Condividere le risorse con i nuovi assunti

Livello di programmazione: principiante
Durata: 20 minuti
Tipo di progetto: automazione con un attivatore basato su eventi

Obiettivi

  • Scopri cosa fa la soluzione.
  • Scopri cosa fanno i servizi Apps Script all'interno di questa soluzione.
  • Configura lo script.
  • Esegui lo script.

Informazioni su questa soluzione

Importante: devi essere un amministratore di Google Workspace per utilizzare questa soluzione.

Condividi le risorse con i nuovi dipendenti in un solo passaggio. Questa soluzione utilizza un modulo in Moduli Google per aggiungere nuovi dipendenti a un gruppo in Google Gruppi. Condividendo le risorse con l'indirizzo del gruppo, puoi concedere facilmente ai nuovi assunti l'accesso alle risorse di cui hanno bisogno.

Se disponi dell'autorizzazione per aggiungere utenti a un gruppo, puoi utilizzare questa soluzione per distribuire la responsabilità agli altri membri del tuo team. Quando l'utente invia il modulo, l'attivatore basato su eventi esegue lo script a mano a mano che invii il modulo e aggiunge l'email della nuova persona al gruppo.

Se vuoi, puoi attivare le notifiche per ricevere un'email ogni volta che qualcuno invia il modulo.

Demo dell'aggiunta di un utente a un gruppo Google da Moduli Google

Come funziona

Quando qualcuno invia un modulo con l'indirizzo email di un utente e il gruppo a cui deve essere aggiunto l'utente, lo script controlla se la persona appartiene o meno a quel gruppo. Se lo fa, l'utente riceverà un'email di conferma della sua appartenenza al gruppo. In caso contrario, lo script aggiunge l'utente al gruppo e gli invia un'email di benvenuto.

Servizi Apps Script

Questa soluzione utilizza i seguenti servizi:

  • Servizio script: crea il trigger che attiva lo script ogni volta che un utente invia un modulo.
  • Servizio Gruppi: controlla se l'email inviata sul modulo fa già parte del gruppo.
  • Servizio avanzato Directory SDK Admin: aggiunge l'email inviata sul modulo al gruppo.
  • Mail service: invia un'email all'indirizzo email inviato sul modulo per confermare l'appartenenza al gruppo o per dare il benvenuto al gruppo.
  • Servizio fogli di lavoro: aggiunge lo stato dell'utente al foglio di lavoro delle risposte del modulo. Lo stato può essere Già nel gruppo o Appena aggiunto.
  • Servizio di recupero URL: recupera un documento di Documenti Google come stringa HTML. Il documento include i contenuti dell'email inviata dallo script.

Prerequisiti

Configura lo script

  1. Fai clic sul pulsante seguente per copiare il foglio di lavoro Condividi risorse con i nuovi assunti. Il progetto Apps Script per questa soluzione è allegato al foglio di lavoro.
    Crea una copia

  2. Fai clic su Estensioni > Apps Script.

  3. In Servizi, assicurati che sia elencato il servizio AdminDirectory. In questo caso, vai al passaggio 6. In caso contrario, vai al passaggio successivo.

  4. Accanto a Servizi, fai clic su Aggiungi un servizio .

  5. Nella finestra di dialogo, seleziona API SDK Admin e fai clic su Aggiungi.

  6. Nel menu a discesa della funzione, seleziona installTrigger.

  7. Fai clic su Esegui.

  8. Quando richiesto, autorizza lo script. Se nella schermata per il consenso OAuth viene visualizzato l'avviso Questa app non è verificata, continua selezionando Avanzate > Vai a {Nome progetto} (non sicuro).

Importante: se esegui questa funzione più di una volta, verranno generati più attivatori e verranno inviate email duplicate. Per eliminare attivatori aggiuntivi, procedi nel seguente modo:

  1. Fai clic su Attivatori .
  2. Accanto all'attivatore, fai clic su Altro > Elimina trigger.

Esegui lo script

  1. Torna al foglio di lavoro e fai clic su Strumenti > Gestisci modulo > Vai al modulo pubblicato.
  2. Compila il modulo con il tuo indirizzo email e un gruppo per i quali disponi dell'autorizzazione a gestire l'iscrizione e fai clic su Invia.
  3. Torna al foglio di lavoro e visualizza i dati inseriti nel modulo. La colonna Stato mostra se il tuo indirizzo email è stato aggiunto al gruppo o se è già membro del gruppo.
  4. Controlla se nella tua casella di posta è presente un'email di benvenuto o di conferma dell'iscrizione al gruppo.

Collaboratori

Questo campione è gestito da Google con l'aiuto degli Esperti Google Developers.

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