یک ثبت نام برای جلسات در یک کنفرانس ایجاد کنید

سطح کدنویسی : مبتدی
مدت زمان : 5 دقیقه
نوع پروژه : اتوماسیون با یک منوی سفارشی و یک محرک رویداد محور

اهداف

• درک کنید که راه حل چه کاری انجام می دهد.
• آنچه را که سرویس های Apps Script در راه حل انجام می دهند، بدانید.
• اسکریپت را تنظیم کنید
• اسکریپت را اجرا کنید.

در مورد این راه حل

یک سیستم ثبت رویداد پایان به انتها ایجاد کنید. اگر رویدادی در راه است، مانند یک کنفرانس، می توانید یک تقویم جدید برای جلسات کنفرانس تنظیم کنید، یک فرم ثبت نام ایجاد کنید و به طور خودکار برنامه های سفر شخصی شده را برای شرکت کنندگان ایمیل کنید.

چگونه کار می کند

این راه حل از یک منوی سفارشی در Google Sheets برای پیاده سازی یک سیستم ثبت رویداد خودکار استفاده می کند. اسکریپت یک تقویم با رویدادهای کنفرانس فهرست شده در صفحه گسترده Sheets ایجاد می کند. سپس، اسکریپت فرمی با لیست رویدادهایی ایجاد می کند که شرکت کنندگان می توانند در آن ثبت نام کنند. پس از اینکه شرکت کنندگان فرم را پر کردند، اسکریپت شرکت کنندگان را به رویدادهای تقویم اضافه می کند و برنامه های سفر را به آنها ایمیل می کند.

خدمات اسکریپت برنامه ها

این راه حل از خدمات زیر استفاده می کند:

• سرویس صفحه گسترده - اطلاعات رویداد را در اختیار سایر سرویس ها قرار می دهد.
• سرویس تقویم - یک تقویم جدید برای رویداد ایجاد می کند، رویدادها را به تقویم اضافه می کند و شرکت کنندگان را به رویدادهایی که برای آنها ثبت نام می کنند اضافه می کند.
• سرویس Properties - شناسه تقویم ایجاد شده توسط سرویس Calendar را ذخیره می کند. هنگامی که کاربر بر روی تنظیم کنفرانس از منوی کنفرانس سفارشی کلیک می کند، سرویس Properties با بررسی وجود ویژگی شناسه تقویم بررسی می کند که آیا سیستم ثبت رویداد قبلاً تنظیم شده است یا خیر. انجام این کار به جلوگیری از ایجاد فرم ها و تقویم های تکراری کمک می کند.
• سرویس فرم ها - فرمی از اطلاعات موجود در صفحه گسترده ایجاد می کند که به شرکت کنندگان اجازه می دهد برای جلسات ثبت نام کنند.
• سرویس اسکریپت - یک ماشه ایجاد می کند که وقتی یک شرکت کننده فرم را پر می کند فعال می شود.
• سرویس اسناد - اطلاعات رویداد را برای رویدادهایی دریافت می کند که شرکت کننده در آن ثبت نام می کند و لیستی از رویدادها را به یک سند جدید اضافه می کند. اسکریپت به شرکت کننده اجازه ویرایش سند را می دهد.
• سرویس پست الکترونیکی - سند برنامه سفر را برای شرکت کننده ایمیل می کند.

پیش نیازها

برای استفاده از این نمونه به پیش نیازهای زیر نیاز دارید:

• یک حساب Google (حساب‌های Google Workspace ممکن است به تأیید سرپرست نیاز داشته باشند).
• یک مرورگر وب با دسترسی به اینترنت.

اسکریپت را تنظیم کنید

1. روی دکمه زیر کلیک کنید تا یک کپی از ایجاد یک ثبت نام برای جلسات در صفحه گسترده نمونه کنفرانس ایجاد کنید. پروژه Apps Script برای این راه حل به صفحه گسترده پیوست شده است.
   یک کپی تهیه کنید
2. روی کنفرانس > تنظیم کنفرانس کلیک کنید. ممکن است لازم باشد صفحه را بازخوانی کنید تا این منوی سفارشی ظاهر شود.

3. وقتی از شما خواسته شد، اسکریپت را مجاز کنید. اگر صفحه رضایت OAuth اخطار را نشان می‌دهد، این برنامه تأیید نشده است ، با انتخاب پیشرفته > رفتن به {Project Name} (ناامن) ادامه دهید.

4. روی کنفرانس > تنظیم مجدد کنفرانس کلیک کنید.

اسکریپت را اجرا کنید

1. روی Tools > Manage Form > Go to Live Form کلیک کنید.
2. فرم را پر کرده و ارسال کنید.
3. به calendar.google.com بروید.
4. در سمت چپ، مطمئن شوید که کادر کنار «تقویم کنفرانس» علامت زده شده باشد.
5. به تاریخ رویدادهایی که در آن ثبت نام کرده اید بروید و تأیید کنید که به عنوان یک شرکت کننده اضافه شده اید.

(اختیاری) راه حل را بازنشانی کنید

اگر می‌خواهید این راه‌حل را دوباره امتحان کنید، یا آن را برای استفاده از اطلاعات رویداد خود سفارشی کنید، باید برخی از مواردی را که در اولین اجرای اسکریپت تنظیم شده‌اند، بازنشانی کنید. برای مشاهده مراحل بازنشانی راه حل، روی Reset the solution زیر کلیک کنید:

راه حل را ریست کنید

مرحله 1: ویژگی های اسکریپت ذخیره شده را بازنشانی کنید

اگر سعی کنید اسکریپت را بیش از یک بار اجرا کنید، از شما خواسته می شود، کنفرانس شما قبلاً راه اندازی شده است. فرم ثبت نام خود را در Google Drive جستجو کنید! این به این دلیل اتفاق می افتد که پس از ایجاد تقویم کنفرانس، شناسه تقویم به عنوان یک ویژگی اسکریپت ذخیره می شود. هنگامی که اسکریپت اجرا می شود، بررسی می کند که آیا ویژگی Calendar ID از قبل وجود دارد یا خیر، و در صورت وجود، اجرای آن متوقف می شود.

برای حذف ویژگی Calendar ID موجود، مراحل زیر را دنبال کنید:

1. در صفحه‌گسترده، روی Extensions > Apps Script کلیک کنید.
2. در ویرایشگر Apps Script، resetProperties از لیست کشویی تابع انتخاب کنید و روی Run کلیک کنید.

مرحله 2: تقویم کنفرانس را حذف کنید

هر بار که اسکریپت اجرا می شود، یک تقویم جدید ایجاد می کند. اگر نمی‌خواهید تقویم اصلی ایجاد شده را حفظ کنید، این مراحل را دنبال کنید:

1. به calendar.google.com بروید.
2. در کنار Conference Calendar، روی گزینه Options for Conference Calendar کلیک کنید > تنظیمات و اشتراک گذاری .
3. به پایین تنظیمات بروید و روی حذف کلیک کنید.

مرحله 3: محرک ارسال فرم را حذف کنید

اسکریپت هر بار که آن را اجرا می کنید، یک محرک برای ارسال فرم ایجاد می کند. برای جلوگیری از محرک های متعدد که منجر به ایمیل های تکراری می شود، ماشه اصلی را حذف کنید. این مراحل را دنبال کنید:

1. در صفحه‌گسترده، روی Extensions > Apps Script کلیک کنید.
2. در پروژه Apps Script، در سمت چپ، روی Triggers کلیک کنید .
3. در کنار ماشه، روی More کلیک کنید > حذف ماشه .

مرحله 4: فرم را لغو و حذف کنید

هر بار که اسکریپت را اجرا می کنید، یک فرم جدید ایجاد می کند. برای لغو پیوند فرم از صفحه گسترده و حذف آن، این مراحل را دنبال کنید:

1. در صفحه‌گسترده، روی برگه پاسخ‌های فرم کلیک راست کرده و Unlink form > Ok را کلیک کنید.
2. دوباره روی برگه پاسخ‌های فرم کلیک راست کرده و Delete > Ok را کلیک کنید.
3. به forms.google.com بروید.
4. روی Conference Form کلیک راست کرده و روی Remove > Move to trash کلیک کنید.

هنگامی که راه حل را بازنشانی کردید، می توانید داده های خود را اضافه کنید یا به استفاده از داده های نمونه ادامه دهید و اسکریپت را دوباره اجرا کنید.

کد را مرور کنید

برای بررسی کد Apps Script برای این راه حل، روی مشاهده کد منبع در زیر کلیک کنید:

مشاهده کد منبع

Code.gs

solutions/automations/event-session-signup/Code.js

در GitHub مشاهده کنید

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/event-session-signup

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Inserts a custom menu when the spreadsheet opens.
 */
function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi().createMenu('Conference')
      .addItem('Set up conference', 'setUpConference_')
      .addToUi();
}

/**
 * Uses the conference data in the spreadsheet to create
 * Google Calendar events, a Google Form, and a trigger that allows the script
 * to react to form responses.
 */
function setUpConference_() {
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  if (scriptProperties.getProperty('calId')) {
    Browser.msgBox('Your conference is already set up. Look in Google Drive for your'
                   + ' sign-up form!');
                   return;
  }
  let ss = SpreadsheetApp.getActive();
  let sheet = ss.getSheetByName('Conference Setup');
  let range = sheet.getDataRange();
  let values = range.getValues();
  setUpCalendar_(values, range);
  setUpForm_(ss, values);
  ScriptApp.newTrigger('onFormSubmit').forSpreadsheet(ss).onFormSubmit()
      .create();
}

/**
 * Creates a Google Calendar with events for each conference session in the
 * spreadsheet, then writes the event IDs to the spreadsheet for future use.
 * @param {Array<string[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 * @param {Range} range A spreadsheet range that contains conference data.
 */
function setUpCalendar_(values, range) {
  let cal = CalendarApp.createCalendar('Conference Calendar');
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let start = joinDateAndTime_(session[1], session[2]);
    let end = joinDateAndTime_(session[1], session[3]);
    let options = {location: session[4], sendInvites: true};
    let event = cal.createEvent(title, start, end, options)
        .setGuestsCanSeeGuests(false);
    session[5] = event.getId();
  }
  range.setValues(values);

  // Stores the ID for the Calendar, which is needed to retrieve events by ID.
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.setProperty('calId', cal.getId());
}

/**
 * Creates a single Date object from separate date and time cells.
 *
 * @param {Date} date A Date object from which to extract the date.
 * @param {Date} time A Date object from which to extract the time.
 * @return {Date} A Date object representing the combined date and time.
 */
function joinDateAndTime_(date, time) {
  date = new Date(date);
  date.setHours(time.getHours());
  date.setMinutes(time.getMinutes());
  return date;
}

/**
 * Creates a Google Form that allows respondents to select which conference
 * sessions they would like to attend, grouped by date and start time in the
 * caller's time zone.
 *
 * @param {Spreadsheet} ss The spreadsheet that contains the conference data.
 * @param {Array<String[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 */
function setUpForm_(ss, values) {
  // Group the sessions by date and time so that they can be passed to the form.
  let schedule = {};
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    if (!schedule[day]) {
      schedule[day] = {};
    }
    if (!schedule[day][time]) {
      schedule[day][time] = [];
    }
    schedule[day][time].push(session[0]);
  }

  // Creates the form and adds a multiple-choice question for each timeslot.
  let form = FormApp.create('Conference Form');
  form.setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, ss.getId());
  form.addTextItem().setTitle('Name').setRequired(true);
  form.addTextItem().setTitle('Email').setRequired(true);
  Object.keys(schedule).forEach(function(day) {
    let header = form.addSectionHeaderItem().setTitle('Sessions for ' + day);
    Object.keys(schedule[day]).forEach(function(time) {
      let item = form.addMultipleChoiceItem().setTitle(time + ' ' + day)
          .setChoiceValues(schedule[day][time]);
    });
  });
}

/**
 * Sends out calendar invitations and a
 * personalized Google Docs itinerary after a user responds to the form.
 *
 * @param {Object} e The event parameter for form submission to a spreadsheet;
 *     see https://developers.google.com/apps-script/understanding_events
 */
function onFormSubmit(e) {
  let user = {name: e.namedValues['Name'][0], email: e.namedValues['Email'][0]};

  // Grab the session data again so that we can match it to the user's choices.
  let response = [];
  let values = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName('Conference Setup')
      .getDataRange().getValues();
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    let timeslot = time + ' ' + day;

    // For every selection in the response, find the matching timeslot and title
    // in the spreadsheet and add the session data to the response array.
    if (e.namedValues[timeslot] && e.namedValues[timeslot] == title) {
      response.push(session);
    }
  }
  sendInvites_(user, response);
  sendDoc_(user, response);
}

/**
 * Add the user as a guest for every session he or she selected.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<String[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendInvites_(user, response) {
  let id = ScriptProperties.getProperty('calId');
  let cal = CalendarApp.getCalendarById(id);
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    cal.getEventSeriesById(response[i][5]).addGuest(user.email);
  }
}

/**
 * Creates and shares a personalized Google Doc that shows the user's itinerary.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<string[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendDoc_(user, response) {
  let doc = DocumentApp.create('Conference Itinerary for ' + user.name)
      .addEditor(user.email);
  let body = doc.getBody();
  let table = [['Session', 'Date', 'Time', 'Location']];
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    table.push([response[i][0], response[i][1].toLocaleDateString(),
      response[i][2].toLocaleTimeString(), response[i][4]]);
  }
  body.insertParagraph(0, doc.getName())
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
  table = body.appendTable(table);
  table.getRow(0).editAsText().setBold(true);
  doc.saveAndClose();

  // Emails a link to the Doc as well as a PDF copy.
  MailApp.sendEmail({
    to: user.email,
    subject: doc.getName(),
    body: 'Thanks for registering! Here\'s your itinerary: ' + doc.getUrl(),
    attachments: doc.getAs(MimeType.PDF),
  });
}

/**
 * Removes the calId script property so that the 'setUpConference_()' can be run again.
 */
function resetProperties(){
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.deleteAllProperties();
}

مشارکت کنندگان

این نمونه توسط گوگل با کمک کارشناسان توسعه دهنده گوگل نگهداری می شود.

مراحل بعدی

• منوهای سفارشی در Google Workspace
• محرک های رویداد محور