Livello di programmazione: principiante
Durata: 20 minuti
Tipo di progetto: automazione con un attivatore basato su eventi
Obiettivi
- Scopri cosa fa la soluzione.
- Scopri cosa fanno i servizi Apps Script all'interno della soluzione.
- Configura lo script.
- Esegui lo script.
Informazioni su questa soluzione
Importante: devi essere un amministratore di Google Workspace per utilizzare questa soluzione.
Condividi le risorse con i nuovi dipendenti in un solo passaggio. Questa soluzione utilizza un modulo in Moduli Google per aggiungere nuovi dipendenti a un gruppo in Google Gruppi. Condividendo le risorse con l'indirizzo del gruppo, puoi dare ai nuovi assunti l'accesso alle risorse di cui hanno bisogno.
Se hai l'autorizzazione per aggiungere utenti a un gruppo, puoi utilizzare questa soluzione per distribuire la responsabilità ad altri membri del tuo team. Quando inviano il modulo, l'attivatore basato su eventi esegue lo script come te e aggiunge l'email della nuova persona al gruppo.
Se vuoi, puoi attivare le notifiche per ricevere un'email ogni volta che qualcuno invia il modulo.
Come funziona
Quando qualcuno invia un modulo con l'indirizzo email di un utente e il gruppo a cui deve essere aggiunto, lo script controlla se la persona appartiene già a quel gruppo. In caso affermativo, l'utente riceve un'email di conferma che indica che fa già parte del gruppo. In caso contrario, lo script aggiunge l'utente al gruppo e gli invia un'email di benvenuto.
Servizi Apps Script
Questa soluzione utilizza i seguenti servizi:
- Servizio Script: crea l'attivatore che esegue lo script ogni volta che qualcuno invia un modulo.
- Servizio Gruppi: controlla se l'indirizzo email inviato nel modulo è già membro del gruppo.
- Servizio avanzato Directory SDK Admin: aggiunge l'indirizzo email inviato nel modulo al gruppo.
- Servizio Mail: invia un'email all'indirizzo email inviato nel modulo per confermare l'iscrizione al gruppo o dare il benvenuto al gruppo.
- Servizio Fogli: aggiunge lo stato dell'utente al foglio di lavoro delle risposte del modulo. Lo stato è Già nel gruppo o Aggiunto di recente.
- Servizio di recupero URL: recupera un documento di Documenti Google come stringa HTML. Il documento contiene i contenuti dell'email inviata dallo script.
Prerequisiti
- Un account Google Workspace
- Devi essere un amministratore di Google Workspace
Configura lo script
Fai clic sul pulsante seguente per copiare il foglio di lavoro Condividi risorse con i nuovi assunti. Il progetto Apps Script per questa soluzione è allegato al foglio di lavoro.
Fai clic su Estensioni > Apps Script.
In Servizi, assicurati che il servizio AdminDirectory sia elencato. In caso affermativo, vai al passaggio 6. In caso contrario, continua con il passaggio successivo.
Accanto a Servizi, fai clic su Aggiungi un servizio .
Nella finestra di dialogo, seleziona API SDK Admin e fai clic su Aggiungi.
Nel menu a discesa della funzione, seleziona installTrigger.
Fai clic su Esegui.
Quando ti viene richiesto, autorizza lo script. <<../_snippets/oauth.md>>
Importante: se esegui questa funzione più di una volta, vengono generati più attivatori e verranno inviate email duplicate. Per eliminare gli attivatori aggiuntivi:
- Fai clic su Attivatori
. - Accanto all'attivatore, fai clic su Altro
> Elimina attivatore.
Esegui lo script
- Torna al foglio di lavoro e fai clic su Strumenti > Gestisci modulo > Vai al modulo live.
- Compila il modulo con il tuo indirizzo email e un gruppo per il quale hai l'autorizzazione a gestire l'appartenenza, quindi fai clic su Invia.
- Torna al foglio di lavoro e visualizza la voce del modulo. La colonna Stato indica se il tuo indirizzo email è stato aggiunto al gruppo o se ne fa già parte.
- Controlla la tua email per verificare se hai ricevuto un'email di benvenuto o una conferma dell'appartenenza al gruppo.
Collaboratori
Questo esempio è gestito da Google con l'aiuto di Esperti Google Developers.