یک ثبت نام برای جلسات در یک کنفرانس ایجاد کنید

سطح کدنویسی : مبتدی
مدت زمان : ۵ دقیقه
نوع پروژه : اتوماسیون با منوی سفارشی و تریگر رویداد محور

اهداف

• بفهمید که راه حل چه کاری انجام می‌دهد.
• درک کنید که سرویس‌های Apps Script در این راهکار چه کاری انجام می‌دهند.
• اسکریپت را تنظیم کنید.
• اسکریپت را اجرا کنید.

درباره این راهکار

یک سیستم ثبت رویداد جامع ایجاد کنید. اگر رویدادی مانند کنفرانس در پیش دارید، می‌توانید یک تقویم جدید برای جلسات کنفرانس تنظیم کنید، یک فرم ثبت نام ایجاد کنید و به طور خودکار برنامه‌های سفر شخصی‌سازی شده را برای شرکت‌کنندگان ایمیل کنید.

چگونه کار می‌کند؟

این راهکار از یک منوی سفارشی در گوگل شیت برای پیاده‌سازی یک سیستم ثبت خودکار رویداد استفاده می‌کند. اسکریپت، تقویمی با رویدادهای کنفرانس فهرست‌شده در صفحه گسترده شیت ایجاد می‌کند. سپس، اسکریپت فرمی با فهرست رویدادهایی که شرکت‌کنندگان می‌توانند در آن‌ها ثبت‌نام کنند، ایجاد می‌کند. پس از اینکه شرکت‌کنندگان فرم را پر کردند، اسکریپت شرکت‌کنندگان را به رویدادهای تقویم اضافه می‌کند و برنامه‌های سفر را برای آن‌ها ایمیل می‌کند.

سرویس‌های اسکریپت برنامه‌ها

این راهکار از سرویس‌های زیر استفاده می‌کند:

• سرویس صفحه گسترده - اطلاعات رویداد را برای سایر سرویس‌ها فراهم می‌کند.
• سرویس تقویم - یک تقویم جدید برای رویداد ایجاد می‌کند، رویدادها را به تقویم اضافه می‌کند و شرکت‌کنندگان را به رویدادهایی که در آنها ثبت‌نام کرده‌اند اضافه می‌کند.
• سرویس Properties - شناسه تقویم ایجاد شده توسط سرویس Calendar را ذخیره می‌کند. وقتی کاربر روی Set up conference از منوی Custom Conference کلیک می‌کند، سرویس Properties با بررسی وجود ویژگی calendar ID، بررسی می‌کند که آیا سیستم ثبت رویداد قبلاً راه‌اندازی شده است یا خیر. انجام این کار به جلوگیری از ایجاد فرم‌ها و تقویم‌های تکراری کمک می‌کند.
• سرویس فرم‌ها - فرمی از اطلاعات موجود در صفحه گسترده ایجاد می‌کند که به شرکت‌کنندگان اجازه می‌دهد در جلسات ثبت‌نام کنند.
• سرویس اسکریپت - ماشه ای ایجاد می کند که هنگام پر کردن فرم توسط شرکت کننده فعال می شود.
• سرویس سند - اطلاعات رویداد مربوط به رویدادهایی که یک شرکت‌کننده در آنها ثبت‌نام می‌کند را دریافت کرده و فهرستی از رویدادها را به یک سند جدید اضافه می‌کند. این اسکریپت به شرکت‌کننده اجازه ویرایش سند را می‌دهد.
• سرویس پستی - سند برنامه سفر را برای شرکت‌کننده ایمیل می‌کند.

پیش‌نیازها

برای استفاده از این نمونه، به پیش‌نیازهای زیر نیاز دارید:

• یک حساب گوگل (حساب‌های کاربری گوگل ورک‌اسپیس ممکن است نیاز به تأیید مدیر داشته باشند).
• یک مرورگر وب با دسترسی به اینترنت.

اسکریپت را تنظیم کنید

1. برای ایجاد یک کپی از صفحه گسترده نمونه «ایجاد ثبت نام برای جلسات در یک کنفرانس» روی دکمه زیر کلیک کنید. پروژه Apps Script برای این راهکار به صفحه گسترده پیوست شده است.
   یک کپی تهیه کنید
2. روی کنفرانس > راه‌اندازی کنفرانس کلیک کنید. ممکن است لازم باشد صفحه را برای نمایش این منوی سفارشی رفرش کنید.

3. وقتی از شما خواسته شد، اسکریپت را تأیید کنید. اگر صفحه رضایت OAuth هشدار « این برنامه تأیید نشده است» را نشان می‌دهد، با انتخاب Advanced > Go to {Project Name} (unsafe) ادامه دهید.

4. دوباره روی کنفرانس > تنظیم کنفرانس کلیک کنید.

اسکریپت را اجرا کنید

1. روی ابزارها > مدیریت فرم > رفتن به فرم زنده کلیک کنید.
2. فرم را پر کنید و ارسال کنید.
3. به calendar.google.com بروید.
4. در سمت چپ، مطمئن شوید که کادر کنار «تقویم کنفرانس» علامت زده شده باشد.
5. به تاریخ رویدادهایی که در آنها ثبت نام کرده‌اید بروید و تأیید کنید که به عنوان شرکت‌کننده اضافه شده‌اید.

(اختیاری) راه حل را دوباره تنظیم کنید

اگر می‌خواهید این راه‌حل را دوباره امتحان کنید، یا آن را طوری سفارشی کنید که از اطلاعات رویداد خودتان استفاده کند، باید برخی از مواردی را که هنگام اولین اجرای اسکریپت تنظیم شده‌اند، بازنشانی کنید. برای مشاهده مراحل بازنشانی راه‌حل، روی بازنشانی راه‌حل در زیر کلیک کنید:

راه حل را دوباره تنظیم کنید

مرحله ۱: ویژگی‌های اسکریپت ذخیره شده را بازنشانی کنید

اگر بیش از یک بار سعی کنید اسکریپت را اجرا کنید، با پیغام «کنفرانس شما قبلاً راه‌اندازی شده است» مواجه خواهید شد. در گوگل درایو به دنبال فرم ثبت نام خود بگردید! این اتفاق به این دلیل می‌افتد که پس از ایجاد تقویم کنفرانس، شناسه تقویم به عنوان یک ویژگی اسکریپت ذخیره می‌شود. وقتی اسکریپت اجرا می‌شود، بررسی می‌کند که آیا ویژگی شناسه تقویم از قبل وجود دارد یا خیر و در صورت وجود، اجرا را متوقف می‌کند.

برای حذف ویژگی شناسه تقویم موجود، مراحل زیر را دنبال کنید:

1. در صفحه گسترده، روی افزونه‌ها > اسکریپت برنامه‌ها کلیک کنید.
2. در ویرایشگر Apps Script، از فهرست کشویی تابع، resetProperties انتخاب کرده و روی Run کلیک کنید.

مرحله ۲: تقویم کنفرانس را حذف کنید

هر بار که اسکریپت اجرا می‌شود، یک تقویم جدید ایجاد می‌کند. اگر نمی‌خواهید تقویم اصلی ایجاد شده را نگه دارید، این مراحل را دنبال کنید:

1. به calendar.google.com بروید.
2. در کنار تقویم کنفرانس، روی گزینه‌های تقویم کنفرانس کلیک کنید > تنظیمات و اشتراک‌گذاری .
3. به پایین تنظیمات بروید و روی حذف کلیک کنید.

مرحله ۳: تریگر ارسال فرم را حذف کنید

این اسکریپت هر بار که اجرا می‌شود، یک تریگر برای ارسال فرم ایجاد می‌کند. برای جلوگیری از تریگرهای متعدد که منجر به ایمیل‌های تکراری می‌شوند، تریگر اصلی را حذف کنید. این مراحل را دنبال کنید:

1. در صفحه گسترده، روی افزونه‌ها > اسکریپت برنامه‌ها کلیک کنید.
2. در پروژه Apps Script، در سمت چپ، روی Triggers کلیک کنید. .
3. در کنار ماشه، روی «بیشتر» کلیک کنید > حذف تریگر .

مرحله ۴: فرم را از حالت لینک خارج کرده و حذف کنید

هر بار که اسکریپت را اجرا می‌کنید، یک فرم جدید ایجاد می‌شود. برای جدا کردن فرم از صفحه گسترده و حذف آن، این مراحل را دنبال کنید:

1. در صفحه گسترده، روی برگه پاسخ‌های فرم کلیک راست کرده و روی Unlink form > Ok کلیک کنید.
2. دوباره روی برگه پاسخ‌های فرم کلیک راست کرده و Delete > Ok را انتخاب کنید.
3. به forms.google.com بروید.
4. روی فرم کنفرانس کلیک راست کرده و گزینه حذف > انتقال به سطل زباله را انتخاب کنید.

پس از تنظیم مجدد راه‌حل، می‌توانید داده‌های خودتان را اضافه کنید، یا به استفاده از داده‌های نمونه ادامه دهید و اسکریپت را دوباره اجرا کنید.

کد را مرور کنید

برای بررسی کد Apps Script برای این راهکار، روی مشاهده کد منبع در زیر کلیک کنید:

مشاهده کد منبع

کد.gs

راهکارها/اتوماسیون‌ها/رویداد-جلسه-ثبت‌نام/کد.js

مشاهده در گیت‌هاب

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/event-session-signup

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Inserts a custom menu when the spreadsheet opens.
 */
function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi().createMenu('Conference')
      .addItem('Set up conference', 'setUpConference_')
      .addToUi();
}

/**
 * Uses the conference data in the spreadsheet to create
 * Google Calendar events, a Google Form, and a trigger that allows the script
 * to react to form responses.
 */
function setUpConference_() {
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  if (scriptProperties.getProperty('calId')) {
    Browser.msgBox('Your conference is already set up. Look in Google Drive for your'
                   + ' sign-up form!');
                   return;
  }
  let ss = SpreadsheetApp.getActive();
  let sheet = ss.getSheetByName('Conference Setup');
  let range = sheet.getDataRange();
  let values = range.getValues();
  setUpCalendar_(values, range);
  setUpForm_(ss, values);
  ScriptApp.newTrigger('onFormSubmit').forSpreadsheet(ss).onFormSubmit()
      .create();
}

/**
 * Creates a Google Calendar with events for each conference session in the
 * spreadsheet, then writes the event IDs to the spreadsheet for future use.
 * @param {Array<string[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 * @param {Range} range A spreadsheet range that contains conference data.
 */
function setUpCalendar_(values, range) {
  let cal = CalendarApp.createCalendar('Conference Calendar');
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let start = joinDateAndTime_(session[1], session[2]);
    let end = joinDateAndTime_(session[1], session[3]);
    let options = {location: session[4], sendInvites: true};
    let event = cal.createEvent(title, start, end, options)
        .setGuestsCanSeeGuests(false);
    session[5] = event.getId();
  }
  range.setValues(values);

  // Stores the ID for the Calendar, which is needed to retrieve events by ID.
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.setProperty('calId', cal.getId());
}

/**
 * Creates a single Date object from separate date and time cells.
 *
 * @param {Date} date A Date object from which to extract the date.
 * @param {Date} time A Date object from which to extract the time.
 * @return {Date} A Date object representing the combined date and time.
 */
function joinDateAndTime_(date, time) {
  date = new Date(date);
  date.setHours(time.getHours());
  date.setMinutes(time.getMinutes());
  return date;
}

/**
 * Creates a Google Form that allows respondents to select which conference
 * sessions they would like to attend, grouped by date and start time in the
 * caller's time zone.
 *
 * @param {Spreadsheet} ss The spreadsheet that contains the conference data.
 * @param {Array<String[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 */
function setUpForm_(ss, values) {
  // Group the sessions by date and time so that they can be passed to the form.
  let schedule = {};
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    if (!schedule[day]) {
      schedule[day] = {};
    }
    if (!schedule[day][time]) {
      schedule[day][time] = [];
    }
    schedule[day][time].push(session[0]);
  }

  // Creates the form and adds a multiple-choice question for each timeslot.
  let form = FormApp.create('Conference Form');
  form.setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, ss.getId());
  form.addTextItem().setTitle('Name').setRequired(true);
  form.addTextItem().setTitle('Email').setRequired(true);
  Object.keys(schedule).forEach(function(day) {
    let header = form.addSectionHeaderItem().setTitle('Sessions for ' + day);
    Object.keys(schedule[day]).forEach(function(time) {
      let item = form.addMultipleChoiceItem().setTitle(time + ' ' + day)
          .setChoiceValues(schedule[day][time]);
    });
  });
}

/**
 * Sends out calendar invitations and a
 * personalized Google Docs itinerary after a user responds to the form.
 *
 * @param {Object} e The event parameter for form submission to a spreadsheet;
 *     see https://developers.google.com/apps-script/understanding_events
 */
function onFormSubmit(e) {
  let user = {name: e.namedValues['Name'][0], email: e.namedValues['Email'][0]};

  // Grab the session data again so that we can match it to the user's choices.
  let response = [];
  let values = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName('Conference Setup')
      .getDataRange().getValues();
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    let timeslot = time + ' ' + day;

    // For every selection in the response, find the matching timeslot and title
    // in the spreadsheet and add the session data to the response array.
    if (e.namedValues[timeslot] && e.namedValues[timeslot] == title) {
      response.push(session);
    }
  }
  sendInvites_(user, response);
  sendDoc_(user, response);
}

/**
 * Add the user as a guest for every session he or she selected.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<String[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendInvites_(user, response) {
  let id = ScriptProperties.getProperty('calId');
  let cal = CalendarApp.getCalendarById(id);
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    cal.getEventSeriesById(response[i][5]).addGuest(user.email);
  }
}

/**
 * Creates and shares a personalized Google Doc that shows the user's itinerary.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<string[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendDoc_(user, response) {
  let doc = DocumentApp.create('Conference Itinerary for ' + user.name)
      .addEditor(user.email);
  let body = doc.getBody();
  let table = [['Session', 'Date', 'Time', 'Location']];
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    table.push([response[i][0], response[i][1].toLocaleDateString(),
      response[i][2].toLocaleTimeString(), response[i][4]]);
  }
  body.insertParagraph(0, doc.getName())
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
  table = body.appendTable(table);
  table.getRow(0).editAsText().setBold(true);
  doc.saveAndClose();

  // Emails a link to the Doc as well as a PDF copy.
  MailApp.sendEmail({
    to: user.email,
    subject: doc.getName(),
    body: 'Thanks for registering! Here\'s your itinerary: ' + doc.getUrl(),
    attachments: doc.getAs(MimeType.PDF),
  });
}

/**
 * Removes the calId script property so that the 'setUpConference_()' can be run again.
 */
function resetProperties(){
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.deleteAllProperties();
}

مشارکت‌کنندگان

این نمونه توسط گوگل و با کمک متخصصان توسعه‌دهنده گوگل نگهداری می‌شود.

مراحل بعدی

• منوهای سفارشی در Google Workspace
• محرک‌های رویداد محور