Отправьте сотрудникам персональные поздравительные грамоты

Уровень кодирования : начинающий
Продолжительность : 15 минут
Тип проекта : Автоматизация с пользовательским меню

Цели

  • Поймите, что делает решение.
  • Понять, какие функции выполняют службы Apps Script в рамках решения.
  • Настройте свою среду.
  • Настройте сценарий.
  • Запустите скрипт.

Об этом решении

Автоматически настройте шаблон сертификата сотрудника в Google Slides, используя данные о сотрудниках из Google Таблиц, а затем отправьте сертификаты с помощью Gmail.

Создание сертификата сотрудника

Как это работает

Скрипт использует шаблон презентации сертификата сотрудника из Slides и электронную таблицу Sheets с данными о сотруднике. Скрипт копирует шаблон и заменяет заполнители данными из таблицы. После создания слайда для каждого сотрудника скрипт извлекает каждый слайд в виде PDF-вложения и отправляет сертификаты сотрудникам.

Службы скриптов приложений

Это решение использует следующие сервисы:

  • Сервис Drive – копирует шаблон сертификата сотрудника Slides.
  • Служба электронных таблиц — предоставляет сведения о сотрудниках и обновляет статус каждого указанного сотрудника.
  • Сервис слайдов — заменяет заполнители в презентации данными о сотрудниках из электронной таблицы.
  • Служба Gmail – получает отдельные слайды в формате PDF и отправляет их сотрудникам.

Предпосылки

Для использования этого образца вам необходимы следующие предварительные условия:

  • Учетная запись Google (для учетных записей Google Workspace может потребоваться одобрение администратора).
  • Веб-браузер с доступом в Интернет.

Настройте свою среду

  1. Нажмите следующую кнопку, чтобы сделать копию шаблона слайдов «Сертификаты сотрудников» .
    Сделать копию

  2. Запишите идентификатор вашей презентации для использования на следующем этапе. Вы можете найти его в URL-адресе:

    https://docs.google.com/presentation/d/ PRESENTATION_ID /edit

  3. Создайте на Диске новую папку для хранения сертификатов.

  4. Запишите идентификатор вашей папки для дальнейшего использования. Его можно найти в URL-адресе: https://drive.google.com/drive/folders/ FOLDER_ID

Настройте сценарий

  1. Нажмите кнопку ниже, чтобы скопировать образец таблицы сертификатов сотрудников . Проект Apps Script для этого решения прикреплён к таблице.
    Сделать копию

  2. В электронной таблице откройте проект Apps Script, нажав Расширения > Apps Script .

  3. Для переменной slideTemplateId замените PRESENTATION_ID с идентификатором вашей презентации.

  4. Для переменной tempFolderId замените FOLDER_ID с идентификатором вашей папки.

  5. Нажмите «Сохранить». Значок сохранения .

Запустить скрипт

  1. Вернитесь к таблице и нажмите «Благодарность» > «Создать сертификаты» . Возможно, вам потребуется обновить страницу, чтобы это меню появилось.

  2. При появлении запроса авторизуйте скрипт. Если на экране согласия OAuth отображается предупреждение « Это приложение не проверено» , выберите «Дополнительно» > «Перейти к {Имя проекта} (небезопасно)» .

  3. Снова нажмите «Благодарность» > «Создать сертификаты» .

  4. После того как столбец статуса всех строк обновится до Создано , нажмите Благодарность > Отправить сертификаты .

Проверьте код

Чтобы просмотреть код Apps Script для этого решения, нажмите «Просмотреть исходный код» ниже:

Посмотреть исходный код

Код.gs

решения/автоматизация/сертификат-сотрудника/Code.js
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/employee-certificate

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

const slideTemplateId = 'PRESENTATION_ID';
const tempFolderId = 'FOLDER_ID'; // Create an empty folder in Google Drive

/**
 * Creates a custom menu "Appreciation" in the spreadsheet
 * with drop-down options to create and send certificates
 */
function onOpen() {
  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  ui.createMenu('Appreciation')
      .addItem('Create certificates', 'createCertificates')
      .addSeparator()
      .addItem('Send certificates', 'sendCertificates')
      .addToUi();
}

/**
 * Creates a personalized certificate for each employee
 * and stores every individual Slides doc on Google Drive
 */
function createCertificates() {
  // Load the Google Slide template file
  const template = DriveApp.getFileById(slideTemplateId);

  // Get all employee data from the spreadsheet and identify the headers
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  const values = sheet.getDataRange().getValues();
  const headers = values[0];
  const empNameIndex = headers.indexOf('Employee Name');
  const dateIndex = headers.indexOf('Date');
  const managerNameIndex = headers.indexOf('Manager Name');
  const titleIndex = headers.indexOf('Title');
  const compNameIndex = headers.indexOf('Company Name');
  const empEmailIndex = headers.indexOf('Employee Email');
  const empSlideIndex = headers.indexOf('Employee Slide');
  const statusIndex = headers.indexOf('Status');

  // Iterate through each row to capture individual details
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    const rowData = values[i];
    const empName = rowData[empNameIndex];
    const date = rowData[dateIndex];
    const managerName = rowData[managerNameIndex];
    const title = rowData[titleIndex];
    const compName = rowData[compNameIndex];

    // Make a copy of the Slide template and rename it with employee name
    const tempFolder = DriveApp.getFolderById(tempFolderId);
    const empSlideId = template.makeCopy(tempFolder).setName(empName).getId();
    const empSlide = SlidesApp.openById(empSlideId).getSlides()[0];

    // Replace placeholder values with actual employee related details
    empSlide.replaceAllText('Employee Name', empName);
    empSlide.replaceAllText('Date', 'Date: ' + Utilities.formatDate(date, Session.getScriptTimeZone(), 'MMMM dd, yyyy'));
    empSlide.replaceAllText('Your Name', managerName);
    empSlide.replaceAllText('Title', title);
    empSlide.replaceAllText('Company Name', compName);

    // Update the spreadsheet with the new Slide Id and status
    sheet.getRange(i + 1, empSlideIndex + 1).setValue(empSlideId);
    sheet.getRange(i + 1, statusIndex + 1).setValue('CREATED');
    SpreadsheetApp.flush();
  }
}

/**
 * Send an email to each individual employee
 * with a PDF attachment of their appreciation certificate
 */
function sendCertificates() {
  // Get all employee data from the spreadsheet and identify the headers
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  const values = sheet.getDataRange().getValues();
  const headers = values[0];
  const empNameIndex = headers.indexOf('Employee Name');
  const dateIndex = headers.indexOf('Date');
  const managerNameIndex = headers.indexOf('Manager Name');
  const titleIndex = headers.indexOf('Title');
  const compNameIndex = headers.indexOf('Company Name');
  const empEmailIndex = headers.indexOf('Employee Email');
  const empSlideIndex = headers.indexOf('Employee Slide');
  const statusIndex = headers.indexOf('Status');

  // Iterate through each row to capture individual details
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    const rowData = values[i];
    const empName = rowData[empNameIndex];
    const date = rowData[dateIndex];
    const managerName = rowData[managerNameIndex];
    const title = rowData[titleIndex];
    const compName = rowData[compNameIndex];
    const empSlideId = rowData[empSlideIndex];
    const empEmail = rowData[empEmailIndex];

    // Load the employee's personalized Google Slide file
    const attachment = DriveApp.getFileById(empSlideId);

    // Setup the required parameters and send them the email
    const senderName = 'CertBot';
    const subject = empName + ', you\'re awesome!';
    const body = 'Please find your employee appreciation certificate attached.' +
    '\n\n' + compName + ' team';
    GmailApp.sendEmail(empEmail, subject, body, {
      attachments: [attachment.getAs(MimeType.PDF)],
      name: senderName
    });

    // Update the spreadsheet with email status
    sheet.getRange(i + 1, statusIndex + 1).setValue('SENT');
    SpreadsheetApp.flush();
  }
}

Авторы

Этот пример был создан Соурабом Чорарией, блогером и экспертом по разработке Google.

Этот образец поддерживается компанией Google с помощью экспертов Google Developer Experts.

Следующие шаги