منابع را با افراد جدید به اشتراک بگذارید

سطح کدنویسی : مبتدی
مدت زمان : 20 دقیقه
نوع پروژه : اتوماسیون با یک ماشه رویداد محور

اهداف

  • درک کنید که راه حل چه کاری انجام می دهد.
  • آنچه را که سرویس های Apps Script در راه حل انجام می دهند، بدانید.
  • اسکریپت را تنظیم کنید
  • اسکریپت را اجرا کنید.

در مورد این راه حل

مهم : برای استفاده از این راه حل، باید مدیر Google Workspace باشید.

منابع را با کارکنان ورودی در یک مرحله به اشتراک بگذارید. این راه حل از فرمی در Google Forms برای اضافه کردن کارمندان جدید به گروهی در Google Groups استفاده می کند. با به اشتراک گذاری منابع با آدرس آن گروه، می توانید به راحتی به استخدام کنندگان جدید اجازه دسترسی به منابع مورد نیاز خود را بدهید.

اگر مجوز اضافه کردن کاربران به یک گروه را دارید، می توانید از این راه حل برای تقسیم مسئولیت بین سایر اعضای تیم خود استفاده کنید. هنگامی که آنها فرم را ارسال می کنند، ماشه رویداد محور اسکریپت را به عنوان شما اجرا می کند و ایمیل شخص جدید را به گروه اضافه می کند.

به صورت اختیاری، می‌توانید اعلان‌ها را روشن کنید تا هر بار که شخصی فرم را ارسال می‌کند، ایمیلی دریافت کنید .

نسخه ی نمایشی افزودن کاربر به یک گروه Google از Google Forms

چگونه کار می کند

وقتی شخصی فرمی را با ایمیل کاربر ارسال می کند و گروهی که کاربر باید به آن اضافه شود، اسکریپت بررسی می کند که آیا شخص قبلاً به آن گروه تعلق دارد یا خیر. اگر این کار را انجام دهد، کاربر ایمیلی دریافت می کند که تأیید می کند قبلاً در گروه حضور دارند. در غیر این صورت، اسکریپت کاربر را به گروه اضافه کرده و یک ایمیل خوشامدگویی برای آنها ارسال می کند.

خدمات اسکریپت برنامه ها

این راه حل از خدمات زیر استفاده می کند:

  • سرویس اسکریپت – ماشه ای را ایجاد می کند که هر بار که شخصی فرمی را ارسال می کند، اسکریپت را فعال می کند.
  • سرویس گروه ها - بررسی می کند که آیا ایمیل ارسال شده در فرم قبلاً عضو گروه است یا خیر.
  • سرویس پیشرفته Admin SDK Directory - ایمیل ارسال شده در فرم را به گروه اضافه می کند.
  • سرویس پست الکترونیکی - یک ایمیل به آدرس ایمیل ارسال شده در فرم ارسال می کند تا عضویت آنها در گروه را تأیید کند یا به آنها خوشامد بگوید.
  • سرویس صفحه گسترده - وضعیت کاربر را به صفحه گسترده پاسخ های فرم اضافه می کند. وضعیت یا قبلاً در گروه است یا به تازگی اضافه شده است .
  • سرویس واکشی URL - یک سند Google Docs را به عنوان یک رشته HTML واکشی می کند. سند حاوی محتوای ایمیلی است که اسکریپت ارسال می کند.

پیش نیازها

اسکریپت را تنظیم کنید

  1. روی دکمه زیر کلیک کنید تا صفحه گسترده اشتراک‌گذاری منابع با استخدام‌های جدید را کپی کنید. پروژه Apps Script برای این راه حل به صفحه گسترده پیوست شده است.
    یک کپی تهیه کنید

  2. روی برنامه‌های افزودنی > اسکریپت برنامه‌ها کلیک کنید.

  3. در بخش Services ، مطمئن شوید که سرویس AdminDirectory فهرست شده است. اگر چنین است، به مرحله 6 بروید. اگر اینطور نیست، به مرحله بعدی ادامه دهید.

  4. در کنار Services ، روی Add a service کلیک کنید.

  5. در گفتگو، Admin SDK API را انتخاب کنید و روی Add کلیک کنید.

  6. در منوی تابع، installTrigger را انتخاب کنید.

  7. روی Run کلیک کنید.

  8. وقتی از شما خواسته شد، اسکریپت را مجاز کنید. اگر صفحه رضایت OAuth اخطار را نشان می‌دهد، این برنامه تأیید نشده است ، با انتخاب پیشرفته > رفتن به {Project Name} (ناامن) ادامه دهید.

مهم : اگر این عملکرد را بیش از یک بار اجرا کنید، چندین راه‌انداز ایجاد می‌کند و ایمیل‌های تکراری ارسال می‌کند. برای حذف محرک های اضافی، مراحل زیر را انجام دهید:

  1. روی Triggers کلیک کنید .
  2. در کنار ماشه، روی More کلیک کنید > حذف ماشه .

اسکریپت را اجرا کنید

  1. به صفحه گسترده بازگردید و روی ابزارها > مدیریت فرم > رفتن به فرم زنده کلیک کنید.
  2. فرم را با آدرس ایمیل خود و گروهی که مجوز مدیریت عضویت را دارید پر کنید و روی ارسال کلیک کنید.
  3. به صفحه گسترده بازگردید و ورودی فرم را مشاهده کنید. ستون وضعیت نشان می دهد که آیا آدرس ایمیل شما به گروه اضافه شده است یا قبلاً عضوی از آن بوده اید.
  4. ایمیل خود را برای دریافت ایمیل خوش آمدگویی یا تایید عضویت در گروه بررسی کنید.

مشارکت کنندگان

این نمونه توسط گوگل با کمک کارشناسان توسعه دهنده گوگل نگهداری می شود.

مراحل بعدی