Crea una combinación de correo electrónico con Gmail y Hojas de cálculo de Google

Nivel de programación: Principiante
Duración: 10 minutos
Tipo de proyecto: Automatización con un menú personalizado

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Objetivos

  • Comprende lo que hace la solución.
  • Entender lo que hacen los servicios de Apps Script en el de Google Cloud.
  • Configura la secuencia de comandos.
  • Ejecuta la secuencia de comandos.

Acerca de esta solución

Propaga automáticamente una plantilla de correo electrónico con datos de Hojas de cálculo de Google. El correos electrónicos se envían desde tu cuenta de Gmail para que puedas responder a respuestas de los destinatarios.

Importante: Esta muestra de combinación de correo electrónico está sujeta a los límites de correo electrónico descritos en Cuotas para servicios de Google.

ejemplo de combinación de correo electrónico

Cómo funciona

Creas una plantilla de borrador de Gmail con marcadores de posición que corresponden a los datos de una hoja de cálculo. Cada encabezado de columna de una hoja representa una etiqueta de marcador de posición. La secuencia de comandos envía la información cada marcador de posición de la hoja de cálculo a la ubicación del espacio marcador de posición en el borrador del correo electrónico.

Servicios de Apps Script

En esta solución, se usan los siguientes servicios:

Requisitos previos

Para usar esta muestra, necesitas los siguientes requisitos previos:

  • Una Cuenta de Google (es posible que las cuentas de Google Workspace requieren la aprobación del administrador).
  • Un navegador web con acceso a Internet

Configura la secuencia de comandos

Crea el proyecto de Apps Script

  1. Haz clic en el siguiente botón para hacer una copia de la Hoja de cálculo de muestra de la combinación de correo electrónico de Gmail/Hojas de cálculo El proyecto de Apps Script para esto solución está adjunta a la hoja de cálculo.
    Crear una copia
  2. En la hoja de cálculo que copió, actualice la columna Destinatarios con el correo electrónico direcciones que quieres usar en la combinación de correo electrónico.
  3. (Opcional) Agrega, edita o quita columnas para personalizar los datos que deseas incluir en tu plantilla de correo electrónico.

Si cambias el nombre del Destinatario o del Correo electrónico Sent, debes actualizar el código correspondiente en el Proyecto de Apps Script. Puedes abrir la app de Apps Script proyecto desde la hoja de cálculo haciendo clic en Extensiones > Apps Script.

Crea una plantilla de correo electrónico

  1. En tu cuenta de Gmail, crea un borrador de correo electrónico. Incluir datos de la hoja de cálculo en tu correo electrónico, usa marcadores de posición que correspondan a los nombres de las columnas Está rodeado de llaves, como {{First name}}.
    • Si das formato al texto del correo electrónico, también debes darle formato al marcador de posición corchetes.
    • Los marcadores de posición distinguen mayúsculas de minúsculas y deben coincidir exactamente con los encabezados de las columnas.
  2. Copia el asunto del borrador del correo electrónico.

Ejecuta la secuencia de comandos:

  1. En la hoja de cálculo, haz clic en Combinación de correos electrónicos > Envía correos electrónicos. Es posible que debas actualizar la página de este menú personalizado para que aparezca.

  2. Cuando se te solicite, autoriza la secuencia de comandos. Si la pantalla de consentimiento de OAuth muestra la advertencia Esta app no está verificada, para continuar, selecciona Avanzado > Ve a {Project Name} (no seguro).

  3. Haz clic en Combinación de correo electrónico > Enviar correos electrónicos. de nuevo.

  4. Pega el asunto de la plantilla de correo electrónico y haz clic en Aceptar.

Si aplicaste un filtro a la hoja, la secuencia de comandos sigue enviando los filtros los participantes, pero no agrega la marca de tiempo.

Revisa el código

Para revisar el código de Apps Script de esta solución, haz clic en Consulta el código fuente a continuación:

Ver el código fuente

Code.gs

solutions/automations/mail-merge/Code.js
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/mail-merge

/*
Copyright 2022 Martin Hawksey

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * @OnlyCurrentDoc
*/

/**
 * Change these to match the column names you are using for email 
 * recipient addresses and email sent column.
*/
const RECIPIENT_COL  = "Recipient";
const EMAIL_SENT_COL = "Email Sent";

/** 
 * Creates the menu item "Mail Merge" for user to run scripts on drop-down.
 */
function onOpen() {
  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  ui.createMenu('Mail Merge')
      .addItem('Send Emails', 'sendEmails')
      .addToUi();
}

/**
 * Sends emails from sheet data.
 * @param {string} subjectLine (optional) for the email draft message
 * @param {Sheet} sheet to read data from
*/
function sendEmails(subjectLine, sheet=SpreadsheetApp.getActiveSheet()) {
  // option to skip browser prompt if you want to use this code in other projects
  if (!subjectLine){
    subjectLine = Browser.inputBox("Mail Merge", 
                                      "Type or copy/paste the subject line of the Gmail " +
                                      "draft message you would like to mail merge with:",
                                      Browser.Buttons.OK_CANCEL);

    if (subjectLine === "cancel" || subjectLine == ""){ 
    // If no subject line, finishes up
    return;
    }
  }

  // Gets the draft Gmail message to use as a template
  const emailTemplate = getGmailTemplateFromDrafts_(subjectLine);

  // Gets the data from the passed sheet
  const dataRange = sheet.getDataRange();
  // Fetches displayed values for each row in the Range HT Andrew Roberts 
  // https://mashe.hawksey.info/2020/04/a-bulk-email-mail-merge-with-gmail-and-google-sheets-solution-evolution-using-v8/#comment-187490
  // @see https://developers.google.com/apps-script/reference/spreadsheet/range#getdisplayvalues
  const data = dataRange.getDisplayValues();

  // Assumes row 1 contains our column headings
  const heads = data.shift(); 

  // Gets the index of the column named 'Email Status' (Assumes header names are unique)
  // @see http://ramblings.mcpher.com/Home/excelquirks/gooscript/arrayfunctions
  const emailSentColIdx = heads.indexOf(EMAIL_SENT_COL);

  // Converts 2d array into an object array
  // See https://stackoverflow.com/a/22917499/1027723
  // For a pretty version, see https://mashe.hawksey.info/?p=17869/#comment-184945
  const obj = data.map(r => (heads.reduce((o, k, i) => (o[k] = r[i] || '', o), {})));

  // Creates an array to record sent emails
  const out = [];

  // Loops through all the rows of data
  obj.forEach(function(row, rowIdx){
    // Only sends emails if email_sent cell is blank and not hidden by a filter
    if (row[EMAIL_SENT_COL] == ''){
      try {
        const msgObj = fillInTemplateFromObject_(emailTemplate.message, row);

        // See https://developers.google.com/apps-script/reference/gmail/gmail-app#sendEmail(String,String,String,Object)
        // If you need to send emails with unicode/emoji characters change GmailApp for MailApp
        // Uncomment advanced parameters as needed (see docs for limitations)
        GmailApp.sendEmail(row[RECIPIENT_COL], msgObj.subject, msgObj.text, {
          htmlBody: msgObj.html,
          // bcc: 'a.bcc@email.com',
          // cc: 'a.cc@email.com',
          // from: 'an.alias@email.com',
          // name: 'name of the sender',
          // replyTo: 'a.reply@email.com',
          // noReply: true, // if the email should be sent from a generic no-reply email address (not available to gmail.com users)
          attachments: emailTemplate.attachments,
          inlineImages: emailTemplate.inlineImages
        });
        // Edits cell to record email sent date
        out.push([new Date()]);
      } catch(e) {
        // modify cell to record error
        out.push([e.message]);
      }
    } else {
      out.push([row[EMAIL_SENT_COL]]);
    }
  });

  // Updates the sheet with new data
  sheet.getRange(2, emailSentColIdx+1, out.length).setValues(out);

  /**
   * Get a Gmail draft message by matching the subject line.
   * @param {string} subject_line to search for draft message
   * @return {object} containing the subject, plain and html message body and attachments
  */
  function getGmailTemplateFromDrafts_(subject_line){
    try {
      // get drafts
      const drafts = GmailApp.getDrafts();
      // filter the drafts that match subject line
      const draft = drafts.filter(subjectFilter_(subject_line))[0];
      // get the message object
      const msg = draft.getMessage();

      // Handles inline images and attachments so they can be included in the merge
      // Based on https://stackoverflow.com/a/65813881/1027723
      // Gets all attachments and inline image attachments
      const allInlineImages = draft.getMessage().getAttachments({includeInlineImages: true,includeAttachments:false});
      const attachments = draft.getMessage().getAttachments({includeInlineImages: false});
      const htmlBody = msg.getBody(); 

      // Creates an inline image object with the image name as key 
      // (can't rely on image index as array based on insert order)
      const img_obj = allInlineImages.reduce((obj, i) => (obj[i.getName()] = i, obj) ,{});

      //Regexp searches for all img string positions with cid
      const imgexp = RegExp('<img.*?src="cid:(.*?)".*?alt="(.*?)"[^\>]+>', 'g');
      const matches = [...htmlBody.matchAll(imgexp)];

      //Initiates the allInlineImages object
      const inlineImagesObj = {};
      // built an inlineImagesObj from inline image matches
      matches.forEach(match => inlineImagesObj[match[1]] = img_obj[match[2]]);

      return {message: {subject: subject_line, text: msg.getPlainBody(), html:htmlBody}, 
              attachments: attachments, inlineImages: inlineImagesObj };
    } catch(e) {
      throw new Error("Oops - can't find Gmail draft");
    }

    /**
     * Filter draft objects with the matching subject linemessage by matching the subject line.
     * @param {string} subject_line to search for draft message
     * @return {object} GmailDraft object
    */
    function subjectFilter_(subject_line){
      return function(element) {
        if (element.getMessage().getSubject() === subject_line) {
          return element;
        }
      }
    }
  }

  /**
   * Fill template string with data object
   * @see https://stackoverflow.com/a/378000/1027723
   * @param {string} template string containing {{}} markers which are replaced with data
   * @param {object} data object used to replace {{}} markers
   * @return {object} message replaced with data
  */
  function fillInTemplateFromObject_(template, data) {
    // We have two templates one for plain text and the html body
    // Stringifing the object means we can do a global replace
    let template_string = JSON.stringify(template);

    // Token replacement
    template_string = template_string.replace(/{{[^{}]+}}/g, key => {
      return escapeData_(data[key.replace(/[{}]+/g, "")] || "");
    });
    return  JSON.parse(template_string);
  }

  /**
   * Escape cell data to make JSON safe
   * @see https://stackoverflow.com/a/9204218/1027723
   * @param {string} str to escape JSON special characters from
   * @return {string} escaped string
  */
  function escapeData_(str) {
    return str
      .replace(/[\\]/g, '\\\\')
      .replace(/[\"]/g, '\\\"')
      .replace(/[\/]/g, '\\/')
      .replace(/[\b]/g, '\\b')
      .replace(/[\f]/g, '\\f')
      .replace(/[\n]/g, '\\n')
      .replace(/[\r]/g, '\\r')
      .replace(/[\t]/g, '\\t');
  };
}

Modificaciones

Puedes editar la automatización de combinación de correo electrónico tanto como quieras, según tus necesidades. A continuación, se muestran algunos cambios opcionales que puedes realizar en el código fuente.

Cómo agregar los parámetros de correo electrónico Cco, Cc, ReplyTo o De:

El código de muestra incluye varios parámetros adicionales, que actualmente comentado, que te permiten controlar el nombre de la cuenta a la que se envía el correo electrónico las direcciones de correo electrónico de respuesta, así como las direcciones Cco y Cc.

Quite las barras diagonales para activar los parámetros que desea agregar // delante de cada uno.

En el siguiente ejemplo, se muestra un extracto de sendEmails función que activa la mayoría de los parámetros de correo electrónico: 

GmailApp.sendEmail(row[RECIPIENT_COL], msgObj.subject, msgObj.text, {
         htmlBody: msgObj.html,
         bcc: 'bcc@example.com',
         cc: 'cc@example.com',
         from: 'from.alias@example.com',
         name: 'name of the sender',
         replyTo: 'reply@example.com',
        // noReply: true, // if the email should be sent from a generic no-reply email address (not available to gmail.com users)

En el ejemplo anterior, el parámetro noReply todavía está marcado como comentario. porque se configuró el parámetro replyTo.

Incluir caracteres Unicode en tus correos electrónicos

Si deseas incluir caracteres Unicode, como emojis, en tus correos electrónicos, puedes debe actualizar el código para usar el servicio de correo en vez del servicio de Gmail.

En el código de muestra, actualiza la siguiente línea: 

GmailApp.sendEmail(row[RECIPIENT_COL], msgObj.subject, msgObj.text, {

Reemplaza la línea con el siguiente código: 

MailApp.sendEmail(row[RECIPIENT_COL], msgObj.subject, msgObj.text, {

Colaboradores

Martin Hawksey, líder de Diseño y Tecnología de Aprendizaje, creó la muestra Edinburgh Futures Institute, bloguero y experto de Google Developers.

Google mantiene esta muestra con la ayuda de los expertos de Google Developers.

Próximos pasos