Berbagi fasilitas dengan karyawan baru

Tingkat coding: Pemula
Durasi: 20 menit
Jenis project: Otomatisasi dengan pemicu berbasis peristiwa

Tujuan

  • Pahami fungsi solusi.
  • Pahami fungsi layanan Apps Script dalam solusi.
  • Siapkan skrip.
  • Jalankan skrip.

Tentang solusi ini

Penting: Anda harus menjadi Administrator Google Workspace untuk menggunakan solusi ini.

Membagikan referensi kepada karyawan baru dalam satu langkah. Solusi ini menggunakan formulir di Google Formulir untuk menambahkan karyawan baru ke grup di Google Grup. Dengan membagikan resource ke alamat grup tersebut, Anda dapat dengan mudah memberi karyawan baru akses ke resource yang mereka butuhkan.

Jika memiliki izin untuk menambahkan pengguna ke grup, Anda dapat menggunakan solusi ini untuk mendistribusikan tanggung jawab kepada anggota tim Anda yang lain. Saat mereka mengirimkan formulir, pemicu berbasis peristiwa akan menjalankan skrip seperti Anda dan menambahkan email orang baru ke grup.

Secara opsional, Anda dapat mengaktifkan notifikasi untuk mendapatkan email setiap kali seseorang mengirimkan formulir.

Demo menambahkan pengguna ke Google Grup dari Google Formulir

Cara kerjanya

Saat seseorang mengirimkan formulir dengan email pengguna dan grup tempat pengguna harus ditambahkan, skrip akan memeriksa apakah orang tersebut sudah menjadi anggota grup tersebut atau belum. Jika demikian, pengguna akan menerima email yang mengonfirmasi bahwa mereka sudah berada dalam grup. Jika tidak, skrip akan menambahkan pengguna ke grup dan mengirim email selamat datang kepada mereka.

Layanan Apps Script

Solusi ini menggunakan layanan berikut:

  • Layanan skrip–Membuat pemicu yang memicu skrip setiap kali seseorang mengirimkan formulir.
  • Layanan grup–Memeriksa apakah email yang dikirimkan di formulir sudah menjadi anggota grup.
  • Layanan lanjutan Direktori Admin SDK–Menambahkan email yang dikirimkan di formulir ke grup.
  • Layanan email–Mengirim email ke alamat email yang dikirimkan di formulir untuk mengonfirmasi keanggotaan grup mereka atau menyambut mereka ke grup.
  • Layanan spreadsheet–Menambahkan status pengguna ke spreadsheet respons formulir. Statusnya adalah Sudah ada dalam grup atau Baru ditambahkan.
  • Layanan URL-fetch–Mengambil dokumen Google Dokumen sebagai string HTML. Dokumen berisi konten email yang dikirim skrip.

Prasyarat

Menyiapkan skrip

  1. Klik tombol berikut untuk menyalin spreadsheet Membagikan referensi kepada karyawan baru. Project Apps Script untuk solusi ini dilampirkan ke spreadsheet.
    Buat salinan

  2. Klik Ekstensi > Apps Script.

  3. Di bagian Services, pastikan layanan AdminDirectory tercantum. Jika ya, lanjutkan ke langkah 6. Jika tidak, lanjutkan ke langkah berikutnya.

  4. Di samping Layanan, klik Tambahkan layanan .

  5. Dalam dialog, pilih Admin SDK API, lalu klik Tambahkan.

  6. Di dropdown fungsi, pilih installTrigger.

  7. Klik Run.

  8. Saat diminta, izinkan skrip. Jika layar izin OAuth menampilkan peringatan, Aplikasi ini tidak diverifikasi, lanjutkan dengan memilih Lanjutan > Buka {Project Name} (tidak aman).

Penting: Jika Anda menjalankan fungsi ini lebih dari sekali, fungsi ini akan menghasilkan beberapa pemicu dan akan mengirim email duplikat. Untuk menghapus pemicu tambahan, lakukan langkah-langkah berikut:

  1. Klik Pemicu .
  2. Di samping pemicu, klik Lainnya > Hapus pemicu.

Jalankan skrip:

  1. Kembali ke spreadsheet, lalu klik Alat > Kelola formulir > Buka formulir aktif.
  2. Isi formulir dengan alamat email Anda dan grup yang izin pengelolaan keanggotaannya Anda miliki, lalu klik Kirim.
  3. Kembali ke spreadsheet dan lihat entri formulir. Kolom status menunjukkan apakah alamat email Anda ditambahkan ke atau sudah menjadi anggota grup.
  4. Periksa email Anda untuk melihat email sambutan atau konfirmasi keanggotaan grup Anda.

Kontributor

Contoh ini dikelola oleh Google dengan bantuan Pakar Developer Google.

Langkah berikutnya