إرسال شهادات تقدير مخصّصة إلى الموظفين

مستوى الترميز: مبتدئ
المدة: 15 دقيقة
نوع المشروع: أتمتة باستخدام قائمة مخصّصة

الأهداف

• فهم ما يفعله الحلّ
• فهم وظائف خدمات "برمجة تطبيقات Google" ضمن الحل
• إعداد البيئة
• إعداد النص البرمجي
• شغِّل النص البرمجي.

لمحة عن هذا الحل

يمكنك تخصيص نموذج شهادة الموظف في "العروض التقديمية من Google" تلقائيًا باستخدام بيانات الموظف في "جداول بيانات Google"، ثم إرسال الشهادات باستخدام Gmail.

آلية العمل

يستخدم النص البرمجي نموذج العرض التقديمي "شهادة الموظف" من "العروض التقديمية من Google" وجدول بيانات في "جداول بيانات Google" يتضمّن تفاصيل الموظف. ينسخ النص البرمجي النموذج ويستبدل العناصر النائبة ببيانات من جدول البيانات. بعد أن ينشئ البرنامج النصي شريحة لكل موظف، يستخرج كل شريحة على حدة كمرفق PDF ويرسل الشهادات إلى الموظفين.

خدمات "برمجة تطبيقات Google"

يستخدم هذا الحل الخدمات التالية:

• خدمة Drive: تنسخ نموذج شهادة الموظف في "العروض التقديمية من Google".
• خدمة جداول البيانات: توفّر تفاصيل الموظفين وتعدّل الحالة لكل موظف مُدرَج.
• خدمة "العروض التقديمية من Google": تستبدل العناصر النائبة في العرض التقديمي ببيانات الموظفين من جدول البيانات.
• خدمة Gmail: تحصل على الشرائح الفردية بتنسيق PDF وترسلها إلى الموظفين.

المتطلبات الأساسية

لاستخدام هذا النموذج، يجب استيفاء المتطلبات الأساسية التالية:

• حساب Google (قد تتطلّب حسابات Google Workspace موافقة المشرف).
• متصفّح ويب يمكنه الوصول إلى الإنترنت

إعداد البيئة

1. انقر على الزر التالي لإنشاء نسخة من قالب شرائح شهادات الموظفين.
   إنشاء نسخة

2. دوِّن رقم تعريف العرض التقديمي لاستخدامه في خطوة لاحقة. يمكنك العثور على رقم التعريف في عنوان URL:

   https://docs.google.com/presentation/d/PRESENTATION_ID/edit

3. في Drive، أنشئ مجلدًا جديدًا لحفظ الشهادات.

4. دوِّن رقم تعريف المجلد لاستخدامه في خطوة لاحقة. يمكنك العثور على رقم التعريف في عنوان URL: https://drive.google.com/drive/folders/FOLDER_ID

إعداد النص البرمجي

1. انقر على الزر أدناه لإنشاء نسخة من نموذج شهادات الموظفين. مشروع "برمجة التطبيقات" الخاص بهذا الحلّ مرتبط بجدول البيانات.
   إنشاء نسخة

2. في جدول البيانات، افتح مشروع Apps Script من خلال النقر على الإضافات > برمجة تطبيقات Google.

3. بالنسبة إلى المتغيّر slideTemplateId، استبدِل PRESENTATION_ID برقم تعريف العرض التقديمي.

4. بالنسبة إلى المتغيّر tempFolderId، استبدِل FOLDER_ID برقم تعريف مجلدك.

5. انقر على "حفظ" .

تشغيل النص البرمجي

1. ارجع إلى جدول البيانات وانقر على تقدير > إنشاء شهادات. قد تحتاج إلى إعادة تحميل الصفحة لتظهر هذه القائمة المخصّصة.

2. امنح الإذن للنصّ البرمجي عند مطالبتك بذلك. إذا عرضت شاشة الموافقة على OAuth التحذير لم يتم التحقّق من هذا التطبيق، يمكنك المتابعة من خلال النقر على خيارات متقدمة > الانتقال إلى {اسم المشروع} (غير آمن).

3. انقر على تقدير > إنشاء شهادات مرة أخرى.

4. بعد تعديل عمود الحالة في جميع الصفوف إلى تم الإنشاء، انقر على تقدير > إرسال الشهادات.

مراجعة الرمز البرمجي

لمراجعة رمز Apps Script الخاص بهذا الحلّ، انقر على عرض رمز المصدر أدناه:

عرض رمز المصدر

Code.gs

solutions/automations/employee-certificate/Code.js

عرض على GitHub

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/employee-certificate

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

const slideTemplateId = 'PRESENTATION_ID';
const tempFolderId = 'FOLDER_ID'; // Create an empty folder in Google Drive

/**
 * Creates a custom menu "Appreciation" in the spreadsheet
 * with drop-down options to create and send certificates
 */
function onOpen() {
  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  ui.createMenu('Appreciation')
      .addItem('Create certificates', 'createCertificates')
      .addSeparator()
      .addItem('Send certificates', 'sendCertificates')
      .addToUi();
}

/**
 * Creates a personalized certificate for each employee
 * and stores every individual Slides doc on Google Drive
 */
function createCertificates() {
  // Load the Google Slide template file
  const template = DriveApp.getFileById(slideTemplateId);

  // Get all employee data from the spreadsheet and identify the headers
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  const values = sheet.getDataRange().getValues();
  const headers = values[0];
  const empNameIndex = headers.indexOf('Employee Name');
  const dateIndex = headers.indexOf('Date');
  const managerNameIndex = headers.indexOf('Manager Name');
  const titleIndex = headers.indexOf('Title');
  const compNameIndex = headers.indexOf('Company Name');
  const empEmailIndex = headers.indexOf('Employee Email');
  const empSlideIndex = headers.indexOf('Employee Slide');
  const statusIndex = headers.indexOf('Status');

  // Iterate through each row to capture individual details
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    const rowData = values[i];
    const empName = rowData[empNameIndex];
    const date = rowData[dateIndex];
    const managerName = rowData[managerNameIndex];
    const title = rowData[titleIndex];
    const compName = rowData[compNameIndex];

    // Make a copy of the Slide template and rename it with employee name
    const tempFolder = DriveApp.getFolderById(tempFolderId);
    const empSlideId = template.makeCopy(tempFolder).setName(empName).getId();
    const empSlide = SlidesApp.openById(empSlideId).getSlides()[0];

    // Replace placeholder values with actual employee related details
    empSlide.replaceAllText('Employee Name', empName);
    empSlide.replaceAllText('Date', 'Date: ' + Utilities.formatDate(date, Session.getScriptTimeZone(), 'MMMM dd, yyyy'));
    empSlide.replaceAllText('Your Name', managerName);
    empSlide.replaceAllText('Title', title);
    empSlide.replaceAllText('Company Name', compName);

    // Update the spreadsheet with the new Slide Id and status
    sheet.getRange(i + 1, empSlideIndex + 1).setValue(empSlideId);
    sheet.getRange(i + 1, statusIndex + 1).setValue('CREATED');
    SpreadsheetApp.flush();
  }
}

/**
 * Send an email to each individual employee
 * with a PDF attachment of their appreciation certificate
 */
function sendCertificates() {
  // Get all employee data from the spreadsheet and identify the headers
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  const values = sheet.getDataRange().getValues();
  const headers = values[0];
  const empNameIndex = headers.indexOf('Employee Name');
  const dateIndex = headers.indexOf('Date');
  const managerNameIndex = headers.indexOf('Manager Name');
  const titleIndex = headers.indexOf('Title');
  const compNameIndex = headers.indexOf('Company Name');
  const empEmailIndex = headers.indexOf('Employee Email');
  const empSlideIndex = headers.indexOf('Employee Slide');
  const statusIndex = headers.indexOf('Status');

  // Iterate through each row to capture individual details
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    const rowData = values[i];
    const empName = rowData[empNameIndex];
    const date = rowData[dateIndex];
    const managerName = rowData[managerNameIndex];
    const title = rowData[titleIndex];
    const compName = rowData[compNameIndex];
    const empSlideId = rowData[empSlideIndex];
    const empEmail = rowData[empEmailIndex];

    // Load the employee's personalized Google Slide file
    const attachment = DriveApp.getFileById(empSlideId);

    // Setup the required parameters and send them the email
    const senderName = 'CertBot';
    const subject = empName + ', you\'re awesome!';
    const body = 'Please find your employee appreciation certificate attached.' +
    '\n\n' + compName + ' team';
    GmailApp.sendEmail(empEmail, subject, body, {
      attachments: [attachment.getAs(MimeType.PDF)],
      name: senderName
    });

    // Update the spreadsheet with email status
    sheet.getRange(i + 1, statusIndex + 1).setValue('SENT');
    SpreadsheetApp.flush();
  }
}

المساهمون

تم إنشاء هذا النموذج بواسطة "سوراب تشوراريا"، وهو مدوّن وخبير في Google Developer.

• يمكنك التواصل مع سوراب على Twitter من خلال ‎@schoraria911.
• يمكنك الاطّلاع على مدونة سوراب.

تحتفظ Google بهذا النموذج بمساعدة خبراء Google المطوّرين.

الخطوات التالية

• القوائم المخصّصة في Google Workspace