एक से ज़्यादा शीट के डेटा की खास जानकारी देखना

कोडिंग लेवल: शुरुआती
अवधि: पांच मिनट
प्रोजेक्ट टाइप: कस्टम फ़ंक्शन

मकसद

  • यह समझना कि समाधान क्या करता है.
  • जानें कि समाधान में Apps Script की सेवाएं क्या करती हैं.
  • स्क्रिप्ट सेट अप करें.
  • स्क्रिप्ट चलाएं.

इस समाधान के बारे में जानकारी

अगर आपकी स्प्रेडशीट में एक जैसी संरचना वाला डेटा है, जैसे कि टीम के सदस्यों के लिए ग्राहक सहायता मेट्रिक, तो हर शीट की खास जानकारी बनाने के लिए, इस कस्टम फ़ंक्शन का इस्तेमाल किया जा सकता है. यह समाधान, ग्राहक सहायता के टिकट पर फ़ोकस करता है. हालांकि, इसे अपनी ज़रूरतों के हिसाब से बनाया जा सकता है.

getSheetsData फ़ंक्शन के आउटपुट का स्क्रीनशॉट

यह कैसे काम करता है

getSheetsData() नाम का कस्टम फ़ंक्शन, स्प्रेडशीट में मौजूद हर शीट के डेटा की खास जानकारी देता है. यह जानकारी, शीट के स्टेटस कॉलम के आधार पर दी जाती है. स्क्रिप्ट उन शीट को अनदेखा करती है जिन्हें एग्रीगेशन में शामिल नहीं किया जाना चाहिए. जैसे, ReadMe और खास जानकारी वाली शीट.

Apps Script की सेवाएं

यह समाधान, इस सेवा का इस्तेमाल करता है:

  • स्प्रेडशीट सेवा–इससे वे शीट मिलती हैं जिनकी खास जानकारी चाहिए. साथ ही, यह किसी तय स्ट्रिंग से मैच करने वाले आइटम की संख्या भी गिनती है. इसके बाद, स्क्रिप्ट उस रेंज में कैलकुलेट की गई जानकारी जोड़ती है जहां स्प्रेडशीट में कस्टम फ़ंक्शन को कॉल किया गया था.

ज़रूरी शर्तें

इस सैंपल का इस्तेमाल करने के लिए, आपको ये ज़रूरी शर्तें पूरी करनी होंगी:

  • Google खाता (Google Workspace खातों के लिए, एडमिन की अनुमति की ज़रूरत पड़ सकती है).
  • इंटरनेट का ऐक्सेस वाला वेब ब्राउज़र.

स्क्रिप्ट सेट अप करना

स्प्रेडशीट डेटा की खास जानकारी देने वाले कस्टम फ़ंक्शन वाली स्प्रेडशीट की कॉपी बनाने के लिए, नीचे दिए गए बटन पर क्लिक करें. इस समाधान के लिए, स्प्रेडशीट में Apps Script प्रोजेक्ट अटैच किया गया है.
कॉपी बनाना

स्क्रिप्ट चलाना

  1. कॉपी की गई स्प्रेडशीट में, खास जानकारी शीट पर जाएं.
  2. सेल A4 पर क्लिक करें. getSheetsData() फ़ंक्शन इस सेल में है.
  3. मालिकाना हक वाली किसी शीट पर जाएं और उसमें डेटा अपडेट करें या जोड़ें. ये कुछ ऐसी कार्रवाइयां हैं जिन्हें आज़माया जा सकता है:
    • टिकट की जानकारी के सैंपल के साथ एक नई लाइन जोड़ें.
    • स्टेटस कॉलम में, किसी मौजूदा टिकट का स्टेटस बदलें.
    • स्थिति कॉलम की जगह बदलें. उदाहरण के लिए, Owner1 शीट में, स्टेटस कॉलम को कॉलम C से कॉलम D में ले जाएं.
  4. खास जानकारी शीट पर जाएं और अपडेट की गई खास जानकारी वाली टेबल देखें. इसे getSheetsData() ने सेल A4 से बनाया है. कस्टम फ़ंक्शन के कैश मेमोरी में सेव किए गए नतीजों को रीफ़्रेश करने के लिए, आपको 10वीं पंक्ति में मौजूद चेकबॉक्स को चुनना पड़ सकता है. Google, परफ़ॉर्मेंस को ऑप्टिमाइज़ करने के लिए कस्टम फ़ंक्शन को कैश मेमोरी में सेव करता है.
    • अगर आपने लाइनें जोड़ी हैं या अपडेट की हैं, तो स्क्रिप्ट टिकट और स्थिति की गिनती अपडेट कर देती है.
    • अगर आपने स्टेटस कॉलम की जगह बदल दी है, तो भी स्क्रिप्ट नए कॉलम इंडेक्स के साथ ठीक से काम करती है.

कोड की समीक्षा करना

इस समाधान के लिए Apps Script कोड की समीक्षा करने के लिए, यहां दिए गए सोर्स कोड देखें पर क्लिक करें:

सोर्स कोड देखें

Code.gs

solutions/custom-functions/summarize-sheets-data/Code.js
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/custom-functions/summarize-sheets-data

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Gets summary data from other sheets. The sheets you want to summarize must have columns with headers that match the names of the columns this function summarizes data from.
 * 
 * @return {string} Summary data from other sheets.
 * @customfunction
 */

// The following sheets are ignored. Add additional constants for other sheets that should be ignored.
const READ_ME_SHEET_NAME = "ReadMe";
const PM_SHEET_NAME = "Summary";

/**
 * Reads data ranges for each sheet. Filters and counts based on 'Status' columns. To improve performance, the script uses arrays 
 * until all summary data is gathered. Then the script writes the summary array starting at the cell of the custom function.
 */
function getSheetsData() {
  let ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  let sheets = ss.getSheets();
  let outputArr = [];

  // For each sheet, summarizes the data and pushes to a temporary array.
  for (let s in sheets) {
    // Gets sheet name.
    let sheetNm = sheets[s].getName();
    // Skips ReadMe and Summary sheets.
    if (sheetNm === READ_ME_SHEET_NAME || sheetNm === PM_SHEET_NAME) { continue; }
    // Gets sheets data.
    let values = sheets[s].getDataRange().getValues();
    // Gets the first row of the sheet which is the header row.
    let headerRowValues = values[0];
    // Finds the columns with the heading names 'Owner Name' and 'Status' and gets the index value of each.
    // Using 'indexOf()' to get the position of each column prevents the script from breaking if the columns change positions in a sheet.
    let columnOwner = headerRowValues.indexOf("Owner Name");
    let columnStatus = headerRowValues.indexOf("Status");
    // Removes header row.
    values.splice(0,1);
    // Gets the 'Owner Name' column value by retrieving the first data row in the array.
    let owner = values[0][columnOwner];
    // Counts the total number of tasks.
    let taskCnt = values.length;
    // Counts the number of tasks that have the 'Complete' status.
    // If the options you want to count in your spreadsheet differ, update the strings below to match the text of each option.
    // To add more options, copy the line below and update the string to the new text.
    let completeCnt = filterByPosition(values,'Complete', columnStatus).length;
    // Counts the number of tasks that have the 'In-Progress' status.
    let inProgressCnt = filterByPosition(values,'In-Progress', columnStatus).length;
    // Counts the number of tasks that have the 'Scheduled' status.
    let scheduledCnt = filterByPosition(values,'Scheduled', columnStatus).length;
    // Counts the number of tasks that have the 'Overdue' status.
    let overdueCnt = filterByPosition(values,'Overdue', columnStatus).length;
    // Builds the output array.
    outputArr.push([owner,taskCnt,completeCnt,inProgressCnt,scheduledCnt,overdueCnt,sheetNm]);
  }
  // Writes the output array.
  return outputArr;
}

/**
 * Below is a helper function that filters a 2-dimenstional array.
 */
function filterByPosition(array, find, position) {
  return array.filter(innerArray => innerArray[position] === find);
}

बदलाव

अपनी ज़रूरतों के हिसाब से कस्टम फ़ंक्शन में जितने चाहें उतने बदलाव किए जा सकते हैं. कस्टम फ़ंक्शन के नतीजों को मैन्युअल तरीके से रीफ़्रेश करने के लिए, यहां एक वैकल्पिक तरीका दिया गया है.

कैश मेमोरी में सेव किए गए नतीजों को रीफ़्रेश करना

पहले से मौजूद फ़ंक्शन के उलट, Google परफ़ॉर्मेंस को ऑप्टिमाइज़ करने के लिए, कस्टम फ़ंक्शन को कैश मेमोरी में सेव करता है. इसका मतलब है कि अगर आपने अपने कस्टम फ़ंक्शन में कुछ बदलाव किया है, जैसे कि गिनती की जा रही वैल्यू, तो हो सकता है कि फ़ंक्शन तुरंत अपडेट न हो. फ़ंक्शन के नतीजे को मैन्युअल तरीके से रीफ़्रेश करने के लिए, यह तरीका अपनाएं:

  1. किसी खाली सेल में चेकबॉक्स जोड़ने के लिए, शामिल करें > चेकबॉक्स पर क्लिक करें.
  2. कस्टम फ़ंक्शन के पैरामीटर के तौर पर, उस सेल को जोड़ें जिसमें चेकबॉक्स है, उदाहरण के लिए, getSheetsData(B11).
  3. कस्टम फ़ंक्शन के नतीजों को रीफ़्रेश करने के लिए, चेकबॉक्स पर सही का निशान लगाएं या हटाएं.

योगदानकर्ता

इस सैंपल को Google, Google Developer Experts की मदद से मैनेज करता है.

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