Pendaftaran untuk sesi konferensi

Level coding: Pemula
Durasi: 5 menit
Jenis project: Otomatisasi dengan menu kustom dan pemicu yang dipicu peristiwa

Tujuan

• Pahami fungsi solusi tersebut.
• Pahami apa yang dilakukan layanan Apps Script dalam solusi tersebut.
• Menyiapkan skrip.
• Jalankan skrip.

Tentang solusi ini

Buat sistem pendaftaran acara secara menyeluruh. Jika ada acara yang akan datang, seperti konferensi, Anda dapat menyiapkan kalender baru untuk sesi konferensi, membuat formulir pendaftaran, dan otomatis mengirimkan email berisi itinerari yang dipersonalisasi kepada peserta.

Cara kerjanya

Solusi ini menggunakan menu kustom di Google Spreadsheet untuk menerapkan sistem pendaftaran peristiwa otomatis. Skrip akan membuat kalender berisi acara konferensi yang tercantum di {i>spreadsheet<i} Spreadsheet. Kemudian, skrip akan membuat formulir dengan daftar peristiwa yang dapat diikuti oleh peserta. Setelah peserta mengisi formulir, skrip akan menambahkan tamu ke acara kalender dan mengirim itinerari email ke mereka.

Layanan Apps Script

Solusi ini menggunakan layanan berikut:

• Layanan spreadsheet–Memberikan informasi peristiwa ke layanan lain.
• Layanan Kalender–Membuat kalender baru untuk acara, menambahkan acara ke kalender, dan menambahkan tamu ke acara yang mereka daftarkan.
• Layanan properti–Menyimpan ID kalender yang dibuat oleh layanan Kalender. Saat pengguna mengklik Siapkan konferensi dari menu Konferensi kustom, layanan Properti akan memeriksa apakah sistem pendaftaran acara telah disiapkan dengan memeriksa apakah ada properti ID kalender. Tindakan ini akan membantu menghindari pembuatan formulir dan kalender duplikat.
• Layanan formulir–Membuat formulir dari informasi dalam spreadsheet yang memungkinkan peserta mendaftar ke sesi.
• Layanan skrip–Membuat pemicu yang diaktifkan saat tamu mengisi formulir.
• Layanan dokumen–Mendapatkan informasi peristiwa untuk peristiwa yang diikuti oleh tamu dan menambahkan daftar peristiwa ke dokumen baru. Skrip memberikan izin kepada peserta untuk mengedit dokumen.
• Layanan email–Mengirim dokumen itinerari melalui email kepada peserta.

Prasyarat

Untuk menggunakan contoh ini, Anda memerlukan prasyarat berikut:

• Akun Google (akun Google Workspace mungkin memerlukan persetujuan administrator).
• Browser web dengan akses ke internet.

Menyiapkan skrip

1. Klik tombol berikut untuk membuat salinan spreadsheet contoh Create a sign-up for sessions at a konferensi. Project Apps Script untuk solusi ini dilampirkan ke spreadsheet.
   Buat salinan
2. Klik Konferensi > Siapkan konferensi. Anda mungkin perlu memuat ulang halaman agar menu kustom ini muncul.

3. Saat diminta, izinkan skrip. Jika layar izin OAuth menampilkan peringatan, Aplikasi ini tidak diverifikasi, lanjutkan dengan memilih Lanjutan > Buka {Project Name} (tidak aman).

4. Klik Konferensi > Siapkan konferensi lagi.

Jalankan skrip:

1. Klik Tools > Manage Form > Buka formulir live.
2. Isi dan kirimkan formulirnya.
3. Buka calendar.google.com.
4. Di sebelah kiri, pastikan kotak di samping Kalender Konferensi dicentang.
5. Buka tanggal acara yang Anda ikuti dan konfirmasi bahwa Anda telah ditambahkan sebagai tamu.

(Opsional) Reset solusi

Jika ingin mencoba solusi ini lagi, atau menyesuaikannya untuk menggunakan informasi peristiwa sendiri, Anda perlu mereset beberapa item yang disiapkan saat pertama kali menjalankan skrip. Untuk melihat langkah-langkah mereset solusi, klik Reset solusi di bawah:

Reset solusi

Langkah 1: Reset properti skrip yang tersimpan

Jika Anda mencoba menjalankan skrip lebih dari sekali, Anda akan diminta untuk menentukan Konferensi Anda sudah disiapkan. Cari formulir pendaftaran di Google Drive. Hal ini terjadi karena setelah Kalender Konferensi dibuat, ID kalender akan disimpan sebagai properti skrip. Saat berjalan, skrip akan memeriksa apakah properti ID kalender sudah ada, dan akan berhenti berjalan jika sudah ada.

Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk menghapus properti ID kalender yang ada:

1. Di spreadsheet, klik Ekstensi > Apps Script.
2. Di editor Apps Script, pilih resetProperties dari daftar dropdown fungsi, lalu klik Run.

Langkah 2: Hapus Kalender Konferensi

Setiap kali skrip berjalan, kalender baru akan dibuat. Jika Anda tidak ingin menyimpan kalender asli yang telah dibuat, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Buka calendar.google.com.
2. Di samping Kalender Konferensi, klik Opsi untuk Kalender Konferensi > Setelan dan berbagi.
3. Scroll ke bagian bawah setelan, lalu klik Delete.

Langkah 3: Hapus pemicu pengiriman formulir

Skrip akan membuat pemicu untuk pengiriman formulir setiap kali Anda menjalankannya. Untuk menghindari beberapa pemicu yang menghasilkan email duplikat, hapus pemicu asli. Ikuti langkah-langkah berikut:

1. Di spreadsheet, klik Ekstensi > Apps Script.
2. Di project Apps Script, klik Pemicu di sebelah kiri.
3. Di samping pemicu, klik Lainnya > Hapus pemicu.

Langkah 4: Batalkan tautan dan hapus formulir

Setiap kali Anda menjalankan skrip, formulir baru akan dibuat. Ikuti langkah-langkah berikut untuk membatalkan tautan formulir dari spreadsheet Anda dan menghapusnya:

1. Di spreadsheet, klik kanan sheet Respons formulir, lalu klik Batalkan tautan formulir > Oke.
2. Klik kanan sheet Respons formulir lagi, lalu klik Hapus > Oke.
3. Buka forms.google.com.
4. Klik kanan Formulir Konferensi dan klik Hapus > Pindahkan ke sampah.

Setelah mereset solusi, Anda dapat menambahkan data Anda sendiri, atau terus menggunakan contoh data, dan menjalankan skrip lagi.

Meninjau kode

Guna meninjau kode Apps Script untuk solusi ini, klik Lihat kode sumber di bawah:

Melihat kode sumber

Code.gs

solutions/automations/event-session-signup/Code.js

Lihat di GitHub

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/event-session-signup

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Inserts a custom menu when the spreadsheet opens.
 */
function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi().createMenu('Conference')
      .addItem('Set up conference', 'setUpConference_')
      .addToUi();
}

/**
 * Uses the conference data in the spreadsheet to create
 * Google Calendar events, a Google Form, and a trigger that allows the script
 * to react to form responses.
 */
function setUpConference_() {
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  if (scriptProperties.getProperty('calId')) {
    Browser.msgBox('Your conference is already set up. Look in Google Drive for your'
                   + ' sign-up form!');
                   return;
  }
  let ss = SpreadsheetApp.getActive();
  let sheet = ss.getSheetByName('Conference Setup');
  let range = sheet.getDataRange();
  let values = range.getValues();
  setUpCalendar_(values, range);
  setUpForm_(ss, values);
  ScriptApp.newTrigger('onFormSubmit').forSpreadsheet(ss).onFormSubmit()
      .create();
}

/**
 * Creates a Google Calendar with events for each conference session in the
 * spreadsheet, then writes the event IDs to the spreadsheet for future use.
 * @param {Array<string[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 * @param {Range} range A spreadsheet range that contains conference data.
 */
function setUpCalendar_(values, range) {
  let cal = CalendarApp.createCalendar('Conference Calendar');
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let start = joinDateAndTime_(session[1], session[2]);
    let end = joinDateAndTime_(session[1], session[3]);
    let options = {location: session[4], sendInvites: true};
    let event = cal.createEvent(title, start, end, options)
        .setGuestsCanSeeGuests(false);
    session[5] = event.getId();
  }
  range.setValues(values);

  // Stores the ID for the Calendar, which is needed to retrieve events by ID.
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.setProperty('calId', cal.getId());
}

/**
 * Creates a single Date object from separate date and time cells.
 *
 * @param {Date} date A Date object from which to extract the date.
 * @param {Date} time A Date object from which to extract the time.
 * @return {Date} A Date object representing the combined date and time.
 */
function joinDateAndTime_(date, time) {
  date = new Date(date);
  date.setHours(time.getHours());
  date.setMinutes(time.getMinutes());
  return date;
}

/**
 * Creates a Google Form that allows respondents to select which conference
 * sessions they would like to attend, grouped by date and start time in the
 * caller's time zone.
 *
 * @param {Spreadsheet} ss The spreadsheet that contains the conference data.
 * @param {Array<String[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 */
function setUpForm_(ss, values) {
  // Group the sessions by date and time so that they can be passed to the form.
  let schedule = {};
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    if (!schedule[day]) {
      schedule[day] = {};
    }
    if (!schedule[day][time]) {
      schedule[day][time] = [];
    }
    schedule[day][time].push(session[0]);
  }

  // Creates the form and adds a multiple-choice question for each timeslot.
  let form = FormApp.create('Conference Form');
  form.setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, ss.getId());
  form.addTextItem().setTitle('Name').setRequired(true);
  form.addTextItem().setTitle('Email').setRequired(true);
  Object.keys(schedule).forEach(function(day) {
    let header = form.addSectionHeaderItem().setTitle('Sessions for ' + day);
    Object.keys(schedule[day]).forEach(function(time) {
      let item = form.addMultipleChoiceItem().setTitle(time + ' ' + day)
          .setChoiceValues(schedule[day][time]);
    });
  });
}

/**
 * Sends out calendar invitations and a
 * personalized Google Docs itinerary after a user responds to the form.
 *
 * @param {Object} e The event parameter for form submission to a spreadsheet;
 *     see https://developers.google.com/apps-script/understanding_events
 */
function onFormSubmit(e) {
  let user = {name: e.namedValues['Name'][0], email: e.namedValues['Email'][0]};

  // Grab the session data again so that we can match it to the user's choices.
  let response = [];
  let values = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName('Conference Setup')
      .getDataRange().getValues();
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    let timeslot = time + ' ' + day;

    // For every selection in the response, find the matching timeslot and title
    // in the spreadsheet and add the session data to the response array.
    if (e.namedValues[timeslot] && e.namedValues[timeslot] == title) {
      response.push(session);
    }
  }
  sendInvites_(user, response);
  sendDoc_(user, response);
}

/**
 * Add the user as a guest for every session he or she selected.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<String[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendInvites_(user, response) {
  let id = ScriptProperties.getProperty('calId');
  let cal = CalendarApp.getCalendarById(id);
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    cal.getEventSeriesById(response[i][5]).addGuest(user.email);
  }
}

/**
 * Creates and shares a personalized Google Doc that shows the user's itinerary.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<string[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendDoc_(user, response) {
  let doc = DocumentApp.create('Conference Itinerary for ' + user.name)
      .addEditor(user.email);
  let body = doc.getBody();
  let table = [['Session', 'Date', 'Time', 'Location']];
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    table.push([response[i][0], response[i][1].toLocaleDateString(),
      response[i][2].toLocaleTimeString(), response[i][4]]);
  }
  body.insertParagraph(0, doc.getName())
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
  table = body.appendTable(table);
  table.getRow(0).editAsText().setBold(true);
  doc.saveAndClose();

  // Emails a link to the Doc as well as a PDF copy.
  MailApp.sendEmail({
    to: user.email,
    subject: doc.getName(),
    body: 'Thanks for registering! Here\'s your itinerary: ' + doc.getUrl(),
    attachments: doc.getAs(MimeType.PDF),
  });
}

/**
 * Removes the calId script property so that the 'setUpConference_()' can be run again.
 */
function resetProperties(){
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.deleteAllProperties();
}

Kontributor

Contoh ini dikelola oleh Google dengan bantuan Pakar Google Developers.

Langkah berikutnya

• Menu kustom di Google Workspace
• Pemicu berbasis peristiwa