Делитесь ресурсами с новыми сотрудниками
Оптимизируйте свои подборки
Сохраняйте и классифицируйте контент в соответствии со своими настройками.
Уровень кодирования : начинающий
Продолжительность : 20 минут
Тип проекта : Автоматизация с триггером, управляемым событиями
Цели
- Поймите, что делает решение.
- Понять, какие функции выполняют службы Apps Script в рамках решения.
- Настройте сценарий.
- Запустите скрипт.
Об этом решении
Важно : для использования этого решения вы должны быть администратором Google Workspace.
Делитесь ресурсами с новыми сотрудниками одним движением. Это решение использует форму в Google Формах для добавления новых сотрудников в группу в Google Группах. Предоставляя доступ к ресурсам с адресом этой группы, вы можете легко предоставить новым сотрудникам доступ к необходимым им ресурсам.
Если у вас есть разрешение на добавление пользователей в группу, вы можете использовать это решение для распределения ответственности между другими членами вашей команды. Когда они отправляют форму, триггер, управляемый событием, запускает скрипт от вашего имени и добавляет адрес электронной почты нового участника в группу.
При желании вы можете включить уведомления, чтобы получать электронное письмо каждый раз, когда кто-то отправляет форму .
Как это работает
Когда кто-то отправляет форму с адресом электронной почты пользователя и группой, в которую его следует добавить, скрипт проверяет, входит ли этот человек в эту группу. Если да, пользователь получает электронное письмо с подтверждением. В противном случае скрипт добавляет пользователя в группу и отправляет ему приветственное письмо.
Службы скриптов приложений
Это решение использует следующие сервисы:
- Служба скриптов – создает триггер, который запускает скрипт каждый раз, когда кто-то отправляет форму.
- Служба групп — проверяет, принадлежит ли адрес электронной почты, отправленный в форме, уже участнику группы.
- Расширенная служба каталога Admin SDK — добавляет адрес электронной почты, отправленный в форме, в группу.
- Почтовая служба — отправляет электронное письмо на адрес электронной почты, указанный в форме, чтобы подтвердить членство в группе или поприветствовать пользователя в группе.
- Сервис электронных таблиц — добавляет статус пользователя в таблицу ответов на формы. Статус может быть «Уже в группе» или «Новобрачен» .
- Служба URL Fetch – извлекает документ Google Docs в виде HTML-строки. Документ содержит содержимое электронного письма, отправляемого скриптом.
Предпосылки
Настройте сценарий
Нажмите следующую кнопку, чтобы скопировать таблицу « Обмен ресурсами с новыми сотрудниками» . Проект Apps Script для этого решения прикреплён к таблице.
Сделать копию
Нажмите Расширения > Скрипт приложения .
В разделе «Службы» убедитесь, что служба AdminDirectory указана. Если она есть, перейдите к шагу 6. Если её нет, перейдите к следующему шагу.
Рядом с пунктом Услуги нажмите add услугу.
В диалоговом окне выберите Admin SDK API и нажмите Добавить .
В раскрывающемся списке функций выберите installTrigger .
Нажмите кнопку Выполнить .
При появлении запроса авторизуйте скрипт. Если на экране согласия OAuth отображается предупреждение « Это приложение не проверено» , выберите «Дополнительно» > «Перейти к {Имя проекта} (небезопасно)» .
Важно : если вы запустите эту функцию несколько раз, она сгенерирует несколько триггеров и отправит дублирующиеся письма. Чтобы удалить лишние триггеры, выполните следующие действия:
- Триггеры щелчков
. - Рядом с триггером нажмите «Ещё».
> Удалить триггер .
Запустить скрипт
- Вернитесь к электронной таблице и нажмите «Инструменты» > «Управление формой» > «Перейти к активной форме» .
- Заполните форму, указав свой адрес электронной почты и группу, для которой у вас есть разрешение управлять членством, и нажмите «Отправить» .
- Вернитесь в таблицу и просмотрите запись в форме. В столбце «Статус» указано, был ли ваш адрес электронной почты добавлен в группу или уже является её участником.
- Проверьте свою электронную почту на предмет приветственного письма или подтверждения вашего членства в группе.
Авторы
Этот образец поддерживается компанией Google с помощью экспертов Google Developer Experts.
Следующие шаги
Если не указано иное, контент на этой странице предоставляется по лицензии Creative Commons "С указанием авторства 4.0", а примеры кода – по лицензии Apache 2.0. Подробнее об этом написано в правилах сайта. Java – это зарегистрированный товарный знак корпорации Oracle и ее аффилированных лиц.
Последнее обновление: 2025-08-29 UTC.
[null,null,["Последнее обновление: 2025-08-29 UTC."],[[["\u003cp\u003eThis solution allows Google Workspace administrators to easily share resources with new employees by automatically adding them to a Google Group.\u003c/p\u003e\n"],["\u003cp\u003eThe script uses an event-driven trigger to add new employees to a group when their information is submitted via a Google Form.\u003c/p\u003e\n"],["\u003cp\u003eThe script utilizes various Apps Script services including Groups, Admin SDK Directory, Mail, and Spreadsheet to manage group memberships and communicate with users.\u003c/p\u003e\n"],["\u003cp\u003eSetup requires copying a spreadsheet, enabling the AdminDirectory service, and authorizing the script to run.\u003c/p\u003e\n"],["\u003cp\u003eRunning the script involves submitting a form with the new employee's email and desired group, triggering the automatic addition and email notifications.\u003c/p\u003e\n"]]],["This solution automates sharing resources with new hires using Google Workspace. It utilizes a Google Form submission to trigger a script that adds new employees to a specified Google Group. The script checks for existing membership, adds the user if necessary, and sends either a welcome or confirmation email. It leverages Apps Script services, including Script, Groups, Admin SDK Directory, Mail, Spreadsheet, and URL Fetch to manage triggers, check group membership, add users, send emails, and update form response spreadsheet with user status.\n"],null,["# Share resources with new hires\n\n**Coding level** : Beginner \n\n**Duration** : 20 minutes \n\n**Project type** : Automation with an [event-driven trigger](/apps-script/guides/triggers/installable#event-driven_triggers)\n\nObjectives\n----------\n\n- Understand what the solution does.\n- Understand what the Apps Script services do within the solution.\n- Set up the script.\n- Run the script.\n\nAbout this solution\n-------------------\n\n**Important**: You must be a Google Workspace Administrator to use this\nsolution.\n\nShare resources with incoming employees in one step. This solution uses a form\nin Google Forms to add new employees to a group in Google Groups. By sharing\nresources with that group's address, you can easily give new hires access to the\nresources they need.\n\nIf you have permission to add users to a group, you can use this solution to\ndistribute the responsibility to other members of your team. When they submit\nthe form, the event-driven trigger runs the script as you and adds the new\nperson's email to the group.\n\nOptionally, you can turn on notifications to [get an email every time someone\nsubmits the form](https://support.google.com/a/users/answer/9308874).\n\n### How it works\n\nWhen someone submits a form with a user's email and the group the user should be\nadded to, the script checks whether or not the person already belongs to that\ngroup. If they do, the user receives an email confirming that they're already in\nthe group. Otherwise, the script adds the user to the group and sends them a\nwelcome email.\n\n### Apps Script services\n\nThis solution uses the following services:\n\n- [Script service](/apps-script/reference/script)--Creates the trigger that fires the script each time someone submits a form.\n- [Groups service](/apps-script/reference/groups)--Checks whether the email submitted on the form is already a member of the group.\n- [Admin SDK Directory advanced service](/apps-script/advanced/admin-sdk-directory)--Adds the email submitted on the form to the group.\n- [Mail service](/apps-script/reference/mail)--Sends an email to the email address submitted on the form to either confirm their group membership or welcome them to the group.\n- [Spreadsheet service](/apps-script/reference/spreadsheet)--Adds the user's status to the form responses spreadsheet. The status is either **Already in\n group** or **Newly added**.\n- [URL Fetch service](/apps-script/reference/url-fetch)--Fetches a Google Docs document as an HTML string. The document contains the content of the email that the script sends.\n\nPrerequisites\n-------------\n\n- A [Google Workspace account](https://workspace.google.com/features/)\n- You must be a Google Workspace Administrator\n\nSet up the script\n-----------------\n\n1. Click the following button to copy the **Share resources with new hires**\n spreadsheet. The Apps Script\n project for this solution is attached to the spreadsheet.\n\n [Make a copy](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1IK9nIanIOxInnvUtaY9lsXHAqokkA9xqcC43VRxQ-fo/copy?usp=sharing)\n\n2. Click **Extensions** \\\u003e **Apps Script**.\n\n3. Under **Services** , make sure the **AdminDirectory** service is\n listed. If it is, skip to step 6. If it's not, continue to the next step.\n\n4. Next to **Services** , click Add a service add.\n\n5. In the dialog, select **Admin SDK API** and click **Add**.\n\n6. In the function dropdown, select **installTrigger**.\n\n7. Click **Run**.\n\n8. When prompted, authorize the script.\n If the OAuth consent screen displays the warning, **This app isn't verified** ,\n continue by selecting **Advanced** \\\u003e\n **Go to {Project Name} (unsafe)**.\n\n**Important**: If you run this function more than once, it generates multiple\ntriggers and will send duplicate emails. To delete extra triggers, take the\nfollowing steps:\n\n1. Click **Triggers** .\n2. Next to the trigger, click More \\\u003e **Delete trigger**.\n\nRun the script\n--------------\n\n1. Return to the spreadsheet and click **Tools** \\\u003e **Manage form** \\\u003e **Go to live form**.\n2. Fill out the form with your email address and a group that you have permission to manage the membership for and click **Submit**.\n3. Return to the spreadsheet and view the form entry. The status column shows whether your email address was added to or already a member of the group.\n4. Check your email for either a welcome email or confirmation of your group membership.\n\nContributors\n------------\n\nThis sample is maintained by Google with the help of Google Developer Experts.\n\nNext steps\n----------\n\n- [Event-driven triggers](/apps-script/guides/triggers/installable#event-driven_triggers)\n- [Extend Google Sheets](/apps-script/guides/sheets)"]]
