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कैलेंडर और Sheets में समय और गतिविधियां रिकॉर्ड करें

कोडिंग का लेवल: शुरुआती
अवधि: 15 मिनट
प्रोजेक्ट का टाइप: कस्टम मेन्यू की मदद से ऑटोमेशन

मकसद

समझें कि समाधान क्या करता है.
समझें कि Apps Script की सेवाएं, समाधान में क्या करती हैं.
अपना एनवायरमेंट सेट अप करें.
स्क्रिप्ट सेट अप करें.
स्क्रिप्ट चलाएं.

इस समाधान के बारे में जानकारी

ग्राहकों के प्रोजेक्ट पर बिताए गए समय को ट्रैक करें. Google Calendar में, प्रोजेक्ट से जुड़े काम में बिताए गए समय को रिकॉर्ड किया जा सकता है. इसके बाद, इसे Google Sheets के साथ सिंक करके टाइमशीट बनाई जा सकती है. इसके अलावा, अपनी गतिविधि को टाइमशीट मैनेज करने वाले किसी दूसरे सिस्टम में इंपोर्ट किया जा सकता है. ग्राहक, प्रोजेक्ट, और टास्क के हिसाब से समय को कैटगरी में बांटा जा सकता है.

Calendar और Sheets में इवेंट

यह कैसे काम करता है

यह स्क्रिप्ट एक साइडबार उपलब्ध कराती है. इसकी मदद से, सिंक किए जाने वाले कैलेंडर और सिंक करने की समयावधि चुनी जा सकती है. साथ ही, यह भी चुना जा सकता है कि इवेंट के टाइटल और ब्यौरे को स्प्रेडशीट में डाली गई जानकारी से बदला जाए या नहीं. इन सेटिंग को कॉन्फ़िगर करने के बाद, इवेंट सिंक किए जा सकते हैं. साथ ही, डैशबोर्ड पर अपनी गतिविधियां देखी जा सकती हैं.

यह स्क्रिप्ट, Calendar से उन कैलेंडर और समयावधि के इवेंट को स्प्रेडशीट में इंपोर्ट करती है जिन्हें आपने चुना है. कैटेगरी शीट में जाकर, ग्राहकों, प्रोजेक्ट, और टास्क जोड़े जा सकते हैं. इसके बाद, घंटे शीट में जाकर, इवेंट को टैग किया जा सकता है. इस तरह, डैशबोर्ड शीट देखते समय, ग्राहक, प्रोजेक्ट, और टास्क के हिसाब से कुल समय देखा जा सकता है.

Apps Script की सेवाएं

इस समाधान में इन सेवाओं का इस्तेमाल किया जाता है:

एचटीएमएल सेवा–यह सिंक करने की सेटिंग को कॉन्फ़िगर करने के लिए इस्तेमाल किए जाने वाले साइडबार को बनाती है.
Properties service–यह कुकी, उन सेटिंग को सेव करती है जिन्हें उपयोगकर्ता साइडबार में चुनता है.
Calendar सेवा–यह इवेंट की जानकारी को स्प्रेडशीट में भेजती है.
स्प्रेडशीट सेवा–यह इवेंट को स्प्रेडशीट में लिखती है. साथ ही, अगर कॉन्फ़िगर किया गया है, तो Calendar को अपडेट किए गए टाइटल और जानकारी भेजती है.

ज़रूरी शर्तें

इस सैंपल का इस्तेमाल करने के लिए, आपको इन ज़रूरी शर्तों को पूरा करना होगा:

Google खाता (Google Workspace खातों के लिए, एडमिन की अनुमति ज़रूरी हो सकती है).
इंटरनेट ऐक्सेस करने की सुविधा वाला वेब ब्राउज़र.

अपना एनवायरमेंट सेट अप करने का तरीका

अगर आपको किसी मौजूदा कैलेंडर का इस्तेमाल करना है, तो इस चरण को छोड़ा जा सकता है.

calendar.google.com पर जाएं.
दूसरे कैलेंडर के बगल में, दूसरे कैलेंडर जोड़ें > नया कैलेंडर बनाएं पर क्लिक करें.
अपने कैलेंडर को कोई नाम दें और कैलेंडर बनाएं पर क्लिक करें.
कैलेंडर में कुछ इवेंट जोड़ें.

स्क्रिप्ट सेट अप करना

समय और गतिविधियां रिकॉर्ड करें सैंपल स्प्रेडशीट की कॉपी बनाने के लिए, यहां दिए गए बटन पर क्लिक करें. इस समाधान के लिए Apps Script प्रोजेक्ट, स्प्रेडशीट से अटैच किया गया है.
कॉपी बनाएं

स्क्रिप्ट चलाना

कैलेंडर इवेंट सिंक करना

myTime > सेटिंग पर क्लिक करें. इस कस्टम मेन्यू को दिखने के लिए, आपको पेज रीफ़्रेश करना पड़ सकता है.
जब आपसे कहा जाए, तब स्क्रिप्ट को अनुमति दें. अगर OAuth की सहमति वाली स्क्रीन पर, इस ऐप्लिकेशन की पुष्टि नहीं हुई है चेतावनी दिखती है, तो ऐडवांस > {Project Name} पर जाएं (सुरक्षित नहीं है) को चुनकर जारी रखें.
myTime > Settings पर फिर से क्लिक करें.
उपलब्ध कैलेंडर की सूची में से, वह कैलेंडर चुनें जिसे आपने बनाया है. इसके अलावा, वे कैलेंडर भी चुनें जिन्हें आपको सिंक करना है.
बाकी सेटिंग कॉन्फ़िगर करें और सेव करें पर क्लिक करें.
myTime > कैलेंडर इवेंट सिंक करें पर क्लिक करें.

डैशबोर्ड सेट अप करना

कैटगरी शीट पर जाएं.
ग्राहक, प्रोजेक्ट, और टास्क जोड़ें.
घंटे वाली शीट पर जाएं.
सिंक किए गए हर इवेंट के लिए, ग्राहक, प्रोजेक्ट, और टास्क चुनें.
डैशबोर्ड शीट पर जाएं.
- पहले सेक्शन में, हर दिन के कुल आंकड़े दिए गए हैं. हर दिन के कुल डेटा के लिए तारीखों की सूची अपडेट करने के लिए, सेल A1 में तारीख बदलें.
- अगले सेक्शन में, हर हफ़्ते के कुल आंकड़े दिए गए हैं. ये आंकड़े, A1 में चुनी गई तारीख के हिसाब से होते हैं.
- आखिरी तीन सेक्शन में, टास्क, प्रोजेक्ट, और ग्राहक के हिसाब से कुल रकम दी जाती है.

कोड की समीक्षा करना

इस समाधान के लिए, Apps Script कोड की समीक्षा करने के लिए, यहां दिया गया सोर्स कोड देखें पर क्लिक करें:

सोर्स कोड देखें

Code.gs

solutions/automations/calendar-timesheet/Code.js

GitHub पर देखें

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/calendar-timesheet

/*
Copyright 2022 Jasper Duizendstra

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Runs when the spreadsheet is opened and adds the menu options
 * to the spreadsheet menu
 */
const onOpen = () => {
  SpreadsheetApp.getUi()
    .createMenu('myTime')
    .addItem('Sync calendar events', 'run')
    .addItem('Settings', 'settings')
    .addToUi();
};

/**
 * Opens the sidebar
 */
const settings = () => {
  const html = HtmlService.createHtmlOutputFromFile('Page')
    .setTitle('Settings');

  SpreadsheetApp.getUi().showSidebar(html);
};

/**
* returns the settings from the script properties
*/
const getSettings = () => {
  const settings = {};

  // get the current settings
  const savedCalendarSettings = JSON.parse(PropertiesService.getScriptProperties().getProperty('calendar') || '[]');

  // get the primary calendar
  const primaryCalendar = CalendarApp.getAllCalendars()
    .filter((cal) => cal.isMyPrimaryCalendar())
    .map((cal) => ({
      name: 'Primary calendar',
      id: cal.getId()
    }));

  // get the secondary calendars
  const secundaryCalendars = CalendarApp.getAllCalendars()
    .filter((cal) => cal.isOwnedByMe() && !cal.isMyPrimaryCalendar())
    .map((cal) => ({
      name: cal.getName(),
      id: cal.getId()
    }));

  // the current available calendars
  const availableCalendars = primaryCalendar.concat(secundaryCalendars);

  // find any calendars that were removed
  const unavailebleCalendars = [];
  savedCalendarSettings.forEach((savedCalendarSetting) => {
    if (!availableCalendars.find((availableCalendar) => availableCalendar.id === savedCalendarSetting.id)) {
      unavailebleCalendars.push(savedCalendarSetting);
    }
  });

  // map the current settings to the available calendars
  const calendarSettings = availableCalendars.map((availableCalendar) => {
    if (savedCalendarSettings.find((savedCalendar) => savedCalendar.id === availableCalendar.id)) {
      availableCalendar.sync = true;

    }
    return availableCalendar;
  });

  // add the calendar settings to the settings
  settings.calendarSettings = calendarSettings;

  const savedFrom = PropertiesService.getScriptProperties().getProperty('syncFrom');
  settings.syncFrom = savedFrom;

  const savedTo = PropertiesService.getScriptProperties().getProperty('syncTo');
  settings.syncTo = savedTo;

  const savedIsUpdateTitle = PropertiesService.getScriptProperties().getProperty('isUpdateTitle') === 'true';
  settings.isUpdateCalendarItemTitle = savedIsUpdateTitle;

  const savedIsUseCategoriesAsCalendarItemTitle = PropertiesService.getScriptProperties().getProperty('isUseCategoriesAsCalendarItemTitle') === 'true';
  settings.isUseCategoriesAsCalendarItemTitle = savedIsUseCategoriesAsCalendarItemTitle;

  const savedIsUpdateDescription = PropertiesService.getScriptProperties().getProperty('isUpdateDescription') === 'true';
  settings.isUpdateCalendarItemDescription = savedIsUpdateDescription;

  return settings;
};

/**
* Saves the settings from the sidebar
*/
const saveSettings = (settings) => {
  PropertiesService.getScriptProperties().setProperty('calendar', JSON.stringify(settings.calendarSettings));
  PropertiesService.getScriptProperties().setProperty('syncFrom', settings.syncFrom);
  PropertiesService.getScriptProperties().setProperty('syncTo', settings.syncTo);
  PropertiesService.getScriptProperties().setProperty('isUpdateTitle', settings.isUpdateCalendarItemTitle);
  PropertiesService.getScriptProperties().setProperty('isUseCategoriesAsCalendarItemTitle', settings.isUseCategoriesAsCalendarItemTitle);
  PropertiesService.getScriptProperties().setProperty('isUpdateDescription', settings.isUpdateCalendarItemDescription);
  return 'Settings saved';
};

/**
 * Builds the myTime object and runs the synchronisation
 */
const run = () => {
  'use strict';
  myTime({
    mainSpreadsheetId: SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getId(),
  }).run();
};

/**
 * The main function used for the synchronisation
 * @param {Object} par The main parameter object.
 * @return {Object} The myTime Object.
 */
const myTime = (par) => {
  'use strict';

  /**
  * Format the sheet
  */
  const formatSheet = () => {
    // sort decending on start date 
    hourSheet.sort(3, false);

    // hide the technical columns
    hourSheet.hideColumns(1, 2);

    // remove any extra rows
    if (hourSheet.getLastRow() > 1 && hourSheet.getLastRow() < hourSheet.getMaxRows()) {
      hourSheet.deleteRows(hourSheet.getLastRow() + 1, hourSheet.getMaxRows() - hourSheet.getLastRow());
    }

    // set the validation for the customers
    let rule = SpreadsheetApp.newDataValidation()
      .requireValueInRange(categoriesSheet.getRange('A2:A'), true)
      .setAllowInvalid(true)
      .build();
    hourSheet.getRange('I2:I').setDataValidation(rule);

    // set the validation for the projects
    rule = SpreadsheetApp.newDataValidation()
      .requireValueInRange(categoriesSheet.getRange('B2:B'), true)
      .setAllowInvalid(true)
      .build();
    hourSheet.getRange('J2:J').setDataValidation(rule);

    // set the validation for the tsaks
    rule = SpreadsheetApp.newDataValidation()
      .requireValueInRange(categoriesSheet.getRange('C2:C'), true)
      .setAllowInvalid(true)
      .build();
    hourSheet.getRange('K2:K').setDataValidation(rule);

    if(isUseCategoriesAsCalendarItemTitle) {
      hourSheet.getRange('L2:L').setFormulaR1C1('IF(OR(R[0]C[-3]="tbd";R[0]C[-2]="tbd";R[0]C[-1]="tbd");""; CONCATENATE(R[0]C[-3];"|";R[0]C[-2];"|";R[0]C[-1];"|"))');
    }
    // set the hours, month, week and number collumns
    hourSheet.getRange('P2:P').setFormulaR1C1('=IF(R[0]C[-12]="";"";R[0]C[-12]-R[0]C[-13])');
    hourSheet.getRange('Q2:Q').setFormulaR1C1('=IF(R[0]C[-13]="";"";month(R[0]C[-13]))');
    hourSheet.getRange('R2:R').setFormulaR1C1('=IF(R[0]C[-14]="";"";WEEKNUM(R[0]C[-14];2))');
    hourSheet.getRange('S2:S').setFormulaR1C1('=R[0]C[-3]');
  };

  /**
     * Activate the synchronisation
     */
  function run() {
    console.log('Started processing hours.');

    const processCalendar = (setting) => {
      SpreadsheetApp.flush();

      // current calendar info
      const calendarName = setting.name;
      const calendarId = setting.id;

      console.log(`processing ${calendarName} with the id ${calendarId} from ${syncStartDate} to ${syncEndDate}`);

      // get the calendar
      const calendar = CalendarApp.getCalendarById(calendarId);

      // get the calendar events and create lookups
      const events = calendar.getEvents(syncStartDate, syncEndDate);
      const eventsLookup = events.reduce((jsn, event) => {
        jsn[event.getId()] = event;
        return jsn;
      }, {});

      // get the sheet events and create lookups
      const existingEvents = hourSheet.getDataRange().getValues().slice(1);
      const existingEventsLookUp = existingEvents.reduce((jsn, row, index) => {
        if (row[0] !== calendarId) {
          return jsn;
        }
        jsn[row[1]] = {
          event: row,
          row: index + 2
        };
        return jsn;
      }, {});

      // handle a calendar event
      const handleEvent = (event) => {
        const eventId = event.getId();

        // new event
        if (!existingEventsLookUp[eventId]) {
          hourSheet.appendRow([
            calendarId,
            eventId,
            event.getStartTime(),
            event.getEndTime(),
            calendarName,
            event.getCreators().join(','),
            event.getTitle(),
            event.getDescription(),
            event.getTag('Client') || 'tbd',
            event.getTag('Project') || 'tbd',
            event.getTag('Task') || 'tbd',
            (isUpdateCalendarItemTitle) ? '' : event.getTitle(),
            (isUpdateCalendarItemDescription) ? '' : event.getDescription(),
            event.getGuestList().map((guest) => guest.getEmail()).join(','),
            event.getLocation(),
            undefined,
            undefined,
            undefined,
            undefined
          ]);
          return true;
        }

        // existing event
        const exisitingEvent = existingEventsLookUp[eventId].event;
        const exisitingEventRow = existingEventsLookUp[eventId].row;

        if (event.getStartTime() - exisitingEvent[startTimeColumn - 1] !== 0) {
          hourSheet.getRange(exisitingEventRow, startTimeColumn).setValue(event.getStartTime());
        }

        if (event.getEndTime() - exisitingEvent[endTimeColumn - 1] !== 0) {
          hourSheet.getRange(exisitingEventRow, endTimeColumn).setValue(event.getEndTime());
        }

        if (event.getCreators().join(',') !== exisitingEvent[creatorsColumn - 1]) {
          hourSheet.getRange(exisitingEventRow, creatorsColumn).setValue(event.getCreators()[0]);
        }

        if (event.getGuestList().map((guest) => guest.getEmail()).join(',') !== exisitingEvent[guestListColumn - 1]) {
          hourSheet.getRange(exisitingEventRow, guestListColumn).setValue(event.getGuestList().map((guest) => guest.getEmail()).join(','));
        }

        if (event.getLocation() !== exisitingEvent[locationColumn - 1]) {
          hourSheet.getRange(exisitingEventRow, locationColumn).setValue(event.getLocation());
        }

        if(event.getTitle() !== exisitingEvent[titleColumn - 1]) {
          if(!isUpdateCalendarItemTitle) {
            hourSheet.getRange(exisitingEventRow, titleColumn).setValue(event.getTitle());
          }
          if(isUpdateCalendarItemTitle) {
            event.setTitle(exisitingEvent[titleColumn - 1]);
          }
        }

        if(event.getDescription() !== exisitingEvent[descriptionColumn - 1]) { 
          if(!isUpdateCalendarItemDescription) {
            hourSheet.getRange(exisitingEventRow, descriptionColumn).setValue(event.getDescription());
          }
          if(isUpdateCalendarItemDescription) {
            event.setDescription(exisitingEvent[descriptionColumn - 1]);
          }
        }

        return true;
      };

      // process each event for the calendar
      events.every(handleEvent);

      // remove any events in the sheet that are not in de calendar
      existingEvents.every((event, index) => {
        if (event[0] !== calendarId) {
          return true;
        };

        if (eventsLookup[event[1]]) {
          return true;
        }

        if (event[3] < syncStartDate) {
          return true;
        }

        hourSheet.getRange(index + 2, 1, 1, 20).clear();
        return true;
      });

      return true;
    };

    // process the calendars
    settings.calendarSettings.filter((calenderSetting) => calenderSetting.sync === true).every(processCalendar);

    formatSheet();
    SpreadsheetApp.setActiveSheet(hourSheet);

    console.log('Finished processing hours.');
  }

  const mainSpreadSheetId = par.mainSpreadsheetId;
  const mainSpreadsheet = SpreadsheetApp.openById(mainSpreadSheetId);
  const hourSheet = mainSpreadsheet.getSheetByName('Hours');
  const categoriesSheet = mainSpreadsheet.getSheetByName('Categories');
  const settings = getSettings();

  const syncStartDate = new Date();
  syncStartDate.setDate(syncStartDate.getDate() - Number(settings.syncFrom));

  const syncEndDate = new Date();
  syncEndDate.setDate(syncEndDate.getDate() + Number(settings.syncTo));

  const isUpdateCalendarItemTitle = settings.isUpdateCalendarItemTitle;
  const isUseCategoriesAsCalendarItemTitle = settings.isUseCategoriesAsCalendarItemTitle;
  const isUpdateCalendarItemDescription = settings.isUpdateCalendarItemDescription;

  const startTimeColumn = 3;
  const endTimeColumn = 4;
  const creatorsColumn = 6;
  const originalTitleColumn = 7;
  const originalDescriptionColumn = 8;
  const clientColumn = 9;
  const projectColumn = 10;
  const taskColumn = 11;
  const titleColumn = 12;
  const descriptionColumn = 13;
  const guestListColumn = 14;
  const locationColumn = 15;

  return Object.freeze({
    run: run,
  });
};

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