إرسال شهادات تقدير مخصّصة إلى الموظفين

مستوى الترميز: مبتدئ
المدة: 15 دقيقة
نوع المشروع: التشغيل الآلي باستخدام قائمة مخصّصة

الأهداف

  • فهم دور الحلّ
  • فهم ما تفعله خدمات Apps Script ضمن الحلّ
  • اضبط إعدادات البيئة.
  • إعداد النص البرمجي
  • شغِّل النص البرمجي.

لمحة عن هذا الحل

يمكنك تخصيص نموذج شهادة الموظف في "العروض التقديمية من Google" تلقائيًا باستخدام بيانات الموظفين في "جداول بيانات Google"، ثم إرسال الشهادات باستخدام Gmail.

إنشاء شهادة الموظف

آلية العمل

يستخدم النص البرمجي نموذج عرض شهادة الموظف من "العروض التقديمية من Google" وجدول بيانات في "جداول بيانات Google" يحتوي على تفاصيل الموظف. ينسخ النص البرمجي النموذج ويبدل العناصر النائبة ببيانات من جدول البيانات. بعد أن ينشئ النص البرمجي شريحة لكل موظف، يستخرج كل شريحة فردية كمرفق PDF ويرسل الشهادات إلى الموظفين.

خدمات "برمجة تطبيقات Google"

يستخدم هذا الحلّ الخدمات التالية:

  • خدمة Drive: لنسخ نموذج شهادات الموظفين في "العروض التقديمية من Google"
  • خدمة جداول البيانات: تقدّم تفاصيل الموظفين وتُحدِّث الحالة لكل موظف مُدرَج.
  • خدمة "العروض التقديمية من Google": تستبدل العنصران المتغيّران في العنصر النائب في العروض التقديمية ببيانات الموظفين من جدول البيانات.
  • خدمة Gmail: تتلقّى العروض التقديمية الفردية بتنسيق PDF وترسلها إلى الموظفين.

المتطلبات الأساسية

لاستخدام هذا العيّنة، يجب استيفاء المتطلبات الأساسية التالية:

  • حساب Google (قد تحتاج حسابات Google Workspace إلى موافقة المشرف).
  • متصفح ويب يمكنه الوصول إلى الإنترنت

إعداد البيئة

  1. انقر على الزر التالي لإنشاء نسخة من شهادات الموظفين قالب "العروض التقديمية من Google".
    إنشاء نسخة

  2. سجِّل رقم تعريف العرض التقديمي لاستخدامه في خطوة لاحقة. يمكنك العثور على رقم التعريف في عنوان URL:

    https://docs.google.com/presentation/d/PRESENTATION_ID/edit

  3. في Drive، أنشئ مجلدًا جديدًا لتخزين الشهادات.

  4. سجِّل رقم تعريف المجلد لاستخدامه في خطوة لاحقة. يمكنك العثور على رقم التعريف في عنوان URL: https://drive.google.com/drive/folders/FOLDER_ID

إعداد النص البرمجي

  1. انقر على الزر أدناه لإنشاء نسخة من شهادات الموظفين ملف جدول بيانات نموذجي. تم إرفاق مشروع "برمجة التطبيقات" لهذا الحلّ بجدول البيانات.
    إنشاء نسخة

  2. في جدول البيانات، افتح مشروع Apps Script بالنقر على الإضافات > برمجة تطبيقات Google.

  3. بالنسبة إلى المتغيّر slideTemplateId، استبدِل PRESENTATION_ID برقم تعريف عرضك التقديمي.

  4. بالنسبة إلى المتغيّر tempFolderId، استبدِل FOLDER_ID بمعرّف المجلد.

  5. انقر على رمز الحفظ رمز الحفظ.

تشغيل النص البرمجي

  1. ارجع إلى جدول البيانات وانقر على التقدير > إنشاء شهادات. قد تحتاج إلى إعادة تحميل الصفحة لكي تظهر هذه القائمة المخصّصة.

  2. امنح الإذن للنصّ البرمجي عند مطالبتك بذلك. إذا ظهرت الرسالة التحذيرية لم يتم التحقّق من هذا التطبيق على شاشة موافقة OAuth، يمكن المتابعة من خلال النقر على الإعدادات المتقدّمة > الانتقال إلى {Project Name} (غير آمن).

  3. انقر على تقدير > إنشاء شهادات مرة أخرى.

  4. بعد تعديل عمود الحالة في جميع الصفوف إلى تم الإنشاء، انقر على التقدير > إرسال الشهادات.

مراجعة الرمز

لمراجعة رمز Apps Script لهذا الحل، انقر على عرض رمز المصدر أدناه:

عرض رمز المصدر

Code.gs

solutions/automations/employee-certificate/Code.js
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/employee-certificate

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

const slideTemplateId = 'PRESENTATION_ID';
const tempFolderId = 'FOLDER_ID'; // Create an empty folder in Google Drive

/**
 * Creates a custom menu "Appreciation" in the spreadsheet
 * with drop-down options to create and send certificates
 */
function onOpen() {
  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  ui.createMenu('Appreciation')
      .addItem('Create certificates', 'createCertificates')
      .addSeparator()
      .addItem('Send certificates', 'sendCertificates')
      .addToUi();
}

/**
 * Creates a personalized certificate for each employee
 * and stores every individual Slides doc on Google Drive
 */
function createCertificates() {
  // Load the Google Slide template file
  const template = DriveApp.getFileById(slideTemplateId);

  // Get all employee data from the spreadsheet and identify the headers
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  const values = sheet.getDataRange().getValues();
  const headers = values[0];
  const empNameIndex = headers.indexOf('Employee Name');
  const dateIndex = headers.indexOf('Date');
  const managerNameIndex = headers.indexOf('Manager Name');
  const titleIndex = headers.indexOf('Title');
  const compNameIndex = headers.indexOf('Company Name');
  const empEmailIndex = headers.indexOf('Employee Email');
  const empSlideIndex = headers.indexOf('Employee Slide');
  const statusIndex = headers.indexOf('Status');

  // Iterate through each row to capture individual details
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    const rowData = values[i];
    const empName = rowData[empNameIndex];
    const date = rowData[dateIndex];
    const managerName = rowData[managerNameIndex];
    const title = rowData[titleIndex];
    const compName = rowData[compNameIndex];

    // Make a copy of the Slide template and rename it with employee name
    const tempFolder = DriveApp.getFolderById(tempFolderId);
    const empSlideId = template.makeCopy(tempFolder).setName(empName).getId();
    const empSlide = SlidesApp.openById(empSlideId).getSlides()[0];

    // Replace placeholder values with actual employee related details
    empSlide.replaceAllText('Employee Name', empName);
    empSlide.replaceAllText('Date', 'Date: ' + Utilities.formatDate(date, Session.getScriptTimeZone(), 'MMMM dd, yyyy'));
    empSlide.replaceAllText('Your Name', managerName);
    empSlide.replaceAllText('Title', title);
    empSlide.replaceAllText('Company Name', compName);

    // Update the spreadsheet with the new Slide Id and status
    sheet.getRange(i + 1, empSlideIndex + 1).setValue(empSlideId);
    sheet.getRange(i + 1, statusIndex + 1).setValue('CREATED');
    SpreadsheetApp.flush();
  }
}

/**
 * Send an email to each individual employee
 * with a PDF attachment of their appreciation certificate
 */
function sendCertificates() {
  // Get all employee data from the spreadsheet and identify the headers
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  const values = sheet.getDataRange().getValues();
  const headers = values[0];
  const empNameIndex = headers.indexOf('Employee Name');
  const dateIndex = headers.indexOf('Date');
  const managerNameIndex = headers.indexOf('Manager Name');
  const titleIndex = headers.indexOf('Title');
  const compNameIndex = headers.indexOf('Company Name');
  const empEmailIndex = headers.indexOf('Employee Email');
  const empSlideIndex = headers.indexOf('Employee Slide');
  const statusIndex = headers.indexOf('Status');

  // Iterate through each row to capture individual details
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    const rowData = values[i];
    const empName = rowData[empNameIndex];
    const date = rowData[dateIndex];
    const managerName = rowData[managerNameIndex];
    const title = rowData[titleIndex];
    const compName = rowData[compNameIndex];
    const empSlideId = rowData[empSlideIndex];
    const empEmail = rowData[empEmailIndex];

    // Load the employee's personalized Google Slide file
    const attachment = DriveApp.getFileById(empSlideId);

    // Setup the required parameters and send them the email
    const senderName = 'CertBot';
    const subject = empName + ', you\'re awesome!';
    const body = 'Please find your employee appreciation certificate attached.' +
    '\n\n' + compName + ' team';
    GmailApp.sendEmail(empEmail, subject, body, {
      attachments: [attachment.getAs(MimeType.PDF)],
      name: senderName
    });

    // Update the spreadsheet with email status
    sheet.getRange(i + 1, statusIndex + 1).setValue('SENT');
    SpreadsheetApp.flush();
  }
}

المساهمون

تم إنشاء هذه العينة من قِبل سوراب تشوراريا، وهو مدوّن وخبير مطوّر في Google.

تُعدّ Google هذه العينة بمساعدة خبراء Google Developers.

الخطوات التالية