Отправьте сотрудникам персональные поздравительные грамоты

Уровень кодирования : Новичок
Продолжительность : 15 минут
Тип проекта : Автоматизация с индивидуальным меню

Цели

  • Поймите, что делает решение.
  • Узнайте, что делают службы Apps Script в решении.
  • Настройте свою среду.
  • Настройте сценарий.
  • Запустите сценарий.

Об этом решении

Автоматически настройте шаблон сертификата сотрудника Google Slides с данными о сотрудниках в Google Sheets, а затем отправьте сертификаты с помощью Gmail.

Создание сертификата сотрудника

Как это работает

Скрипт использует шаблон презентации сертификата сотрудника из слайдов и электронную таблицу в таблицах со сведениями о сотруднике. Скрипт копирует шаблон и заменяет заполнители данными из электронной таблицы. После того как сценарий создает слайд для каждого сотрудника, он извлекает каждый отдельный слайд в виде вложения в формате PDF и отправляет сотрудникам сертификаты.

Службы сценариев приложений

В этом решении используются следующие сервисы:

  • Служба Диска : копирует шаблон сертификата сотрудника Slides.
  • Служба электронных таблиц – предоставляет сведения о сотрудниках и обновляет статус каждого перечисленного сотрудника.
  • Служба слайдов – заменяет заполнители в презентации данными о сотрудниках из электронной таблицы.
  • Служба Gmail – получает отдельные слайды в формате PDF и отправляет их сотрудникам.

Предварительные условия

Для использования этого образца необходимы следующие предварительные условия:

  • Учетная запись Google (для учетных записей Google Workspace может потребоваться одобрение администратора).
  • Веб-браузер с доступом в Интернет.

Настройте свою среду

  1. Нажмите следующую кнопку, чтобы создать копию шаблона слайдов сертификатов сотрудников .
    Сделать копию

  2. Запишите свой идентификатор презентации, чтобы использовать его на следующем этапе. Вы можете найти идентификатор в URL-адресе:

    https://docs.google.com/presentation/d/ PRESENTATION_ID /edit

  3. На Диске создайте новую папку для хранения сертификатов.

  4. Запишите идентификатор своей папки, чтобы использовать его на следующем этапе. Идентификатор можно найти по URL-адресу: https://drive.google.com/drive/folders/ FOLDER_ID

Настройте сценарий

  1. Нажмите кнопку ниже, чтобы сделать копию образца электронной таблицы сертификатов сотрудников . Проект Apps Script для этого решения прикреплен к электронной таблице.
    Сделать копию

  2. В электронной таблице откройте проект Apps Script, нажав Расширения > Apps Script .

  3. Для переменной slideTemplateId замените PRESENTATION_ID с идентификатором вашей презентации.

  4. В переменной tempFolderId замените FOLDER_ID с идентификатором вашей папки.

  5. Нажмите «Сохранить». Значок сохранения .

Запустите сценарий

  1. Вернитесь к электронной таблице и нажмите «Благодарность» > «Создать сертификаты» . Возможно, вам придется обновить страницу, чтобы появилось это пользовательское меню.

  2. При появлении запроса авторизуйте сценарий. Если на экране согласия OAuth отображается предупреждение « Это приложение не проверено» , продолжайте, выбрав «Дополнительно» > «Перейти к {Имя проекта} (небезопасно)» .

  3. Нажмите «Благодарность» > «Создать сертификаты» еще раз.

  4. После того как столбец статуса всех строк обновится до «Создано» , нажмите «Благодарность» > «Отправить сертификаты» .

Просмотрите код

Чтобы просмотреть код скрипта приложений для этого решения, нажмите «Просмотреть исходный код» ниже:

Посмотреть исходный код

Код.gs

решения/автоматизация/сертификат сотрудника/Code.js
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/employee-certificate

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

const slideTemplateId = 'PRESENTATION_ID';
const tempFolderId = 'FOLDER_ID'; // Create an empty folder in Google Drive

/**
 * Creates a custom menu "Appreciation" in the spreadsheet
 * with drop-down options to create and send certificates
 */
function onOpen() {
  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  ui.createMenu('Appreciation')
      .addItem('Create certificates', 'createCertificates')
      .addSeparator()
      .addItem('Send certificates', 'sendCertificates')
      .addToUi();
}

/**
 * Creates a personalized certificate for each employee
 * and stores every individual Slides doc on Google Drive
 */
function createCertificates() {
  // Load the Google Slide template file
  const template = DriveApp.getFileById(slideTemplateId);

  // Get all employee data from the spreadsheet and identify the headers
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  const values = sheet.getDataRange().getValues();
  const headers = values[0];
  const empNameIndex = headers.indexOf('Employee Name');
  const dateIndex = headers.indexOf('Date');
  const managerNameIndex = headers.indexOf('Manager Name');
  const titleIndex = headers.indexOf('Title');
  const compNameIndex = headers.indexOf('Company Name');
  const empEmailIndex = headers.indexOf('Employee Email');
  const empSlideIndex = headers.indexOf('Employee Slide');
  const statusIndex = headers.indexOf('Status');

  // Iterate through each row to capture individual details
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    const rowData = values[i];
    const empName = rowData[empNameIndex];
    const date = rowData[dateIndex];
    const managerName = rowData[managerNameIndex];
    const title = rowData[titleIndex];
    const compName = rowData[compNameIndex];

    // Make a copy of the Slide template and rename it with employee name
    const tempFolder = DriveApp.getFolderById(tempFolderId);
    const empSlideId = template.makeCopy(tempFolder).setName(empName).getId();
    const empSlide = SlidesApp.openById(empSlideId).getSlides()[0];

    // Replace placeholder values with actual employee related details
    empSlide.replaceAllText('Employee Name', empName);
    empSlide.replaceAllText('Date', 'Date: ' + Utilities.formatDate(date, Session.getScriptTimeZone(), 'MMMM dd, yyyy'));
    empSlide.replaceAllText('Your Name', managerName);
    empSlide.replaceAllText('Title', title);
    empSlide.replaceAllText('Company Name', compName);

    // Update the spreadsheet with the new Slide Id and status
    sheet.getRange(i + 1, empSlideIndex + 1).setValue(empSlideId);
    sheet.getRange(i + 1, statusIndex + 1).setValue('CREATED');
    SpreadsheetApp.flush();
  }
}

/**
 * Send an email to each individual employee
 * with a PDF attachment of their appreciation certificate
 */
function sendCertificates() {
  // Get all employee data from the spreadsheet and identify the headers
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  const values = sheet.getDataRange().getValues();
  const headers = values[0];
  const empNameIndex = headers.indexOf('Employee Name');
  const dateIndex = headers.indexOf('Date');
  const managerNameIndex = headers.indexOf('Manager Name');
  const titleIndex = headers.indexOf('Title');
  const compNameIndex = headers.indexOf('Company Name');
  const empEmailIndex = headers.indexOf('Employee Email');
  const empSlideIndex = headers.indexOf('Employee Slide');
  const statusIndex = headers.indexOf('Status');

  // Iterate through each row to capture individual details
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    const rowData = values[i];
    const empName = rowData[empNameIndex];
    const date = rowData[dateIndex];
    const managerName = rowData[managerNameIndex];
    const title = rowData[titleIndex];
    const compName = rowData[compNameIndex];
    const empSlideId = rowData[empSlideIndex];
    const empEmail = rowData[empEmailIndex];

    // Load the employee's personalized Google Slide file
    const attachment = DriveApp.getFileById(empSlideId);

    // Setup the required parameters and send them the email
    const senderName = 'CertBot';
    const subject = empName + ', you\'re awesome!';
    const body = 'Please find your employee appreciation certificate attached.' +
    '\n\n' + compName + ' team';
    GmailApp.sendEmail(empEmail, subject, body, {
      attachments: [attachment.getAs(MimeType.PDF)],
      name: senderName
    });

    // Update the spreadsheet with email status
    sheet.getRange(i + 1, statusIndex + 1).setValue('SENT');
    SpreadsheetApp.flush();
  }
}

Авторы

Этот образец был создан Сурабом Чорарией, блоггером и экспертом по разработчикам Google.

Этот образец поддерживается Google с помощью экспертов-разработчиков Google.

Следующие шаги