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कैलेंडर और Sheets में समय और गतिविधियां रिकॉर्ड करें

कोडिंग लेवल: शुरुआती
अवधि: 15 मिनट
प्रोजेक्ट टाइप: कस्टम मेन्यू के साथ ऑटोमेशन

मकसद

यह समझना कि समाधान क्या करता है.
जानें कि समाधान में Apps Script की सेवाएं क्या करती हैं.
अपना एनवायरमेंट सेट अप करें.
स्क्रिप्ट सेट अप करें.
स्क्रिप्ट चलाएं.

इस समाधान के बारे में जानकारी

ग्राहकों के लिए प्रोजेक्ट पर बिताए गए समय का ट्रैक रखें. Google Calendar में, प्रोजेक्ट से जुड़े समय को रिकॉर्ड किया जा सकता है. इसके बाद, टाइमशीट बनाने के लिए, उसे Google Sheets के साथ सिंक किया जा सकता है या अपनी गतिविधि को किसी दूसरे टाइमशीट मैनेजमेंट सिस्टम में इंपोर्ट किया जा सकता है. अपने समय को ग्राहक, प्रोजेक्ट, और टास्क के हिसाब से बांटा जा सकता है.

Calendar और Sheets में इवेंट

यह कैसे काम करता है

स्क्रिप्ट में एक साइडबार होता है. इसकी मदद से, सिंक करने के लिए कैलेंडर और सिंक करने की समयावधि चुनी जा सकती है. साथ ही, यह भी चुना जा सकता है कि स्प्रेडशीट में डाली गई जानकारी से, इवेंट के टाइटल और ब्यौरे को ओवरराइट करना है या नहीं. इन सेटिंग को कॉन्फ़िगर करने के बाद, इवेंट सिंक किए जा सकते हैं और डैशबोर्ड पर अपनी गतिविधियां देखी जा सकती हैं.

स्क्रिप्ट, Calendar में मौजूद कैलेंडर और तय की गई समयावधि के इवेंट को स्प्रेडशीट में लाती है. कैटगरी शीट में ग्राहक, प्रोजेक्ट, और टास्क जोड़े जा सकते हैं. इसके बाद, घंटे शीट में इवेंट को उनके हिसाब से टैग किया जा सकता है. इस तरह, डैशबोर्ड शीट देखने पर, ग्राहक, प्रोजेक्ट, और टास्क के हिसाब से कुल समय देखा जा सकता है.

Apps Script की सेवाएं

यह समाधान इन सेवाओं का इस्तेमाल करता है:

एचटीएमएल सेवा–सिंक करने की सेटिंग को कॉन्फ़िगर करने के लिए इस्तेमाल किया जाने वाला साइडबार बनाता है.
प्रॉपर्टी सेवा–साइडबार में उपयोगकर्ता की चुनी गई सेटिंग सेव करती है.
Calendar सेवा–स्प्रेडशीट में इवेंट की जानकारी भेजती है.
स्प्रेडशीट सेवा–स्प्रेडशीट में इवेंट लिखती है. अगर इसे कॉन्फ़िगर किया गया है, तो Calendar में टाइटल और ब्यौरे की अपडेट की गई जानकारी भेजती है.

ज़रूरी शर्तें

इस सैंपल का इस्तेमाल करने के लिए, आपको ये ज़रूरी शर्तें पूरी करनी होंगी:

Google खाता (Google Workspace खातों के लिए, एडमिन की अनुमति की ज़रूरत पड़ सकती है).
इंटरनेट का ऐक्सेस वाला वेब ब्राउज़र.

अपना एनवायरमेंट सेट अप करने का तरीका

अगर आपको किसी मौजूदा कैलेंडर का इस्तेमाल करना है, तो इस चरण को छोड़ा जा सकता है.

calendar.google.com पर जाएं.
दूसरे कैलेंडर के बगल में, दूसरे कैलेंडर जोड़ें > नया कैलेंडर बनाएं पर क्लिक करें.
अपने कैलेंडर को कोई नाम दें और कैलेंडर बनाएं पर क्लिक करें.
कैलेंडर में कुछ इवेंट जोड़ें.

स्क्रिप्ट सेट अप करना

समय और गतिविधियों को रिकॉर्ड करें के उदाहरण वाली स्प्रेडशीट की कॉपी बनाने के लिए, नीचे दिए गए बटन पर क्लिक करें. इस समाधान के लिए, स्प्रेडशीट में Apps Script प्रोजेक्ट अटैच किया गया है.
कॉपी बनाना

स्क्रिप्ट चलाना

कैलेंडर इवेंट सिंक करना

myTime > सेटिंग पर क्लिक करें. यह कस्टम मेन्यू दिखे, इसके लिए आपको पेज को रीफ़्रेश करना पड़ सकता है.
जब आपसे कहा जाए, तब स्क्रिप्ट को अनुमति दें. अगर OAuth की सहमति वाली स्क्रीन पर चेतावनी दिखती है, इस ऐप्लिकेशन की पुष्टि नहीं की गई है, तो बेहतर > {Project Name} पर जाएं (असुरक्षित) को चुनकर जारी रखें.
myTime > सेटिंग पर फिर से क्लिक करें.
उपलब्ध कैलेंडर की सूची में से, वह कैलेंडर चुनें जिसे आपने बनाया है. साथ ही, ऐसे अन्य कैलेंडर भी चुनें जिन्हें सिंक करना है.
बाकी सेटिंग कॉन्फ़िगर करें और सेव करें पर क्लिक करें.
myTime > कैलेंडर इवेंट सिंक करें पर क्लिक करें.

डैशबोर्ड सेट अप करना

कैटगरी शीट पर जाएं.
ग्राहक, प्रोजेक्ट, और टास्क जोड़ें.
खुले होने का समय शीट पर जाएं.
सिंक किए गए हर इवेंट के लिए, ग्राहक, प्रोजेक्ट, और टास्क चुनें.
डैशबोर्ड शीट पर जाएं.
- पहले सेक्शन में, हर दिन के कुल आंकड़े दिखते हैं. हर दिन के कुल ट्रैफ़िक की तारीखों की सूची अपडेट करने के लिए, सेल A1 में तारीख बदलें.
- अगले सेक्शन में, हर हफ़्ते के हिसाब से कुल संख्या दिखती है. यह संख्या, A1 में चुनी गई तारीख से जुड़ी होती है.
- आखिरी तीन सेक्शन में, टास्क, प्रोजेक्ट, और ग्राहक के हिसाब से कुल संख्या दी जाती है.

कोड की समीक्षा करना

इस समाधान के लिए Apps Script कोड की समीक्षा करने के लिए, नीचे दिए गए सोर्स कोड देखें पर क्लिक करें:

सोर्स कोड देखें

Code.gs

solutions/automations/calendar-timesheet/Code.js

GitHub पर देखना

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/calendar-timesheet

/*
Copyright 2022 Jasper Duizendstra

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Runs when the spreadsheet is opened and adds the menu options
 * to the spreadsheet menu
 */
const onOpen = () => {
  SpreadsheetApp.getUi()
    .createMenu('myTime')
    .addItem('Sync calendar events', 'run')
    .addItem('Settings', 'settings')
    .addToUi();
};

/**
 * Opens the sidebar
 */
const settings = () => {
  const html = HtmlService.createHtmlOutputFromFile('Page')
    .setTitle('Settings');

  SpreadsheetApp.getUi().showSidebar(html);
};

/**
* returns the settings from the script properties
*/
const getSettings = () => {
  const settings = {};

  // get the current settings
  const savedCalendarSettings = JSON.parse(PropertiesService.getScriptProperties().getProperty('calendar') || '[]');

  // get the primary calendar
  const primaryCalendar = CalendarApp.getAllCalendars()
    .filter((cal) => cal.isMyPrimaryCalendar())
    .map((cal) => ({
      name: 'Primary calendar',
      id: cal.getId()
    }));

  // get the secondary calendars
  const secundaryCalendars = CalendarApp.getAllCalendars()
    .filter((cal) => cal.isOwnedByMe() && !cal.isMyPrimaryCalendar())
    .map((cal) => ({
      name: cal.getName(),
      id: cal.getId()
    }));

  // the current available calendars
  const availableCalendars = primaryCalendar.concat(secundaryCalendars);

  // find any calendars that were removed
  const unavailebleCalendars = [];
  savedCalendarSettings.forEach((savedCalendarSetting) => {
    if (!availableCalendars.find((availableCalendar) => availableCalendar.id === savedCalendarSetting.id)) {
      unavailebleCalendars.push(savedCalendarSetting);
    }
  });

  // map the current settings to the available calendars
  const calendarSettings = availableCalendars.map((availableCalendar) => {
    if (savedCalendarSettings.find((savedCalendar) => savedCalendar.id === availableCalendar.id)) {
      availableCalendar.sync = true;

    }
    return availableCalendar;
  });

  // add the calendar settings to the settings
  settings.calendarSettings = calendarSettings;

  const savedFrom = PropertiesService.getScriptProperties().getProperty('syncFrom');
  settings.syncFrom = savedFrom;

  const savedTo = PropertiesService.getScriptProperties().getProperty('syncTo');
  settings.syncTo = savedTo;

  const savedIsUpdateTitle = PropertiesService.getScriptProperties().getProperty('isUpdateTitle') === 'true';
  settings.isUpdateCalendarItemTitle = savedIsUpdateTitle;

  const savedIsUseCategoriesAsCalendarItemTitle = PropertiesService.getScriptProperties().getProperty('isUseCategoriesAsCalendarItemTitle') === 'true';
  settings.isUseCategoriesAsCalendarItemTitle = savedIsUseCategoriesAsCalendarItemTitle;

  const savedIsUpdateDescription = PropertiesService.getScriptProperties().getProperty('isUpdateDescription') === 'true';
  settings.isUpdateCalendarItemDescription = savedIsUpdateDescription;

  return settings;
};

/**
* Saves the settings from the sidebar
*/
const saveSettings = (settings) => {
  PropertiesService.getScriptProperties().setProperty('calendar', JSON.stringify(settings.calendarSettings));
  PropertiesService.getScriptProperties().setProperty('syncFrom', settings.syncFrom);
  PropertiesService.getScriptProperties().setProperty('syncTo', settings.syncTo);
  PropertiesService.getScriptProperties().setProperty('isUpdateTitle', settings.isUpdateCalendarItemTitle);
  PropertiesService.getScriptProperties().setProperty('isUseCategoriesAsCalendarItemTitle', settings.isUseCategoriesAsCalendarItemTitle);
  PropertiesService.getScriptProperties().setProperty('isUpdateDescription', settings.isUpdateCalendarItemDescription);
  return 'Settings saved';
};

/**
 * Builds the myTime object and runs the synchronisation
 */
const run = () => {
  'use strict';
  myTime({
    mainSpreadsheetId: SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getId(),
  }).run();
};

/**
 * The main function used for the synchronisation
 * @param {Object} par The main parameter object.
 * @return {Object} The myTime Object.
 */
const myTime = (par) => {
  'use strict';

  /**
  * Format the sheet
  */
  const formatSheet = () => {
    // sort decending on start date 
    hourSheet.sort(3, false);

    // hide the technical columns
    hourSheet.hideColumns(1, 2);

    // remove any extra rows
    if (hourSheet.getLastRow() > 1 && hourSheet.getLastRow() < hourSheet.getMaxRows()) {
      hourSheet.deleteRows(hourSheet.getLastRow() + 1, hourSheet.getMaxRows() - hourSheet.getLastRow());
    }

    // set the validation for the customers
    let rule = SpreadsheetApp.newDataValidation()
      .requireValueInRange(categoriesSheet.getRange('A2:A'), true)
      .setAllowInvalid(true)
      .build();
    hourSheet.getRange('I2:I').setDataValidation(rule);

    // set the validation for the projects
    rule = SpreadsheetApp.newDataValidation()
      .requireValueInRange(categoriesSheet.getRange('B2:B'), true)
      .setAllowInvalid(true)
      .build();
    hourSheet.getRange('J2:J').setDataValidation(rule);

    // set the validation for the tsaks
    rule = SpreadsheetApp.newDataValidation()
      .requireValueInRange(categoriesSheet.getRange('C2:C'), true)
      .setAllowInvalid(true)
      .build();
    hourSheet.getRange('K2:K').setDataValidation(rule);

    if(isUseCategoriesAsCalendarItemTitle) {
      hourSheet.getRange('L2:L').setFormulaR1C1('IF(OR(R[0]C[-3]="tbd";R[0]C[-2]="tbd";R[0]C[-1]="tbd");""; CONCATENATE(R[0]C[-3];"|";R[0]C[-2];"|";R[0]C[-1];"|"))');
    }
    // set the hours, month, week and number collumns
    hourSheet.getRange('P2:P').setFormulaR1C1('=IF(R[0]C[-12]="";"";R[0]C[-12]-R[0]C[-13])');
    hourSheet.getRange('Q2:Q').setFormulaR1C1('=IF(R[0]C[-13]="";"";month(R[0]C[-13]))');
    hourSheet.getRange('R2:R').setFormulaR1C1('=IF(R[0]C[-14]="";"";WEEKNUM(R[0]C[-14];2))');
    hourSheet.getRange('S2:S').setFormulaR1C1('=R[0]C[-3]');
  };

  /**
     * Activate the synchronisation
     */
  function run() {
    console.log('Started processing hours.');

    const processCalendar = (setting) => {
      SpreadsheetApp.flush();

      // current calendar info
      const calendarName = setting.name;
      const calendarId = setting.id;

      console.log(`processing ${calendarName} with the id ${calendarId} from ${syncStartDate} to ${syncEndDate}`);

      // get the calendar
      const calendar = CalendarApp.getCalendarById(calendarId);

      // get the calendar events and create lookups
      const events = calendar.getEvents(syncStartDate, syncEndDate);
      const eventsLookup = events.reduce((jsn, event) => {
        jsn[event.getId()] = event;
        return jsn;
      }, {});

      // get the sheet events and create lookups
      const existingEvents = hourSheet.getDataRange().getValues().slice(1);
      const existingEventsLookUp = existingEvents.reduce((jsn, row, index) => {
        if (row[0] !== calendarId) {
          return jsn;
        }
        jsn[row[1]] = {
          event: row,
          row: index + 2
        };
        return jsn;
      }, {});

      // handle a calendar event
      const handleEvent = (event) => {
        const eventId = event.getId();

        // new event
        if (!existingEventsLookUp[eventId]) {
          hourSheet.appendRow([
            calendarId,
            eventId,
            event.getStartTime(),
            event.getEndTime(),
            calendarName,
            event.getCreators().join(','),
            event.getTitle(),
            event.getDescription(),
            event.getTag('Client') || 'tbd',
            event.getTag('Project') || 'tbd',
            event.getTag('Task') || 'tbd',
            (isUpdateCalendarItemTitle) ? '' : event.getTitle(),
            (isUpdateCalendarItemDescription) ? '' : event.getDescription(),
            event.getGuestList().map((guest) => guest.getEmail()).join(','),
            event.getLocation(),
            undefined,
            undefined,
            undefined,
            undefined
          ]);
          return true;
        }

        // existing event
        const exisitingEvent = existingEventsLookUp[eventId].event;
        const exisitingEventRow = existingEventsLookUp[eventId].row;

        if (event.getStartTime() - exisitingEvent[startTimeColumn - 1] !== 0) {
          hourSheet.getRange(exisitingEventRow, startTimeColumn).setValue(event.getStartTime());
        }

        if (event.getEndTime() - exisitingEvent[endTimeColumn - 1] !== 0) {
          hourSheet.getRange(exisitingEventRow, endTimeColumn).setValue(event.getEndTime());
        }

        if (event.getCreators().join(',') !== exisitingEvent[creatorsColumn - 1]) {
          hourSheet.getRange(exisitingEventRow, creatorsColumn).setValue(event.getCreators()[0]);
        }

        if (event.getGuestList().map((guest) => guest.getEmail()).join(',') !== exisitingEvent[guestListColumn - 1]) {
          hourSheet.getRange(exisitingEventRow, guestListColumn).setValue(event.getGuestList().map((guest) => guest.getEmail()).join(','));
        }

        if (event.getLocation() !== exisitingEvent[locationColumn - 1]) {
          hourSheet.getRange(exisitingEventRow, locationColumn).setValue(event.getLocation());
        }

        if(event.getTitle() !== exisitingEvent[titleColumn - 1]) {
          if(!isUpdateCalendarItemTitle) {
            hourSheet.getRange(exisitingEventRow, titleColumn).setValue(event.getTitle());
          }
          if(isUpdateCalendarItemTitle) {
            event.setTitle(exisitingEvent[titleColumn - 1]);
          }
        }

        if(event.getDescription() !== exisitingEvent[descriptionColumn - 1]) { 
          if(!isUpdateCalendarItemDescription) {
            hourSheet.getRange(exisitingEventRow, descriptionColumn).setValue(event.getDescription());
          }
          if(isUpdateCalendarItemDescription) {
            event.setDescription(exisitingEvent[descriptionColumn - 1]);
          }
        }

        return true;
      };

      // process each event for the calendar
      events.every(handleEvent);

      // remove any events in the sheet that are not in de calendar
      existingEvents.every((event, index) => {
        if (event[0] !== calendarId) {
          return true;
        };

        if (eventsLookup[event[1]]) {
          return true;
        }

        if (event[3] < syncStartDate) {
          return true;
        }

        hourSheet.getRange(index + 2, 1, 1, 20).clear();
        return true;
      });

      return true;
    };

    // process the calendars
    settings.calendarSettings.filter((calenderSetting) => calenderSetting.sync === true).every(processCalendar);

    formatSheet();
    SpreadsheetApp.setActiveSheet(hourSheet);

    console.log('Finished processing hours.');
  }

  const mainSpreadSheetId = par.mainSpreadsheetId;
  const mainSpreadsheet = SpreadsheetApp.openById(mainSpreadSheetId);
  const hourSheet = mainSpreadsheet.getSheetByName('Hours');
  const categoriesSheet = mainSpreadsheet.getSheetByName('Categories');
  const settings = getSettings();

  const syncStartDate = new Date();
  syncStartDate.setDate(syncStartDate.getDate() - Number(settings.syncFrom));

  const syncEndDate = new Date();
  syncEndDate.setDate(syncEndDate.getDate() + Number(settings.syncTo));

  const isUpdateCalendarItemTitle = settings.isUpdateCalendarItemTitle;
  const isUseCategoriesAsCalendarItemTitle = settings.isUseCategoriesAsCalendarItemTitle;
  const isUpdateCalendarItemDescription = settings.isUpdateCalendarItemDescription;

  const startTimeColumn = 3;
  const endTimeColumn = 4;
  const creatorsColumn = 6;
  const originalTitleColumn = 7;
  const originalDescriptionColumn = 8;
  const clientColumn = 9;
  const projectColumn = 10;
  const taskColumn = 11;
  const titleColumn = 12;
  const descriptionColumn = 13;
  const guestListColumn = 14;
  const locationColumn = 15;

  return Object.freeze({
    run: run,
  });
};

Page.html

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