Делитесь ресурсами с новыми сотрудниками

Уровень кодирования : Новичок
Продолжительность : 20 минут
Тип проекта : Автоматизация с триггером, управляемым событиями.

Цели

  • Поймите, что делает решение.
  • Узнайте, что делают службы Apps Script в решении.
  • Настройте сценарий.
  • Запустите сценарий.

Об этом решении

Важно ! Чтобы использовать это решение, вы должны быть администратором Google Workspace.

Делитесь ресурсами с новыми сотрудниками за один шаг. В этом решении используется форма Google Forms для добавления новых сотрудников в группу в группах Google. Поделившись ресурсами с адресом этой группы, вы можете легко предоставить новым сотрудникам доступ к необходимым им ресурсам.

Если у вас есть разрешение на добавление пользователей в группу, вы можете использовать это решение, чтобы распределить ответственность между другими членами вашей команды. Когда они отправляют форму, триггер, управляемый событиями, запускает сценарий от вашего имени и добавляет адрес электронной почты нового человека в группу.

При желании вы можете включить уведомления, чтобы получать электронное письмо каждый раз, когда кто-то отправляет форму .

Демонстрация добавления пользователя в группу Google из Google Forms

Как это работает

Когда кто-то отправляет форму с адресом электронной почты пользователя и группой, в которую следует добавить пользователя, сценарий проверяет, принадлежит ли этот человек уже к этой группе. Если да, то пользователь получает электронное письмо с подтверждением того, что он уже состоит в группе. В противном случае скрипт добавляет пользователя в группу и отправляет ему приветственное письмо.

Службы сценариев приложений

В этом решении используются следующие сервисы:

  • Служба сценариев — создает триггер, который запускает сценарий каждый раз, когда кто-то отправляет форму.
  • Служба групп – проверяет, является ли электронное письмо, отправленное в форме, членом группы.
  • Расширенная служба каталога Admin SDK : добавляет в группу адрес электронной почты, отправленный в форме.
  • Почтовая служба – отправляет электронное письмо на адрес электронной почты, указанный в форме, чтобы либо подтвердить членство в группе, либо поприветствовать их в группе.
  • Служба электронных таблиц – добавляет статус пользователя в электронную таблицу ответов формы. Статус — « Уже в группе» или «Вновь добавлен» .
  • Служба URL Fetch – извлекает документ Google Docs в виде строки HTML. Документ содержит содержимое электронного письма, отправленного сценарием.

Предварительные условия

Настройте сценарий

  1. Нажмите следующую кнопку, чтобы скопировать таблицу «Поделиться ресурсами с новыми сотрудниками» . Проект Apps Script для этого решения прикреплен к электронной таблице.
    Сделать копию

  2. Нажмите Расширения > Скрипт приложений .

  3. В разделе «Службы» убедитесь, что указана служба AdminDirectory . Если да, перейдите к шагу 6. ​​Если нет, перейдите к следующему шагу.

  4. Рядом с пунктом «Услуги» нажмите « услугу».

  5. В диалоговом окне выберите Admin SDK API и нажмите «Добавить» .

  6. В раскрывающемся списке функций выберите installTrigger .

  7. Нажмите «Выполнить» .

  8. При появлении запроса авторизуйте сценарий. Если на экране согласия OAuth отображается предупреждение «Это приложение не проверено» , продолжайте, выбрав «Дополнительно» > «Перейти к {Имя проекта} (небезопасно)» .

Важно ! Если вы запустите эту функцию более одного раза, она сгенерирует несколько триггеров и отправит повторяющиеся электронные письма. Чтобы удалить лишние триггеры, выполните следующие действия:

  1. Нажмите Триггеры .
  2. Рядом с триггером нажмите «Еще» > Удалить триггер .

Запустите сценарий

  1. Вернитесь к электронной таблице и нажмите «Инструменты» > «Управление формой» > «Перейти к активной форме» .
  2. Заполните форму, указав свой адрес электронной почты и группу, в которой у вас есть разрешение на управление членством, и нажмите «Отправить» .
  3. Вернитесь в электронную таблицу и просмотрите запись формы. В столбце статуса показано, был ли ваш адрес электронной почты добавлен в группу или уже является ее участником.
  4. Проверьте свою электронную почту на наличие приветственного письма или подтверждения членства в вашей группе.

Авторы

Этот образец поддерживается Google с помощью экспертов-разработчиков Google.

Следующие шаги