تمت ترجمة هذه الصفحة بواسطة Cloud Translation API‏.

إدارة طلبات معدات الموظفين الجدد

مستوى الترميز: مبتدئ
المدة: 10 دقائق
نوع المشروع: برمجة باستخدام عامل تشغيل مستند إلى الأحداث وعامل تشغيل مستند إلى الوقت

الأهداف

فهم دور الحلّ
فهم ما تفعله خدمات Apps Script ضمن الحلّ
إعداد النص البرمجي
شغِّل النص البرمجي.

لمحة عن هذا الحل

يحتاج الموظفون الجدد عادةً إلى الحصول على إذن بالوصول إلى النظام والمعدّات من فريق تكنولوجيا المعلومات. لإدارة هذه الطلبات، يمكنك إنشاء نموذج باستخدام "نماذج Google" للمستخدمين للإشارة إلى إذن الوصول والأجهزة التي يحتاجها الموظفون. بعد أن تُكمِل إدارة تكنولوجيا المعلومات الطلب وتُعدِّل حالته، يتلقّى مقدّمو الطلبات إشعارًا عبر البريد الإلكتروني.

لقطة شاشة لنموذج طلب المعدّات

آلية العمل

ينشئ النص البرمجي نموذج طلب معدّات. يمكنك تخصيص العناصر في النموذج في رمز نموذج النص البرمجي. عندما يُرسل أحد المستخدمين النموذج، يُرسِل النص البرمجي إشعارًا عبر البريد الإلكتروني إلى جهة الاتّصال المخصّصة للطلبات. بعد تغيير حالة الطلب في جدول البيانات إلى "مكتمل"، يُرسِل النص البرمجي رسالة تأكيد إلكترونية إلى الشخص الذي أرسل النموذج.

خدمات "برمجة تطبيقات Google"

يستخدم هذا الحلّ الخدمات التالية:

خدمة النماذج: لإنشاء النموذج لطلبات تكنولوجيا المعلومات.
خدمة جداول البيانات: للتحقّق مما إذا كان ملف طلب الاشتراك متوفّرًا حاليًا للحدّ من تكرار الطلبات تدير هذه الورقة استجابات النموذج من خلال نقلها إلى جدولَي في انتظار المراجعة ومكتمل حسب الحاجة.
خدمة البريد: لإنشاء رسائل إلكترونية بشأن الطلبات والإشعارات باكتمال الطلبات وإرسالها
خدمة النصوص البرمجية: لإنشاء عوامل التشغيل يتم تشغيل أحدهما عند إرسال نموذج ويتم تشغيل الآخر كل خمس دقائق للتحقّق مما إذا تم وضع علامة "مكتمل" على حالة الطلب.

المتطلبات الأساسية

لاستخدام هذا العيّنة، يجب استيفاء المتطلبات الأساسية التالية:

حساب Google (قد تحتاج حسابات Google Workspace إلى موافقة المشرف).
متصفح ويب يمكنه الوصول إلى الإنترنت

إعداد النص البرمجي

إنشاء مشروع "برمجة تطبيقات Google"

انقر على الزر التالي لإنشاء نسخة من جدول البيانات إدارة طلبات معدات الموظفين. تم إرفاق مشروع "برمجة التطبيقات" لهذا الحلّ بجدول البيانات.
إنشاء نسخة
انقر على الإضافات > برمجة تطبيقات Google.
بجانب المتغيّر REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL، استبدِل نموذج البريد الإلكتروني بعنوان بريدك الإلكتروني.
انقر على رمز الحفظ .

إعداد جدول البيانات

ارجع إلى جدول البيانات وانقر على طلبات المعدّات > إعداد. قد تحتاج إلى إعادة تحميل الصفحة لكي تظهر هذه القائمة المخصّصة.
امنح الإذن للنصّ البرمجي عند مطالبتك بذلك. إذا ظهرت الرسالة التحذيرية لم يتم التحقّق من هذا التطبيق على شاشة موافقة OAuth، يمكن المتابعة من خلال النقر على الإعدادات المتقدّمة > الانتقال إلى {Project Name} (غير آمن).
انقر على طلبات المعدّات > الإعداد مرة أخرى.

تشغيل النص البرمجي

انقر على الأدوات > إدارة النموذج > الانتقال إلى النموذج المنشور.
املأ النموذج وأرسِله.
يُرجى الاطّلاع على بريدك الإلكتروني بحثًا عن إشعار بشأن طلب المعدّات.
ارجع إلى جدول البيانات، وفي ورقة البيانات الطلبات في انتظار المراجعة، غيِّر حالة الطلب إلى مكتمل.
في غضون 5 دقائق، يُرسِل النص البرمجي رسالة إلكترونية أخرى لإعلامك بأنّه تم إكمال الطلب. ينقل النص البرمجي الطلب من ورقة بيانات الطلبات في انتظار المراجعة إلى ورقة بيانات الطلبات المكتملة.

مراجعة الرمز

لمراجعة رمز Apps Script لهذا الحلّ، انقر على عرض رمز المصدر أدناه:

عرض رمز المصدر

Code.gs

solutions/automations/equipment-requests/Code.js

العرض على GitHub

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/equipment-requests

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

// Update this variable with the email address you want to send equipment requests to.
const REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL = 'request_intake@example.com';

// Update the following variables with your own equipment options.
const AVAILABLE_LAPTOPS = [
  '15" high Performance Laptop (OS X)',
  '15" high Performance Laptop (Windows)',
  '15" high performance Laptop (Linux)',
  '13" lightweight laptop (Windows)',
];
const AVAILABLE_DESKTOPS = [
  'Standard workstation (Windows)',
  'Standard workstation (Linux)',
  'High performance workstation (Windows)',
  'High performance workstation (Linux)',
  'Mac Pro (OS X)',
];
const AVAILABLE_MONITORS = [
  'Single 27"',
  'Single 32"',
  'Dual 24"',
];

// Form field titles, used for creating the form and as keys when handling
// responses.
/**
 * Adds a custom menu to the spreadsheet.
 */
function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi().createMenu('Equipment requests')
      .addItem('Set up', 'setup_')
      .addItem('Clean up', 'cleanup_')
      .addToUi();
}

/**
 * Creates the form and triggers for the workflow.
 */
function setup_() {
  let ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  if (ss.getFormUrl()) {
    let msg = 'Form already exists. Unlink the form and try again.';
    SpreadsheetApp.getUi().alert(msg);
    return;
  }
  let form = FormApp.create('Equipment Requests')
      .setCollectEmail(true)
      .setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, ss.getId())
      .setLimitOneResponsePerUser(false);
  form.addTextItem().setTitle('Employee name').setRequired(true);
  form.addTextItem().setTitle('Desk location').setRequired(true);
  form.addDateItem().setTitle('Due date').setRequired(true);
  form.addListItem().setTitle('Laptop').setChoiceValues(AVAILABLE_LAPTOPS);
  form.addListItem().setTitle('Desktop').setChoiceValues(AVAILABLE_DESKTOPS);
  form.addListItem().setTitle('Monitor').setChoiceValues(AVAILABLE_MONITORS);

  // Hide the raw form responses.
  ss.getSheets().forEach(function(sheet) {
    if (sheet.getFormUrl() == ss.getFormUrl()) {
      sheet.hideSheet();
    }
  });
  // Start workflow on each form submit
  ScriptApp.newTrigger('onFormSubmit_')
      .forForm(form)
      .onFormSubmit()
      .create();
  // Archive completed items every 5m.
  ScriptApp.newTrigger('processCompletedItems_')
      .timeBased()
      .everyMinutes(5)
      .create();
}

/**
 * Cleans up the project (stop triggers, form submission, etc.)
 */
function cleanup_() {
  let formUrl = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getFormUrl();
  if (!formUrl) {
    return;
  }
  ScriptApp.getProjectTriggers().forEach(function(trigger) {
    ScriptApp.deleteTrigger(trigger);
  });
  FormApp.openByUrl(formUrl)
      .deleteAllResponses()
      .setAcceptingResponses(false);
}

/**
 * Handles new form submissions to trigger the workflow.
 *
 * @param {Object} event - Form submit event
 */
function onFormSubmit_(event) {
  let response = mapResponse_(event.response);
  sendNewEquipmentRequestEmail_(response);
  let equipmentDetails = Utilities.formatString('%s\n%s\n%s',
      response['Laptop'],
      response['Desktop'],
      response['Monitor']);
  let row = ['New',
    '',
    response['Due date'],
    response['Employee name'],
    response['Desk location'],
    equipmentDetails,
    response['email']];
  let ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  let sheet = ss.getSheetByName('Pending requests');
  sheet.appendRow(row);
}

/**
 * Sweeps completed and cancelled requests, notifying the requestors and archiving them
 * to the completed sheet.
 *
 * @param {Object} event
 */
function processCompletedItems_() {
  let ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  let pending = ss.getSheetByName('Pending requests');
  let completed = ss.getSheetByName('Completed requests');
  let rows = pending.getDataRange().getValues();
    for (let i = rows.length; i >= 2; i--) {
      let row = rows[i -1];
      let status = row[0];
      if (status === 'Completed' || status == 'Cancelled') {
          pending.deleteRow(i);
          completed.appendRow(row);
          console.log("Deleted row: " + i);
          sendEquipmentRequestCompletedEmail_({
            'Employee name': row[3],
            'Desk location': row[4],
            'email': row[6],
          });
        }
      };
}

/**
 * Sends an email notification that a new equipment request has been submitted.
 *
 * @param {Object} request - Request details
 */
function sendNewEquipmentRequestEmail_(request) {
  let template = HtmlService.createTemplateFromFile('new-equipment-request.html');
  template.request = request;
  template.sheetUrl = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getUrl();
  let msg = template.evaluate();
  MailApp.sendEmail({
    to: REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL,
    subject: 'New equipment request',
    htmlBody: msg.getContent(),
  });
}

/**
 * Sends an email notifying the requestor that the request is complete.
 *
 * @param {Object} request - Request details
 */
function sendEquipmentRequestCompletedEmail_(request) {
  let template = HtmlService.createTemplateFromFile('request-complete.html');
  template.request = request;
  let msg = template.evaluate();
  MailApp.sendEmail({
    to: request.email,
    subject: 'Equipment request completed',
    htmlBody: msg.getContent(),
  });
}

/**
 * Converts a form response to an object keyed by the item titles. Allows easier
 * access to response values.
 *
 * @param {FormResponse} response
 * @return {Object} Form values keyed by question title
 */
function mapResponse_(response) {
  let initialValue = {
    email: response.getRespondentEmail(),
    timestamp: response.getTimestamp(),
  };
  return response.getItemResponses().reduce(function(obj, itemResponse) {
    let key = itemResponse.getItem().getTitle();
    obj[key] = itemResponse.getResponse();
    return obj;
  }, initialValue);
}

new-equipment-request.html

solutions/automations/equipment-requests/new-equipment-request.html

العرض على GitHub

<!DOCTYPE html>
<!--
 Copyright 2022 Google LLC

 Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
 you may not use this file except in compliance with the License.
 You may obtain a copy of the License at

      http://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

 Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
 distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
 WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
 See the License for the specific language governing permissions and
 limitations under the License.
-->

<html>
  <body>
    <p>
    A new equipment request has been made by <?= request.email ?>.
    </p>

    <p>
    Employee name: <?= request['Employee name'] ?><br/>
    Desk location name: <?= request['Desk location'] ?><br/>
    Due date: <?= request['Due date'] ?><br/>
    Laptop model: <?= request['Laptop'] ?><br/>
    Desktop model: <?= request['Desktop'] ?><br/>
    Monitor(s): <?= request['Monitor'] ?><br/>
    </p>

    See <a href="<?= sheetUrl ?>">the spreadsheet</a> to take or assign this item.
  </body>
</html>

request-complete.html

solutions/automations/equipment-requests/request-complete.html

العرض على GitHub

<!DOCTYPE html>
<!--
 Copyright 2022 Google LLC

 Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
 you may not use this file except in compliance with the License.
 You may obtain a copy of the License at

      http://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

 Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
 distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
 WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
 See the License for the specific language governing permissions and
 limitations under the License.
-->

<html>
  <body>
    <p>
    An equipment request has been completed.
    </p>

    <p>
    Employee name: <?= request['Employee name'] ?><br/>
    Desk location name: <?= request['Desk location'] ?><br/>
    </p>
  </body>
</html>

المساهمون

تُعدّ Google هذه العينة بمساعدة خبراء Google Developers.

إدارة طلبات معدات الموظفين الجدد

الأهداف

لمحة عن هذا الحل

آلية العمل

خدمات "برمجة تطبيقات Google"

المتطلبات الأساسية

إعداد النص البرمجي

إنشاء مشروع "برمجة تطبيقات Google"

إعداد جدول البيانات

تشغيل النص البرمجي

مراجعة الرمز

عرض رمز المصدر

Code.gs

new-equipment-request.html

request-complete.html

المساهمون

الخطوات التالية