יצירת הרשמה לסשנים של כנס

רמת תכנות: למתחילים
משך זמן: 5 דקות
סוג הפרויקט: אוטומציה עם תפריט בהתאמה אישית טריגר שמבוסס על אירוע

מטרות

  • להבין מה הפתרון עושה.
  • להבין מה שירותי Apps Script עושים במסגרת לפתרון הבעיה.
  • מגדירים את הסקריפט.
  • מריצים את הסקריפט.

מידע על הפתרון הזה

יוצרים מערכת רישום לאירועים מקצה לקצה. אם יש לכם אירוע בקרוב, כמו שיחת ועידה, תוכלו להגדיר יומן חדש לשיחת ועידה פעילויות, ליצור טופס הרשמה ולשלוח למשתתפים אימייל באופן אוטומטי בהתאמה אישית מסלולי נסיעה.

מידע מ-Sheets שמועבר ל-Forms וליומן

איך זה עובד

בפתרון הזה נעשה שימוש בתפריט מותאם אישית ב-Google Sheets כדי להטמיע מערכת הרישום לאירועים. הסקריפט יוצר יומן עם שיחת הוועידה האירועים שרשומים בגיליון האלקטרוני של Sheets. לאחר מכן, הסקריפט יוצר טופס עם רשימת האירועים שהמשתתפים יכולים להירשם אליהם. אחרי המשתתפים למלא את הטופס, הסקריפט מוסיף את המשתתפים לאירועים ביומן לשלוח להם את מסלולי הנסיעה באימייל.

שירותי Apps Script

הפתרון הזה משתמש בשירותים הבאים:

  • שירות גיליונות אלקטרוניים – מספק פרטי אירועים לשירותים האחרים.
  • שירות יומן – יצירת יומן חדש לאירוע, מוסיף אירועים ליומן ומוסיף משתתפים לאירועים שהם נרשמים אליהם.
  • שירות נכסים – אחסון המזהה של היומן שנוצר על ידי שירות היומן. כשמשתמש לוחצים על הגדרה של שיחת ועידה בתפריט המותאם אישית של שיחת ועידה, שירות המאפיינים בודק אם מערכת הרישום של האירועים כבר הוגדר על ידי בדיקה אם מאפיין מזהה היומן קיים. זה עוזר להימנע מיצירה של טפסים ויומנים כפולים.
  • שירות Forms – יצירת טופס למידע שבגיליון האלקטרוני שמאפשר למשתתפים להירשם סשנים.
  • שירות סקריפט – יצירת טריגר שמופעל כשמשתתף ממלא את הטופס.
  • שירות מסמכים – מקבל את האירוע מידע לאירועים שמשתתף נרשם אליהם ומוסיף רשימה של אירועים במסמך חדש. הסקריפט מעניק למשתתף הרשאה לערוך את המסמך.
  • שירות דואר – שולח באימייל את מסמך מסלול הנסיעה אל את המשתתף.

דרישות מוקדמות

כדי להשתמש בדוגמה הזו, צריך לעמוד בדרישות המוקדמות הבאות:

  • חשבון Google (חשבונות Google Workspace יכולים נדרש אישור של האדמין).
  • דפדפן אינטרנט עם גישה לאינטרנט.

הגדרת הסקריפט

  1. לחץ על הלחצן הבא כדי ליצור עותק של צור הרשמה עבור גיליון אלקטרוני לדוגמה של שיחת ועידה. סקריפט Apps הפרויקט של הפתרון הזה מצורף לגיליון האלקטרוני.
    יצירת עותק
  2. לוחצים על שיחת ועידה > הגדרה שיחת ועידה. יכול להיות שיהיה צורך לרענן את הדף כדי שהתפריט המותאם אישית יוצג יופיעו.

  3. כשמוצגת הנחיה, מאשרים את הסקריפט. אם במסך ההסכמה של OAuth מוצגת האזהרה האפליקציה הזו לא מאומתת כדי להמשיך, בוחרים באפשרות מתקדם >. עוברים אל {Project Name} (לא בטוח).

  4. לוחצים על שיחת ועידה > הגדרה שיחת ועידה.

מריצים את הסקריפט

  1. לוחצים על כלים > ניהול טופס. > מעבר לטופס בזמן אמת.
  2. ממלאים את הטופס ושולחים אותו.
  3. נכנסים לאתר calendar.google.com.
  4. מימין, מוודאים שהתיבה שליד יומן שיחות ועידה מסומנת.
  5. צריך לעבור לתאריכים של האירועים שנרשמת אליהם ולאשר את השתתפותך כמשתתף.

(אופציונלי) איפוס הפתרון

אם ברצונך לנסות את הפתרון הזה שוב, או להתאים אותו אישית לשימוש את פרטי האירוע שלך, עליך לאפס כמה פריטים שהוגדרו כשהרצתם את הסקריפט בפעם הראשונה. כדי להציג את השלבים לאיפוס הפתרון, לוחצים על צריך לאפס את הפתרון שבהמשך:

איפוס הפתרון

שלב 1: מאפסים את מאפייני הסקריפט המאוחסנים

אם תנסו להריץ את הסקריפט יותר מפעם אחת, תוצג לכם ההודעה שיחת הוועידה כבר מוגדרת. צריך לחפש את טופס ההרשמה ב-Google Drive! הסיבה לכך היא שאחרי יצירת יומן שיחת הוועידה, מזהה היומן. נשמר כמאפיין סקריפט. כשהסקריפט רץ, הוא בודק אם המאפיין 'מזהה יומן' כבר קיים, ומפסיק לפעול אם הוא קיים.

כדי להסיר את המאפיין הקיים של מזהה היומן:

  1. בגיליון האלקטרוני, לוחצים על תוספים. > Apps Script.
  2. בעורך Apps Script, בוחרים באפשרות resetProperties הרשימה הנפתחת של הפונקציות ולוחצים על Run.

שלב 2: מוחקים את יומן שיחת הוועידה

בכל פעם שהסקריפט רץ, הוא יוצר יומן חדש. אם לא רוצים לשמור את היומן המקורי שנוצר, מבצעים את הפעולות הבאות:

  1. נכנסים לאתר calendar.google.com.
  2. ליד יומן שיחת הוועידה, לוחצים על 'אפשרויות של יומן שיחת ועידה'. > הגדרות ושיתוף.
  3. גוללים לחלק התחתון של ההגדרות ולוחצים על מחיקה.

שלב 3: מוחקים את הטריגר לשליחת טופס

הסקריפט יוצר טריגר לשליחה של טפסים בכל פעם שמריצים אותו. שפת תרגום להימנע מטריגרים מרובים שגורמים לשליחת הודעות אימייל כפולות, להסיר את ההודעה המקורית. על הטריגר. כך עושים זאת:

  1. בגיליון האלקטרוני, לוחצים על תוספים. > Apps Script.
  2. בפרויקט Apps Script, לוחצים על Triggers (טריגרים) בצד ימין בפרויקט .
  3. לצד הטריגר, לוחצים על סמל האפשרויות הנוספות > מחיקת הטריגר.

בכל פעם שאתם מריצים את הסקריפט, הוא יוצר טופס חדש. יש לפעול לפי השלבים הבאים כדי מבטלים את הקישור של הטופס לגיליון האלקטרוני ומוחקים אותו:

  1. בגיליון האלקטרוני, לוחצים לחיצה ימנית על הגיליון תשובות לטפסים ואז לוחצים על ביטול הקישור של הטופס > אישור.
  2. לוחצים שוב לחיצה ימנית על הגיליון תשובות לטפסים ואז לוחצים על מחיקה. > אישור.
  3. נכנסים אל forms.google.com.
  4. לוחצים לחיצה ימנית על טופס שיחת ועידה ואז לוחצים על הסרה. > העברה לאשפה.

לאחר איפוס הפתרון, אפשר להוסיף נתונים משלך, או להמשיך אל להשתמש בנתונים לדוגמה ולהריץ את הסקריפט שוב.

בדיקת הקוד

כדי לבדוק את קוד Apps Script של הפתרון הזה, לוחצים על הצגת קוד המקור בהמשך:

הצגת קוד המקור

Code.gs

solutions/automations/event-session-signup/Code.js
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/event-session-signup

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Inserts a custom menu when the spreadsheet opens.
 */
function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi().createMenu('Conference')
      .addItem('Set up conference', 'setUpConference_')
      .addToUi();
}

/**
 * Uses the conference data in the spreadsheet to create
 * Google Calendar events, a Google Form, and a trigger that allows the script
 * to react to form responses.
 */
function setUpConference_() {
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  if (scriptProperties.getProperty('calId')) {
    Browser.msgBox('Your conference is already set up. Look in Google Drive for your'
                   + ' sign-up form!');
                   return;
  }
  let ss = SpreadsheetApp.getActive();
  let sheet = ss.getSheetByName('Conference Setup');
  let range = sheet.getDataRange();
  let values = range.getValues();
  setUpCalendar_(values, range);
  setUpForm_(ss, values);
  ScriptApp.newTrigger('onFormSubmit').forSpreadsheet(ss).onFormSubmit()
      .create();
}

/**
 * Creates a Google Calendar with events for each conference session in the
 * spreadsheet, then writes the event IDs to the spreadsheet for future use.
 * @param {Array<string[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 * @param {Range} range A spreadsheet range that contains conference data.
 */
function setUpCalendar_(values, range) {
  let cal = CalendarApp.createCalendar('Conference Calendar');
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let start = joinDateAndTime_(session[1], session[2]);
    let end = joinDateAndTime_(session[1], session[3]);
    let options = {location: session[4], sendInvites: true};
    let event = cal.createEvent(title, start, end, options)
        .setGuestsCanSeeGuests(false);
    session[5] = event.getId();
  }
  range.setValues(values);

  // Stores the ID for the Calendar, which is needed to retrieve events by ID.
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.setProperty('calId', cal.getId());
}

/**
 * Creates a single Date object from separate date and time cells.
 *
 * @param {Date} date A Date object from which to extract the date.
 * @param {Date} time A Date object from which to extract the time.
 * @return {Date} A Date object representing the combined date and time.
 */
function joinDateAndTime_(date, time) {
  date = new Date(date);
  date.setHours(time.getHours());
  date.setMinutes(time.getMinutes());
  return date;
}

/**
 * Creates a Google Form that allows respondents to select which conference
 * sessions they would like to attend, grouped by date and start time in the
 * caller's time zone.
 *
 * @param {Spreadsheet} ss The spreadsheet that contains the conference data.
 * @param {Array<String[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 */
function setUpForm_(ss, values) {
  // Group the sessions by date and time so that they can be passed to the form.
  let schedule = {};
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    if (!schedule[day]) {
      schedule[day] = {};
    }
    if (!schedule[day][time]) {
      schedule[day][time] = [];
    }
    schedule[day][time].push(session[0]);
  }

  // Creates the form and adds a multiple-choice question for each timeslot.
  let form = FormApp.create('Conference Form');
  form.setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, ss.getId());
  form.addTextItem().setTitle('Name').setRequired(true);
  form.addTextItem().setTitle('Email').setRequired(true);
  Object.keys(schedule).forEach(function(day) {
    let header = form.addSectionHeaderItem().setTitle('Sessions for ' + day);
    Object.keys(schedule[day]).forEach(function(time) {
      let item = form.addMultipleChoiceItem().setTitle(time + ' ' + day)
          .setChoiceValues(schedule[day][time]);
    });
  });
}

/**
 * Sends out calendar invitations and a
 * personalized Google Docs itinerary after a user responds to the form.
 *
 * @param {Object} e The event parameter for form submission to a spreadsheet;
 *     see https://developers.google.com/apps-script/understanding_events
 */
function onFormSubmit(e) {
  let user = {name: e.namedValues['Name'][0], email: e.namedValues['Email'][0]};

  // Grab the session data again so that we can match it to the user's choices.
  let response = [];
  let values = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName('Conference Setup')
      .getDataRange().getValues();
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    let timeslot = time + ' ' + day;

    // For every selection in the response, find the matching timeslot and title
    // in the spreadsheet and add the session data to the response array.
    if (e.namedValues[timeslot] && e.namedValues[timeslot] == title) {
      response.push(session);
    }
  }
  sendInvites_(user, response);
  sendDoc_(user, response);
}

/**
 * Add the user as a guest for every session he or she selected.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<String[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendInvites_(user, response) {
  let id = ScriptProperties.getProperty('calId');
  let cal = CalendarApp.getCalendarById(id);
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    cal.getEventSeriesById(response[i][5]).addGuest(user.email);
  }
}

/**
 * Creates and shares a personalized Google Doc that shows the user's itinerary.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<string[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendDoc_(user, response) {
  let doc = DocumentApp.create('Conference Itinerary for ' + user.name)
      .addEditor(user.email);
  let body = doc.getBody();
  let table = [['Session', 'Date', 'Time', 'Location']];
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    table.push([response[i][0], response[i][1].toLocaleDateString(),
      response[i][2].toLocaleTimeString(), response[i][4]]);
  }
  body.insertParagraph(0, doc.getName())
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
  table = body.appendTable(table);
  table.getRow(0).editAsText().setBold(true);
  doc.saveAndClose();

  // Emails a link to the Doc as well as a PDF copy.
  MailApp.sendEmail({
    to: user.email,
    subject: doc.getName(),
    body: 'Thanks for registering! Here\'s your itinerary: ' + doc.getUrl(),
    attachments: doc.getAs(MimeType.PDF),
  });
}

/**
 * Removes the calId script property so that the 'setUpConference_()' can be run again.
 */
function resetProperties(){
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.deleteAllProperties();
}

תורמים

הדוגמה הזו מתוחזקת על ידי Google בעזרת מומחי המפתחים של Google.

השלבים הבאים