Уровень кодирования : Новичок
Продолжительность : 15 минут
Тип проекта : Автоматизация с индивидуальным меню
Цели
- Поймите, что делает решение.
- Узнайте, что делают службы Apps Script в решении.
- Настройте сценарий.
- Запустите сценарий.
Об этом решении
Чтобы сэкономить время и уменьшить количество ошибок при копировании и вставке вручную, вы можете автоматически импортировать содержимое из нескольких документов в один основной документ. Это решение ориентировано на агрегирование отчетов о состоянии проекта, но вы можете редактировать его в соответствии со своими потребностями.
Как это работает
Скрипт создает папку для хранения документов, из которых вы хотите импортировать контент, и документ-шаблон, из которого можно начать импорт. Сценарий также включает функции, которые создают образцы документов для демонстрации этого решения.
Когда пользователь выбирает «Импортировать сводки» в пользовательском меню, сценарий получает все файлы Docs в папке и перебирает каждый из них. Скрипт ищет конкретную строку и тип заголовка, чтобы определить текст сводки, который необходимо скопировать. После копирования текста сценарий меняет цвет текста строки идентификатора, чтобы избежать дублирования. Скрипт вставляет сводки в основной документ, каждую в отдельную таблицу из одной ячейки.
Службы сценариев приложений
В этом решении используются следующие сервисы:
- Служба документов – создает шаблон и образцы исходных документов. Просматривает каждый исходный документ в поисках новых описаний проектов для импорта. Импортирует сводки в основной документ. Обновляет исходные документы, чтобы предотвратить повторный импорт сводок.
- Служба Диска – создает папку для хранения исходных документов. Добавляет в папку документ-шаблон и образцы исходных документов.
- Служба служебных программ — форматирует дату, которую сценарий добавляет в основной документ каждый раз, когда сценарий импортирует сводки из исходных документов.
- Базовая служба – использует класс
Session для получения часового пояса скрипта. Скрипт использует часовой пояс при добавлении даты импорта в основной документ.
Предварительные условия
Для использования этого образца необходимы следующие предварительные условия:
- Учетная запись Google (для учетных записей Google Workspace может потребоваться одобрение администратора).
- Веб-браузер с доступом в Интернет.
Настройте сценарий
Нажмите кнопку ниже, чтобы сделать копию документа с совокупным содержимым .
Сделать копию
Запустите сценарий
Запустите демо-версию с образцами документов
- Нажмите «Импортировать сводки» > «Настроить» > «Запустить демонстрационную настройку с образцами документов» . Возможно, вам придется обновить страницу, чтобы появилось это пользовательское меню.
При появлении запроса авторизуйте сценарий. Если на экране согласия OAuth отображается предупреждение «Это приложение не проверено» , продолжайте, выбрав «Дополнительно» > «Перейти к {Имя проекта} (небезопасно)» .
Нажмите «Импортировать сводки» > «Настроить» > еще раз запустить демонстрационную настройку с образцами документов .
При появлении запроса скопируйте URL-адрес папки Диска для использования на более позднем этапе.
Нажмите ОК .
Нажмите «Импортировать сводки» > «Импортировать сводки» .
При появлении запроса нажмите ОК .
Просмотрите сводные данные проекта, импортированные из образцов документов.
Добавить и импортировать сводку
- В новой вкладке браузера вставьте URL-адрес папки, чтобы открыть папку состояния проекта .
- Откройте файл проекта ABC .
- Создайте новую сводку для импорта, добавив в конец документа следующее содержимое:
- Введите
Summary и установите стиль текста « Заголовок 3» . - Непосредственно под
Summary вставьте таблицу 1x1. Убедитесь, что между Summary и таблицей нет пустых строк. - В таблице введите
Hello world! .
- Вернитесь к основному документу и нажмите «Импортировать сводки» > «Импортировать сводки» .
- При появлении запроса нажмите ОК .
- Просмотрите последний импорт в конце документа.
Просмотрите код
Чтобы просмотреть код скрипта приложений для этого решения, нажмите «Просмотреть исходный код» ниже:
Посмотреть исходный код
Настройка.gs
/**
* Copyright 2022 Google LLC
*
* Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
* you may not use this file except in compliance with the License.
* You may obtain a copy of the License at
*
* http://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0
*
* Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
* distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
* WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
* See the License for the specific language governing permissions and
* limitations under the License.
*/
/**
* This file contains functions that create the template and sample documents.
*/
/**
* Runs full setup configuration, with option to include samples.
*
* Called from menu & setupWithSamples()
*
* @param {boolean} includeSamples - Optional, if true creates samples files. *
*/
function setupConfig(includeSamples) {
// Gets folder to store documents in.
const folder = getFolderByName_(PROJECT_FOLDER_NAME)
let msg =
`\nDrive Folder for Documents: '${PROJECT_FOLDER_NAME}'
\nURL: \n${folder.getUrl()}`
// Creates sample documents for testing.
// Remove sample document creation and add your own process as needed.
if (includeSamples) {
let filesCreated = 0;
for (let doc of samples.documents) {
filesCreated += createGoogleDoc(doc, folder, true);
}
msg += `\n\nFiles Created: ${filesCreated}`
}
const ui = DocumentApp.getUi();
ui.alert(`${APP_TITLE} [Setup]`, msg, ui.ButtonSet.OK);
}
/**
* Creates a single document instance in the application folder.
* Includes import settings already created [Heading | Keywords | Table]
*
* Called from menu.
*/
function createSampleFile() {
// Creates a new Google Docs document.
const templateName = `[Template] ${APP_TITLE}`;
const doc = DocumentApp.create(templateName);
const docId = doc.getId();
const msg = `\nDocument created: '${templateName}'
\nURL: \n${doc.getUrl()}`
// Adds template content to the body.
const body = doc.getBody();
body.setText(templateName);
body.getParagraphs()[0].setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.TITLE);
body.appendParagraph('Description').setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
body.appendParagraph('');
const dateString = Utilities.formatDate(new Date(), Session.getScriptTimeZone(), 'MMMM dd, yyyy');
body.appendParagraph(`${FIND_TEXT_KEYWORDS} - ${dateString}`).setHeading(APP_STYLE);
body.appendTable().appendTableRow().appendTableCell('TL;DR');
body.appendParagraph("");
// Gets folder to store documents in.
const folder = getFolderByName_(PROJECT_FOLDER_NAME)
// Moves document to application folder.
DriveApp.getFileById(docId).moveTo(folder);
const ui = DocumentApp.getUi();
ui.alert(`${APP_TITLE} [Template]`, msg, ui.ButtonSet.OK);
}
/**
* Configures application for demonstration by setting it up with sample documents.
*
* Called from menu | Calls setupConfig with option set to true.
*/
function setupWithSamples() {
setupConfig(true)
}
/**
* Sample document names and demo content.
* {object} samples[]
*/
const samples = {
'documents': [
{
'name': 'Project GHI',
'description': 'Google Workspace Add-on inventory review.',
'content': 'Reviewed all of the currently in-use and proposed Google Workspace Add-ons. Will perform an assessment on how we can reduce overlap, reduce licensing costs, and limit security exposures. \n\nNext week\'s goal is to report findings back to the Corp Ops team.'
},
{
'name': 'Project DEF',
'description': 'Improve IT networks within the main corporate building.',
'content': 'Primarily focused on 2nd thru 5th floors in the main corporate building evaluating the network infrastructure. Benchmarking tests were performed and results are being analyzed. \n\nWill submit all findings, analysis, and recommendations next week for committee review.'
},
{
'name': 'Project ABC',
'description': 'Assess existing Google Chromebook inventory and recommend upgrades where necessary.',
'content': 'Concluded a pilot program with the Customer Service department to perform inventory and update inventory records with Chromebook hardware, Chrome OS versions, and installed apps. \n\nScheduling a work plan and seeking necessary go-forward approvals for next week.'
},
],
'common': 'This sample document is configured to work with the Import summaries custom menu. For the import to work, the source documents used must contain a specific keyword (currently set to "Summary"). The keyword must reside in a paragraph with a set style (currently set to "Heading 3") that is directly followed by a single-cell table. The table contains the contents to be imported into the primary document.\n\nWhile those rules might seem precise, it\'s how the application programmatically determines what content is meant to be imported and what can be ignored. Once a summary has been imported, the script updates the heading font to a new color (currently set to Green, hex \'#2e7d32\') to ensure the app ignores it in future imports. You can change these settings in the Apps Script code.'
}
/**
* Creates a sample document in application folder.
* Includes import settings already created [Heading | Keywords | Table].
* Inserts demo data from samples[].
*
* Called from menu.
*/
function createGoogleDoc(document, folder, duplicate) {
// Checks for duplicates.
if (!duplicate) {
// Doesn't create file of same name if one already exists.
if (folder.getFilesByName(document.name).hasNext()) {
return 0 // File not created.
}
}
// Creates a new Google Docs document.
const doc = DocumentApp.create(document.name).setName(document.name);
const docId = doc.getId();
// Adds boilerplate content to the body.
const body = doc.getBody();
body.setText(document.name);
body.getParagraphs()[0].setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.TITLE);
body.appendParagraph("Description").setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
body.appendParagraph(document.description);
body.appendParagraph("Usage Instructions").setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
body.appendParagraph(samples.common);
const dateString = Utilities.formatDate(new Date(), Session.getScriptTimeZone(), 'MMMM dd, yyyy');
body.appendParagraph(`${FIND_TEXT_KEYWORDS} - ${dateString}`).setHeading(APP_STYLE);
body.appendTable().appendTableRow().appendTableCell(document.content);
body.appendParagraph("");
// Moves document to application folder.
DriveApp.getFileById(docId).moveTo(folder);
// Returns if successfully created.
return 1
} Авторы
Этот образец поддерживается Google с помощью экспертов-разработчиков Google.
Следующие шаги
