Объединение контента из нескольких документов

Уровень кодирования : Новичок
Продолжительность : 15 минут
Тип проекта : Автоматизация с индивидуальным меню

Цели

• Поймите, что делает решение.
• Узнайте, что делают службы Apps Script в решении.
• Настройте сценарий.
• Запустите скрипт.

Об этом решении

Чтобы сэкономить время и уменьшить количество ошибок при копировании и вставке вручную, вы можете автоматически импортировать содержимое из нескольких документов в один основной документ. Это решение ориентировано на агрегирование отчетов о состоянии проекта, но вы можете редактировать его в соответствии со своими потребностями.

Как это работает

Скрипт создает папку для хранения документов, из которых вы хотите импортировать контент, и документ-шаблон, из которого можно начать импорт. Сценарий также включает функции, которые создают образцы документов для демонстрации этого решения.

Когда пользователь выбирает «Импортировать сводки» в пользовательском меню, сценарий получает все файлы Docs в папке и перебирает каждый из них. Скрипт ищет конкретную строку и тип заголовка, чтобы определить текст сводки, который необходимо скопировать. После копирования текста сценарий меняет цвет текста строки идентификатора, чтобы избежать дублирования. Скрипт вставляет сводки в основной документ, каждую в отдельную таблицу из одной ячейки.

Службы сценариев приложений

В этом решении используются следующие сервисы:

• Служба документов – создает шаблон и образцы исходных документов. Просматривает каждый исходный документ в поисках новых описаний проектов для импорта. Импортирует сводки в основной документ. Обновляет исходные документы, чтобы предотвратить повторный импорт сводок.
• Служба Диска – создает папку для хранения исходных документов. Добавляет в папку документ-шаблон и образцы исходных документов.
• Служба служебных программ — форматирует дату, которую сценарий добавляет в основной документ каждый раз, когда сценарий импортирует сводки из исходных документов.
• Базовая служба – использует класс Session для получения часового пояса скрипта. Скрипт использует часовой пояс при добавлении даты импорта в основной документ.

Предварительные условия

Для использования этого образца необходимы следующие предварительные условия:

• Учетная запись Google (для учетных записей Google Workspace может потребоваться одобрение администратора).
• Веб-браузер с доступом в Интернет.

Настройте сценарий

Нажмите кнопку ниже, чтобы сделать копию документа с совокупным содержимым .
Сделать копию

Запустите сценарий

Запустите демо-версию с образцами документов

1. Нажмите «Импортировать сводки» > «Настроить» > «Запустить демонстрационную настройку с образцами документов» . Возможно, вам придется обновить страницу, чтобы появилось это пользовательское меню.

2. При появлении запроса авторизуйте сценарий. Если на экране согласия OAuth отображается предупреждение «Это приложение не проверено» , продолжайте, выбрав «Дополнительно» > « Перейти к {Имя проекта} (небезопасно)» .

3. Нажмите «Импортировать сводки» > «Настроить» > еще раз запустить демонстрационную настройку с образцами документов .

4. При появлении запроса скопируйте URL-адрес папки Диска для использования на более позднем этапе.

5. Нажмите ОК .

6. Нажмите «Импортировать сводки» > «Импортировать сводки» .

7. При появлении запроса нажмите ОК .

8. Просмотрите сводные данные проекта, импортированные из образцов документов.

Добавить и импортировать сводку

1. В новой вкладке браузера вставьте URL-адрес папки, чтобы открыть папку состояния проекта .
2. Откройте файл проекта ABC .
3. Создайте новую сводку для импорта, добавив в конец документа следующее содержимое:
   1. Введите Summary и установите стиль текста « Заголовок 3» .
   2. Непосредственно под Summary вставьте таблицу 1x1. Убедитесь, что между Summary и таблицей нет пустых строк.
   3. В таблице введите Hello world! .
4. Вернитесь к основному документу и нажмите «Импортировать сводки» > «Импортировать сводки» .
5. При появлении запроса нажмите ОК .
6. Просмотрите последний импорт в конце документа.

Просмотрите код

Чтобы просмотреть код скрипта приложений для этого решения, нажмите «Просмотреть исходный код» ниже:

Посмотреть исходный код

Код.gs

решения/автоматизация/агрегат-документ-контент/Code.js

Посмотреть на GitHub

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/aggregate-document-content

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/** 
 * This file containts the main application functions that import data from
 * summary documents into the body of the main document.
 */

// Application constants
const APP_TITLE = 'Document summary importer'; // Application name
const PROJECT_FOLDER_NAME = 'Project statuses'; // Drive folder for the source files.

// Below are the parameters used to identify which content to import from the source documents
// and which content has already been imported.
const FIND_TEXT_KEYWORDS = 'Summary'; // String that must be found in the heading above the table (case insensitive).
const APP_STYLE = DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING3; // Style that must be applied to heading above the table.
const TEXT_COLOR = '#2e7d32'; // Color applied to heading after import to avoid duplication.

/**
 * Updates the main document, importing content from the source files.
 * Uses the above parameters to locate content to be imported.
 * 
 * Called from menu option.
 */
function performImport() {
  // Gets the folder in Drive associated with this application.
  const folder = getFolderByName_(PROJECT_FOLDER_NAME);
  // Gets the Google Docs files found in the folder. 
  const files = getFiles(folder);

  // Warns the user if the folder is empty.
  const ui = DocumentApp.getUi();
  if (files.length === 0) {
    const msg =
      `No files found in the folder '${PROJECT_FOLDER_NAME}'.
      Run '${MENU.SETUP}' | '${MENU.SAMPLES}' from the menu
      if you'd like to create samples files.`
    ui.alert(APP_TITLE, msg, ui.ButtonSet.OK);
    return;
  }

  /** Processes main document */
  // Gets the active document and body section.
  const docTarget = DocumentApp.getActiveDocument();
  const docTargetBody = docTarget.getBody();

  // Appends import summary section to the end of the target document. 
  // Adds a horizontal line and a header with today's date and a title string.
  docTargetBody.appendHorizontalRule();
  const dateString = Utilities.formatDate(new Date(), Session.getScriptTimeZone(), 'MMMM dd, yyyy');
  const headingText = `Imported: ${dateString}`;
  docTargetBody.appendParagraph(headingText).setHeading(APP_STYLE);
  // Appends a blank paragraph for spacing.
  docTargetBody.appendParagraph(" ");

  /** Process source documents */
  // Iterates through each source document in the folder.
  // Copies and pastes new updates to the main document.
  let noContentList = [];
  let numUpdates = 0;
  for (let id of files) {

    // Opens source document; get info and body.
    const docOpen = DocumentApp.openById(id);
    const docName = docOpen.getName();
    const docHtml = docOpen.getUrl();
    const docBody = docOpen.getBody();

    // Gets summary content from document and returns as object {content:content}
    const content = getContent(docBody);

    // Logs if document doesn't contain content to be imported.
    if (!content) {
      noContentList.push(docName);
      continue;
    }
    else {
      numUpdates++
      // Inserts content into the main document.
      // Appends a title/url reference link back to source document.
      docTargetBody.appendParagraph('').appendText(`${docName}`).setLinkUrl(docHtml);
      // Appends a single-cell table and pastes the content.
      docTargetBody.appendTable(content);
    }
    docOpen.saveAndClose()
  }
  /** Provides an import summary */
  docTarget.saveAndClose();
  let msg = `Number of documents updated: ${numUpdates}`
  if (noContentList.length != 0) {
    msg += `\n\nThe following documents had no updates:`
    for (let file of noContentList) {
      msg += `\n ${file}`;
    }
  }
  ui.alert(APP_TITLE, msg, ui.ButtonSet.OK);
}

/**
 * Updates the main document drawing content from source files.
 * Uses the parameters at the top of this file to locate content to import.
 * 
 * Called from performImport().
 */
function getContent(body) {

  // Finds the heading paragraph with matching style, keywords and !color.
  var parValidHeading;
  const searchType = DocumentApp.ElementType.PARAGRAPH;
  const searchHeading = APP_STYLE;
  let searchResult = null;

  // Gets and loops through all paragraphs that match the style of APP_STYLE.
  while (searchResult = body.findElement(searchType, searchResult)) {
    let par = searchResult.getElement().asParagraph();
    if (par.getHeading() == searchHeading) {
      // If heading style matches, searches for text string (case insensitive).
      let findPos = par.findText('(?i)' + FIND_TEXT_KEYWORDS);
      if (findPos !== null) {

        // If text color is green, then the paragraph isn't a new summary to copy.
        if (par.editAsText().getForegroundColor() != TEXT_COLOR) {
          parValidHeading = par;
        }
      }
    }
  }

  if (!parValidHeading) {
    return;
  } else {
    // Updates the heading color to indicate that the summary has been imported.     
    let style = {};
    style[DocumentApp.Attribute.FOREGROUND_COLOR] = TEXT_COLOR;
    parValidHeading.setAttributes(style);
    parValidHeading.appendText(" [Exported]");

    // Gets the content from the table following the valid heading.
    let elemObj = parValidHeading.getNextSibling().asTable();
    let content = elemObj.copy();

    return content;
  }
}

/**
 * Gets the IDs of the Docs files within the folder that contains source files.
 * 
 * Called from function performImport().
 */
function getFiles(folder) {
  // Only gets Docs files.
  const files = folder.getFilesByType(MimeType.GOOGLE_DOCS);
  let docIDs = [];
  while (files.hasNext()) {
    let file = files.next();
    docIDs.push(file.getId());
  }
  return docIDs;
}

Меню.gs

решения/автоматизация/агрегат-документ-контент/Menu.js

Посмотреть на GitHub

/**
 * Copyright 2022 Google LLC
 *
 * Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
 * you may not use this file except in compliance with the License.
 * You may obtain a copy of the License at
 *
 *      http://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0
 *
 * Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
 * distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
 * WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
 * See the License for the specific language governing permissions and
 * limitations under the License.
 */

/** 
 * This file contains the functions that build the custom menu.
 */
// Menu constants for easy access to update.
const MENU = {
  NAME: 'Import summaries',
  IMPORT: 'Import summaries',
  SETUP: 'Configure',
  NEW_INSTANCE: 'Setup new instance',
  TEMPLATE: 'Create starter template',
  SAMPLES: 'Run demo setup with sample documents'
}

/**
 * Creates custom menu when the document is opened.
 */
function onOpen() {
  const ui = DocumentApp.getUi();
  ui.createMenu(MENU.NAME)
    .addItem(MENU.IMPORT, 'performImport')
    .addSeparator()
    .addSubMenu(ui.createMenu(MENU.SETUP)
      .addItem(MENU.NEW_INSTANCE, 'setupConfig')
      .addItem(MENU.TEMPLATE, 'createSampleFile')
      .addSeparator()
      .addItem(MENU.SAMPLES, 'setupWithSamples'))
    .addItem('About', 'aboutApp')
    .addToUi()
}

/**
 * About box for context and contact.
 * TODO: Personalize
 */
function aboutApp() {
  const msg = `
  ${APP_TITLE}
  Version: 1.0
  Contact: <Developer Email goes here>`

  const ui = DocumentApp.getUi();
  ui.alert("About this application", msg, ui.ButtonSet.OK);
}

Настройка.gs

решения/автоматизация/агрегат-документ-контент/Setup.js

Посмотреть на GitHub

/**
 * Copyright 2022 Google LLC
 *
 * Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
 * you may not use this file except in compliance with the License.
 * You may obtain a copy of the License at
 *
 *      http://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0
 *
 * Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
 * distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
 * WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
 * See the License for the specific language governing permissions and
 * limitations under the License.
 */

/** 
 * This file contains functions that create the template and sample documents.
 */

/**
 * Runs full setup configuration, with option to include samples.
 * 
 * Called from menu & setupWithSamples()
 * 
 * @param {boolean} includeSamples - Optional, if true creates samples files. * 
 */
function setupConfig(includeSamples) {

  // Gets folder to store documents in.
  const folder = getFolderByName_(PROJECT_FOLDER_NAME)

  let msg =
    `\nDrive Folder for Documents: '${PROJECT_FOLDER_NAME}'
   \nURL: \n${folder.getUrl()}`

  // Creates sample documents for testing.
  // Remove sample document creation and add your own process as needed.
  if (includeSamples) {
    let filesCreated = 0;
    for (let doc of samples.documents) {
      filesCreated += createGoogleDoc(doc, folder, true);
    }
    msg += `\n\nFiles Created: ${filesCreated}`
  }
  const ui = DocumentApp.getUi();
  ui.alert(`${APP_TITLE} [Setup]`, msg, ui.ButtonSet.OK);

}

/**
 * Creates a single document instance in the application folder.
 * Includes import settings already created [Heading | Keywords | Table]
 * 
 * Called from menu. 
 */
function createSampleFile() {

  // Creates a new Google Docs document.
  const templateName = `[Template] ${APP_TITLE}`;
  const doc = DocumentApp.create(templateName);
  const docId = doc.getId();

  const msg = `\nDocument created: '${templateName}'
  \nURL: \n${doc.getUrl()}`

  // Adds template content to the body.
  const body = doc.getBody();

  body.setText(templateName);
  body.getParagraphs()[0].setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.TITLE);
  body.appendParagraph('Description').setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
  body.appendParagraph('');

  const dateString = Utilities.formatDate(new Date(), Session.getScriptTimeZone(), 'MMMM dd, yyyy');
  body.appendParagraph(`${FIND_TEXT_KEYWORDS} - ${dateString}`).setHeading(APP_STYLE);
  body.appendTable().appendTableRow().appendTableCell('TL;DR');
  body.appendParagraph("");

  // Gets folder to store documents in.
  const folder = getFolderByName_(PROJECT_FOLDER_NAME)

  // Moves document to application folder.
  DriveApp.getFileById(docId).moveTo(folder);

  const ui = DocumentApp.getUi();
  ui.alert(`${APP_TITLE} [Template]`, msg, ui.ButtonSet.OK);
}

/**
 * Configures application for demonstration by setting it up with sample documents.
 * 
 * Called from menu | Calls setupConfig with option set to true. 
 */
function setupWithSamples() {
  setupConfig(true)
}

/** 
 * Sample document names and demo content. 
 * {object} samples[]
*/
const samples = {
  'documents': [
    {
      'name': 'Project GHI',
      'description': 'Google Workspace Add-on inventory review.',
      'content': 'Reviewed all of the currently in-use and proposed Google Workspace Add-ons. Will perform an assessment on how we can reduce overlap, reduce licensing costs, and limit security exposures. \n\nNext week\'s goal is to report findings back to the Corp Ops team.'
    },
    {
      'name': 'Project DEF',
      'description': 'Improve IT networks within the main corporate building.',
      'content': 'Primarily focused on 2nd thru 5th floors in the main corporate building evaluating the network infrastructure. Benchmarking tests were performed and results are being analyzed. \n\nWill submit all findings, analysis, and recommendations next week for committee review.'
    },
    {
      'name': 'Project ABC',
      'description': 'Assess existing Google Chromebook inventory and recommend upgrades where necessary.',
      'content': 'Concluded a pilot program with the Customer Service department to perform inventory and update inventory records with Chromebook hardware, Chrome OS versions, and installed apps. \n\nScheduling a work plan and seeking necessary go-forward approvals for next week.'
    },
  ],
  'common': 'This sample document is configured to work with the Import summaries custom menu. For the import to work, the source documents used must contain a specific keyword (currently set to "Summary"). The keyword must reside in a paragraph with a set style (currently set to "Heading 3") that is directly followed by a single-cell table. The table contains the contents to be imported into the primary document.\n\nWhile those rules might seem precise, it\'s how the application programmatically determines what content is meant to be imported and what can be ignored. Once a summary has been imported, the script updates the heading font to a new color (currently set to Green, hex \'#2e7d32\') to ensure the app ignores it in future imports. You can change these settings in the Apps Script code.'
}

/**
 * Creates a sample document in application folder.
 * Includes import settings already created [Heading | Keywords | Table].
 * Inserts demo data from samples[].
 * 
 * Called from menu. 
 */
function createGoogleDoc(document, folder, duplicate) {

  // Checks for duplicates.
  if (!duplicate) {
    // Doesn't create file of same name if one already exists.
    if (folder.getFilesByName(document.name).hasNext()) {
      return 0 // File not created.
    }
  }

  // Creates a new Google Docs document.
  const doc = DocumentApp.create(document.name).setName(document.name);
  const docId = doc.getId();

  // Adds boilerplate content to the body.
  const body = doc.getBody();

  body.setText(document.name);
  body.getParagraphs()[0].setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.TITLE);
  body.appendParagraph("Description").setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
  body.appendParagraph(document.description);
  body.appendParagraph("Usage Instructions").setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
  body.appendParagraph(samples.common);

  const dateString = Utilities.formatDate(new Date(), Session.getScriptTimeZone(), 'MMMM dd, yyyy');
  body.appendParagraph(`${FIND_TEXT_KEYWORDS} - ${dateString}`).setHeading(APP_STYLE);
  body.appendTable().appendTableRow().appendTableCell(document.content);
  body.appendParagraph("");

  // Moves document to application folder.
  DriveApp.getFileById(docId).moveTo(folder);

  // Returns if successfully created.
  return 1
}

Утилиты.gs

решения/автоматизация/агрегат-документ-контент/Utilities.js

Посмотреть на GitHub

/**
 * Copyright 2022 Google LLC
 *
 * Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
 * you may not use this file except in compliance with the License.
 * You may obtain a copy of the License at
 *
 *      http://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0
 *
 * Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
 * distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
 * WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
 * See the License for the specific language governing permissions and
 * limitations under the License.
 */

/** 
 * This file contains common utility functions.
 */

/**
 * Returns a Drive folder located in same folder that the application document is located.
 * Checks if the folder exists and returns that folder, or creates new one if not found.
 *
 * @param {string} folderName - Name of the Drive folder. 
 * @return {object} Google Drive folder
 */
function getFolderByName_(folderName) {
  // Gets the Drive folder where the current document is located.
  const docId = DocumentApp.getActiveDocument().getId();
  const parentFolder = DriveApp.getFileById(docId).getParents().next();

  // Iterates subfolders to check if folder already exists.
  const subFolders = parentFolder.getFolders();
  while (subFolders.hasNext()) {
    let folder = subFolders.next();

    // Returns the existing folder if found.
    if (folder.getName() === folderName) {
      return folder;
    }
  }
  // Creates a new folder if one doesn't already exist.
  return parentFolder.createFolder(folderName)
    .setDescription(`Created by ${APP_TITLE} application to store documents to process`);
}

/**
 * Test function to run getFolderByName_.
 * @logs details of created Google Drive folder.
 */
function test_getFolderByName() {

  // Gets the folder in Drive associated with this application.
  const folder = getFolderByName_(PROJECT_FOLDER_NAME);

  console.log(`Name: ${folder.getName()}\rID: ${folder.getId()}\rURL:${folder.getUrl()}\rDescription: ${folder.getDescription()}`)
  // Uncomment the following to automatically delete the test folder.
  // folder.setTrashed(true);
}

Авторы

Этот образец поддерживается Google с помощью экспертов-разработчиков Google.

Следующие шаги

• Пользовательские меню в Google Workspace
• Расширение Документов Google