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Zusammenstellung von E-Mail-Inhalten mit Gmail und Google Tabellen erstellen

Codierungslevel: Anfänger
Dauer: 10 Minuten
Projekttyp: Automatisierung mit einem benutzerdefinierten Menü

Lernziele

Informieren Sie sich über die Funktionsweise der Lösung.
Informationen zu den Aufgaben der Apps Script-Dienste in der Lösung
Richten Sie das Script ein.
Führen Sie das Skript aus.

Informationen zu dieser Lösung

E-Mail-Vorlagen automatisch mit Daten aus Google Tabellen füllen Die E-Mails werden von Ihrem Gmail-Konto gesendet, damit Sie auf Antworten der Empfänger antworten können.

Wichtig: Für dieses Beispiel für die Zusammenstellung von E-Mails gelten die E-Mail-Limits, die unter Kontingente für Google-Dienste beschrieben sind.

Beispiel für die Zusammenstellung von E-Mail-Inhalten

Funktionsweise

Sie erstellen eine Gmail-Entwurfsvorlage mit Platzhaltern, die den Daten in einer Google Tabellen-Tabelle entsprechen. Jede Spaltenüberschrift in einem Tabellenblatt steht für ein Platzhalter-Tag. Das Script sendet die Informationen für jeden Platzhalter aus der Tabelle an die Position des entsprechenden Platzhalter-Tags in Ihrem E-Mail-Entwurf.

Apps Script-Dienste

Für diese Lösung werden die folgenden Dienste verwendet:

Gmail-Dienst: Hier wird die E-Mail-Vorlage abgerufen, gelesen und an die Empfänger gesendet.
- Wenn Ihre E-Mail Unicode-Zeichen wie Emojis enthält, verwenden Sie stattdessen den E-Mail-Dienst. Weitere Informationen zum Aktualisieren des Codes, damit Unicode-Zeichen in E-Mails enthalten sind
Tabellendienst: Erfüllt die Platzhalter für E-Mails mit den personalisierten Informationen für jeden der Empfänger.

Vorbereitung

Für die Verwendung dieses Beispiels sind die folgenden Voraussetzungen erforderlich:

Ein Google-Konto (für Google Workspace-Konten ist möglicherweise die Administratorzustimmung erforderlich).
Einen Webbrowser mit Internetzugriff.

Script einrichten

Apps Script-Projekt erstellen

Klicken Sie auf die folgende Schaltfläche, um eine Kopie der Beispieltabelle für die Mail-Merge-Funktion in Gmail/Google Tabellen zu erstellen. Das Apps Script-Projekt für diese Lösung ist an die Tabelle angehängt.
Kopie erstellen
Aktualisieren Sie in der kopierten Tabelle die Spalte Empfänger mit den E-Mail-Adressen, die Sie in der Zusammenstellung verwenden möchten.
Optional: Fügen Sie Spalten hinzu, bearbeiten Sie sie oder entfernen Sie sie, um die Daten anzupassen, die in die E-Mail-Vorlage aufgenommen werden sollen.

Wenn Sie den Namen der Spalten Empfänger oder E-Mail gesendet ändern, müssen Sie den entsprechenden Code im Apps Script-Projekt aktualisieren. Sie können das Apps Script-Projekt über die Tabelle öffnen, indem Sie auf Erweiterungen > Apps Script klicken.

E-Mail-Vorlage erstellen

Erstellen Sie in Ihrem Gmail-Konto einen E-Mail-Entwurf. Wenn Sie Daten aus der Tabelle in Ihre E-Mail einfügen möchten, verwenden Sie Platzhalter, die den Spaltennamen entsprechen und in geschweifte Klammern gesetzt sind, z. B. {{First name}}.
- Wenn Sie den Text in der E-Mail formatieren, müssen Sie auch die Platzhalter-Klammern formatieren.
- Bei Platzhaltern wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden und sie müssen genau mit den Spaltenüberschriften übereinstimmen.
Kopieren Sie die Betreffzeile Ihres E-Mail-Entwurfs.

Skript ausführen

Klicken Sie in der Tabelle auf Mail Merge > Send Emails. Möglicherweise müssen Sie die Seite aktualisieren, damit dieses benutzerdefinierte Menü angezeigt wird.
Autorisieren Sie das Script, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Wenn auf dem OAuth-Zustimmungsbildschirm die Warnung Diese App ist nicht bestätigt angezeigt wird, wählen Sie Erweitert > Zu {Project Name} (unsicher) aus.
Klicken Sie noch einmal auf Mail Merge > Send Emails.
Fügen Sie die Betreffzeile der E-Mail-Vorlage ein und klicken Sie auf OK.

Wenn Sie einen Filter auf das Tabellenblatt angewendet haben, werden die gefilterten Teilnehmer zwar per E-Mail benachrichtigt, der Zeitstempel wird aber nicht hinzugefügt.

Code ansehen

Wenn Sie den Apps Script-Code für diese Lösung ansehen möchten, klicken Sie unten auf Quellcode ansehen:

Quellcode ansehen

Code.gs

solutions/automations/mail-merge/Code.js

Auf GitHub ansehen

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/mail-merge

/*
Copyright 2022 Martin Hawksey

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * @OnlyCurrentDoc
*/

/**
 * Change these to match the column names you are using for email 
 * recipient addresses and email sent column.
*/
const RECIPIENT_COL  = "Recipient";
const EMAIL_SENT_COL = "Email Sent";

/** 
 * Creates the menu item "Mail Merge" for user to run scripts on drop-down.
 */
function onOpen() {
  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  ui.createMenu('Mail Merge')
      .addItem('Send Emails', 'sendEmails')
      .addToUi();
}

/**
 * Sends emails from sheet data.
 * @param {string} subjectLine (optional) for the email draft message
 * @param {Sheet} sheet to read data from
*/
function sendEmails(subjectLine, sheet=SpreadsheetApp.getActiveSheet()) {
  // option to skip browser prompt if you want to use this code in other projects
  if (!subjectLine){
    subjectLine = Browser.inputBox("Mail Merge", 
                                      "Type or copy/paste the subject line of the Gmail " +
                                      "draft message you would like to mail merge with:",
                                      Browser.Buttons.OK_CANCEL);

    if (subjectLine === "cancel" || subjectLine == ""){ 
    // If no subject line, finishes up
    return;
    }
  }

  // Gets the draft Gmail message to use as a template
  const emailTemplate = getGmailTemplateFromDrafts_(subjectLine);

  // Gets the data from the passed sheet
  const dataRange = sheet.getDataRange();
  // Fetches displayed values for each row in the Range HT Andrew Roberts 
  // https://mashe.hawksey.info/2020/04/a-bulk-email-mail-merge-with-gmail-and-google-sheets-solution-evolution-using-v8/#comment-187490
  // @see https://developers.google.com/apps-script/reference/spreadsheet/range#getdisplayvalues
  const data = dataRange.getDisplayValues();

  // Assumes row 1 contains our column headings
  const heads = data.shift(); 

  // Gets the index of the column named 'Email Status' (Assumes header names are unique)
  // @see http://ramblings.mcpher.com/Home/excelquirks/gooscript/arrayfunctions
  const emailSentColIdx = heads.indexOf(EMAIL_SENT_COL);

  // Converts 2d array into an object array
  // See https://stackoverflow.com/a/22917499/1027723
  // For a pretty version, see https://mashe.hawksey.info/?p=17869/#comment-184945
  const obj = data.map(r => (heads.reduce((o, k, i) => (o[k] = r[i] || '', o), {})));

  // Creates an array to record sent emails
  const out = [];

  // Loops through all the rows of data
  obj.forEach(function(row, rowIdx){
    // Only sends emails if email_sent cell is blank and not hidden by a filter
    if (row[EMAIL_SENT_COL] == ''){
      try {
        const msgObj = fillInTemplateFromObject_(emailTemplate.message, row);

        // See https://developers.google.com/apps-script/reference/gmail/gmail-app#sendEmail(String,String,String,Object)
        // If you need to send emails with unicode/emoji characters change GmailApp for MailApp
        // Uncomment advanced parameters as needed (see docs for limitations)
        GmailApp.sendEmail(row[RECIPIENT_COL], msgObj.subject, msgObj.text, {
          htmlBody: msgObj.html,
          // bcc: 'a.bcc@email.com',
          // cc: 'a.cc@email.com',
          // from: 'an.alias@email.com',
          // name: 'name of the sender',
          // replyTo: 'a.reply@email.com',
          // noReply: true, // if the email should be sent from a generic no-reply email address (not available to gmail.com users)
          attachments: emailTemplate.attachments,
          inlineImages: emailTemplate.inlineImages
        });
        // Edits cell to record email sent date
        out.push([new Date()]);
      } catch(e) {
        // modify cell to record error
        out.push([e.message]);
      }
    } else {
      out.push([row[EMAIL_SENT_COL]]);
    }
  });

  // Updates the sheet with new data
  sheet.getRange(2, emailSentColIdx+1, out.length).setValues(out);

  /**
   * Get a Gmail draft message by matching the subject line.
   * @param {string} subject_line to search for draft message
   * @return {object} containing the subject, plain and html message body and attachments
  */
  function getGmailTemplateFromDrafts_(subject_line){
    try {
      // get drafts
      const drafts = GmailApp.getDrafts();
      // filter the drafts that match subject line
      const draft = drafts.filter(subjectFilter_(subject_line))[0];
      // get the message object
      const msg = draft.getMessage();

      // Handles inline images and attachments so they can be included in the merge
      // Based on https://stackoverflow.com/a/65813881/1027723
      // Gets all attachments and inline image attachments
      const allInlineImages = draft.getMessage().getAttachments({includeInlineImages: true,includeAttachments:false});
      const attachments = draft.getMessage().getAttachments({includeInlineImages: false});
      const htmlBody = msg.getBody(); 

      // Creates an inline image object with the image name as key 
      // (can't rely on image index as array based on insert order)
      const img_obj = allInlineImages.reduce((obj, i) => (obj[i.getName()] = i, obj) ,{});

      //Regexp searches for all img string positions with cid
      const imgexp = RegExp('<img.*?src="cid:(.*?)".*?alt="(.*?)"[^\>]+>', 'g');
      const matches = [...htmlBody.matchAll(imgexp)];

      //Initiates the allInlineImages object
      const inlineImagesObj = {};
      // built an inlineImagesObj from inline image matches
      matches.forEach(match => inlineImagesObj[match[1]] = img_obj[match[2]]);

      return {message: {subject: subject_line, text: msg.getPlainBody(), html:htmlBody}, 
              attachments: attachments, inlineImages: inlineImagesObj };
    } catch(e) {
      throw new Error("Oops - can't find Gmail draft");
    }

    /**
     * Filter draft objects with the matching subject linemessage by matching the subject line.
     * @param {string} subject_line to search for draft message
     * @return {object} GmailDraft object
    */
    function subjectFilter_(subject_line){
      return function(element) {
        if (element.getMessage().getSubject() === subject_line) {
          return element;
        }
      }
    }
  }

  /**
   * Fill template string with data object
   * @see https://stackoverflow.com/a/378000/1027723
   * @param {string} template string containing {{}} markers which are replaced with data
   * @param {object} data object used to replace {{}} markers
   * @return {object} message replaced with data
  */
  function fillInTemplateFromObject_(template, data) {
    // We have two templates one for plain text and the html body
    // Stringifing the object means we can do a global replace
    let template_string = JSON.stringify(template);

    // Token replacement
    template_string = template_string.replace(/{{[^{}]+}}/g, key => {
      return escapeData_(data[key.replace(/[{}]+/g, "")] || "");
    });
    return  JSON.parse(template_string);
  }

  /**
   * Escape cell data to make JSON safe
   * @see https://stackoverflow.com/a/9204218/1027723
   * @param {string} str to escape JSON special characters from
   * @return {string} escaped string
  */
  function escapeData_(str) {
    return str
      .replace(/[\\]/g, '\\\\')
      .replace(/[\"]/g, '\\\"')
      .replace(/[\/]/g, '\\/')
      .replace(/[\b]/g, '\\b')
      .replace(/[\f]/g, '\\f')
      .replace(/[\n]/g, '\\n')
      .replace(/[\r]/g, '\\r')
      .replace(/[\t]/g, '\\t');
  };
}

Änderungen

Sie können die Automatisierung für die Zusammenstellung von E-Mails nach Bedarf bearbeiten. Im Folgenden finden Sie einige optionale Änderungen, die Sie am Quellcode vornehmen können.

E-Mail-Parameter für Bcc, Cc, ReplyTo oder From hinzufügen

Der Beispielcode enthält eine Reihe zusätzlicher Parameter, die derzeit kommentiert sind. Mit ihnen können Sie den Namen des Kontos, von dem die E-Mail gesendet wird, sowie E-Mail-Adressen für Antworten und Bcc- und Cc-E-Mail-Adressen steuern.

Aktivieren Sie die Parameter, die Sie hinzufügen möchten, indem Sie die Schrägstriche // vor jedem Parameter entfernen.

Das folgende Beispiel zeigt einen Auszug aus der Funktion sendEmails, mit der die meisten E-Mail-Parameter aktiviert werden:

GmailApp.sendEmail(row[RECIPIENT_COL], msgObj.subject, msgObj.text, {
         htmlBody: msgObj.html,
         bcc: 'bcc@example.com',
         cc: 'cc@example.com',
         from: 'from.alias@example.com',
         name: 'name of the sender',
         replyTo: 'reply@example.com',
        // noReply: true, // if the email should be sent from a generic no-reply email address (not available to gmail.com users)

Im obigen Beispiel ist der Parameter noReply weiterhin auskommentiert, da der Parameter replyTo festgelegt ist.

Unicode-Zeichen in E-Mails verwenden

Wenn Sie Unicode-Zeichen wie Emojis in Ihre E-Mails einfügen möchten, müssen Sie den Code so aktualisieren, dass der E-Mail-Dienst statt des Gmail-Dienstes verwendet wird.

Aktualisieren Sie im Beispielcode die folgende Zeile:

GmailApp.sendEmail(row[RECIPIENT_COL], msgObj.subject, msgObj.text, {

Ersetzen Sie die Zeile durch den folgenden Code:

MailApp.sendEmail(row[RECIPIENT_COL], msgObj.subject, msgObj.text, {

Beitragende

Das Beispiel wurde von Martin Hawksey erstellt, dem Leiter für Lerndesign und -technologie am Edinburgh Futures Institute, Blogger und Google Developer Expert.

Martin finden Sie auf Twitter unter @mhawksey.
Lesen Sie die Blogbeiträge von Martin zu Google Apps Script.
Hier findest du Martins YouTube-Serie Totally Unscripted.

Dieses Beispiel wird von Google mithilfe von Google Developer Experts verwaltet.