Livello di programmazione: principiante
Durata: 20 minuti
Tipo di progetto: automazione con un attivatore basato su eventi
Obiettivi
- Scopri cosa fa la soluzione.
- Scopri cosa fanno i servizi Apps Script all'interno di questa soluzione.
- Configura lo script.
- Esegui lo script.
Informazioni su questa soluzione
Importante: devi essere un amministratore di Google Workspace per utilizzare questa soluzione.
Condividi le risorse con i nuovi dipendenti in un solo passaggio. Questa soluzione utilizza un modulo in Moduli Google per aggiungere nuovi dipendenti a un gruppo in Google Gruppi. Condividendo le risorse con l'indirizzo del gruppo, puoi concedere facilmente ai nuovi assunti l'accesso alle risorse di cui hanno bisogno.
Se disponi dell'autorizzazione per aggiungere utenti a un gruppo, puoi utilizzare questa soluzione per distribuire la responsabilità agli altri membri del tuo team. Quando l'utente invia il modulo, l'attivatore basato su eventi esegue lo script a mano a mano che invii il modulo e aggiunge l'email della nuova persona al gruppo.
Se vuoi, puoi attivare le notifiche per ricevere un'email ogni volta che qualcuno invia il modulo.
Come funziona
Quando qualcuno invia un modulo con l'indirizzo email di un utente e il gruppo a cui deve essere aggiunto l'utente, lo script controlla se la persona appartiene o meno a quel gruppo. Se lo fa, l'utente riceverà un'email di conferma della sua appartenenza al gruppo. In caso contrario, lo script aggiunge l'utente al gruppo e gli invia un'email di benvenuto.
Servizi Apps Script
Questa soluzione utilizza i seguenti servizi:
- Servizio script: crea il trigger che attiva lo script ogni volta che un utente invia un modulo.
- Servizio Gruppi: controlla se l'email inviata sul modulo fa già parte del gruppo.
- Servizio avanzato Directory SDK Admin: aggiunge l'email inviata sul modulo al gruppo.
- Mail service: invia un'email all'indirizzo email inviato sul modulo per confermare l'appartenenza al gruppo o per dare il benvenuto al gruppo.
- Servizio fogli di lavoro: aggiunge lo stato dell'utente al foglio di lavoro delle risposte del modulo. Lo stato può essere Già nel gruppo o Appena aggiunto.
- Servizio di recupero URL: recupera un documento di Documenti Google come stringa HTML. Il documento include i contenuti dell'email inviata dallo script.
Prerequisiti
- Un account Google Workspace.
- Devi essere un amministratore di Google Workspace
Configura lo script
Fai clic sul pulsante seguente per copiare il foglio di lavoro Condividi risorse con i nuovi assunti. Il progetto Apps Script per questa soluzione è allegato al foglio di lavoro.
Crea una copiaFai clic su Estensioni > Apps Script.
In Servizi, assicurati che sia elencato il servizio AdminDirectory. In questo caso, vai al passaggio 6. In caso contrario, vai al passaggio successivo.
Accanto a Servizi, fai clic su Aggiungi un servizio
.Nella finestra di dialogo, seleziona API SDK Admin e fai clic su Aggiungi.
Nel menu a discesa della funzione, seleziona installTrigger.
Fai clic su Esegui.
Quando richiesto, autorizza lo script. Se nella schermata per il consenso OAuth viene visualizzato l'avviso Questa app non è verificata, continua selezionando Avanzate > Vai a {Nome progetto} (non sicuro).
Importante: se esegui questa funzione più di una volta, verranno generati più attivatori e verranno inviate email duplicate. Per eliminare attivatori aggiuntivi, procedi nel seguente modo:
- Fai clic su Attivatori .
- Accanto all'attivatore, fai clic su Altro > Elimina trigger.
Esegui lo script
- Torna al foglio di lavoro e fai clic su Strumenti > Gestisci modulo > Vai al modulo pubblicato.
- Compila il modulo con il tuo indirizzo email e un gruppo per i quali disponi dell'autorizzazione a gestire l'iscrizione e fai clic su Invia.
- Torna al foglio di lavoro e visualizza i dati inseriti nel modulo. La colonna Stato mostra se il tuo indirizzo email è stato aggiunto al gruppo o se è già membro del gruppo.
- Controlla se nella tua casella di posta è presente un'email di benvenuto o di conferma dell'iscrizione al gruppo.
Collaboratori
Questo campione è gestito da Google con l'aiuto degli Esperti Google Developers.