สร้างการผสานอีเมลด้วย Gmail และ Google ชีต

ระดับการเขียนโค้ด: เริ่มต้น
ระยะเวลา: 10 นาที
ประเภทโปรเจ็กต์: การทำงานอัตโนมัติที่มีเมนูที่กำหนดเอง

หากต้องการดูวิดีโอ
ช่องนักพัฒนาซอฟต์แวร์ Google Workspace มีวิดีโอเกี่ยวกับเคล็ดลับ กลเม็ด และฟีเจอร์ล่าสุด

วัตถุประสงค์

  • ทําความเข้าใจว่าโซลูชันทํางานอย่างไร
  • ทําความเข้าใจสิ่งที่บริการ Apps Script ทําภายในโซลูชัน
  • ตั้งค่าสคริปต์
  • เรียกใช้สคริปต์

เกี่ยวกับโซลูชันนี้

ป้อนข้อมูลเทมเพลตอีเมลจาก Google ชีตโดยอัตโนมัติ ระบบจะส่งอีเมลจากบัญชี Gmail ของคุณเพื่อให้คุณตอบกลับอีเมลตอบกลับของผู้รับได้

สำคัญ: ตัวอย่างการผสานอีเมลนี้อยู่ภายใต้ขีดจำกัดอีเมลที่อธิบายไว้ในโควต้าสำหรับบริการของ Google

ตัวอย่างการผสานอีเมล

วิธีการทำงาน

คุณสร้างเทมเพลตฉบับร่าง Gmail ที่มีตัวยึดตําแหน่งซึ่งสอดคล้องกับข้อมูลในสเปรดชีตชีต ส่วนหัวของคอลัมน์แต่ละคอลัมน์ในชีตแสดงแท็กตัวยึดตำแหน่ง สคริปต์จะส่งข้อมูลสำหรับตัวยึดตําแหน่งแต่ละรายการจากสเปรดชีตไปยังตําแหน่งของแท็กตัวยึดตําแหน่งที่เกี่ยวข้องในอีเมลฉบับร่าง

บริการ Apps Script

โซลูชันนี้ใช้บริการต่อไปนี้

ข้อกำหนดเบื้องต้น

หากต้องการใช้ตัวอย่างนี้ คุณต้องมีข้อกําหนดเบื้องต้นต่อไปนี้

  • บัญชี Google (บัญชี Google Workspace อาจต้องได้รับอนุมัติจากผู้ดูแลระบบ)
  • เว็บเบราว์เซอร์ที่มีการเข้าถึงอินเทอร์เน็ต

ตั้งค่าสคริปต์

สร้างโปรเจ็กต์ Apps Script

  1. คลิกปุ่มต่อไปนี้เพื่อทำสำเนาของสเปรดชีตตัวอย่างการผสานอีเมลของ Gmail/ชีต โปรเจ็กต์ Apps Script สำหรับโซลูชันนี้แนบอยู่กับสเปรดชีต
    ทำสำเนา
  2. ในสเปรดชีตที่คัดลอก ให้อัปเดตคอลัมน์ผู้รับด้วยอีเมลที่ต้องการใช้ในการผสานอีเมล
  3. (ไม่บังคับ) เพิ่ม แก้ไข หรือนำคอลัมน์ออกเพื่อปรับแต่งข้อมูลที่คุณต้องการรวมไว้ในเทมเพลตอีเมล

หากเปลี่ยนชื่อคอลัมน์ผู้รับหรืออีเมลที่ส่ง คุณต้องอัปเดตโค้ดที่เกี่ยวข้องในโปรเจ็กต์ Apps Script คุณเปิดโปรเจ็กต์ Apps Script จากสเปรดชีตได้โดยคลิกส่วนเสริม > Apps Script

สร้างเทมเพลตอีเมล

  1. สร้างอีเมลฉบับร่างในบัญชี Gmail หากต้องการใส่ข้อมูลจากสเปรดชีตในอีเมล ให้ใช้ตัวยึดตําแหน่งที่สอดคล้องกับชื่อคอลัมน์โดยล้อมรอบด้วยวงเล็บปีกกา เช่น {{First name}}
    • หากคุณจัดรูปแบบข้อความในอีเมล คุณต้องจัดรูปแบบตัวยึดตำแหน่งและวงเล็บด้วย
    • ตัวยึดตําแหน่งจะคํานึงถึงตัวพิมพ์เล็กและตัวพิมพ์ใหญ่ และต้องตรงกับส่วนหัวของคอลัมน์ทุกประการ
  2. คัดลอกบรรทัดเรื่องของอีเมลฉบับร่าง

เรียกใช้สคริปต์

  1. ในสเปรดชีต ให้คลิกการผสานอีเมล > ส่งอีเมล คุณอาจต้องรีเฟรชหน้าเว็บเพื่อให้เมนูที่กำหนดเองนี้ปรากฏขึ้น

  2. ให้สิทธิ์สคริปต์เมื่อได้รับข้อความแจ้ง หากหน้าจอความยินยอมของ OAuth แสดงคำเตือนว่าแอปนี้ไม่ได้รับการยืนยัน ให้ดำเนินการต่อโดยเลือกขั้นสูง > ไปที่ {ชื่อโปรเจ็กต์} (ไม่ปลอดภัย)

  3. คลิกการผสานอีเมล > ส่งอีเมลอีกครั้ง

  4. วางบรรทัดเรื่องของเทมเพลตอีเมล แล้วคลิกตกลง

หากคุณใช้ตัวกรองกับชีต สคริปต์จะยังคงส่งอีเมลถึงผู้เข้าร่วมที่กรองไว้ แต่จะไม่มีการประทับเวลา

ตรวจสอบโค้ด

หากต้องการตรวจสอบโค้ด Apps Script ของโซลูชันนี้ ให้คลิกดูซอร์สโค้ดด้านล่าง

ดูซอร์สโค้ด

Code.gs

solutions/automations/mail-merge/Code.js
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/mail-merge

/*
Copyright 2022 Martin Hawksey

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * @OnlyCurrentDoc
*/

/**
 * Change these to match the column names you are using for email 
 * recipient addresses and email sent column.
*/
const RECIPIENT_COL  = "Recipient";
const EMAIL_SENT_COL = "Email Sent";

/** 
 * Creates the menu item "Mail Merge" for user to run scripts on drop-down.
 */
function onOpen() {
  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  ui.createMenu('Mail Merge')
      .addItem('Send Emails', 'sendEmails')
      .addToUi();
}

/**
 * Sends emails from sheet data.
 * @param {string} subjectLine (optional) for the email draft message
 * @param {Sheet} sheet to read data from
*/
function sendEmails(subjectLine, sheet=SpreadsheetApp.getActiveSheet()) {
  // option to skip browser prompt if you want to use this code in other projects
  if (!subjectLine){
    subjectLine = Browser.inputBox("Mail Merge", 
                                      "Type or copy/paste the subject line of the Gmail " +
                                      "draft message you would like to mail merge with:",
                                      Browser.Buttons.OK_CANCEL);

    if (subjectLine === "cancel" || subjectLine == ""){ 
    // If no subject line, finishes up
    return;
    }
  }

  // Gets the draft Gmail message to use as a template
  const emailTemplate = getGmailTemplateFromDrafts_(subjectLine);

  // Gets the data from the passed sheet
  const dataRange = sheet.getDataRange();
  // Fetches displayed values for each row in the Range HT Andrew Roberts 
  // https://mashe.hawksey.info/2020/04/a-bulk-email-mail-merge-with-gmail-and-google-sheets-solution-evolution-using-v8/#comment-187490
  // @see https://developers.google.com/apps-script/reference/spreadsheet/range#getdisplayvalues
  const data = dataRange.getDisplayValues();

  // Assumes row 1 contains our column headings
  const heads = data.shift(); 

  // Gets the index of the column named 'Email Status' (Assumes header names are unique)
  // @see http://ramblings.mcpher.com/Home/excelquirks/gooscript/arrayfunctions
  const emailSentColIdx = heads.indexOf(EMAIL_SENT_COL);

  // Converts 2d array into an object array
  // See https://stackoverflow.com/a/22917499/1027723
  // For a pretty version, see https://mashe.hawksey.info/?p=17869/#comment-184945
  const obj = data.map(r => (heads.reduce((o, k, i) => (o[k] = r[i] || '', o), {})));

  // Creates an array to record sent emails
  const out = [];

  // Loops through all the rows of data
  obj.forEach(function(row, rowIdx){
    // Only sends emails if email_sent cell is blank and not hidden by a filter
    if (row[EMAIL_SENT_COL] == ''){
      try {
        const msgObj = fillInTemplateFromObject_(emailTemplate.message, row);

        // See https://developers.google.com/apps-script/reference/gmail/gmail-app#sendEmail(String,String,String,Object)
        // If you need to send emails with unicode/emoji characters change GmailApp for MailApp
        // Uncomment advanced parameters as needed (see docs for limitations)
        GmailApp.sendEmail(row[RECIPIENT_COL], msgObj.subject, msgObj.text, {
          htmlBody: msgObj.html,
          // bcc: 'a.bcc@email.com',
          // cc: 'a.cc@email.com',
          // from: 'an.alias@email.com',
          // name: 'name of the sender',
          // replyTo: 'a.reply@email.com',
          // noReply: true, // if the email should be sent from a generic no-reply email address (not available to gmail.com users)
          attachments: emailTemplate.attachments,
          inlineImages: emailTemplate.inlineImages
        });
        // Edits cell to record email sent date
        out.push([new Date()]);
      } catch(e) {
        // modify cell to record error
        out.push([e.message]);
      }
    } else {
      out.push([row[EMAIL_SENT_COL]]);
    }
  });

  // Updates the sheet with new data
  sheet.getRange(2, emailSentColIdx+1, out.length).setValues(out);

  /**
   * Get a Gmail draft message by matching the subject line.
   * @param {string} subject_line to search for draft message
   * @return {object} containing the subject, plain and html message body and attachments
  */
  function getGmailTemplateFromDrafts_(subject_line){
    try {
      // get drafts
      const drafts = GmailApp.getDrafts();
      // filter the drafts that match subject line
      const draft = drafts.filter(subjectFilter_(subject_line))[0];
      // get the message object
      const msg = draft.getMessage();

      // Handles inline images and attachments so they can be included in the merge
      // Based on https://stackoverflow.com/a/65813881/1027723
      // Gets all attachments and inline image attachments
      const allInlineImages = draft.getMessage().getAttachments({includeInlineImages: true,includeAttachments:false});
      const attachments = draft.getMessage().getAttachments({includeInlineImages: false});
      const htmlBody = msg.getBody(); 

      // Creates an inline image object with the image name as key 
      // (can't rely on image index as array based on insert order)
      const img_obj = allInlineImages.reduce((obj, i) => (obj[i.getName()] = i, obj) ,{});

      //Regexp searches for all img string positions with cid
      const imgexp = RegExp('<img.*?src="cid:(.*?)".*?alt="(.*?)"[^\>]+>', 'g');
      const matches = [...htmlBody.matchAll(imgexp)];

      //Initiates the allInlineImages object
      const inlineImagesObj = {};
      // built an inlineImagesObj from inline image matches
      matches.forEach(match => inlineImagesObj[match[1]] = img_obj[match[2]]);

      return {message: {subject: subject_line, text: msg.getPlainBody(), html:htmlBody}, 
              attachments: attachments, inlineImages: inlineImagesObj };
    } catch(e) {
      throw new Error("Oops - can't find Gmail draft");
    }

    /**
     * Filter draft objects with the matching subject linemessage by matching the subject line.
     * @param {string} subject_line to search for draft message
     * @return {object} GmailDraft object
    */
    function subjectFilter_(subject_line){
      return function(element) {
        if (element.getMessage().getSubject() === subject_line) {
          return element;
        }
      }
    }
  }

  /**
   * Fill template string with data object
   * @see https://stackoverflow.com/a/378000/1027723
   * @param {string} template string containing {{}} markers which are replaced with data
   * @param {object} data object used to replace {{}} markers
   * @return {object} message replaced with data
  */
  function fillInTemplateFromObject_(template, data) {
    // We have two templates one for plain text and the html body
    // Stringifing the object means we can do a global replace
    let template_string = JSON.stringify(template);

    // Token replacement
    template_string = template_string.replace(/{{[^{}]+}}/g, key => {
      return escapeData_(data[key.replace(/[{}]+/g, "")] || "");
    });
    return  JSON.parse(template_string);
  }

  /**
   * Escape cell data to make JSON safe
   * @see https://stackoverflow.com/a/9204218/1027723
   * @param {string} str to escape JSON special characters from
   * @return {string} escaped string
  */
  function escapeData_(str) {
    return str
      .replace(/[\\]/g, '\\\\')
      .replace(/[\"]/g, '\\\"')
      .replace(/[\/]/g, '\\/')
      .replace(/[\b]/g, '\\b')
      .replace(/[\f]/g, '\\f')
      .replace(/[\n]/g, '\\n')
      .replace(/[\r]/g, '\\r')
      .replace(/[\t]/g, '\\t');
  };
}

การปรับเปลี่ยน

คุณสามารถแก้ไขการผสานอีเมลอัตโนมัติได้มากเท่าที่ต้องการเพื่อให้เหมาะกับความต้องการของคุณ ด้านล่างนี้คือการเปลี่ยนแปลงที่ไม่บังคับบางอย่างที่คุณทำกับซอร์สโค้ดได้

เพิ่มพารามิเตอร์อีเมลสำเนาลับ สําเนา ตอบกลับ หรือจาก

โค้ดตัวอย่างมีพารามิเตอร์เพิ่มเติมจํานวนหนึ่ง ซึ่งตอนนี้มีการใส่ความคิดเห็นไว้ เพื่อช่วยให้คุณควบคุมชื่อบัญชีที่ส่งอีเมล อีเมลตอบกลับ รวมถึงอีเมลสําเนาลับและสำเนา

เปิดใช้งานพารามิเตอร์ที่ต้องการเพิ่มโดยนําเครื่องหมายทับ // ที่อยู่หน้าพารามิเตอร์แต่ละรายการออก

ตัวอย่างต่อไปนี้แสดงข้อความที่ตัดตอนมาจากฟังก์ชัน sendEmails ที่เปิดใช้งานพารามิเตอร์อีเมลส่วนใหญ่ 

GmailApp.sendEmail(row[RECIPIENT_COL], msgObj.subject, msgObj.text, {
         htmlBody: msgObj.html,
         bcc: 'bcc@example.com',
         cc: 'cc@example.com',
         from: 'from.alias@example.com',
         name: 'name of the sender',
         replyTo: 'reply@example.com',
        // noReply: true, // if the email should be sent from a generic no-reply email address (not available to gmail.com users)

ในตัวอย่างข้างต้น พารามิเตอร์ noReply ยังคงมีการแสดงความคิดเห็นอยู่เนื่องจากมีการตั้งค่าพารามิเตอร์ replyTo

ใส่อักขระ Unicode ในอีเมล

หากต้องการใส่อักขระ Unicode เช่น อีโมจิ ในอีเมล คุณต้องอัปเดตโค้ดเพื่อใช้บริการ Mail แทนบริการ Gmail

ในโค้ดตัวอย่าง ให้อัปเดตบรรทัดต่อไปนี้ 

GmailApp.sendEmail(row[RECIPIENT_COL], msgObj.subject, msgObj.text, {

แทนที่บรรทัดนั้นด้วยโค้ดต่อไปนี้ 

MailApp.sendEmail(row[RECIPIENT_COL], msgObj.subject, msgObj.text, {

ผู้ร่วมให้ข้อมูล

ตัวอย่างนี้จัดทำโดย Martin Hawksey ซึ่งเป็นหัวหน้าฝ่ายการออกแบบและเทคโนโลยีการเรียนรู้ที่ Edinburgh Futures Institute, บล็อกเกอร์ และ Google Developer Expert

ตัวอย่างนี้ได้รับการดูแลโดย Google ด้วยความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญด้านการพัฒนาซอฟต์แวร์ของ Google

ขั้นตอนถัดไป