Anmeldung für Sitzungen auf einer Konferenz erstellen

Programmierniveau: Anfänger
Dauer: 5 Minuten
Projekttyp: Automatisierung mit benutzerdefiniertem Menü und einen ereignisgesteuerten Trigger

Zielsetzungen

  • Machen Sie sich mit der Lösung vertraut.
  • Informieren Sie sich über die Funktionsweise der Apps Script-Dienste im Lösung.
  • Richten Sie das Skript ein.
  • Führen Sie das Skript aus.

Informationen zu dieser Lösung

Ein durchgängiges Registrierungssystem für Veranstaltungen erstellen Wenn Sie eine Veranstaltung haben wie bei einer Konferenz, können Sie einen neuen Kalender für die Konferenz Sitzungen erstellen, ein Anmeldeformular erstellen und den Teilnehmenden automatisch per E-Mail personalisierte Reiseplänen.

Informationen aus Google Tabellen, die in Google Formulare und Google Kalender übertragen werden

Funktionsweise

Bei dieser Lösung wird ein benutzerdefiniertes Menü in Google Tabellen verwendet, um eine automatisierte System zur Registrierung von Veranstaltungen. Das Skript erstellt einen Kalender mit der Konferenz. die in der Tabelle in Google Tabellen aufgelistet sind. Dann erstellt das Skript ein Formular mit einer Liste der Veranstaltungen, für die sich die Teilnehmer anmelden können. Nach den Teilnehmern das Formular ausfüllt, fügt das Skript die Teilnehmer zu den Kalenderterminen hinzu und ihre Reisepläne per E-Mail.

Apps Script-Dienste

Diese Lösung verwendet die folgenden Dienste:

  • Tabellenkalkulationsdienst: bietet die an die anderen Dienste senden.
  • Google Kalender: Damit wird ein neuen Kalender für den Termin erstellt, Termine zum Kalender hinzugefügt und Teilnehmer hinzugefügt werden zu den Veranstaltungen, für die sie sich anmelden.
  • Properties-Dienst: speichert die ID des vom Kalender-Dienst erstellten Kalender Wenn ein Nutzer im benutzerdefinierten Menü Konferenz auf Konferenz einrichten klickt, Properties-Dienst prüft, ob das Ereignisregistrierungssystem indem Sie überprüft haben, ob die Eigenschaft "Kalender-ID" vorhanden ist. Das hilft, vermeiden, dass Formulare und Kalender doppelt vorhanden sind.
  • Google Formulare-Dienst: Damit wird ein Formular erstellt. aus der Tabelle, mit der sich die Teilnehmenden für Sitzungen.
  • Script-Dienst: Erstellt einen Trigger, der ausgelöst wird. Ein Teilnehmer füllt das Formular aus.
  • Document service: Ruft das Ereignis ab. Informationen zu den Veranstaltungen, für die sich die Teilnehmer angemeldet haben, und eine Liste der in ein neues Dokument. Das Skript erteilt dem Teilnehmer die Berechtigung zum Bearbeiten des Dokuments.
  • Mail service (E-Mail-Dienst): Das Dokument mit dem Reiseplan wird per E-Mail an die Teilnehmenden.

Vorbereitung

Damit Sie dieses Beispiel verwenden können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Ein Google-Konto (Google Workspace-Konten können Genehmigung des Administrators erforderlich.
  • Ein Webbrowser mit Zugriff auf das Internet.

Skript einrichten

  1. Klicken Sie auf die folgende Schaltfläche, um eine Kopie des Formulars Anmeldung für Sitzungen auf einer Konferenz. Das Apps Script Projekt für diese Lösung ist an die Tabelle angehängt.
    Kopie erstellen
  2. Klicke auf Konferenz > Einrichten. Konferenz. Möglicherweise müssen Sie die Seite für dieses benutzerdefinierte Menü aktualisieren, angezeigt werden.

  3. Autorisieren Sie das Skript, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Wenn auf dem OAuth-Zustimmungsbildschirm die Warnung Diese App wurde nicht überprüft angezeigt wird, wählen Sie Erweitert > aus. Rufen Sie {Project Name} auf (unsicher).

  4. Klicke auf Konferenz > Einrichten. Videokonferenz erneut starten.

Skript ausführen

  1. Klicken Sie auf Tools > Formulare verwalten. > Zum Live-Formular wechseln.
  2. Füllen Sie das Formular aus und senden Sie es ab.
  3. Rufen Sie calendar.google.com auf.
  4. Achten Sie darauf, dass auf der linken Seite das Kästchen neben Konferenzkalender angeklickt ist.
  5. Rufe die Termine der Veranstaltungen auf, für die du dich registriert hast, und bestätige, dass du hinzugefügt wurdest teilnehmen.

Optional: Lösung zurücksetzen

Wenn Sie diese Lösung noch einmal ausprobieren möchten, oder passen Sie sie an, um Ihre eigenen Termininformationen angezeigt wird, müssen Sie einige der eingerichteten Elemente wenn Sie das Skript zum ersten Mal ausgeführt haben. Um die Schritte zum Zurücksetzen der Lösung aufzurufen, klicken Sie auf Setzen Sie die Lösung unten zurück:

Lösung zurücksetzen

Schritt 1: Gespeicherte Skripteigenschaften zurücksetzen

Wenn Sie versuchen, das Skript mehrmals auszuführen, erscheint eine Eingabeaufforderung: Ihre Konferenz ist bereits eingerichtet. Das Anmeldeformular findest du in Google Drive. Das liegt daran, dass nach dem Erstellen des Konferenzkalenders die Kalender-ID wird als Skripteigenschaft gespeichert. Bei der Ausführung des Skripts wird geprüft, Kalender-ID-Eigenschaft ist bereits vorhanden und wird nicht mehr ausgeführt.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die vorhandene Kalender-ID-Eigenschaft zu entfernen:

  1. Klicken Sie in der Tabelle auf Erweiterungen. > Apps Script.
  2. Wählen Sie im Apps Script-Editor resetProperties aus der und klicken Sie auf Ausführen.

Schritt 2: Konferenzkalender löschen

Bei jeder Ausführung des Skripts wird ein neuer Kalender erstellt. Wenn Sie das und behalten Sie den ursprünglichen Kalender bei, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

  1. Rufen Sie calendar.google.com auf.
  2. Klicken Sie neben „Konferenzkalender“ auf „Optionen für den Konferenzkalender“. > Einstellungen und Freigabe.
  3. Scrollen Sie in den Einstellungen nach unten und klicken Sie auf Löschen.

Schritt 3: Trigger zum Senden des Formulars löschen

Das Skript erstellt bei jeder Ausführung einen Trigger für das Senden von Formularen. Bis Vermeiden Sie mehrfache Auslöser, die zu doppelten E-Mails führen, entfernen Sie die ursprüngliche Nachricht. auslösen. Gehen Sie so vor:

  1. Klicken Sie in der Tabelle auf Erweiterungen. > Apps Script.
  2. Klicken Sie im Apps Script-Projekt links auf Trigger.
  3. Klicken Sie neben dem Trigger auf das Dreipunkt-Menü . > Trigger löschen.

Bei jeder Ausführung des Skripts wird ein neues Formular erstellt. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Heben Sie die Verknüpfung des Formulars mit Ihrer Tabelle auf und löschen Sie es:

  1. Klicken Sie in der Tabelle mit der rechten Maustaste auf das Tabellenblatt Formularantworten und klicken Sie auf Verknüpfung mit Formular aufheben > OK.
  2. Klicken Sie noch einmal mit der rechten Maustaste auf das Tabellenblatt Formularantworten und klicken Sie dann auf Löschen. > OK.
  3. Rufen Sie forms.google.com auf.
  4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Konferenzformular und dann auf Entfernen. > In Papierkorb verschieben.

Nachdem Sie die Lösung zurückgesetzt haben, können Sie Ihre eigenen Daten hinzufügen oder fortfahren Verwenden Sie die Beispieldaten und führen Sie das Skript erneut aus.

Code ansehen

Um den Apps Script-Code für diese Lösung zu überprüfen, klicken Sie auf Sehen Sie sich den Quellcode unten an:

Quellcode ansehen

Code.gs

solutions/automations/event-session-signup/Code.js
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/event-session-signup

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Inserts a custom menu when the spreadsheet opens.
 */
function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi().createMenu('Conference')
      .addItem('Set up conference', 'setUpConference_')
      .addToUi();
}

/**
 * Uses the conference data in the spreadsheet to create
 * Google Calendar events, a Google Form, and a trigger that allows the script
 * to react to form responses.
 */
function setUpConference_() {
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  if (scriptProperties.getProperty('calId')) {
    Browser.msgBox('Your conference is already set up. Look in Google Drive for your'
                   + ' sign-up form!');
                   return;
  }
  let ss = SpreadsheetApp.getActive();
  let sheet = ss.getSheetByName('Conference Setup');
  let range = sheet.getDataRange();
  let values = range.getValues();
  setUpCalendar_(values, range);
  setUpForm_(ss, values);
  ScriptApp.newTrigger('onFormSubmit').forSpreadsheet(ss).onFormSubmit()
      .create();
}

/**
 * Creates a Google Calendar with events for each conference session in the
 * spreadsheet, then writes the event IDs to the spreadsheet for future use.
 * @param {Array<string[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 * @param {Range} range A spreadsheet range that contains conference data.
 */
function setUpCalendar_(values, range) {
  let cal = CalendarApp.createCalendar('Conference Calendar');
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let start = joinDateAndTime_(session[1], session[2]);
    let end = joinDateAndTime_(session[1], session[3]);
    let options = {location: session[4], sendInvites: true};
    let event = cal.createEvent(title, start, end, options)
        .setGuestsCanSeeGuests(false);
    session[5] = event.getId();
  }
  range.setValues(values);

  // Stores the ID for the Calendar, which is needed to retrieve events by ID.
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.setProperty('calId', cal.getId());
}

/**
 * Creates a single Date object from separate date and time cells.
 *
 * @param {Date} date A Date object from which to extract the date.
 * @param {Date} time A Date object from which to extract the time.
 * @return {Date} A Date object representing the combined date and time.
 */
function joinDateAndTime_(date, time) {
  date = new Date(date);
  date.setHours(time.getHours());
  date.setMinutes(time.getMinutes());
  return date;
}

/**
 * Creates a Google Form that allows respondents to select which conference
 * sessions they would like to attend, grouped by date and start time in the
 * caller's time zone.
 *
 * @param {Spreadsheet} ss The spreadsheet that contains the conference data.
 * @param {Array<String[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 */
function setUpForm_(ss, values) {
  // Group the sessions by date and time so that they can be passed to the form.
  let schedule = {};
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    if (!schedule[day]) {
      schedule[day] = {};
    }
    if (!schedule[day][time]) {
      schedule[day][time] = [];
    }
    schedule[day][time].push(session[0]);
  }

  // Creates the form and adds a multiple-choice question for each timeslot.
  let form = FormApp.create('Conference Form');
  form.setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, ss.getId());
  form.addTextItem().setTitle('Name').setRequired(true);
  form.addTextItem().setTitle('Email').setRequired(true);
  Object.keys(schedule).forEach(function(day) {
    let header = form.addSectionHeaderItem().setTitle('Sessions for ' + day);
    Object.keys(schedule[day]).forEach(function(time) {
      let item = form.addMultipleChoiceItem().setTitle(time + ' ' + day)
          .setChoiceValues(schedule[day][time]);
    });
  });
}

/**
 * Sends out calendar invitations and a
 * personalized Google Docs itinerary after a user responds to the form.
 *
 * @param {Object} e The event parameter for form submission to a spreadsheet;
 *     see https://developers.google.com/apps-script/understanding_events
 */
function onFormSubmit(e) {
  let user = {name: e.namedValues['Name'][0], email: e.namedValues['Email'][0]};

  // Grab the session data again so that we can match it to the user's choices.
  let response = [];
  let values = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName('Conference Setup')
      .getDataRange().getValues();
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    let timeslot = time + ' ' + day;

    // For every selection in the response, find the matching timeslot and title
    // in the spreadsheet and add the session data to the response array.
    if (e.namedValues[timeslot] && e.namedValues[timeslot] == title) {
      response.push(session);
    }
  }
  sendInvites_(user, response);
  sendDoc_(user, response);
}

/**
 * Add the user as a guest for every session he or she selected.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<String[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendInvites_(user, response) {
  let id = ScriptProperties.getProperty('calId');
  let cal = CalendarApp.getCalendarById(id);
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    cal.getEventSeriesById(response[i][5]).addGuest(user.email);
  }
}

/**
 * Creates and shares a personalized Google Doc that shows the user's itinerary.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<string[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendDoc_(user, response) {
  let doc = DocumentApp.create('Conference Itinerary for ' + user.name)
      .addEditor(user.email);
  let body = doc.getBody();
  let table = [['Session', 'Date', 'Time', 'Location']];
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    table.push([response[i][0], response[i][1].toLocaleDateString(),
      response[i][2].toLocaleTimeString(), response[i][4]]);
  }
  body.insertParagraph(0, doc.getName())
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
  table = body.appendTable(table);
  table.getRow(0).editAsText().setBold(true);
  doc.saveAndClose();

  // Emails a link to the Doc as well as a PDF copy.
  MailApp.sendEmail({
    to: user.email,
    subject: doc.getName(),
    body: 'Thanks for registering! Here\'s your itinerary: ' + doc.getUrl(),
    attachments: doc.getAs(MimeType.PDF),
  });
}

/**
 * Removes the calId script property so that the 'setUpConference_()' can be run again.
 */
function resetProperties(){
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.deleteAllProperties();
}

Beitragende

Dieses Beispiel wird von Google mit Unterstützung von Google-Entwicklerexperten verwaltet.

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