Livello di codifica: principiante
Durata: 20 minuti
Tipo di progetto: automazione con un attivatore basato su eventi
Obiettivi
- Scopri cosa fa la soluzione.
- Scopri cosa fanno i servizi di Apps Script all'interno della soluzione.
- Configura lo script.
- Esegui lo script.
Informazioni su questa soluzione
Importante: per utilizzare questa soluzione, devi essere un amministratore di Google Workspace.
Condividi le risorse con i nuovi dipendenti in un solo passaggio. Questa soluzione utilizza un modulo in Moduli Google per aggiungere nuovi dipendenti a un gruppo in Gruppi Google. Condividendo le risorse con l'indirizzo del gruppo, puoi assegnare facilmente ai nuovi assunti l'accesso alle risorse di cui hanno bisogno.
Se disponi dell'autorizzazione per aggiungere utenti a un gruppo, puoi utilizzare questa soluzione per distribuire la responsabilità ad altri membri del team. Quando inviano il modulo, il trigger basato su eventi esegue lo script mentre tu aggiungi l'indirizzo email della nuova persona al gruppo.
Se vuoi, puoi attivare le notifiche per ricevere un'email ogni volta che qualcuno invia il modulo.
Come funziona
Quando qualcuno invia un modulo con l'email di un utente e il gruppo a cui deve essere aggiunto, lo script controlla se la persona appartiene già al gruppo. In questo caso, l'utente riceve un'email di conferma che lo informa che fa già parte del gruppo. In caso contrario, lo script aggiunge l'utente al gruppo e gli invia un'email di benvenuto.
Servizi Apps Script
Questa soluzione utilizza i seguenti servizi:
- Servizio di script: crea l'attivatore che attiva lo script ogni volta che un utente invia un modulo.
- Servizio Gruppi: controlla se l'indirizzo email fornito nel modulo è già membro del gruppo.
- Servizio avanzato Directory dell'SDK Admin: aggiunge al gruppo l'indirizzo email inviato nel modulo.
- Servizio postale: viene inviata un'email all'indirizzo email fornito nel modulo per confermare l'iscrizione al gruppo o per dare il benvenuto nel gruppo.
- Servizio di fogli di lavoro: aggiunge lo stato dell'utente al foglio di lavoro delle risposte ai moduli. Lo stato è Già nel gruppo o Aggiunta di recente.
- Servizio di recupero URL: recupera un documento Google Docs come stringa HTML. Il documento contiene i contenuti dell'email inviata dallo script.
Prerequisiti
- Un account Google Workspace
- Devi essere un amministratore di Google Workspace
Configurare lo script
Fai clic sul seguente pulsante per copiare il foglio di lavoro Condividi risorse con i nuovi assunti. Il progetto Apps Script per questa soluzione è allegato al foglio di lavoro.
Crea una copiaFai clic su Estensioni > Apps Script.
In Servizi, assicurati che il servizio AdminDirectory sia elencato. In caso contrario, vai al passaggio 6. In caso contrario, vai al passaggio successivo.
Accanto a Servizi, fai clic su Aggiungi un servizio .
Nella finestra di dialogo, seleziona API SDK Admin e fai clic su Aggiungi.
Nel menu a discesa delle funzioni, seleziona installTrigger.
Fai clic su Esegui.
Quando richiesto, autorizza lo script. Se nella schermata per il consenso OAuth viene visualizzato l'avviso Questa app non è verificata, prosegui selezionando Avanzate > Vai a {Project Name} (non sicuro).
Importante: se esegui questa funzione più di una volta, vengono generati più attivatori e verranno inviate email duplicate. Per eliminare gli attivatori aggiuntivi:
- Fai clic su Attivatori
. - Accanto all'attivatore, fai clic su Altro
> Elimina attivatore.
Esegui lo script
- Torna al foglio di lavoro e fai clic su Strumenti > Gestisci modulo > Vai al modulo pubblicato.
- Compila il modulo con il tuo indirizzo email e un gruppo per cui hai l'autorizzazione a gestire l'iscrizione, quindi fai clic su Invia.
- Torna al foglio di lavoro e visualizza la voce del modulo. La colonna Stato mostra se il tuo indirizzo email è stato aggiunto al gruppo o se è già un membro del gruppo.
- Controlla se hai ricevuto un'email di benvenuto o di conferma dell'iscrizione al gruppo.
Collaboratori
Questo Sample è gestito da Google con l'aiuto degli esperti Google Developer.