्रिप्ट प्रॉपर्टी को रीसेट करना

यदि आप स्क्रिप्ट को एक से अधिक बार चलाने का प्रयास करते हैं, तो आपको आपका कॉन्फ़्रेंस पहले ही सेट अप हो चुका है. अपना साइन-अप फ़ॉर्म देखने के लिए, Google Drive में जाएं! ऐसा इसलिए होता है, क्योंकि कॉन्फ़्रेंस कैलेंडर बनाने के बाद, कैलेंडर आईडी को स्क्रिप्ट प्रॉपर्टी के तौर पर सेव किया जाता है. जब स्क्रिप्ट चलती है, तो यह जांच करती है कि क्या कैलेंडर आईडी प्रॉपर्टी पहले से मौजूद है और अगर मौजूद है, तो वह काम करना बंद कर देती है.

मौजूदा कैलेंडर आईडी प्रॉपर्टी को हटाने के लिए, यह तरीका अपनाएं:

  1. स्प्रेडशीट में, एक्सटेंशन पर क्लिक करें > Apps Script पर सेट करें.
  2. Apps Script एडिटर में, resetProperties ड्रॉपडाउन मेन्यू में जाकर, Run पर क्लिक करें.

दूसरा चरण: कॉन्फ़्रेंस कैलेंडर मिटाना

जब भी स्क्रिप्ट चलती है, वह एक नया कैलेंडर बनाती है. अगर आपको बनाया गया मूल कैलेंडर बनाए रखने के लिए, इन चरणों का पालन करें:

  1. calendar.google.com पर जाएं.
  2. कॉन्फ़्रेंस कैलेंडर के बगल में मौजूद कॉन्फ़्रेंस कैलेंडर के विकल्प पर क्लिक करें > सेटिंग और शेयर करना.
  3. सेटिंग में नीचे तक स्क्रोल करें और मिटाएं पर क्लिक करें.

तीसरा चरण: फ़ॉर्म सबमिट ट्रिगर को मिटाना

जब भी स्क्रिप्ट को रन किया जाता है, तो वह फ़ॉर्म सबमिशन के लिए एक ट्रिगर बनाता है. यहां की यात्रा पर हूं एक से ज़्यादा ट्रिगर से बचें, जिसकी वजह से डुप्लीकेट ईमेल आते हैं. साथ ही, मूल यूआरएल को हटाएं ट्रिगर होना चाहिए. यह तरीका अपनाएं:

  1. स्प्रेडशीट में, एक्सटेंशन पर क्लिक करें > Apps Script पर सेट करें.
  2. Apps Script प्रोजेक्ट में, बाईं ओर मौजूद ट्रिगर पर क्लिक करें .
  3. ट्रिगर के बगल में, ज़्यादा पर क्लिक करें > ट्रिगर मिटाएं.

जब भी स्क्रिप्ट को रन किया जाता है, तो एक नया फ़ॉर्म बन जाता है. यह तरीका अपनाकर, फ़ॉर्म को अपनी स्प्रेडशीट से अनलिंक करें और उसे मिटाएं:

  1. स्प्रेडशीट में, फ़ॉर्म जवाब शीट पर राइट क्लिक करें और क्लिक करें फ़ॉर्म अनलिंक करें > ठीक.
  2. फ़ॉर्म जवाब शीट पर फिर से राइट क्लिक करें और मिटाएं पर क्लिक करें > ठीक.
  3. forms.google.com पर जाएं.
  4. कॉन्फ़्रेंस फ़ॉर्म पर राइट क्लिक करें और हटाएं पर क्लिक करें > ट्रैश में ले जाएं पर क्लिक करें.

समाधान को रीसेट करने के बाद, अपना डेटा जोड़ें या जारी रखें सैंपल डेटा का इस्तेमाल करके स्क्रिप्ट को फिर से चलाएं.

कोड की समीक्षा करें

इस समाधान के लिए Apps Script कोड की समीक्षा करने के लिए, क्लिक करें नीचे सोर्स कोड देखें:

सोर्स कोड देखें

Code.gs

solutions/automations/event-session-signup/Code.js
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/event-session-signup

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Inserts a custom menu when the spreadsheet opens.
 */
function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi().createMenu('Conference')
      .addItem('Set up conference', 'setUpConference_')
      .addToUi();
}

/**
 * Uses the conference data in the spreadsheet to create
 * Google Calendar events, a Google Form, and a trigger that allows the script
 * to react to form responses.
 */
function setUpConference_() {
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  if (scriptProperties.getProperty('calId')) {
    Browser.msgBox('Your conference is already set up. Look in Google Drive for your'
                   + ' sign-up form!');
                   return;
  }
  let ss = SpreadsheetApp.getActive();
  let sheet = ss.getSheetByName('Conference Setup');
  let range = sheet.getDataRange();
  let values = range.getValues();
  setUpCalendar_(values, range);
  setUpForm_(ss, values);
  ScriptApp.newTrigger('onFormSubmit').forSpreadsheet(ss).onFormSubmit()
      .create();
}

/**
 * Creates a Google Calendar with events for each conference session in the
 * spreadsheet, then writes the event IDs to the spreadsheet for future use.
 * @param {Array<string[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 * @param {Range} range A spreadsheet range that contains conference data.
 */
function setUpCalendar_(values, range) {
  let cal = CalendarApp.createCalendar('Conference Calendar');
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let start = joinDateAndTime_(session[1], session[2]);
    let end = joinDateAndTime_(session[1], session[3]);
    let options = {location: session[4], sendInvites: true};
    let event = cal.createEvent(title, start, end, options)
        .setGuestsCanSeeGuests(false);
    session[5] = event.getId();
  }
  range.setValues(values);

  // Stores the ID for the Calendar, which is needed to retrieve events by ID.
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.setProperty('calId', cal.getId());
}

/**
 * Creates a single Date object from separate date and time cells.
 *
 * @param {Date} date A Date object from which to extract the date.
 * @param {Date} time A Date object from which to extract the time.
 * @return {Date} A Date object representing the combined date and time.
 */
function joinDateAndTime_(date, time) {
  date = new Date(date);
  date.setHours(time.getHours());
  date.setMinutes(time.getMinutes());
  return date;
}

/**
 * Creates a Google Form that allows respondents to select which conference
 * sessions they would like to attend, grouped by date and start time in the
 * caller's time zone.
 *
 * @param {Spreadsheet} ss The spreadsheet that contains the conference data.
 * @param {Array<String[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 */
function setUpForm_(ss, values) {
  // Group the sessions by date and time so that they can be passed to the form.
  let schedule = {};
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    if (!schedule[day]) {
      schedule[day] = {};
    }
    if (!schedule[day][time]) {
      schedule[day][time] = [];
    }
    schedule[day][time].push(session[0]);
  }

  // Creates the form and adds a multiple-choice question for each timeslot.
  let form = FormApp.create('Conference Form');
  form.setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, ss.getId());
  form.addTextItem().setTitle('Name').setRequired(true);
  form.addTextItem().setTitle('Email').setRequired(true);
  Object.keys(schedule).forEach(function(day) {
    let header = form.addSectionHeaderItem().setTitle('Sessions for ' + day);
    Object.keys(schedule[day]).forEach(function(time) {
      let item = form.addMultipleChoiceItem().setTitle(time + ' ' + day)
          .setChoiceValues(schedule[day][time]);
    });
  });
}

/**
 * Sends out calendar invitations and a
 * personalized Google Docs itinerary after a user responds to the form.
 *
 * @param {Object} e The event parameter for form submission to a spreadsheet;
 *     see https://developers.google.com/apps-script/understanding_events
 */
function onFormSubmit(e) {
  let user = {name: e.namedValues['Name'][0], email: e.namedValues['Email'][0]};

  // Grab the session data again so that we can match it to the user's choices.
  let response = [];
  let values = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName('Conference Setup')
      .getDataRange().getValues();
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    let timeslot = time + ' ' + day;

    // For every selection in the response, find the matching timeslot and title
    // in the spreadsheet and add the session data to the response array.
    if (e.namedValues[timeslot] && e.namedValues[timeslot] == title) {
      response.push(session);
    }
  }
  sendInvites_(user, response);
  sendDoc_(user, response);
}

/**
 * Add the user as a guest for every session he or she selected.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<String[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendInvites_(user, response) {
  let id = ScriptProperties.getProperty('calId');
  let cal = CalendarApp.getCalendarById(id);
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    cal.getEventSeriesById(response[i][5]).addGuest(user.email);
  }
}

/**
 * Creates and shares a personalized Google Doc that shows the user's itinerary.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<string[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendDoc_(user, response) {
  let doc = DocumentApp.create('Conference Itinerary for ' + user.name)
      .addEditor(user.email);
  let body = doc.getBody();
  let table = [['Session', 'Date', 'Time', 'Location']];
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    table.push([response[i][0], response[i][1].toLocaleDateString(),
      response[i][2].toLocaleTimeString(), response[i][4]]);
  }
  body.insertParagraph(0, doc.getName())
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
  table = body.appendTable(table);
  table.getRow(0).editAsText().setBold(true);
  doc.saveAndClose();

  // Emails a link to the Doc as well as a PDF copy.
  MailApp.sendEmail({
    to: user.email,
    subject: doc.getName(),
    body: 'Thanks for registering! Here\'s your itinerary: ' + doc.getUrl(),
    attachments: doc.getAs(MimeType.PDF),
  });
}

/**
 * Removes the calId script property so that the 'setUpConference_()' can be run again.
 */
function resetProperties(){
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.deleteAllProperties();
}

योगदानकर्ता

Google इस सैंपल को मैनेज करता है. इसके लिए, Google Developer के विशेषज्ञों की मदद ली जाती है.

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