Bir konferanstaki oturumlar için kayıt oluşturun

Kodlama seviyesi: Yeni başlayan
Süre: 5 dakika
Proje türü: Özel menü ve olay odaklı tetikleyici içeren otomasyon

Hedefler

  • Çözümün ne işe yaradığını anlayın.
  • Apps Script hizmetlerinin çözümde ne yaptığını anlayın.
  • Komut dosyasını ayarlayın.
  • Komut dosyasını çalıştırın.

Bu çözüm hakkında

Uçtan uca etkinlik kaydı sistemi oluşturun. Yakında bir konferans gibi bir etkinliğiniz varsa konferans oturumları için yeni bir takvim oluşturabilir, kayıt formu oluşturabilir ve katılımcılara otomatik olarak kişiselleştirilmiş seyahat planları e-postayla gönderebilirsiniz.

E-Tablolar'daki bilgilerin Formlar ve Takvim'e aktarılması

İşleyiş şekli

Bu çözüm, otomatik bir etkinlik kaydı sistemi uygulamak için Google E-Tablolar'da özel bir menü kullanır. Komut dosyası, E-Tablolar e-tablosunda listelenen konferans etkinliklerini içeren bir takvim oluşturur. Ardından komut dosyası, katılımcıların kaydolabileceği etkinliklerin listesini içeren bir form oluşturur. Katılımcılar formu doldurduktan sonra komut dosyası, katılımcıları takvim etkinliklerine ekler ve seyahat planlarını onlara e-postayla gönderir.

Apps Komut Dosyası hizmetleri

Bu çözüm aşağıdaki hizmetleri kullanır:

  • E-tablo hizmeti: Diğer hizmetlere etkinlik bilgilerini sağlar.
  • Takvim hizmeti: Etkinlik için yeni bir takvim oluşturur, takvime etkinlik ekler ve kaydoldukları etkinliklere katılımcı ekler.
  • Mülkler hizmeti: Takvim hizmeti tarafından oluşturulan takvimin kimliğini depolar. Kullanıcı özel Konferans menüsünden Konferans oluştur'u tıkladığında Mülkler hizmeti, takvim kimliği özelliğinin mevcut olup olmadığını kontrol ederek etkinlik kaydı sisteminin önceden ayarlanıp ayarlanmadığını kontrol eder. Bu, kopya form ve takvim oluşturulmasını önlemeye yardımcı olur.
  • Formlar hizmeti: E-tablodaki bilgilerden, katılımcıların oturumlara kaydolmasına olanak tanıyan bir form oluşturur.
  • Komut dosyası hizmeti: Katılımcı formu doldurduğunda tetiklenen bir tetikleyici oluşturur.
  • Doküman hizmeti: Katılımcının kaydolduğu etkinliklerin etkinlik bilgilerini alır ve etkinliklerin listesini yeni bir dokümana ekler. Komut dosyası, katılımcıya dokümanı düzenleme izni verir.
  • Posta hizmeti: Etkinlik programı belgesini katılımcıya e-postayla gönderir.

Ön koşullar

Bu örneği kullanmak için aşağıdaki ön koşullara ihtiyacınız vardır:

  • Google Hesabı (Google Workspace hesapları için yönetici onayı gerekebilir).
  • İnternete erişimi olan bir web tarayıcısı.

Komut dosyasını ayarlama

  1. Konferans oturumları için kayıt oluşturma örnek e-tablosunun kopyasını oluşturmak üzere aşağıdaki düğmeyi tıklayın. Bu çözümün Apps Komut Dosyası projesi e-tabloya eklenir.
    Kopya oluştur
  2. Konferans > Konferans oluştur'u tıklayın. Bu özel menünün görünmesi için sayfayı yenilemeniz gerekebilir.

  3. İstendiğinde komut dosyasını yetkilendirin. OAuth izin ekranında Bu uygulama doğrulanmadı uyarısı gösteriliyorsa Gelişmiş > {Proje Adı}'na git (güvenli değil)'i seçerek devam edin.

  4. Konferans > Konferans oluştur'u tekrar tıklayın.

Komut dosyasını çalıştırma

  1. Araçlar > Formu Yönet > Canlı forma git'i tıklayın.
  2. Formu doldurup gönderin.
  3. calendar.google.com adresine gidin.
  4. Sol tarafta, Toplantı Takvimi'nin yanındaki kutunun işaretli olduğundan emin olun.
  5. Kaydolduğunuz etkinliklerin tarihlerine gidin ve katılımcı olarak eklendiğinizi onaylayın.

(İsteğe bağlı) Çözümü sıfırlama

Bu çözümü tekrar denemek veya kendi etkinlik bilgilerinizi kullanacak şekilde özelleştirmek istiyorsanız komut dosyasını ilk kez çalıştırdığınızda ayarlanan bazı öğeleri sıfırlamanız gerekir. Çözümü sıfırlama adımlarını görüntülemek için aşağıdaki Çözümü sıfırla'yı tıklayın:

Çözümü sıfırlama

1. adım: Depolanan komut dosyası özelliklerini sıfırlayın

Komut dosyasını birden fazla kez çalıştırmayı denerseniz Toplantınız zaten oluşturuldu. Kaydolma formunuzu Google Drive'da bulun. Bunun nedeni, konferans takvimi oluşturulduktan sonra takvim kimliğinin komut dosyası mülkü olarak depolanmasıdır. Komut dosyası çalıştırıldığında, takvim kimliği özelliğinin mevcut olup olmadığını kontrol eder ve mevcutsa çalışmayı durdurur.

Mevcut takvim kimliği özelliğini kaldırmak için aşağıdaki adımları uygulayın:

  1. E-tabloda Uzantılar > Apps Komut Dosyası'nı tıklayın.
  2. Apps Script düzenleyicisinde, işlev açılır listesinden resetProperties'yi seçin ve Çalıştır'ı tıklayın.

2. adım: Konferans takvimini silin

Komut dosyası her çalıştırıldığında yeni bir takvim oluşturur. Oluşturulan orijinal takvimi tutmak istemiyorsanız aşağıdaki adımları uygulayın:

  1. calendar.google.com adresine gidin.
  2. Toplantı Takvimi'nin yanındaki Toplantı Takvimi Seçenekleri'ni tıklayın > Ayarlar ve paylaşım'ı tıklayın.
  3. Ayarlar sayfasının en altına gidip Sil'i tıklayın.

3. Adım: Form gönderme tetikleyicisini silin

Komut dosyası, her çalıştırdığınızda form gönderimleri için bir tetikleyici oluşturur. Yinelenen e-postalara yol açan birden fazla tetikleyiciden kaçınmak için orijinal tetikleyiciyi kaldırın. Şu adımları uygulayın:

  1. E-tabloda Uzantılar > Apps Komut Dosyası'nı tıklayın.
  2. Apps Script projesinde, sol taraftaki Tetikleyiciler'i tıklayın.
  3. Tetikleyicinin yanındaki Diğer > Tetikleyiciyi sil'i tıklayın.

Komut dosyasını her çalıştırdığınızda yeni bir form oluşturulur. Formun e-tablonuzla bağlantısını kaldırmak ve formu silmek için aşağıdaki adımları uygulayın:

  1. E-tabloda Form yanıtları sayfasını sağ tıklayın ve Formun bağlantısını kaldır > Tamam'ı tıklayın.
  2. Form yanıtları sayfasını tekrar sağ tıklayın ve Sil > Tamam'ı tıklayın.
  3. forms.google.com adresine gidin.
  4. Konferans Formu'nu sağ tıklayın ve Kaldır > Çöp kutusuna taşı'yı tıklayın.

Çözümü sıfırladıktan sonra kendi verilerinizi ekleyebilir veya örnek verileri kullanmaya devam edip komut dosyasını tekrar çalıştırabilirsiniz.

Kodu inceleme

Bu çözümün Apps Komut Dosyası kodunu incelemek için aşağıdaki Kaynak kodunu görüntüle'yi tıklayın:

Kaynak kodu göster

Code.gs

solutions/automations/event-session-signup/Code.js
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/event-session-signup

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Inserts a custom menu when the spreadsheet opens.
 */
function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi().createMenu('Conference')
      .addItem('Set up conference', 'setUpConference_')
      .addToUi();
}

/**
 * Uses the conference data in the spreadsheet to create
 * Google Calendar events, a Google Form, and a trigger that allows the script
 * to react to form responses.
 */
function setUpConference_() {
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  if (scriptProperties.getProperty('calId')) {
    Browser.msgBox('Your conference is already set up. Look in Google Drive for your'
                   + ' sign-up form!');
                   return;
  }
  let ss = SpreadsheetApp.getActive();
  let sheet = ss.getSheetByName('Conference Setup');
  let range = sheet.getDataRange();
  let values = range.getValues();
  setUpCalendar_(values, range);
  setUpForm_(ss, values);
  ScriptApp.newTrigger('onFormSubmit').forSpreadsheet(ss).onFormSubmit()
      .create();
}

/**
 * Creates a Google Calendar with events for each conference session in the
 * spreadsheet, then writes the event IDs to the spreadsheet for future use.
 * @param {Array<string[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 * @param {Range} range A spreadsheet range that contains conference data.
 */
function setUpCalendar_(values, range) {
  let cal = CalendarApp.createCalendar('Conference Calendar');
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let start = joinDateAndTime_(session[1], session[2]);
    let end = joinDateAndTime_(session[1], session[3]);
    let options = {location: session[4], sendInvites: true};
    let event = cal.createEvent(title, start, end, options)
        .setGuestsCanSeeGuests(false);
    session[5] = event.getId();
  }
  range.setValues(values);

  // Stores the ID for the Calendar, which is needed to retrieve events by ID.
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.setProperty('calId', cal.getId());
}

/**
 * Creates a single Date object from separate date and time cells.
 *
 * @param {Date} date A Date object from which to extract the date.
 * @param {Date} time A Date object from which to extract the time.
 * @return {Date} A Date object representing the combined date and time.
 */
function joinDateAndTime_(date, time) {
  date = new Date(date);
  date.setHours(time.getHours());
  date.setMinutes(time.getMinutes());
  return date;
}

/**
 * Creates a Google Form that allows respondents to select which conference
 * sessions they would like to attend, grouped by date and start time in the
 * caller's time zone.
 *
 * @param {Spreadsheet} ss The spreadsheet that contains the conference data.
 * @param {Array<String[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 */
function setUpForm_(ss, values) {
  // Group the sessions by date and time so that they can be passed to the form.
  let schedule = {};
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    if (!schedule[day]) {
      schedule[day] = {};
    }
    if (!schedule[day][time]) {
      schedule[day][time] = [];
    }
    schedule[day][time].push(session[0]);
  }

  // Creates the form and adds a multiple-choice question for each timeslot.
  let form = FormApp.create('Conference Form');
  form.setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, ss.getId());
  form.addTextItem().setTitle('Name').setRequired(true);
  form.addTextItem().setTitle('Email').setRequired(true);
  Object.keys(schedule).forEach(function(day) {
    let header = form.addSectionHeaderItem().setTitle('Sessions for ' + day);
    Object.keys(schedule[day]).forEach(function(time) {
      let item = form.addMultipleChoiceItem().setTitle(time + ' ' + day)
          .setChoiceValues(schedule[day][time]);
    });
  });
}

/**
 * Sends out calendar invitations and a
 * personalized Google Docs itinerary after a user responds to the form.
 *
 * @param {Object} e The event parameter for form submission to a spreadsheet;
 *     see https://developers.google.com/apps-script/understanding_events
 */
function onFormSubmit(e) {
  let user = {name: e.namedValues['Name'][0], email: e.namedValues['Email'][0]};

  // Grab the session data again so that we can match it to the user's choices.
  let response = [];
  let values = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName('Conference Setup')
      .getDataRange().getValues();
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    let timeslot = time + ' ' + day;

    // For every selection in the response, find the matching timeslot and title
    // in the spreadsheet and add the session data to the response array.
    if (e.namedValues[timeslot] && e.namedValues[timeslot] == title) {
      response.push(session);
    }
  }
  sendInvites_(user, response);
  sendDoc_(user, response);
}

/**
 * Add the user as a guest for every session he or she selected.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<String[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendInvites_(user, response) {
  let id = ScriptProperties.getProperty('calId');
  let cal = CalendarApp.getCalendarById(id);
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    cal.getEventSeriesById(response[i][5]).addGuest(user.email);
  }
}

/**
 * Creates and shares a personalized Google Doc that shows the user's itinerary.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<string[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendDoc_(user, response) {
  let doc = DocumentApp.create('Conference Itinerary for ' + user.name)
      .addEditor(user.email);
  let body = doc.getBody();
  let table = [['Session', 'Date', 'Time', 'Location']];
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    table.push([response[i][0], response[i][1].toLocaleDateString(),
      response[i][2].toLocaleTimeString(), response[i][4]]);
  }
  body.insertParagraph(0, doc.getName())
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
  table = body.appendTable(table);
  table.getRow(0).editAsText().setBold(true);
  doc.saveAndClose();

  // Emails a link to the Doc as well as a PDF copy.
  MailApp.sendEmail({
    to: user.email,
    subject: doc.getName(),
    body: 'Thanks for registering! Here\'s your itinerary: ' + doc.getUrl(),
    attachments: doc.getAs(MimeType.PDF),
  });
}

/**
 * Removes the calId script property so that the 'setUpConference_()' can be run again.
 */
function resetProperties(){
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.deleteAllProperties();
}

Katkıda bulunanlar

Bu örnek, Google Geliştirici Uzmanları'nın yardımıyla Google tarafından yönetilir.

Sonraki adımlar