मीटिंग के लिए एजेंडा बनाएं

कोडिंग का लेवल: शुरुआती
अवधि: 15 मिनट
प्रोजेक्ट का टाइप: इवेंट पर आधारित ट्रिगर के साथ ऑटोमेशन

मकसद

• समझें कि समाधान क्या करता है.
• समझें कि Apps Script की सेवाएं, समाधान में क्या करती हैं.
• स्क्रिप्ट सेट अप करें.
• स्क्रिप्ट चलाएं.

इस समाधान के बारे में जानकारी

Google Docs में अपने-आप एजेंडा दस्तावेज़ बन जाते हैं. साथ ही, वे Google Calendar में शेड्यूल की गई मीटिंग में अटैच हो जाते हैं.

यह कैसे काम करता है

यह स्क्रिप्ट, किसी एजेंडा के लिए दस्तावेज़ का टेंप्लेट बनाती है. कैलेंडर अपडेट करने पर, स्क्रिप्ट यह देखती है कि आपके किसी इवेंट की जानकारी में "#agenda" शामिल है या नहीं. अगर टैग मौजूद है, तो स्क्रिप्ट टेंप्लेट की एक कॉपी बनाती है. इसके बाद, उसे कैलेंडर इवेंट में जोड़ती है और इवेंट में शामिल होने वाले लोगों के साथ शेयर करती है.

Google Apps Script की सेवाएं

इस समाधान में इन सेवाओं का इस्तेमाल किया जाता है:

• Google Drive सेवा: यह सेवा, टेंप्लेट दस्तावेज़ के मौजूद होने की जांच करती है. अगर ऐसा नहीं होता है, तो स्क्रिप्ट, टेंप्लेट दस्तावेज़ के लिए एक नया फ़ोल्डर बनाती है. साथ ही, हर नए एजेंडा के लिए, टेंप्लेट दस्तावेज़ की एक कॉपी बनाती है.
• दस्तावेज़ सेवा: इसकी मदद से एजेंडा टेंप्लेट तैयार किए जाते हैं.
• Calendar सेवा: यह "#agenda" टैग वाले इवेंट ढूंढती है. साथ ही, इवेंट की जानकारी को एजेंडा दस्तावेज़ के लिंक के साथ अपडेट करती है.
• बुनियादी सेवा: यह Session क्लास का इस्तेमाल करके, उपयोगकर्ता का ईमेल पता हासिल करती है. इससे मौजूदा उपयोगकर्ता के लिए ट्रिगर बनाने में मदद मिलती है.
• स्क्रिप्ट सेवा: यह एक ऐसा ट्रिगर बनाती है जो उपयोगकर्ता के कैलेंडर में कोई भी बदलाव होने पर चलता है.

ज़रूरी शर्तें

इस सैंपल का इस्तेमाल करने के लिए, आपको इन ज़रूरी शर्तों को पूरा करना होगा:

• Google खाता (Google Workspace खातों के लिए, एडमिन की मंज़ूरी ज़रूरी हो सकती है).
• इंटरनेट ऐक्सेस करने की सुविधा वाला वेब ब्राउज़र.

स्क्रिप्ट सेट अप करना

1. मीटिंग के लिए एजेंडा बनाएं Apps Script प्रोजेक्ट का सैंपल खोलने के लिए, यहां दिए गए बटन पर क्लिक करें:

   प्रोजेक्ट खोलें

2. खास जानकारी पर क्लिक करें.

3. खास जानकारी वाले पेज पर, कॉपी बनाएं पर क्लिक करें.

4. कॉपी किए गए प्रोजेक्ट में, फ़ंक्शन ड्रॉप-डाउन में जाकर setUp चुनें.

5. चलाएं पर क्लिक करें.

6. जब आपसे कहा जाए, तब स्क्रिप्ट को अनुमति दें. <<../_snippets/oauth.md>>

स्क्रिप्ट चलाना

1. Calendar खोलें.
2. कोई नया इवेंट बनाएं या किसी मौजूदा इवेंट में बदलाव करें.
3. जानकारी में #agenda जोड़ें और इवेंट सेव करें.
4. अपने ईमेल में देखें कि आपको कोई सूचना मिली है या नहीं. इसमें बताया गया होगा कि आपके साथ कोई दस्तावेज़ शेयर किया गया है. इसके अलावा, Calendar को रीफ़्रेश करके, इवेंट पर फिर से क्लिक करें. इससे आपको एजेंडा दस्तावेज़ का लिंक दिखेगा.

मीटिंग में शामिल होने वाले सभी लोगों को, एजेंडा देखने के लिए ईमेल सूचना मिलती है. स्क्रिप्ट में, मीटिंग में शामिल होने वाले लोगों को बदलाव करने की अनुमति दी जाती है. हालांकि, मीटिंग में शामिल होने वाले लोगों के लिए, एजेंडा दस्तावेज़ की अनुमतियों को अपडेट करने के लिए, स्क्रिप्ट में बदलाव किया जा सकता है.

कोड की समीक्षा करना

इस समाधान के लिए, Apps Script कोड की समीक्षा करने के लिए, सोर्स कोड देखें पर क्लिक करें:

सोर्स कोड देखें

Code.gs

solutions/automations/agenda-maker/Code.js

GitHub पर देखें

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/agenda-maker

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Checks if the folder for Agenda docs exists, and creates it if it doesn't.
 *
 * @return {*} Drive folder ID for the app.
 */
function checkFolder() {
  const folders = DriveApp.getFoldersByName("Agenda Maker - App");
  // Finds the folder if it exists
  while (folders.hasNext()) {
    const folder = folders.next();
    if (
      folder.getDescription() ===
        "Apps Script App - Do not change this description" &&
      folder.getOwner().getEmail() === Session.getActiveUser().getEmail()
    ) {
      return folder.getId();
    }
  }
  // If the folder doesn't exist, creates one
  const folder = DriveApp.createFolder("Agenda Maker - App");
  folder.setDescription("Apps Script App - Do not change this description");
  return folder.getId();
}

/**
 * Finds the template agenda doc, or creates one if it doesn't exist.
 */
function getTemplateId(folderId) {
  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);
  const files = folder.getFilesByName("Agenda TEMPLATE##");

  // If there is a file, returns the ID.
  while (files.hasNext()) {
    const file = files.next();
    return file.getId();
  }

  // Otherwise, creates the agenda template.
  // You can adjust the default template here
  const doc = DocumentApp.create("Agenda TEMPLATE##");
  const body = doc.getBody();

  body
    .appendParagraph("##Attendees##")
    .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
    .editAsText()
    .setBold(true);
  body.appendParagraph(" ").editAsText().setBold(false);

  body
    .appendParagraph("Overview")
    .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
    .editAsText()
    .setBold(true);
  body.appendParagraph(" ");
  body.appendParagraph("- Topic 1: ").editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(" ").editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph("- Topic 2: ").editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(" ").editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph("- Topic 3: ").editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(" ").editAsText().setBold(false);

  body
    .appendParagraph("Next Steps")
    .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
    .editAsText()
    .setBold(true);
  body.appendParagraph("- Takeaway 1: ").editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph("- Responsible: ").editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph("- Accountable: ");
  body.appendParagraph("- Consult: ");
  body.appendParagraph("- Inform: ");
  body.appendParagraph(" ");
  body.appendParagraph("- Takeaway 2: ").editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph("- Responsible: ").editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph("- Accountable: ");
  body.appendParagraph("- Consult: ");
  body.appendParagraph("- Inform: ");
  body.appendParagraph(" ");
  body.appendParagraph("- Takeaway 3: ").editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph("- Responsible: ").editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph("- Accountable: ");
  body.appendParagraph("- Consult: ");
  body.appendParagraph("- Inform: ");

  doc.saveAndClose();

  folder.addFile(DriveApp.getFileById(doc.getId()));

  return doc.getId();
}

/**
 * When there is a change to the calendar, searches for events that include "#agenda"
 * in the decrisption.
 *
 */
function onCalendarChange() {
  // Gets recent events with the #agenda tag
  const now = new Date();
  const events = CalendarApp.getEvents(
    now,
    new Date(now.getTime() + 2 * 60 * 60 * 1000000),
    { search: "#agenda" },
  );

  const folderId = checkFolder();
  const templateId = getTemplateId(folderId);

  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);

  // Loops through any events found
  for (i = 0; i < events.length; i++) {
    const event = events[i];

    // Confirms whether the event has the #agenda tag
    let description = event.getDescription();
    if (description.search("#agenda") === -1) continue;

    // Only works with events created by the owner of this calendar
    if (event.isOwnedByMe()) {
      // Creates a new document from the template for an agenda for this event
      const newDoc = DriveApp.getFileById(templateId).makeCopy();
      newDoc.setName(`Agenda for ${event.getTitle()}`);

      const file = DriveApp.getFileById(newDoc.getId());
      folder.addFile(file);

      const doc = DocumentApp.openById(newDoc.getId());
      const body = doc.getBody();

      // Fills in the template with information about the attendees from the
      // calendar event
      const conf = body.findText("##Attendees##");
      if (conf) {
        const ref = conf.getStartOffset();

        for (const i in event.getGuestList()) {
          const guest = event.getGuestList()[i];

          body.insertParagraph(ref + 2, guest.getEmail());
        }
        body.replaceText("##Attendees##", "Attendees");
      }

      // Replaces the tag with a link to the agenda document
      const agendaUrl = `https://docs.google.com/document/d/${newDoc.getId()}`;
      description = description.replace(
        "#agenda",
        `<a href=${agendaUrl}>Agenda Doc</a>`,
      );
      event.setDescription(description);

      // Invites attendees to the Google doc so they automatically receive access to the agenda
      newDoc.addEditor(newDoc.getOwner());

      for (const i in event.getGuestList()) {
        const guest = event.getGuestList()[i];

        newDoc.addEditor(guest.getEmail());
      }
    }
  }
  return;
}

/**
 * Creates an event-driven trigger that fires whenever there's a change to the calendar.
 */
function setUp() {
  const email = Session.getActiveUser().getEmail();
  ScriptApp.newTrigger("onCalendarChange")
    .forUserCalendar(email)
    .onEventUpdated()
    .create();
}

</section>

बदलाव

अपनी ज़रूरतों के हिसाब से, सैंपल में जितना चाहें उतना बदलाव किया जा सकता है. यहां कुछ ऐसे बदलाव दिए गए हैं जिन्हें करना ज़रूरी नहीं है.

मीटिंग में शामिल होने वाले लोगों के लिए, एजेंडा दस्तावेज़ की अनुमतियां अपडेट करना

स्क्रिप्ट, शामिल होने वाले लोगों को बदलाव करने की अनुमति देती है. अगर आपको सिर्फ़ देखने की अनुमतियां देनी हैं, तो कोड के इस हिस्से में addEditor तरीके की जगह addViewer तरीके का इस्तेमाल करें:

     for (let i in event.getGuestList()) {
       let guest = event.getGuestList()[i];

       newDoc.addEditor(guest.getEmail());

एजेंडा के दस्तावेज़ के टेंप्लेट में बदलाव करना

मीटिंग के एजेंडा वाले दस्तावेज़ के टेंप्लेट को अपडेट करने के लिए, यह तरीका अपनाएं:

1. कैलेंडर इवेंट में पहला एजेंडा बनाने के बाद, Google Drive खोलें.
2. Agenda Maker - App नाम का फ़ोल्डर खोलें.
3. Agenda TEMPLATE## दस्तावेज़ खोलें और उसमें अपने हिसाब से बदलाव करें.

योगदान करने वाले लोग

इस सैंपल को प्रॉडक्ट मैनेजमेंट और प्लैटफ़ॉर्म रणनीति सलाहकार, जेरेमी ग्लैसेनबर्ग ने बनाया है. Twitter पर जर्मी को फ़ॉलो करें @jglassenberg.

इस सैंपल को Google, Google Developer के विशेषज्ञ की मदद से मैनेज करता है.

अगले चरण

• इवेंट पर आधारित ट्रिगर
• Calendar सेवा का रेफ़रंस