سطح کدنویسی : مبتدی
مدت زمان : 10 دقیقه
نوع پروژه : اتوماسیون با یک ماشه رویداد محور و یک ماشه زمان محور
اهداف
- درک کنید که راه حل چه کاری انجام می دهد.
- آنچه را که سرویس های Apps Script در راه حل انجام می دهند، بدانید.
- اسکریپت را تنظیم کنید
- اسکریپت را اجرا کنید.
در مورد این راه حل
کارمندان جدید معمولاً به دسترسی به سیستم و تجهیزات از IT نیاز دارند. برای مدیریت این درخواست‌ها، می‌توانید با Google Forms فرمی برای کاربران ایجاد کنید تا نشان دهد کارمندان به چه دسترسی‌ها و دستگاه‌هایی نیاز دارند. هنگامی که IT درخواست را تکمیل کرد و وضعیت آن را به روز کرد، درخواست کنندگان یک اعلان ایمیل دریافت می کنند.
چگونه کار می کند
اسکریپت فرم درخواست تجهیزات را ایجاد می کند. می توانید موارد موجود در فرم را در کد نمونه اسکریپت سفارشی کنید. هنگامی که شخصی فرم را ارسال می کند، اسکریپت اعلان ایمیلی را برای درخواست به نقطه تماس تعیین شده ارسال می کند. هنگامی که وضعیت درخواست در صفحه گسترده به "تکمیل شد" تغییر کرد، اسکریپت یک ایمیل تایید برای شخصی که فرم را ارسال کرده است ارسال می کند.
خدمات اسکریپت برنامه ها
این راه حل از خدمات زیر استفاده می کند:
- خدمات فرم ها - فرم درخواست های IT را ایجاد می کند.
- سرویس صفحه‌گسترده - بررسی می‌کند که آیا فرم درخواست از قبل برای کاهش موارد تکراری وجود دارد یا خیر. پاسخ‌های فرم را با انتقال آنها به برگه‌های در انتظار و تکمیل شده در صورت نیاز مدیریت می‌کند.
- سرویس پست الکترونیکی - ایمیل‌های اعلان درخواست و تکمیل را ایجاد و ارسال می‌کند.
- سرویس اسکریپت - محرک ها را ایجاد می کند. یکی زمانی که فرمی ارسال می شود فعال می شود و دیگری هر پنج دقیقه یکبار فعال می شود تا بررسی کند که آیا وضعیت درخواست به عنوان "تکمیل" علامت گذاری شده است یا خیر.
پیش نیازها
برای استفاده از این نمونه به پیش نیازهای زیر نیاز دارید:
- یک حساب Google (حساب‌های Google Workspace ممکن است به تأیید سرپرست نیاز داشته باشند).
- یک مرورگر وب با دسترسی به اینترنت.
اسکریپت را تنظیم کنید
پروژه Apps Script را ایجاد کنید
- بر روی دکمه زیر کلیک کنید تا یک کپی از صفحه گسترده درخواست تجهیزات کارمند مدیریت کنید. پروژه Apps Script برای این راه حل به صفحه گسترده پیوست شده است.
یک کپی تهیه کنید - روی برنامه‌های افزودنی > اسکریپت برنامه‌ها کلیک کنید.
- در کنار متغیر
REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL ، ایمیل نمونه را با ایمیل خود جایگزین کنید. - روی ذخیره کلیک کنید
.
صفحه گسترده را تنظیم کنید
- به صفحه‌گسترده بازگردید و روی درخواست‌های تجهیزات > تنظیم کلیک کنید. ممکن است لازم باشد صفحه را بازخوانی کنید تا این منوی سفارشی ظاهر شود.
وقتی از شما خواسته شد، اسکریپت را مجاز کنید. اگر صفحه رضایت OAuth اخطار را نشان می‌دهد، این برنامه تأیید نشده است ، با انتخاب پیشرفته > رفتن به {Project Name} (ناامن) ادامه دهید.
روی درخواست‌های تجهیزات > تنظیم مجدد کلیک کنید.
اسکریپت را اجرا کنید
- روی ابزارها > مدیریت فرم > رفتن به فرم زنده کلیک کنید.
- فرم را پر کرده و ارسال کنید.
- ایمیل خود را برای اطلاع از درخواست تجهیزات بررسی کنید.
- به صفحه گسترده بازگردید و در برگه درخواست‌های در انتظار ، وضعیت درخواست را به تکمیل شده تغییر دهید.
- در عرض 5 دقیقه، اسکریپت ایمیل دیگری را ارسال می کند و به شما اطلاع می دهد که درخواست تکمیل شده است. اسکریپت درخواست را از برگه درخواست های در انتظار به صفحه درخواست های تکمیل شده منتقل می کند.
کد را مرور کنید
برای بررسی کد Apps Script برای این راه حل، روی مشاهده کد منبع در زیر کلیک کنید:
مشاهده کد منبع
Code.gs
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/equipment-requests
/*
Copyright 2022 Google LLC
Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at
https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0
Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/
// Update this variable with the email address you want to send equipment requests to.
const REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL = 'request_intake@example.com';
// Update the following variables with your own equipment options.
const AVAILABLE_LAPTOPS = [
'15" high Performance Laptop (OS X)',
'15" high Performance Laptop (Windows)',
'15" high performance Laptop (Linux)',
'13" lightweight laptop (Windows)',
];
const AVAILABLE_DESKTOPS = [
'Standard workstation (Windows)',
'Standard workstation (Linux)',
'High performance workstation (Windows)',
'High performance workstation (Linux)',
'Mac Pro (OS X)',
];
const AVAILABLE_MONITORS = [
'Single 27"',
'Single 32"',
'Dual 24"',
];
// Form field titles, used for creating the form and as keys when handling
// responses.
/**
* Adds a custom menu to the spreadsheet.
*/
function onOpen() {
SpreadsheetApp.getUi().createMenu('Equipment requests')
.addItem('Set up', 'setup_')
.addItem('Clean up', 'cleanup_')
.addToUi();
}
/**
* Creates the form and triggers for the workflow.
*/
function setup_() {
let ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
if (ss.getFormUrl()) {
let msg = 'Form already exists. Unlink the form and try again.';
SpreadsheetApp.getUi().alert(msg);
return;
}
let form = FormApp.create('Equipment Requests')
.setCollectEmail(true)
.setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, ss.getId())
.setLimitOneResponsePerUser(false);
form.addTextItem().setTitle('Employee name').setRequired(true);
form.addTextItem().setTitle('Desk location').setRequired(true);
form.addDateItem().setTitle('Due date').setRequired(true);
form.addListItem().setTitle('Laptop').setChoiceValues(AVAILABLE_LAPTOPS);
form.addListItem().setTitle('Desktop').setChoiceValues(AVAILABLE_DESKTOPS);
form.addListItem().setTitle('Monitor').setChoiceValues(AVAILABLE_MONITORS);
// Hide the raw form responses.
ss.getSheets().forEach(function(sheet) {
if (sheet.getFormUrl() == ss.getFormUrl()) {
sheet.hideSheet();
}
});
// Start workflow on each form submit
ScriptApp.newTrigger('onFormSubmit_')
.forForm(form)
.onFormSubmit()
.create();
// Archive completed items every 5m.
ScriptApp.newTrigger('processCompletedItems_')
.timeBased()
.everyMinutes(5)
.create();
}
/**
* Cleans up the project (stop triggers, form submission, etc.)
*/
function cleanup_() {
let formUrl = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getFormUrl();
if (!formUrl) {
return;
}
ScriptApp.getProjectTriggers().forEach(function(trigger) {
ScriptApp.deleteTrigger(trigger);
});
FormApp.openByUrl(formUrl)
.deleteAllResponses()
.setAcceptingResponses(false);
}
/**
* Handles new form submissions to trigger the workflow.
*
* @param {Object} event - Form submit event
*/
function onFormSubmit_(event) {
let response = mapResponse_(event.response);
sendNewEquipmentRequestEmail_(response);
let equipmentDetails = Utilities.formatString('%s\n%s\n%s',
response['Laptop'],
response['Desktop'],
response['Monitor']);
let row = ['New',
'',
response['Due date'],
response['Employee name'],
response['Desk location'],
equipmentDetails,
response['email']];
let ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
let sheet = ss.getSheetByName('Pending requests');
sheet.appendRow(row);
}
/**
* Sweeps completed and cancelled requests, notifying the requestors and archiving them
* to the completed sheet.
*
* @param {Object} event
*/
function processCompletedItems_() {
let ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
let pending = ss.getSheetByName('Pending requests');
let completed = ss.getSheetByName('Completed requests');
let rows = pending.getDataRange().getValues();
for (let i = rows.length; i >= 2; i--) {
let row = rows[i -1];
let status = row[0];
if (status === 'Completed' || status == 'Cancelled') {
pending.deleteRow(i);
completed.appendRow(row);
console.log("Deleted row: " + i);
sendEquipmentRequestCompletedEmail_({
'Employee name': row[3],
'Desk location': row[4],
'email': row[6],
});
}
};
}
/**
* Sends an email notification that a new equipment request has been submitted.
*
* @param {Object} request - Request details
*/
function sendNewEquipmentRequestEmail_(request) {
let template = HtmlService.createTemplateFromFile('new-equipment-request.html');
template.request = request;
template.sheetUrl = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getUrl();
let msg = template.evaluate();
MailApp.sendEmail({
to: REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL,
subject: 'New equipment request',
htmlBody: msg.getContent(),
});
}
/**
* Sends an email notifying the requestor that the request is complete.
*
* @param {Object} request - Request details
*/
function sendEquipmentRequestCompletedEmail_(request) {
let template = HtmlService.createTemplateFromFile('request-complete.html');
template.request = request;
let msg = template.evaluate();
MailApp.sendEmail({
to: request.email,
subject: 'Equipment request completed',
htmlBody: msg.getContent(),
});
}
/**
* Converts a form response to an object keyed by the item titles. Allows easier
* access to response values.
*
* @param {FormResponse} response
* @return {Object} Form values keyed by question title
*/
function mapResponse_(response) {
let initialValue = {
email: response.getRespondentEmail(),
timestamp: response.getTimestamp(),
};
return response.getItemResponses().reduce(function(obj, itemResponse) {
let key = itemResponse.getItem().getTitle();
obj[key] = itemResponse.getResponse();
return obj;
}, initialValue);
}
new-equipment-request.html
مشارکت کنندگان
این نمونه توسط گوگل با کمک کارشناسان توسعه دهنده گوگل نگهداری می شود.
مراحل بعدی
