मीटिंग के लिए एजेंडा बनाएं

कोडिंग का लेवल: शुरुआती
अवधि: 15 मिनट
प्रोजेक्ट का टाइप: इवेंट-ड्रिवन ट्रिगर की मदद से ऑटोमेशन

मकसद

• समझें कि समाधान क्या करता है.
• समझें कि Apps Script की सेवाएं, समाधान में क्या करती हैं.
• स्क्रिप्ट सेट अप करें.
• स्क्रिप्ट चलाएं.

इस समाधान के बारे में जानकारी

Google Docs में अपने-आप एजेंडा दस्तावेज़ बन जाते हैं. साथ ही, वे Google Calendar में शेड्यूल की गई मीटिंग में अटैच हो जाते हैं.

यह कैसे काम करता है

यह स्क्रिप्ट, एजेंडा के लिए एक दस्तावेज़ टेंप्लेट बनाती है. कैलेंडर अपडेट करने पर, स्क्रिप्ट यह देखती है कि आपके किसी इवेंट की जानकारी में "#agenda" शामिल है या नहीं. अगर टैग मौजूद है, तो स्क्रिप्ट टेंप्लेट की एक कॉपी बनाती है. इसके बाद, उसे कैलेंडर इवेंट में जोड़ती है और इवेंट में शामिल होने वाले लोगों के साथ शेयर करती है.

Apps Script की सेवाएं

इस समाधान में इन सेवाओं का इस्तेमाल किया जाता है:

• Drive सेवा–यह सेवा, टेंप्लेट दस्तावेज़ के मौजूद होने की जांच करती है. अगर टेंप्लेट दस्तावेज़ मौजूद नहीं है, तो यह सेवा टेंप्लेट दस्तावेज़ के लिए एक नया फ़ोल्डर बनाती है. यह हर नए एजेंडा के लिए, टेंप्लेट दस्तावेज़ की एक कॉपी बनाता है.
• Document service–यह एजेंडा टेंप्लेट बनाता है.
• कैलेंडर सेवा–यह "#agenda" टैग वाले इवेंट की जांच करती है. साथ ही, इवेंट की जानकारी को एजेंडा दस्तावेज़ के लिंक के साथ अपडेट करती है.
• बेसिक सेवा–उपयोगकर्ता का ईमेल पाने के लिए, Session क्लास का इस्तेमाल करती है. इससे मौजूदा उपयोगकर्ता के लिए ट्रिगर बनाने में मदद मिलती है.
• स्क्रिप्ट सेवा–यह एक ट्रिगर बनाती है, जो उपयोगकर्ता के कैलेंडर में कोई भी बदलाव होने पर चालू हो जाता है.

ज़रूरी शर्तें

इस सैंपल का इस्तेमाल करने के लिए, आपको इन ज़रूरी शर्तों को पूरा करना होगा:

• Google खाता (Google Workspace खातों के लिए, एडमिन की अनुमति ज़रूरी हो सकती है).
• इंटरनेट ऐक्सेस करने की सुविधा वाला वेब ब्राउज़र.

स्क्रिप्ट सेट अप करना

1. मीटिंग के लिए एजेंडा बनाएं Apps Script प्रोजेक्ट का सैंपल खोलने के लिए, नीचे दिए गए बटन पर क्लिक करें.
   प्रोजेक्ट खोलें
2. खास जानकारी पर क्लिक करें.
3. खास जानकारी वाले पेज पर, कॉपी बनाएं पर क्लिक करें.
4. कॉपी किए गए प्रोजेक्ट में, फ़ंक्शन ड्रॉपडाउन में जाकर setUp चुनें.
5. चलाएं पर क्लिक करें.
6. जब आपसे कहा जाए, तब स्क्रिप्ट को अनुमति दें. अगर OAuth की सहमति वाली स्क्रीन पर, इस ऐप्लिकेशन की पुष्टि नहीं हुई है चेतावनी दिखती है, तो ऐडवांस > {Project Name} पर जाएं (सुरक्षित नहीं है) को चुनकर जारी रखें.

स्क्रिप्ट चलाना

1. Google Calendar खोलें
2. कोई नया इवेंट बनाएं या किसी मौजूदा इवेंट में बदलाव करें.
3. जानकारी में #agenda जोड़ें और इवेंट सेव करें.
4. अपने ईमेल में देखें कि क्या आपको कोई ईमेल सूचना मिली है. इसमें बताया गया होगा कि आपके साथ कोई दस्तावेज़ शेयर किया गया है. इसके अलावा, Calendar को रीफ़्रेश करके इवेंट पर फिर से क्लिक करें. इससे आपको एजेंडा दस्तावेज़ का लिंक दिखेगा.

मीटिंग में शामिल होने वाले सभी लोगों को, एजेंडा देखने के लिए ईमेल सूचना मिलती है. स्क्रिप्ट, मीटिंग में शामिल होने वाले लोगों को बदलाव करने की अनुमति देती है. हालांकि, मीटिंग में शामिल होने वाले लोगों के लिए, एजेंडा दस्तावेज़ की अनुमतियों को अपडेट करने के लिए, स्क्रिप्ट में बदलाव किया जा सकता है.

कोड की समीक्षा करना

इस समाधान के लिए, Apps Script कोड की समीक्षा करने के लिए, यहां दिए गए सोर्स कोड देखें पर क्लिक करें:

सोर्स कोड देखें

Code.gs

solutions/automations/agenda-maker/Code.js

GitHub पर देखें

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/agenda-maker

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Checks if the folder for Agenda docs exists, and creates it if it doesn't.
 *
 * @return {*} Drive folder ID for the app.
 */
function checkFolder() {
  const folders = DriveApp.getFoldersByName('Agenda Maker - App');
  // Finds the folder if it exists
  while (folders.hasNext()) {
    let folder = folders.next();
    if (
      folder.getDescription() ==
        'Apps Script App - Do not change this description' &&
      folder.getOwner().getEmail() == Session.getActiveUser().getEmail()
    ) {
      return folder.getId();
    }
  }
  // If the folder doesn't exist, creates one
  let folder = DriveApp.createFolder('Agenda Maker - App');
  folder.setDescription('Apps Script App - Do not change this description');
  return folder.getId();
}

/**
 * Finds the template agenda doc, or creates one if it doesn't exist.
 */
function getTemplateId(folderId) {
  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);
  const files = folder.getFilesByName('Agenda TEMPLATE##');

  // If there is a file, returns the ID.
  while (files.hasNext()) {
    const file = files.next();
    return file.getId();
  }

  // Otherwise, creates the agenda template.
  // You can adjust the default template here
  const doc = DocumentApp.create('Agenda TEMPLATE##');
  const body = doc.getBody();

  body
      .appendParagraph('##Attendees##')
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
      .editAsText()
      .setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);

  body
      .appendParagraph('Overview')
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
      .editAsText()
      .setBold(true);
  body.appendParagraph(' ');
  body.appendParagraph('- Topic 1: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Topic 2: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Topic 3: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);

  body
      .appendParagraph('Next Steps')
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
      .editAsText()
      .setBold(true);
  body.appendParagraph('- Takeaway 1: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph('- Responsible: ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Accountable: ');
  body.appendParagraph('- Consult: ');
  body.appendParagraph('- Inform: ');
  body.appendParagraph(' ');
  body.appendParagraph('- Takeaway 2: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph('- Responsible: ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Accountable: ');
  body.appendParagraph('- Consult: ');
  body.appendParagraph('- Inform: ');
  body.appendParagraph(' ');
  body.appendParagraph('- Takeaway 3: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph('- Responsible: ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Accountable: ');
  body.appendParagraph('- Consult: ');
  body.appendParagraph('- Inform: ');

  doc.saveAndClose();

  folder.addFile(DriveApp.getFileById(doc.getId()));

  return doc.getId();
}

/**
 * When there is a change to the calendar, searches for events that include "#agenda"
 * in the decrisption.
 *
 */
function onCalendarChange() {
  // Gets recent events with the #agenda tag
  const now = new Date();
  const events = CalendarApp.getEvents(
      now,
      new Date(now.getTime() + 2 * 60 * 60 * 1000000),
      {search: '#agenda'},
  );

  const folderId = checkFolder();
  const templateId = getTemplateId(folderId);

  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);

  // Loops through any events found
  for (i = 0; i < events.length; i++) {
    const event = events[i];

    // Confirms whether the event has the #agenda tag
    let description = event.getDescription();
    if (description.search('#agenda') == -1) continue;

    // Only works with events created by the owner of this calendar
    if (event.isOwnedByMe()) {
      // Creates a new document from the template for an agenda for this event
      const newDoc = DriveApp.getFileById(templateId).makeCopy();
      newDoc.setName('Agenda for ' + event.getTitle());

      const file = DriveApp.getFileById(newDoc.getId());
      folder.addFile(file);

      const doc = DocumentApp.openById(newDoc.getId());
      const body = doc.getBody();

      // Fills in the template with information about the attendees from the
      // calendar event
      const conf = body.findText('##Attendees##');
      if (conf) {
        const ref = conf.getStartOffset();

        for (let i in event.getGuestList()) {
          let guest = event.getGuestList()[i];

          body.insertParagraph(ref + 2, guest.getEmail());
        }
        body.replaceText('##Attendees##', 'Attendees');
      }

      // Replaces the tag with a link to the agenda document
      const agendaUrl = 'https://docs.google.com/document/d/' + newDoc.getId();
      description = description.replace(
          '#agenda',
          '<a href=' + agendaUrl + '>Agenda Doc</a>',
      );
      event.setDescription(description);

      // Invites attendees to the Google doc so they automatically receive access to the agenda
      newDoc.addEditor(newDoc.getOwner());

      for (let i in event.getGuestList()) {
        let guest = event.getGuestList()[i];

        newDoc.addEditor(guest.getEmail());
      }
    }
  }
  return;
}

/**
 * Creates an event-driven trigger that fires whenever there's a change to the calendar.
 */
function setUp() {
  let email = Session.getActiveUser().getEmail();
  ScriptApp.newTrigger("onCalendarChange").forUserCalendar(email).onEventUpdated().create();
}

बदलाव

अपनी ज़रूरतों के हिसाब से, सैंपल में जितना चाहें उतना बदलाव किया जा सकता है. यहां कुछ ऐसे बदलाव दिए गए हैं जिन्हें करना ज़रूरी नहीं है.

मीटिंग में शामिल होने वाले लोगों के लिए, एजेंडा दस्तावेज़ की अनुमतियां अपडेट करना

स्क्रिप्ट, शामिल होने वाले लोगों को बदलाव करने की अनुमति देती है. अगर आपको सिर्फ़ देखने की अनुमतियां देनी हैं, तो कोड के इस हिस्से में addEditor तरीके को addViewer तरीके से बदलें:

     for (let i in event.getGuestList()) {
       let guest = event.getGuestList()[i];

       newDoc.addEditor(guest.getEmail());

मीटिंग के एजेंडा के दस्तावेज़ के टेंप्लेट में बदलाव करना

मीटिंग के एजेंडा वाले दस्तावेज़ के टेंप्लेट को अपडेट करने के लिए, यह तरीका अपनाएं:

1. कैलेंडर इवेंट में पहला एजेंडा बनाने के बाद, Google Drive खोलें.
2. Agenda Maker - App नाम का फ़ोल्डर खोलें.
3. Agenda TEMPLATE## दस्तावेज़ खोलें और उसमें अपने हिसाब से बदलाव करें.

योगदानकर्ता

इस सैंपल को प्रॉडक्ट मैनेजमेंट और प्लैटफ़ॉर्म रणनीति सलाहकार, जेरेमी ग्लैसेनबर्ग ने बनाया है. जेरेमी को Twitter पर @jglassenberg पर फ़ॉलो करें.

इस सैंपल को Google, Google Developer Experts की मदद से मैनेज करता है.

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