Crea un temario para las reuniones

Nivel de programación: Principiante
Duración: 15 minutos
Tipo de proyecto: Automatización con un activador basado en eventos

Objetivos

  • Comprende qué hace la solución.
  • Comprende qué hacen los servicios de Apps Script dentro de la solución.
  • Configura la secuencia de comandos.
  • Ejecuta la secuencia de comandos.

Acerca de esta solución

Crea automáticamente documentos de temarios en Documentos de Google y adjúntalos a tus reuniones del Calendario de Google.

Captura de pantalla de la agenda agregada al evento de Calendario

Cómo funciona

Esta secuencia de comandos crea una plantilla de documento para un temario. Cuando actualices el calendario, la secuencia de comandos revisará si alguno de tus eventos incluye "#temario" en la descripción. Si es así, creará una copia de la plantilla, la agregará al evento de calendario y la compartirá con los asistentes al evento.

Servicios de Apps Script

En esta solución, se usan los siguientes servicios:

  • Servicio de Drive: Verifica si existe el documento de plantilla y, si no es así, crea una carpeta nueva para el documento de plantilla. Crea una copia del documento de plantilla para cada agenda nueva.
  • Servicio de documentos: Crea la plantilla de agenda.
  • Servicio de Calendario: Busca eventos con la etiqueta "#agenda" y actualiza la descripción del evento con un vínculo al documento de agenda.
  • Servicio básico: Usa la clase Session para obtener el correo electrónico del usuario. Esto ayuda a crear el activador para el usuario actual.
  • Servicio de secuencias de comandos: Crea un activador que se dispara cada vez que hay un cambio en el calendario del usuario.

Requisitos previos

Para usar esta muestra, necesitas cumplir con los siguientes requisitos previos:

  • Una Cuenta de Google (es posible que las cuentas de Google Workspace requieran la aprobación del administrador)
  • Un navegador web con acceso a Internet

Configura la secuencia de comandos

  1. Haz clic en el botón que aparece a continuación para abrir el proyecto de ejemplo de Apps Script Make an agenda for meetings.
    Abre el proyecto
  2. Haz clic en Descripción general .
  3. En la página de descripción general, haz clic en Crear una copia Ícono para crear una copia.
  4. En el proyecto copiado, en el menú desplegable de funciones, selecciona setUp.
  5. Haz clic en Ejecutar.
  6. Cuando se te solicite, autoriza la secuencia de comandos. Si la pantalla de consentimiento de OAuth muestra la advertencia Esta app no está verificada, selecciona Opciones avanzadas > Ir a {Nombre del proyecto} (no seguro) para continuar.

Ejecuta la secuencia de comandos:

  1. Abre el Calendario de Google.
  2. Crea un evento nuevo o edita uno existente.
  3. En la descripción, agrega #agenda y guarda el evento.
  4. Revisa tu correo electrónico para ver si recibiste una notificación de que se compartió un documento contigo o actualiza el Calendario y vuelve a hacer clic en el evento para ver el vínculo al documento de la agenda.

Todos los asistentes reciben la notificación por correo electrónico para ver la agenda. La secuencia de comandos otorga permiso a los asistentes para editar, pero puedes editarla para actualizar los permisos del documento de agenda para los asistentes.

Revisa el código

Para revisar el código de Apps Script de esta solución, haz clic en Ver código fuente a continuación:

Ver el código fuente

Code.gs

solutions/automations/agenda-maker/Code.js
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/agenda-maker

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Checks if the folder for Agenda docs exists, and creates it if it doesn't.
 *
 * @return {*} Drive folder ID for the app.
 */
function checkFolder() {
  const folders = DriveApp.getFoldersByName('Agenda Maker - App');
  // Finds the folder if it exists
  while (folders.hasNext()) {
    let folder = folders.next();
    if (
      folder.getDescription() ==
        'Apps Script App - Do not change this description' &&
      folder.getOwner().getEmail() == Session.getActiveUser().getEmail()
    ) {
      return folder.getId();
    }
  }
  // If the folder doesn't exist, creates one
  let folder = DriveApp.createFolder('Agenda Maker - App');
  folder.setDescription('Apps Script App - Do not change this description');
  return folder.getId();
}

/**
 * Finds the template agenda doc, or creates one if it doesn't exist.
 */
function getTemplateId(folderId) {
  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);
  const files = folder.getFilesByName('Agenda TEMPLATE##');

  // If there is a file, returns the ID.
  while (files.hasNext()) {
    const file = files.next();
    return file.getId();
  }

  // Otherwise, creates the agenda template.
  // You can adjust the default template here
  const doc = DocumentApp.create('Agenda TEMPLATE##');
  const body = doc.getBody();

  body
      .appendParagraph('##Attendees##')
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
      .editAsText()
      .setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);

  body
      .appendParagraph('Overview')
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
      .editAsText()
      .setBold(true);
  body.appendParagraph(' ');
  body.appendParagraph('- Topic 1: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Topic 2: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Topic 3: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);

  body
      .appendParagraph('Next Steps')
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
      .editAsText()
      .setBold(true);
  body.appendParagraph('- Takeaway 1: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph('- Responsible: ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Accountable: ');
  body.appendParagraph('- Consult: ');
  body.appendParagraph('- Inform: ');
  body.appendParagraph(' ');
  body.appendParagraph('- Takeaway 2: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph('- Responsible: ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Accountable: ');
  body.appendParagraph('- Consult: ');
  body.appendParagraph('- Inform: ');
  body.appendParagraph(' ');
  body.appendParagraph('- Takeaway 3: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph('- Responsible: ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Accountable: ');
  body.appendParagraph('- Consult: ');
  body.appendParagraph('- Inform: ');

  doc.saveAndClose();

  folder.addFile(DriveApp.getFileById(doc.getId()));

  return doc.getId();
}

/**
 * When there is a change to the calendar, searches for events that include "#agenda"
 * in the decrisption.
 *
 */
function onCalendarChange() {
  // Gets recent events with the #agenda tag
  const now = new Date();
  const events = CalendarApp.getEvents(
      now,
      new Date(now.getTime() + 2 * 60 * 60 * 1000000),
      {search: '#agenda'},
  );

  const folderId = checkFolder();
  const templateId = getTemplateId(folderId);

  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);

  // Loops through any events found
  for (i = 0; i < events.length; i++) {
    const event = events[i];

    // Confirms whether the event has the #agenda tag
    let description = event.getDescription();
    if (description.search('#agenda') == -1) continue;

    // Only works with events created by the owner of this calendar
    if (event.isOwnedByMe()) {
      // Creates a new document from the template for an agenda for this event
      const newDoc = DriveApp.getFileById(templateId).makeCopy();
      newDoc.setName('Agenda for ' + event.getTitle());

      const file = DriveApp.getFileById(newDoc.getId());
      folder.addFile(file);

      const doc = DocumentApp.openById(newDoc.getId());
      const body = doc.getBody();

      // Fills in the template with information about the attendees from the
      // calendar event
      const conf = body.findText('##Attendees##');
      if (conf) {
        const ref = conf.getStartOffset();

        for (let i in event.getGuestList()) {
          let guest = event.getGuestList()[i];

          body.insertParagraph(ref + 2, guest.getEmail());
        }
        body.replaceText('##Attendees##', 'Attendees');
      }

      // Replaces the tag with a link to the agenda document
      const agendaUrl = 'https://docs.google.com/document/d/' + newDoc.getId();
      description = description.replace(
          '#agenda',
          '<a href=' + agendaUrl + '>Agenda Doc</a>',
      );
      event.setDescription(description);

      // Invites attendees to the Google doc so they automatically receive access to the agenda
      newDoc.addEditor(newDoc.getOwner());

      for (let i in event.getGuestList()) {
        let guest = event.getGuestList()[i];

        newDoc.addEditor(guest.getEmail());
      }
    }
  }
  return;
}

/**
 * Creates an event-driven trigger that fires whenever there's a change to the calendar.
 */
function setUp() {
  let email = Session.getActiveUser().getEmail();
  ScriptApp.newTrigger("onCalendarChange").forUserCalendar(email).onEventUpdated().create();
}

Modificaciones

Puedes editar la muestra tanto como quieras para que se ajuste a tus necesidades. A continuación, se incluyen algunos cambios opcionales que puedes realizar.

Actualiza los permisos del documento de agenda para los asistentes

La secuencia de comandos otorga permiso de edición a los asistentes. Si deseas limitar los permisos solo a la visualización, reemplaza el método addEditor por el método addViewer en la siguiente parte del código: 

     for (let i in event.getGuestList()) {
       let guest = event.getGuestList()[i];

       newDoc.addEditor(guest.getEmail());

Edita la plantilla del documento de agenda

Para actualizar la plantilla del documento de agenda, sigue estos pasos:

  1. Después de crear tu primera agenda en un evento de calendario, abre Google Drive.
  2. Abre la carpeta llamada Agenda Maker - App.
  3. Abre el documento de la PLANTILLA de la agenda## y realiza las ediciones.

Colaboradores

Esta muestra fue creada por Jeremy Glassenberg, asesor de estrategia de productos y plataformas. Encuentra a Jeremy en Twitter @jglassenberg.

Google mantiene esta muestra con la ayuda de los Google Developer Experts.

Próximos pasos