Condividere le risorse con i nuovi assunti
Mantieni tutto organizzato con le raccolte
Salva e classifica i contenuti in base alle tue preferenze.
Livello di programmazione: principiante
Durata: 20 minuti
Tipo di progetto: automazione con un trigger basato su eventi
Obiettivi
- Comprendere cosa fa la soluzione.
- Scopri cosa fanno i servizi Apps Script all'interno della
soluzione.
- Configura lo script.
- Esegui lo script.
Informazioni su questa soluzione
Importante: per utilizzare questa soluzione, devi essere un amministratore Google Workspace.
Condividi le risorse con i nuovi dipendenti in un solo passaggio. Questa soluzione utilizza un modulo
in Moduli Google per aggiungere nuovi dipendenti a un gruppo in Gruppi Google. Condividendo
le risorse con l'indirizzo del gruppo, puoi concedere facilmente ai nuovi assunti l'accesso alle
risorse di cui hanno bisogno.
Se hai l'autorizzazione per aggiungere utenti a un gruppo, puoi utilizzare questa soluzione per
distribuire la responsabilità ad altri membri del tuo team. Quando inviano
il modulo, il trigger basato sugli eventi esegue lo script come te e aggiunge l'email della nuova
persona al gruppo.
Se vuoi, puoi attivare le notifiche per ricevere un'email ogni volta che qualcuno
invia il modulo.
Come funziona
Quando qualcuno invia un modulo con l'email di un utente e il gruppo a cui deve essere aggiunto, lo script controlla se la persona appartiene già a quel gruppo. In questo caso, l'utente riceve un'email che conferma che fa già parte del gruppo. In caso contrario, lo script aggiunge l'utente al gruppo e gli invia un'email di benvenuto.
Servizi Apps Script
Questa soluzione utilizza i seguenti servizi:
- Servizio script: crea il trigger che
attiva lo script ogni volta che qualcuno invia un modulo.
- Servizio Gruppi: controlla se l'email
inviata nel modulo è già membro del gruppo.
- Servizio avanzato Directory dell'SDK Admin: aggiunge
l'indirizzo email inviato nel modulo al gruppo.
- Servizio di posta: invia un'email all'indirizzo email
inviato nel modulo per confermare l'iscrizione al gruppo o
dare il benvenuto al nuovo membro.
- Servizio Fogli: aggiunge lo stato dell'utente al foglio di lavoro delle risposte del modulo. Lo stato è Già nel
gruppo o Aggiunto di recente.
- Servizio di recupero URL: recupera un documento Google Docs come stringa HTML. Il documento contiene i contenuti dell'email
che lo script invia.
Prerequisiti
Configurare lo script
Fai clic sul pulsante seguente per copiare il foglio di lavoro Condividi risorse con i nuovi assunti. Il progetto Apps Script
per questa soluzione è allegato al foglio di lavoro.
Crea una copia
Fai clic su Estensioni > Apps Script.
Nella sezione Servizi, assicurati che il servizio AdminDirectory sia
elencato. In caso affermativo, vai al passaggio 6. In caso contrario, vai al passaggio successivo.
Accanto a Servizi, fai clic su Aggiungi un servizio add.
Nella finestra di dialogo, seleziona API SDK Admin e fai clic su Aggiungi.
Nel menu a discesa della funzione, seleziona installTrigger.
Fai clic su Esegui.
Quando ti viene richiesto, autorizza lo script.
Se nella schermata per il consenso OAuth viene visualizzato l'avviso Questa app non è verificata,
continua selezionando Avanzate >
Vai a {Project Name} (non sicuro).
Importante: se esegui questa funzione più di una volta, vengono generati più trigger e verranno inviate email duplicate. Per eliminare gli attivatori aggiuntivi:
- Fai clic su Attivatori
.
- Accanto all'attivatore, fai clic su Altro
> Elimina attivatore.
Esegui lo script
- Torna al foglio di lavoro e fai clic su Strumenti
> Gestisci modulo
> Vai al modulo live.
- Compila il modulo con il tuo indirizzo email e un gruppo per il quale hai
l'autorizzazione a gestire l'iscrizione, quindi fai clic su Invia.
- Torna al foglio di lavoro e visualizza la voce del modulo. La colonna Stato mostra
se il tuo indirizzo email è stato aggiunto al gruppo o se ne fai già parte.
- Controlla la tua email per un'email di benvenuto o la conferma della tua iscrizione al gruppo.
Collaboratori
Questo esempio è gestito da Google con l'aiuto degli esperti Google.
Passaggi successivi
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Ultimo aggiornamento 2025-08-31 UTC.
[null,null,["Ultimo aggiornamento 2025-08-31 UTC."],[[["\u003cp\u003eThis solution allows Google Workspace administrators to easily share resources with new employees by automatically adding them to a Google Group.\u003c/p\u003e\n"],["\u003cp\u003eThe script uses an event-driven trigger to add new employees to a group when their information is submitted via a Google Form.\u003c/p\u003e\n"],["\u003cp\u003eThe script utilizes various Apps Script services including Groups, Admin SDK Directory, Mail, and Spreadsheet to manage group memberships and communicate with users.\u003c/p\u003e\n"],["\u003cp\u003eSetup requires copying a spreadsheet, enabling the AdminDirectory service, and authorizing the script to run.\u003c/p\u003e\n"],["\u003cp\u003eRunning the script involves submitting a form with the new employee's email and desired group, triggering the automatic addition and email notifications.\u003c/p\u003e\n"]]],["This solution automates sharing resources with new hires using Google Workspace. It utilizes a Google Form submission to trigger a script that adds new employees to a specified Google Group. The script checks for existing membership, adds the user if necessary, and sends either a welcome or confirmation email. It leverages Apps Script services, including Script, Groups, Admin SDK Directory, Mail, Spreadsheet, and URL Fetch to manage triggers, check group membership, add users, send emails, and update form response spreadsheet with user status.\n"],null,["# Share resources with new hires\n\n**Coding level** : Beginner \n\n**Duration** : 20 minutes \n\n**Project type** : Automation with an [event-driven trigger](/apps-script/guides/triggers/installable#event-driven_triggers)\n\nObjectives\n----------\n\n- Understand what the solution does.\n- Understand what the Apps Script services do within the solution.\n- Set up the script.\n- Run the script.\n\nAbout this solution\n-------------------\n\n**Important**: You must be a Google Workspace Administrator to use this\nsolution.\n\nShare resources with incoming employees in one step. This solution uses a form\nin Google Forms to add new employees to a group in Google Groups. By sharing\nresources with that group's address, you can easily give new hires access to the\nresources they need.\n\nIf you have permission to add users to a group, you can use this solution to\ndistribute the responsibility to other members of your team. When they submit\nthe form, the event-driven trigger runs the script as you and adds the new\nperson's email to the group.\n\nOptionally, you can turn on notifications to [get an email every time someone\nsubmits the form](https://support.google.com/a/users/answer/9308874).\n\n### How it works\n\nWhen someone submits a form with a user's email and the group the user should be\nadded to, the script checks whether or not the person already belongs to that\ngroup. If they do, the user receives an email confirming that they're already in\nthe group. Otherwise, the script adds the user to the group and sends them a\nwelcome email.\n\n### Apps Script services\n\nThis solution uses the following services:\n\n- [Script service](/apps-script/reference/script)--Creates the trigger that fires the script each time someone submits a form.\n- [Groups service](/apps-script/reference/groups)--Checks whether the email submitted on the form is already a member of the group.\n- [Admin SDK Directory advanced service](/apps-script/advanced/admin-sdk-directory)--Adds the email submitted on the form to the group.\n- [Mail service](/apps-script/reference/mail)--Sends an email to the email address submitted on the form to either confirm their group membership or welcome them to the group.\n- [Spreadsheet service](/apps-script/reference/spreadsheet)--Adds the user's status to the form responses spreadsheet. The status is either **Already in\n group** or **Newly added**.\n- [URL Fetch service](/apps-script/reference/url-fetch)--Fetches a Google Docs document as an HTML string. The document contains the content of the email that the script sends.\n\nPrerequisites\n-------------\n\n- A [Google Workspace account](https://workspace.google.com/features/)\n- You must be a Google Workspace Administrator\n\nSet up the script\n-----------------\n\n1. Click the following button to copy the **Share resources with new hires**\n spreadsheet. The Apps Script\n project for this solution is attached to the spreadsheet.\n\n [Make a copy](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1IK9nIanIOxInnvUtaY9lsXHAqokkA9xqcC43VRxQ-fo/copy?usp=sharing)\n\n2. Click **Extensions** \\\u003e **Apps Script**.\n\n3. Under **Services** , make sure the **AdminDirectory** service is\n listed. If it is, skip to step 6. If it's not, continue to the next step.\n\n4. Next to **Services** , click Add a service add.\n\n5. In the dialog, select **Admin SDK API** and click **Add**.\n\n6. In the function dropdown, select **installTrigger**.\n\n7. Click **Run**.\n\n8. When prompted, authorize the script.\n If the OAuth consent screen displays the warning, **This app isn't verified** ,\n continue by selecting **Advanced** \\\u003e\n **Go to {Project Name} (unsafe)**.\n\n**Important**: If you run this function more than once, it generates multiple\ntriggers and will send duplicate emails. To delete extra triggers, take the\nfollowing steps:\n\n1. Click **Triggers** .\n2. Next to the trigger, click More \\\u003e **Delete trigger**.\n\nRun the script\n--------------\n\n1. Return to the spreadsheet and click **Tools** \\\u003e **Manage form** \\\u003e **Go to live form**.\n2. Fill out the form with your email address and a group that you have permission to manage the membership for and click **Submit**.\n3. Return to the spreadsheet and view the form entry. The status column shows whether your email address was added to or already a member of the group.\n4. Check your email for either a welcome email or confirmation of your group membership.\n\nContributors\n------------\n\nThis sample is maintained by Google with the help of Google Developer Experts.\n\nNext steps\n----------\n\n- [Event-driven triggers](/apps-script/guides/triggers/installable#event-driven_triggers)\n- [Extend Google Sheets](/apps-script/guides/sheets)"]]
