Crea un'iscrizione alle sessioni di una conferenza

Livello di programmazione: principiante
Durata: 5 minuti
Tipo di progetto: automazione con un menu personalizzato e un attivatore basato su eventi

Obiettivi

  • Scopri cosa fa la soluzione.
  • Scoprire cosa fanno i servizi Apps Script con questa soluzione.
  • Configura lo script.
  • Esegui lo script.

Informazioni su questa soluzione

Crea un sistema end-to-end di registrazione agli eventi. Se hai in programma un evento, ad esempio una conferenza, puoi impostare un nuovo calendario per le sessioni di conferenza, creare un modulo di registrazione e inviare automaticamente via email ai partecipanti itinerari personalizzati.

Informazioni da Fogli trasferite a Moduli e Calendar

Come funziona

Questa soluzione utilizza un menu personalizzato in Fogli Google per implementare un sistema di registrazione automatica degli eventi. Lo script crea un calendario con gli eventi della conferenza elencati nel foglio di lavoro di Fogli. Quindi, lo script crea un modulo con l'elenco degli eventi a cui i partecipanti possono registrarsi. Dopo che i partecipanti compilano il modulo, lo script aggiunge i partecipanti agli eventi del calendario e invia loro via email gli itinerari.

Servizi Apps Script

Questa soluzione utilizza i seguenti servizi:

  • Servizio fogli di lavoro: fornisce le informazioni sugli eventi agli altri servizi.
  • Servizio di calendario: crea un nuovo calendario per l'evento, aggiunge eventi al calendario e partecipanti agli eventi a cui si iscrivono.
  • Servizio proprietà: archivia l'ID del calendario creato dal servizio Calendar. Quando un utente fa clic su Imposta conferenza dal menu Conferenza personalizzato, il servizio Proprietà verifica se il sistema di registrazione degli eventi è già stato configurato controllando se è presente la proprietà ID calendario. In questo modo eviterai la creazione di moduli e calendari duplicati.
  • Servizio per i moduli: crea un modulo con le informazioni contenute nel foglio di lavoro che consente ai partecipanti di registrarsi alle sessioni.
  • Servizio di script: crea un attivatore che si attiva quando un partecipante compila il modulo.
  • Servizio documenti: riceve le informazioni sugli eventi a cui un partecipante si registra e aggiunge un elenco degli eventi a un nuovo documento. Lo script autorizza il partecipante a modificare il documento.
  • Mail service: invia il documento dell'itinerario via email al partecipante.

Prerequisiti

Per utilizzare questo esempio, devi disporre dei seguenti prerequisiti:

  • Un Account Google (gli account Google Workspace potrebbero richiedere l'approvazione dell'amministratore).
  • Un browser web con accesso a Internet.

Configura lo script

  1. Fai clic sul pulsante seguente per creare una copia del foglio di lavoro di esempio Create a sign-up for sessions at a conference. Il progetto Apps Script per questa soluzione è allegato al foglio di lavoro.
    Crea una copia
  2. Fai clic su Conferenza > Imposta conferenza. Potrebbe essere necessario aggiornare la pagina per visualizzare questo menu personalizzato.

  3. Quando richiesto, autorizza lo script. Se nella schermata per il consenso OAuth viene visualizzato l'avviso Questa app non è verificata, continua selezionando Avanzate > Vai a {Nome progetto} (non sicuro).

  4. Fai di nuovo clic su Conferenza > Imposta la conferenza.

Esegui lo script

  1. Fai clic su Strumenti > Gestisci modulo > Vai al modulo pubblicato.
  2. Compila e invia il modulo.
  3. Vai a calendar.google.com.
  4. A sinistra, assicurati che la casella accanto a Calendario delle conferenze sia selezionata.
  5. Vai alle date degli eventi a cui hai effettuato la registrazione e conferma di essere stato aggiunto come partecipante.

(Facoltativo) Reimposta la soluzione

Se vuoi riprovare questa soluzione o personalizzarla in modo che utilizzi le tue informazioni sugli eventi, devi reimpostare alcuni elementi che erano configurati quando hai eseguito lo script per la prima volta. Per visualizzare i passaggi per reimpostare la soluzione, fai clic su Reimposta la soluzione qui sotto:

Reimposta la soluzione

Passaggio 1: reimposta le proprietà dello script memorizzate

Se provi a eseguire lo script più di una volta, verrà visualizzato il messaggio La conferenza è già stata configurata. Cerca il modulo di registrazione su Google Drive. Questo accade perché, una volta creato il calendario delle conferenze, l'ID calendario viene archiviato come proprietà script. Quando viene eseguito, lo script controlla se la proprietà ID calendario esiste già e, in caso affermativo, viene interrotto.

Per rimuovere la proprietà ID calendario esistente:

  1. Nel foglio di lavoro, fai clic su Estensioni > Apps Script.
  2. Nell'editor di Apps Script, seleziona resetProperties dall'elenco a discesa delle funzioni e fai clic su Esegui.

Passaggio 2: elimina il calendario delle conferenze

Ogni volta che lo script viene eseguito, viene creato un nuovo calendario. Se non vuoi conservare il calendario originale che è stato creato, segui questa procedura:

  1. Vai a calendar.google.com.
  2. Accanto a Calendario delle conferenze, fai clic su Opzioni per Calendario delle conferenze > Impostazioni e condivisione.
  3. Scorri fino in fondo alle impostazioni e fai clic su Elimina.

Passaggio 3: elimina l'attivatore Invio modulo

Lo script crea un attivatore per l'invio di moduli ogni volta che lo esegui. Per evitare più attivatori che generano email duplicate, rimuovi l'attivatore originale. Segui questi passaggi:

  1. Nel foglio di lavoro, fai clic su Estensioni > Apps Script.
  2. Nel progetto Apps Script, fai clic su Trigger a sinistra.
  3. Accanto all'attivatore, fai clic su Altro > Elimina trigger.

Ogni volta che esegui lo script, viene creato un nuovo modulo. Per scollegare il modulo dal foglio di lavoro ed eliminarlo, procedi nel seguente modo:

  1. Nel foglio di lavoro, fai clic con il pulsante destro del mouse sul foglio Risposte del modulo e fai clic su Scollega modulo > OK.
  2. Fai di nuovo clic con il pulsante destro del mouse sul foglio Risposte del modulo e fai clic su Elimina > OK.
  3. Vai a forms.google.com.
  4. Fai clic con il pulsante destro del mouse su Modulo di conferenza e fai clic su Rimuovi > Sposta nel cestino.

Dopo aver reimpostato la soluzione, puoi aggiungere i tuoi dati o continuare a utilizzare i dati di esempio ed eseguire di nuovo lo script.

Rivedi il codice

Per esaminare il codice di Apps Script per questa soluzione, fai clic su Visualizza codice sorgente qui sotto:

Visualizza codice sorgente

Code.gs

solutions/automations/event-session-signup/Code.js
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/event-session-signup

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Inserts a custom menu when the spreadsheet opens.
 */
function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi().createMenu('Conference')
      .addItem('Set up conference', 'setUpConference_')
      .addToUi();
}

/**
 * Uses the conference data in the spreadsheet to create
 * Google Calendar events, a Google Form, and a trigger that allows the script
 * to react to form responses.
 */
function setUpConference_() {
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  if (scriptProperties.getProperty('calId')) {
    Browser.msgBox('Your conference is already set up. Look in Google Drive for your'
                   + ' sign-up form!');
                   return;
  }
  let ss = SpreadsheetApp.getActive();
  let sheet = ss.getSheetByName('Conference Setup');
  let range = sheet.getDataRange();
  let values = range.getValues();
  setUpCalendar_(values, range);
  setUpForm_(ss, values);
  ScriptApp.newTrigger('onFormSubmit').forSpreadsheet(ss).onFormSubmit()
      .create();
}

/**
 * Creates a Google Calendar with events for each conference session in the
 * spreadsheet, then writes the event IDs to the spreadsheet for future use.
 * @param {Array<string[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 * @param {Range} range A spreadsheet range that contains conference data.
 */
function setUpCalendar_(values, range) {
  let cal = CalendarApp.createCalendar('Conference Calendar');
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let start = joinDateAndTime_(session[1], session[2]);
    let end = joinDateAndTime_(session[1], session[3]);
    let options = {location: session[4], sendInvites: true};
    let event = cal.createEvent(title, start, end, options)
        .setGuestsCanSeeGuests(false);
    session[5] = event.getId();
  }
  range.setValues(values);

  // Stores the ID for the Calendar, which is needed to retrieve events by ID.
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.setProperty('calId', cal.getId());
}

/**
 * Creates a single Date object from separate date and time cells.
 *
 * @param {Date} date A Date object from which to extract the date.
 * @param {Date} time A Date object from which to extract the time.
 * @return {Date} A Date object representing the combined date and time.
 */
function joinDateAndTime_(date, time) {
  date = new Date(date);
  date.setHours(time.getHours());
  date.setMinutes(time.getMinutes());
  return date;
}

/**
 * Creates a Google Form that allows respondents to select which conference
 * sessions they would like to attend, grouped by date and start time in the
 * caller's time zone.
 *
 * @param {Spreadsheet} ss The spreadsheet that contains the conference data.
 * @param {Array<String[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 */
function setUpForm_(ss, values) {
  // Group the sessions by date and time so that they can be passed to the form.
  let schedule = {};
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    if (!schedule[day]) {
      schedule[day] = {};
    }
    if (!schedule[day][time]) {
      schedule[day][time] = [];
    }
    schedule[day][time].push(session[0]);
  }

  // Creates the form and adds a multiple-choice question for each timeslot.
  let form = FormApp.create('Conference Form');
  form.setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, ss.getId());
  form.addTextItem().setTitle('Name').setRequired(true);
  form.addTextItem().setTitle('Email').setRequired(true);
  Object.keys(schedule).forEach(function(day) {
    let header = form.addSectionHeaderItem().setTitle('Sessions for ' + day);
    Object.keys(schedule[day]).forEach(function(time) {
      let item = form.addMultipleChoiceItem().setTitle(time + ' ' + day)
          .setChoiceValues(schedule[day][time]);
    });
  });
}

/**
 * Sends out calendar invitations and a
 * personalized Google Docs itinerary after a user responds to the form.
 *
 * @param {Object} e The event parameter for form submission to a spreadsheet;
 *     see https://developers.google.com/apps-script/understanding_events
 */
function onFormSubmit(e) {
  let user = {name: e.namedValues['Name'][0], email: e.namedValues['Email'][0]};

  // Grab the session data again so that we can match it to the user's choices.
  let response = [];
  let values = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName('Conference Setup')
      .getDataRange().getValues();
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    let timeslot = time + ' ' + day;

    // For every selection in the response, find the matching timeslot and title
    // in the spreadsheet and add the session data to the response array.
    if (e.namedValues[timeslot] && e.namedValues[timeslot] == title) {
      response.push(session);
    }
  }
  sendInvites_(user, response);
  sendDoc_(user, response);
}

/**
 * Add the user as a guest for every session he or she selected.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<String[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendInvites_(user, response) {
  let id = ScriptProperties.getProperty('calId');
  let cal = CalendarApp.getCalendarById(id);
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    cal.getEventSeriesById(response[i][5]).addGuest(user.email);
  }
}

/**
 * Creates and shares a personalized Google Doc that shows the user's itinerary.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<string[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendDoc_(user, response) {
  let doc = DocumentApp.create('Conference Itinerary for ' + user.name)
      .addEditor(user.email);
  let body = doc.getBody();
  let table = [['Session', 'Date', 'Time', 'Location']];
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    table.push([response[i][0], response[i][1].toLocaleDateString(),
      response[i][2].toLocaleTimeString(), response[i][4]]);
  }
  body.insertParagraph(0, doc.getName())
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
  table = body.appendTable(table);
  table.getRow(0).editAsText().setBold(true);
  doc.saveAndClose();

  // Emails a link to the Doc as well as a PDF copy.
  MailApp.sendEmail({
    to: user.email,
    subject: doc.getName(),
    body: 'Thanks for registering! Here\'s your itinerary: ' + doc.getUrl(),
    attachments: doc.getAs(MimeType.PDF),
  });
}

/**
 * Removes the calId script property so that the 'setUpConference_()' can be run again.
 */
function resetProperties(){
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.deleteAllProperties();
}

Collaboratori

Questo campione è gestito da Google con l'aiuto degli Esperti Google Developers.

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