مشاركة الموارد مع الموظفين الجدد
تنظيم صفحاتك في مجموعات
يمكنك حفظ المحتوى وتصنيفه حسب إعداداتك المفضّلة.
مستوى الترميز: مبتدئ
المدة: 20 دقيقة
نوع المشروع: أتمتة باستخدام مشغّل مستند إلى حدث
الأهداف
- فهم ما يفعله الحلّ
- فهم وظائف خدمات "برمجة تطبيقات Google" ضمن الحل
- إعداد النص البرمجي
- شغِّل النص البرمجي.
لمحة عن هذا الحل
ملاحظة مهمة: يجب أن تكون مشرفًا على Google Workspace لاستخدام هذا الحلّ.
مشاركة الموارد مع الموظفين الجدد في خطوة واحدة يستخدم هذا الحل نموذجًا في "نماذج Google" لإضافة موظفين جدد إلى مجموعة في "مجموعات Google". ومن خلال مشاركة المراجع مع عنوان المجموعة، يمكنك بسهولة منح الموظفين الجدد إذن الوصول إلى المراجع التي يحتاجون إليها.
إذا كان لديك إذن بإضافة مستخدمين إلى مجموعة، يمكنك استخدام هذا الحل لتوزيع المسؤولية على أعضاء آخرين في فريقك. عندما يرسل المستخدم النموذج، يتم تشغيل المشغّل المستند إلى الحدث للبرنامج النصي نيابةً عنك، ويضيف عنوان البريد الإلكتروني للمستخدم الجديد إلى المجموعة.
يمكنك بشكل اختياري تفعيل الإشعارات لتلقّي رسالة إلكترونية في كل مرة يرسل فيها مستخدم النموذج.
آلية العمل
عندما يرسل مستخدم نموذجًا يتضمّن عنوان بريد إلكتروني واسم المجموعة التي يجب إضافة المستخدم إليها، يتحقّق النص البرمجي مما إذا كان المستخدم ينتمي إلى هذه المجموعة أم لا. في حال كان المستخدم عضوًا في المجموعة، سيتلقّى رسالة إلكترونية تؤكّد ذلك. بخلاف ذلك، يضيف البرنامج النصي المستخدم إلى المجموعة ويرسل إليه رسالة ترحيب إلكترونية.
خدمات "برمجة تطبيقات Google"
يستخدم هذا الحل الخدمات التالية:
- خدمة البرامج النصية: تنشئ عنصر التشغيل الذي
يشغّل البرنامج النصي في كل مرة يرسل فيها مستخدم نموذجًا.
- خدمة المجموعات: تتحقّق مما إذا كان البريد الإلكتروني
الذي تم إدخاله في النموذج يخص عضوًا في المجموعة.
- خدمة "دليل Admin SDK" المتقدّمة: تضيف هذه الخدمة عنوان البريد الإلكتروني الذي تم إرساله في النموذج إلى المجموعة.
- خدمة البريد: ترسل رسالة إلكترونية إلى عنوان البريد الإلكتروني الذي تم إدخاله في النموذج لتأكيد عضوية المستخدم في المجموعة أو الترحيب به في المجموعة.
- خدمة جداول البيانات: تضيف هذه الخدمة حالة المستخدم إلى جدول بيانات الردود على النموذج. تكون الحالة إما موجودة في المجموعة أو تمت إضافتها حديثًا.
- خدمة جلب عناوين URL: تجلب مستندًا من "مستندات Google" كسلسلة HTML. يحتوي المستند على محتوى الرسالة الإلكترونية التي يرسلها النص البرمجي.
المتطلبات الأساسية
إعداد النص البرمجي
انقر على الزر أدناه لنسخ جدول بيانات مشاركة المراجع مع الموظفين الجدد. مشروع Apps Script الخاص بهذا الحلّ مرتبط بجدول البيانات.
إنشاء نسخة
انقر على الإضافات > برمجة تطبيقات Google.
ضمن الخدمات، تأكَّد من إدراج خدمة AdminDirectory. إذا كان الأمر كذلك، انتقِل إلى الخطوة 6. إذا لم يكن الأمر كذلك، انتقِل إلى الخطوة التالية.
بجانب الخدمات، انقر على "إضافة خدمة" add.
في مربّع الحوار، اختَر Admin SDK API وانقر على إضافة.
في القائمة المنسدلة للدالة، اختَر installTrigger.
انقر على تشغيل.
امنح الإذن للنصّ البرمجي عند مطالبتك بذلك.
إذا عرضت شاشة الموافقة على OAuth التحذير لم يتم التحقّق من هذا التطبيق،
يمكنك المتابعة من خلال النقر على خيارات متقدمة >
الانتقال إلى {اسم المشروع} (غير آمن).
ملاحظة مهمة: إذا شغّلت هذه الدالة أكثر من مرة، سيؤدي ذلك إلى إنشاء مشغّلات متعددة وإرسال رسائل إلكترونية مكرّرة. لحذف المشغّلات الإضافية، اتّبِع الخطوات التالية:
- انقر على المشغّلات
.
- بجانب المشغّل، انقر على رمز المزيد
> حذف المشغّل.
تشغيل النص البرمجي
- ارجع إلى جدول البيانات وانقر على الأدوات
> إدارة النموذج
> الانتقال إلى النموذج المباشر.
- املأ النموذج باستخدام عنوان بريدك الإلكتروني ومجموعة لديك إذن بإدارة عضويتها، ثم انقر على إرسال.
- ارجع إلى جدول البيانات واطّلِع على إدخال النموذج. يعرض عمود الحالة ما إذا كان عنوان بريدك الإلكتروني قد تمت إضافته إلى المجموعة أو كان عضوًا فيها من قبل.
- راجِع بريدك الإلكتروني بحثًا عن رسالة ترحيب أو تأكيد على انضمامك إلى المجموعة.
المساهمون
تحتفظ Google بهذا النموذج بمساعدة خبراء Google المطوّرين.
الخطوات التالية
إنّ محتوى هذه الصفحة مرخّص بموجب ترخيص Creative Commons Attribution 4.0 ما لم يُنصّ على خلاف ذلك، ونماذج الرموز مرخّصة بموجب ترخيص Apache 2.0. للاطّلاع على التفاصيل، يُرجى مراجعة سياسات موقع Google Developers. إنّ Java هي علامة تجارية مسجَّلة لشركة Oracle و/أو شركائها التابعين.
تاريخ التعديل الأخير: 2025-08-31 (حسب التوقيت العالمي المتفَّق عليه)
[null,null,["تاريخ التعديل الأخير: 2025-08-31 (حسب التوقيت العالمي المتفَّق عليه)"],[[["\u003cp\u003eThis solution allows Google Workspace administrators to easily share resources with new employees by automatically adding them to a Google Group.\u003c/p\u003e\n"],["\u003cp\u003eThe script uses an event-driven trigger to add new employees to a group when their information is submitted via a Google Form.\u003c/p\u003e\n"],["\u003cp\u003eThe script utilizes various Apps Script services including Groups, Admin SDK Directory, Mail, and Spreadsheet to manage group memberships and communicate with users.\u003c/p\u003e\n"],["\u003cp\u003eSetup requires copying a spreadsheet, enabling the AdminDirectory service, and authorizing the script to run.\u003c/p\u003e\n"],["\u003cp\u003eRunning the script involves submitting a form with the new employee's email and desired group, triggering the automatic addition and email notifications.\u003c/p\u003e\n"]]],["This solution automates sharing resources with new hires using Google Workspace. It utilizes a Google Form submission to trigger a script that adds new employees to a specified Google Group. The script checks for existing membership, adds the user if necessary, and sends either a welcome or confirmation email. It leverages Apps Script services, including Script, Groups, Admin SDK Directory, Mail, Spreadsheet, and URL Fetch to manage triggers, check group membership, add users, send emails, and update form response spreadsheet with user status.\n"],null,["# Share resources with new hires\n\n**Coding level** : Beginner \n\n**Duration** : 20 minutes \n\n**Project type** : Automation with an [event-driven trigger](/apps-script/guides/triggers/installable#event-driven_triggers)\n\nObjectives\n----------\n\n- Understand what the solution does.\n- Understand what the Apps Script services do within the solution.\n- Set up the script.\n- Run the script.\n\nAbout this solution\n-------------------\n\n**Important**: You must be a Google Workspace Administrator to use this\nsolution.\n\nShare resources with incoming employees in one step. This solution uses a form\nin Google Forms to add new employees to a group in Google Groups. By sharing\nresources with that group's address, you can easily give new hires access to the\nresources they need.\n\nIf you have permission to add users to a group, you can use this solution to\ndistribute the responsibility to other members of your team. When they submit\nthe form, the event-driven trigger runs the script as you and adds the new\nperson's email to the group.\n\nOptionally, you can turn on notifications to [get an email every time someone\nsubmits the form](https://support.google.com/a/users/answer/9308874).\n\n### How it works\n\nWhen someone submits a form with a user's email and the group the user should be\nadded to, the script checks whether or not the person already belongs to that\ngroup. If they do, the user receives an email confirming that they're already in\nthe group. Otherwise, the script adds the user to the group and sends them a\nwelcome email.\n\n### Apps Script services\n\nThis solution uses the following services:\n\n- [Script service](/apps-script/reference/script)--Creates the trigger that fires the script each time someone submits a form.\n- [Groups service](/apps-script/reference/groups)--Checks whether the email submitted on the form is already a member of the group.\n- [Admin SDK Directory advanced service](/apps-script/advanced/admin-sdk-directory)--Adds the email submitted on the form to the group.\n- [Mail service](/apps-script/reference/mail)--Sends an email to the email address submitted on the form to either confirm their group membership or welcome them to the group.\n- [Spreadsheet service](/apps-script/reference/spreadsheet)--Adds the user's status to the form responses spreadsheet. The status is either **Already in\n group** or **Newly added**.\n- [URL Fetch service](/apps-script/reference/url-fetch)--Fetches a Google Docs document as an HTML string. The document contains the content of the email that the script sends.\n\nPrerequisites\n-------------\n\n- A [Google Workspace account](https://workspace.google.com/features/)\n- You must be a Google Workspace Administrator\n\nSet up the script\n-----------------\n\n1. Click the following button to copy the **Share resources with new hires**\n spreadsheet. The Apps Script\n project for this solution is attached to the spreadsheet.\n\n [Make a copy](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1IK9nIanIOxInnvUtaY9lsXHAqokkA9xqcC43VRxQ-fo/copy?usp=sharing)\n\n2. Click **Extensions** \\\u003e **Apps Script**.\n\n3. Under **Services** , make sure the **AdminDirectory** service is\n listed. If it is, skip to step 6. If it's not, continue to the next step.\n\n4. Next to **Services** , click Add a service add.\n\n5. In the dialog, select **Admin SDK API** and click **Add**.\n\n6. In the function dropdown, select **installTrigger**.\n\n7. Click **Run**.\n\n8. When prompted, authorize the script.\n If the OAuth consent screen displays the warning, **This app isn't verified** ,\n continue by selecting **Advanced** \\\u003e\n **Go to {Project Name} (unsafe)**.\n\n**Important**: If you run this function more than once, it generates multiple\ntriggers and will send duplicate emails. To delete extra triggers, take the\nfollowing steps:\n\n1. Click **Triggers** .\n2. Next to the trigger, click More \\\u003e **Delete trigger**.\n\nRun the script\n--------------\n\n1. Return to the spreadsheet and click **Tools** \\\u003e **Manage form** \\\u003e **Go to live form**.\n2. Fill out the form with your email address and a group that you have permission to manage the membership for and click **Submit**.\n3. Return to the spreadsheet and view the form entry. The status column shows whether your email address was added to or already a member of the group.\n4. Check your email for either a welcome email or confirmation of your group membership.\n\nContributors\n------------\n\nThis sample is maintained by Google with the help of Google Developer Experts.\n\nNext steps\n----------\n\n- [Event-driven triggers](/apps-script/guides/triggers/installable#event-driven_triggers)\n- [Extend Google Sheets](/apps-script/guides/sheets)"]]
