Суммировать данные из нескольких листов

Уровень кодирования : Новичок
Продолжительность : 5 минут
Тип проекта : Пользовательская функция

Цели

• Поймите, что делает решение.
• Узнайте, что делают службы Apps Script в решении.
• Настройте сценарий.
• Запустите сценарий.

Об этом решении

Если у вас есть одинаково структурированные данные на нескольких листах в электронной таблице, например показатели поддержки клиентов для членов команды, вы можете использовать эту пользовательскую функцию для создания сводки по каждому листу. Это решение ориентировано на заявки в службу поддержки клиентов, но вы можете настроить его в соответствии со своими потребностями.

Как это работает

Пользовательская функция getSheetsData() суммирует данные из каждого листа электронной таблицы на основе столбца Статус листа. Скрипт игнорирует листы, которые не следует включать в агрегирование, например листы ReadMe и Summary .

Службы сценариев приложений

В этом решении используется следующий сервис:

• Служба электронных таблиц — получает таблицы, которые необходимо суммировать, и подсчитывает количество элементов, соответствующих указанной строке. Затем сценарий добавляет вычисленную информацию в диапазон относительно места вызова пользовательской функции в электронной таблице.

Предварительные условия

Для использования этого образца необходимы следующие предварительные условия:

• Учетная запись Google (для учетных записей Google Workspace может потребоваться одобрение администратора).
• Веб-браузер с доступом в Интернет.

Настройте сценарий

Нажмите кнопку ниже, чтобы создать копию таблицы настраиваемых функций «Суммировать данные электронной таблицы» . Проект Apps Script для этого решения прикреплен к электронной таблице.
Сделать копию

Запустите сценарий

1. В скопированной электронной таблице перейдите к сводному листу.
2. Щелкните ячейку A4 . Функция getSheetsData() находится в этой ячейке.
3. Перейдите к одному из листов владельцев и обновите или добавьте на него данные. Некоторые действия, которые вы можете попробовать, включают следующее:
   • Добавьте новую строку с образцом информации о билете.
   • В столбце Статус измените статус существующей заявки.
   • Измените положение столбца Статус . Например, на листе Владелец1 переместите столбец Статус из столбца C в столбец D.
4. Перейдите на лист «Сводка» и просмотрите обновленную сводную таблицу, созданную getSheetsData() из ячейки A4 . Возможно, вам придется установить флажок в строке 10, чтобы обновить кэшированные результаты пользовательской функции. Google кэширует пользовательские функции для оптимизации производительности.
   • Если вы добавили или обновили строки, сценарий обновит счетчик заявок и статусов.
   • Если вы изменили положение столбца «Статус» , сценарий по-прежнему будет работать должным образом с новым индексом столбца.

Просмотрите код

Чтобы просмотреть код скрипта приложений для этого решения, нажмите «Просмотреть исходный код» ниже:

Посмотреть исходный код

Код.gs

решения/пользовательские функции/summarize-sheets-data/Code.js

Посмотреть на GitHub

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/custom-functions/summarize-sheets-data

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Gets summary data from other sheets. The sheets you want to summarize must have columns with headers that match the names of the columns this function summarizes data from.
 * 
 * @return {string} Summary data from other sheets.
 * @customfunction
 */

// The following sheets are ignored. Add additional constants for other sheets that should be ignored.
const READ_ME_SHEET_NAME = "ReadMe";
const PM_SHEET_NAME = "Summary";

/**
 * Reads data ranges for each sheet. Filters and counts based on 'Status' columns. To improve performance, the script uses arrays 
 * until all summary data is gathered. Then the script writes the summary array starting at the cell of the custom function.
 */
function getSheetsData() {
  let ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  let sheets = ss.getSheets();
  let outputArr = [];

  // For each sheet, summarizes the data and pushes to a temporary array.
  for (let s in sheets) {
    // Gets sheet name.
    let sheetNm = sheets[s].getName();
    // Skips ReadMe and Summary sheets.
    if (sheetNm === READ_ME_SHEET_NAME || sheetNm === PM_SHEET_NAME) { continue; }
    // Gets sheets data.
    let values = sheets[s].getDataRange().getValues();
    // Gets the first row of the sheet which is the header row.
    let headerRowValues = values[0];
    // Finds the columns with the heading names 'Owner Name' and 'Status' and gets the index value of each.
    // Using 'indexOf()' to get the position of each column prevents the script from breaking if the columns change positions in a sheet.
    let columnOwner = headerRowValues.indexOf("Owner Name");
    let columnStatus = headerRowValues.indexOf("Status");
    // Removes header row.
    values.splice(0,1);
    // Gets the 'Owner Name' column value by retrieving the first data row in the array.
    let owner = values[0][columnOwner];
    // Counts the total number of tasks.
    let taskCnt = values.length;
    // Counts the number of tasks that have the 'Complete' status.
    // If the options you want to count in your spreadsheet differ, update the strings below to match the text of each option.
    // To add more options, copy the line below and update the string to the new text.
    let completeCnt = filterByPosition(values,'Complete', columnStatus).length;
    // Counts the number of tasks that have the 'In-Progress' status.
    let inProgressCnt = filterByPosition(values,'In-Progress', columnStatus).length;
    // Counts the number of tasks that have the 'Scheduled' status.
    let scheduledCnt = filterByPosition(values,'Scheduled', columnStatus).length;
    // Counts the number of tasks that have the 'Overdue' status.
    let overdueCnt = filterByPosition(values,'Overdue', columnStatus).length;
    // Builds the output array.
    outputArr.push([owner,taskCnt,completeCnt,inProgressCnt,scheduledCnt,overdueCnt,sheetNm]);
  }
  // Writes the output array.
  return outputArr;
}

/**
 * Below is a helper function that filters a 2-dimenstional array.
 */
function filterByPosition(array, find, position) {
  return array.filter(innerArray => innerArray[position] === find);
}

Модификации

Вы можете редактировать пользовательскую функцию столько, сколько захотите, в соответствии со своими потребностями. Ниже приведено необязательное дополнение для ручного обновления результатов пользовательских функций.

Обновить кэшированные результаты

В отличие от встроенных функций, Google кэширует пользовательские функции для оптимизации производительности. Это означает, что если вы измените что-то в своей пользовательской функции, например вычисляемое значение, это может не привести к немедленному обновлению. Чтобы обновить результат функции вручную, выполните следующие действия:

1. Добавьте флажок в пустую ячейку, нажав Вставить > Флажок .
2. Добавьте ячейку с флажком в качестве параметра пользовательской функции, например getSheetsData(B11) .
3. Установите или снимите флажок, чтобы обновить результаты пользовательской функции.

Авторы

Этот образец поддерживается Google с помощью экспертов-разработчиков Google.

Следующие шаги

• Пользовательские функции в Google Таблицах
• Расширение Google Таблиц