Создайте запись на сеансы на конференции

Уровень кодирования : Новичок
Продолжительность : 5 минут
Тип проекта : Автоматизация с настраиваемым меню и триггером, управляемым событиями.

Цели

  • Поймите, что делает решение.
  • Узнайте, что делают службы Apps Script в решении.
  • Настройте сценарий.
  • Запустите сценарий.

Об этом решении

Создайте комплексную систему регистрации событий. Если у вас приближается какое-то мероприятие, например конференция, вы можете настроить новый календарь для сеансов конференции, создать форму регистрации и автоматически отправлять участникам по электронной почте персонализированные маршруты.

Информация из Таблиц переносится в Формы и Календарь

Как это работает

Это решение использует настраиваемое меню в Google Sheets для реализации автоматизированной системы регистрации событий. Скрипт создает календарь с событиями конференции, перечисленными в электронной таблице Таблиц. Затем скрипт создает форму со списком мероприятий, на которые могут подписаться участники. После того как участники заполнят форму, сценарий добавит их в события календаря и отправит им по электронной почте маршруты.

Службы сценариев приложений

В этом решении используются следующие сервисы:

  • Служба электронных таблиц – предоставляет информацию о событиях другим службам.
  • Служба календаря — создает новый календарь для мероприятия, добавляет события в календарь и добавляет участников к событиям, на которые они подписались.
  • Служба свойств – хранит идентификатор календаря, созданного службой календаря. Когда пользователь нажимает «Настроить конференцию» в пользовательском меню «Конференция» , служба свойств проверяет, настроена ли уже система регистрации событий, проверяя, присутствует ли свойство идентификатора календаря. Это поможет избежать создания дубликатов форм и календарей.
  • Служба форм – создает форму на основе информации в электронной таблице, которая позволяет участникам регистрироваться на сеансы.
  • Служба сценариев — создает триггер, который срабатывает, когда участник заполняет форму.
  • Служба документов — получает информацию о событиях, на которые подписывается участник, и добавляет список событий в новый документ. Сценарий дает посетителю разрешение на редактирование документа.
  • Почтовая служба – отправляет маршрутный документ участнику по электронной почте.

Предварительные условия

Для использования этого образца необходимы следующие предварительные условия:

  • Учетная запись Google (для учетных записей Google Workspace может потребоваться одобрение администратора).
  • Веб-браузер с доступом в Интернет.

Настройте сценарий

  1. Нажмите следующую кнопку, чтобы создать копию образца электронной таблицы «Создать регистрацию на сеансы на конференции» . Проект Apps Script для этого решения прикреплен к электронной таблице.
    Сделать копию
  2. Нажмите Конференция > Настроить конференцию . Возможно, вам придется обновить страницу, чтобы появилось это пользовательское меню.

  3. При появлении запроса авторизуйте сценарий. Если на экране согласия OAuth отображается предупреждение «Это приложение не проверено» , продолжайте, выбрав «Дополнительно» > «Перейти к {Имя проекта} (небезопасно)» .

  4. Нажмите Конференция > Настроить конференцию еще раз.

Запустите сценарий

  1. Нажмите «Инструменты» > «Управление формой» > «Перейти к активной форме» .
  2. Заполните и отправьте форму.
  3. Перейдите на сайт Calendar.google.com .
  4. Убедитесь, что слева установлен флажок «Календарь конференций» .
  5. Перейдите к датам мероприятий, на которые вы подписались, и подтвердите, что вас добавили в качестве участника.

(Необязательно) Сбросить решение

Если вы хотите попробовать это решение еще раз или настроить его для использования собственной информации о событиях, вам необходимо сбросить некоторые элементы, которые были настроены при первом запуске сценария. Чтобы просмотреть действия по сбросу решения, нажмите «Сбросить решение» ниже:

Сбросить решение

Шаг 1. Сбросьте сохраненные свойства скрипта.

Если вы попытаетесь запустить сценарий более одного раза, вам будет предложено: «Ваша конференция уже настроена». Найдите на Google Диске форму регистрации! Это происходит потому, что после создания календаря конференции идентификатор календаря сохраняется как свойство сценария. При запуске сценария он проверяет, существует ли свойство идентификатора календаря, и прекращает работу, если оно существует.

Выполните следующие действия, чтобы удалить существующее свойство идентификатора календаря:

  1. В электронной таблице нажмите Расширения > Скрипт приложений .
  2. В редакторе Apps Script выберите resetProperties из раскрывающегося списка функций и нажмите «Выполнить» .

Шаг 2. Удалите календарь конференций

Каждый раз при запуске скрипта он создает новый календарь. Если вы не хотите сохранять исходный созданный календарь, выполните следующие действия:

  1. Перейдите на сайт Calendar.google.com .
  2. Рядом с «Календарем конференции» нажмите «Параметры календаря конференции». > Настройки и обмен .
  3. Прокрутите настройки до конца и нажмите «Удалить» .

Шаг 3. Удалите триггер отправки формы

Скрипт создает триггер для отправки формы каждый раз, когда вы его запускаете. Чтобы избежать появления нескольких триггеров, приводящих к дублированию писем, удалите исходный триггер. Выполните следующие действия:

  1. В электронной таблице нажмите Расширения > Скрипт приложений .
  2. В проекте Apps Script слева нажмите Триггеры. .
  3. Рядом с триггером нажмите «Еще» > Удалить триггер .

Каждый раз, когда вы запускаете скрипт, он создает новую форму. Выполните следующие действия, чтобы отсоединить форму от таблицы и удалить ее:

  1. В электронной таблице щелкните правой кнопкой мыши лист ответов формы и выберите «Отсоединить форму» > «ОК» .
  2. Снова щелкните правой кнопкой мыши лист ответов формы и выберите «Удалить» > «ОК» .
  3. Перейдите на сайт form.google.com .
  4. Щелкните правой кнопкой мыши «Форма конференции» и выберите «Удалить» > «Переместить в корзину» .

После сброса решения вы можете добавить свои собственные данные или продолжить использовать образец данных и снова запустить сценарий.

Просмотрите код

Чтобы просмотреть код скрипта приложений для этого решения, нажмите «Просмотреть исходный код» ниже:

Посмотреть исходный код

Код.gs

решения/автоматизация/событие-сессия-подписка/Code.js
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/event-session-signup

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Inserts a custom menu when the spreadsheet opens.
 */
function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi().createMenu('Conference')
      .addItem('Set up conference', 'setUpConference_')
      .addToUi();
}

/**
 * Uses the conference data in the spreadsheet to create
 * Google Calendar events, a Google Form, and a trigger that allows the script
 * to react to form responses.
 */
function setUpConference_() {
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  if (scriptProperties.getProperty('calId')) {
    Browser.msgBox('Your conference is already set up. Look in Google Drive for your'
                   + ' sign-up form!');
                   return;
  }
  let ss = SpreadsheetApp.getActive();
  let sheet = ss.getSheetByName('Conference Setup');
  let range = sheet.getDataRange();
  let values = range.getValues();
  setUpCalendar_(values, range);
  setUpForm_(ss, values);
  ScriptApp.newTrigger('onFormSubmit').forSpreadsheet(ss).onFormSubmit()
      .create();
}

/**
 * Creates a Google Calendar with events for each conference session in the
 * spreadsheet, then writes the event IDs to the spreadsheet for future use.
 * @param {Array<string[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 * @param {Range} range A spreadsheet range that contains conference data.
 */
function setUpCalendar_(values, range) {
  let cal = CalendarApp.createCalendar('Conference Calendar');
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let start = joinDateAndTime_(session[1], session[2]);
    let end = joinDateAndTime_(session[1], session[3]);
    let options = {location: session[4], sendInvites: true};
    let event = cal.createEvent(title, start, end, options)
        .setGuestsCanSeeGuests(false);
    session[5] = event.getId();
  }
  range.setValues(values);

  // Stores the ID for the Calendar, which is needed to retrieve events by ID.
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.setProperty('calId', cal.getId());
}

/**
 * Creates a single Date object from separate date and time cells.
 *
 * @param {Date} date A Date object from which to extract the date.
 * @param {Date} time A Date object from which to extract the time.
 * @return {Date} A Date object representing the combined date and time.
 */
function joinDateAndTime_(date, time) {
  date = new Date(date);
  date.setHours(time.getHours());
  date.setMinutes(time.getMinutes());
  return date;
}

/**
 * Creates a Google Form that allows respondents to select which conference
 * sessions they would like to attend, grouped by date and start time in the
 * caller's time zone.
 *
 * @param {Spreadsheet} ss The spreadsheet that contains the conference data.
 * @param {Array<String[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 */
function setUpForm_(ss, values) {
  // Group the sessions by date and time so that they can be passed to the form.
  let schedule = {};
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    if (!schedule[day]) {
      schedule[day] = {};
    }
    if (!schedule[day][time]) {
      schedule[day][time] = [];
    }
    schedule[day][time].push(session[0]);
  }

  // Creates the form and adds a multiple-choice question for each timeslot.
  let form = FormApp.create('Conference Form');
  form.setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, ss.getId());
  form.addTextItem().setTitle('Name').setRequired(true);
  form.addTextItem().setTitle('Email').setRequired(true);
  Object.keys(schedule).forEach(function(day) {
    let header = form.addSectionHeaderItem().setTitle('Sessions for ' + day);
    Object.keys(schedule[day]).forEach(function(time) {
      let item = form.addMultipleChoiceItem().setTitle(time + ' ' + day)
          .setChoiceValues(schedule[day][time]);
    });
  });
}

/**
 * Sends out calendar invitations and a
 * personalized Google Docs itinerary after a user responds to the form.
 *
 * @param {Object} e The event parameter for form submission to a spreadsheet;
 *     see https://developers.google.com/apps-script/understanding_events
 */
function onFormSubmit(e) {
  let user = {name: e.namedValues['Name'][0], email: e.namedValues['Email'][0]};

  // Grab the session data again so that we can match it to the user's choices.
  let response = [];
  let values = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName('Conference Setup')
      .getDataRange().getValues();
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    let timeslot = time + ' ' + day;

    // For every selection in the response, find the matching timeslot and title
    // in the spreadsheet and add the session data to the response array.
    if (e.namedValues[timeslot] && e.namedValues[timeslot] == title) {
      response.push(session);
    }
  }
  sendInvites_(user, response);
  sendDoc_(user, response);
}

/**
 * Add the user as a guest for every session he or she selected.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<String[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendInvites_(user, response) {
  let id = ScriptProperties.getProperty('calId');
  let cal = CalendarApp.getCalendarById(id);
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    cal.getEventSeriesById(response[i][5]).addGuest(user.email);
  }
}

/**
 * Creates and shares a personalized Google Doc that shows the user's itinerary.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<string[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendDoc_(user, response) {
  let doc = DocumentApp.create('Conference Itinerary for ' + user.name)
      .addEditor(user.email);
  let body = doc.getBody();
  let table = [['Session', 'Date', 'Time', 'Location']];
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    table.push([response[i][0], response[i][1].toLocaleDateString(),
      response[i][2].toLocaleTimeString(), response[i][4]]);
  }
  body.insertParagraph(0, doc.getName())
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
  table = body.appendTable(table);
  table.getRow(0).editAsText().setBold(true);
  doc.saveAndClose();

  // Emails a link to the Doc as well as a PDF copy.
  MailApp.sendEmail({
    to: user.email,
    subject: doc.getName(),
    body: 'Thanks for registering! Here\'s your itinerary: ' + doc.getUrl(),
    attachments: doc.getAs(MimeType.PDF),
  });
}

/**
 * Removes the calId script property so that the 'setUpConference_()' can be run again.
 */
function resetProperties(){
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.deleteAllProperties();
}

Авторы

Этот образец поддерживается Google с помощью экспертов-разработчиков Google.

Следующие шаги