एक से ज़्यादा दस्तावेज़ों से कॉन्टेंट इकट्ठा करना

कोडिंग का लेवल: शुरुआती
अवधि: 15 मिनट
प्रोजेक्ट का टाइप: कस्टम मेन्यू की मदद से ऑटोमेशन

मकसद

  • समझें कि समाधान क्या करता है.
  • समझें कि Apps Script की सेवाएं, समाधान में क्या करती हैं.
  • स्क्रिप्ट सेट अप करें.
  • स्क्रिप्ट चलाएं.

इस समाधान के बारे में जानकारी

मैन्युअल तरीके से कॉपी करके चिपकाने में लगने वाले समय को बचाने और गड़बड़ियों को कम करने के लिए, एक मुख्य दस्तावेज़ में कई दस्तावेज़ों से कॉन्टेंट अपने-आप इंपोर्ट किया जा सकता है. यह समाधान, प्रोजेक्ट के स्टेटस की रिपोर्ट को इकट्ठा करने पर फ़ोकस करता है. हालांकि, इसे अपनी ज़रूरतों के हिसाब से बदला जा सकता है.

इंपोर्ट किए गए प्रोजेक्ट की खास जानकारी का स्क्रीनशॉट

यह कैसे काम करता है

यह स्क्रिप्ट, एक फ़ोल्डर बनाती है. इसमें उन दस्तावेज़ों को सेव किया जाता है जिनसे आपको कॉन्टेंट इंपोर्ट करना है. साथ ही, यह एक टेंप्लेट दस्तावेज़ भी बनाती है, ताकि इंपोर्ट करने की प्रोसेस शुरू की जा सके. स्क्रिप्ट में ऐसे फ़ंक्शन भी शामिल हैं जो इस समाधान का डेमो देने के लिए, सैंपल दस्तावेज़ बनाते हैं.

जब कोई उपयोगकर्ता कस्टम मेन्यू से खास जानकारी इंपोर्ट करें चुनता है, तो स्क्रिप्ट को फ़ोल्डर में मौजूद सभी Docs फ़ाइलें मिल जाती हैं और वह हर फ़ाइल को प्रोसेस करती है. यह स्क्रिप्ट, किसी खास स्ट्रिंग और हेडिंग टाइप को ढूंढती है, ताकि यह पता लगाया जा सके कि इसे किस खास टेक्स्ट को कॉपी करना है. टेक्स्ट कॉपी होने के बाद, स्क्रिप्ट डुप्लीकेट होने से रोकने के लिए, आइडेंटिफ़ायर स्ट्रिंग के टेक्स्ट का रंग बदल देती है. यह स्क्रिप्ट, खास जानकारी को मुख्य दस्तावेज़ में चिपकाती है. हर खास जानकारी को एक सेल वाली टेबल में चिपकाया जाता है.

Apps Script की सेवाएं

इस समाधान में इन सेवाओं का इस्तेमाल किया जाता है:

  • दस्तावेज़ सेवा–यह टेंप्लेट और सैंपल सोर्स दस्तावेज़ बनाती है. यह हर सोर्स दस्तावेज़ को बारी-बारी से देखता है, ताकि इंपोर्ट करने के लिए नई प्रोजेक्ट की खास जानकारी मिल सके. यह सुविधा, खास जानकारी को मुख्य दस्तावेज़ में इंपोर्ट करती है. यह कुकी, सोर्स दस्तावेज़ों को अपडेट करती है, ताकि खास जानकारी को एक से ज़्यादा बार इंपोर्ट न किया जा सके.
  • Drive सेवा–यह सोर्स दस्तावेज़ों को सेव करने के लिए एक फ़ोल्डर बनाती है. यह फ़ोल्डर में, टेंप्लेट दस्तावेज़ और सैंपल सोर्स दस्तावेज़ जोड़ता है.
  • यूटिलिटी सेवा–यह उस तारीख को फ़ॉर्मैट करती है जिसे स्क्रिप्ट, मुख्य दस्तावेज़ में जोड़ती है. ऐसा तब होता है, जब स्क्रिप्ट सोर्स दस्तावेज़ों से खास जानकारी इंपोर्ट करती है.
  • बेस सर्विस–यह स्क्रिप्ट के टाइम ज़ोन का पता लगाने के लिए, Session क्लास का इस्तेमाल करती है. स्क्रिप्ट, मुख्य दस्तावेज़ में इंपोर्ट की तारीख जोड़ते समय टाइम ज़ोन का इस्तेमाल करती है.

ज़रूरी शर्तें

इस सैंपल का इस्तेमाल करने के लिए, आपको इन ज़रूरी शर्तों को पूरा करना होगा:

  • Google खाता (Google Workspace खातों के लिए, एडमिन की अनुमति ज़रूरी हो सकती है).
  • इंटरनेट ऐक्सेस करने की सुविधा वाला वेब ब्राउज़र.

स्क्रिप्ट सेट अप करना

कॉन्टेंट इकट्ठा करना दस्तावेज़ की कॉपी बनाने के लिए, नीचे दिए गए बटन पर क्लिक करें.
कॉपी बनाएं

स्क्रिप्ट चलाना

सैंपल दस्तावेज़ों के साथ डेमो चलाना

  1. जवाब इंपोर्ट करें > कॉन्फ़िगर करें > सैंपल दस्तावेज़ों के साथ डेमो सेटअप चलाएं पर क्लिक करें. इस कस्टम मेन्यू को दिखने के लिए, आपको पेज रीफ़्रेश करना पड़ सकता है.

  2. जब आपसे कहा जाए, तब स्क्रिप्ट को अनुमति दें. अगर OAuth की सहमति वाली स्क्रीन पर, इस ऐप्लिकेशन की पुष्टि नहीं हुई है चेतावनी दिखती है, तो ऐडवांस > {Project Name} पर जाएं (सुरक्षित नहीं है) को चुनकर जारी रखें.

  3. खास जानकारी इंपोर्ट करें > कॉन्फ़िगर करें > सैंपल दस्तावेज़ों के साथ डेमो सेटअप चलाएं पर फिर से क्लिक करें.

  4. जब आपसे कहा जाए, तब Drive फ़ोल्डर का यूआरएल कॉपी करें, ताकि इसका इस्तेमाल बाद में किया जा सके.

  5. ठीक है पर क्लिक करें.

  6. खास जानकारी इंपोर्ट करें > खास जानकारी इंपोर्ट करें पर क्लिक करें.

  7. जब कहा जाए, तब ठीक है पर क्लिक करें.

  8. सैंपल दस्तावेज़ों से इंपोर्ट की गई प्रोजेक्ट की खास जानकारी की समीक्षा करें.

खास जानकारी जोड़ना और इंपोर्ट करना

  1. प्रोजेक्ट की स्थिति फ़ोल्डर खोलने के लिए, ब्राउज़र के नए टैब में फ़ोल्डर का यूआरएल चिपकाएं.
  2. Project ABC फ़ाइल खोलें.
  3. इंपोर्ट करने के लिए नई खास जानकारी बनाएं. इसके लिए, दस्तावेज़ के आखिर में यह कॉन्टेंट जोड़ें:
    1. Summary टाइप करें और टेक्स्ट स्टाइल को हेडिंग 3 पर सेट करें.
    2. Summary के ठीक नीचे, 1x1 टेबल डालें. पक्का करें कि Summary और टेबल के बीच कोई खाली लाइन न हो.
    3. टेबल में, Hello world! टाइप करें.
  4. मुख्य दस्तावेज़ पर वापस जाएं और जवाब इंपोर्ट करें > जवाब इंपोर्ट करें पर क्लिक करें.
  5. जब कहा जाए, तब ठीक है पर क्लिक करें.
  6. दस्तावेज़ के आखिर में, इंपोर्ट किया गया सबसे नया डेटा देखें.

कोड की समीक्षा करना

इस समाधान के लिए, Apps Script कोड की समीक्षा करने के लिए, यहां दिए गए सोर्स कोड देखें पर क्लिक करें:

सोर्स कोड देखें

Code.gs

solutions/automations/aggregate-document-content/Code.js
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/aggregate-document-content

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/** 
 * This file containts the main application functions that import data from
 * summary documents into the body of the main document.
 */

// Application constants
const APP_TITLE = 'Document summary importer'; // Application name
const PROJECT_FOLDER_NAME = 'Project statuses'; // Drive folder for the source files.

// Below are the parameters used to identify which content to import from the source documents
// and which content has already been imported.
const FIND_TEXT_KEYWORDS = 'Summary'; // String that must be found in the heading above the table (case insensitive).
const APP_STYLE = DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING3; // Style that must be applied to heading above the table.
const TEXT_COLOR = '#2e7d32'; // Color applied to heading after import to avoid duplication.

/**
 * Updates the main document, importing content from the source files.
 * Uses the above parameters to locate content to be imported.
 * 
 * Called from menu option.
 */
function performImport() {
  // Gets the folder in Drive associated with this application.
  const folder = getFolderByName_(PROJECT_FOLDER_NAME);
  // Gets the Google Docs files found in the folder. 
  const files = getFiles(folder);

  // Warns the user if the folder is empty.
  const ui = DocumentApp.getUi();
  if (files.length === 0) {
    const msg =
      `No files found in the folder '${PROJECT_FOLDER_NAME}'.
      Run '${MENU.SETUP}' | '${MENU.SAMPLES}' from the menu
      if you'd like to create samples files.`
    ui.alert(APP_TITLE, msg, ui.ButtonSet.OK);
    return;
  }

  /** Processes main document */
  // Gets the active document and body section.
  const docTarget = DocumentApp.getActiveDocument();
  const docTargetBody = docTarget.getBody();

  // Appends import summary section to the end of the target document. 
  // Adds a horizontal line and a header with today's date and a title string.
  docTargetBody.appendHorizontalRule();
  const dateString = Utilities.formatDate(new Date(), Session.getScriptTimeZone(), 'MMMM dd, yyyy');
  const headingText = `Imported: ${dateString}`;
  docTargetBody.appendParagraph(headingText).setHeading(APP_STYLE);
  // Appends a blank paragraph for spacing.
  docTargetBody.appendParagraph(" ");

  /** Process source documents */
  // Iterates through each source document in the folder.
  // Copies and pastes new updates to the main document.
  let noContentList = [];
  let numUpdates = 0;
  for (let id of files) {

    // Opens source document; get info and body.
    const docOpen = DocumentApp.openById(id);
    const docName = docOpen.getName();
    const docHtml = docOpen.getUrl();
    const docBody = docOpen.getBody();

    // Gets summary content from document and returns as object {content:content}
    const content = getContent(docBody);

    // Logs if document doesn't contain content to be imported.
    if (!content) {
      noContentList.push(docName);
      continue;
    }
    else {
      numUpdates++
      // Inserts content into the main document.
      // Appends a title/url reference link back to source document.
      docTargetBody.appendParagraph('').appendText(`${docName}`).setLinkUrl(docHtml);
      // Appends a single-cell table and pastes the content.
      docTargetBody.appendTable(content);
    }
    docOpen.saveAndClose()
  }
  /** Provides an import summary */
  docTarget.saveAndClose();
  let msg = `Number of documents updated: ${numUpdates}`
  if (noContentList.length != 0) {
    msg += `\n\nThe following documents had no updates:`
    for (let file of noContentList) {
      msg += `\n ${file}`;
    }
  }
  ui.alert(APP_TITLE, msg, ui.ButtonSet.OK);
}

/**
 * Updates the main document drawing content from source files.
 * Uses the parameters at the top of this file to locate content to import.
 * 
 * Called from performImport().
 */
function getContent(body) {

  // Finds the heading paragraph with matching style, keywords and !color.
  var parValidHeading;
  const searchType = DocumentApp.ElementType.PARAGRAPH;
  const searchHeading = APP_STYLE;
  let searchResult = null;

  // Gets and loops through all paragraphs that match the style of APP_STYLE.
  while (searchResult = body.findElement(searchType, searchResult)) {
    let par = searchResult.getElement().asParagraph();
    if (par.getHeading() == searchHeading) {
      // If heading style matches, searches for text string (case insensitive).
      let findPos = par.findText('(?i)' + FIND_TEXT_KEYWORDS);
      if (findPos !== null) {

        // If text color is green, then the paragraph isn't a new summary to copy.
        if (par.editAsText().getForegroundColor() != TEXT_COLOR) {
          parValidHeading = par;
        }
      }
    }
  }

  if (!parValidHeading) {
    return;
  } else {
    // Updates the heading color to indicate that the summary has been imported.     
    let style = {};
    style[DocumentApp.Attribute.FOREGROUND_COLOR] = TEXT_COLOR;
    parValidHeading.setAttributes(style);
    parValidHeading.appendText(" [Exported]");

    // Gets the content from the table following the valid heading.
    let elemObj = parValidHeading.getNextSibling().asTable();
    let content = elemObj.copy();

    return content;
  }
}

/**
 * Gets the IDs of the Docs files within the folder that contains source files.
 * 
 * Called from function performImport().
 */
function getFiles(folder) {
  // Only gets Docs files.
  const files = folder.getFilesByType(MimeType.GOOGLE_DOCS);
  let docIDs = [];
  while (files.hasNext()) {
    let file = files.next();
    docIDs.push(file.getId());
  }
  return docIDs;
}

solutions/automations/aggregate-document-content/Menu.js
/**
 * Copyright 2022 Google LLC
 *
 * Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
 * you may not use this file except in compliance with the License.
 * You may obtain a copy of the License at
 *
 *      http://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0
 *
 * Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
 * distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
 * WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
 * See the License for the specific language governing permissions and
 * limitations under the License.
 */

/** 
 * This file contains the functions that build the custom menu.
 */
// Menu constants for easy access to update.
const MENU = {
  NAME: 'Import summaries',
  IMPORT: 'Import summaries',
  SETUP: 'Configure',
  NEW_INSTANCE: 'Setup new instance',
  TEMPLATE: 'Create starter template',
  SAMPLES: 'Run demo setup with sample documents'
}

/**
 * Creates custom menu when the document is opened.
 */
function onOpen() {
  const ui = DocumentApp.getUi();
  ui.createMenu(MENU.NAME)
    .addItem(MENU.IMPORT, 'performImport')
    .addSeparator()
    .addSubMenu(ui.createMenu(MENU.SETUP)
      .addItem(MENU.NEW_INSTANCE, 'setupConfig')
      .addItem(MENU.TEMPLATE, 'createSampleFile')
      .addSeparator()
      .addItem(MENU.SAMPLES, 'setupWithSamples'))
    .addItem('About', 'aboutApp')
    .addToUi()
}

/**
 * About box for context and contact.
 * TODO: Personalize
 */
function aboutApp() {
  const msg = `
  ${APP_TITLE}
  Version: 1.0
  Contact: <Developer Email goes here>`

  const ui = DocumentApp.getUi();
  ui.alert("About this application", msg, ui.ButtonSet.OK);
}

Setup.gs

solutions/automations/aggregate-document-content/Setup.js
/**
 * Copyright 2022 Google LLC
 *
 * Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
 * you may not use this file except in compliance with the License.
 * You may obtain a copy of the License at
 *
 *      http://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0
 *
 * Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
 * distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
 * WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
 * See the License for the specific language governing permissions and
 * limitations under the License.
 */

/** 
 * This file contains functions that create the template and sample documents.
 */

/**
 * Runs full setup configuration, with option to include samples.
 * 
 * Called from menu & setupWithSamples()
 * 
 * @param {boolean} includeSamples - Optional, if true creates samples files. * 
 */
function setupConfig(includeSamples) {

  // Gets folder to store documents in.
  const folder = getFolderByName_(PROJECT_FOLDER_NAME)

  let msg =
    `\nDrive Folder for Documents: '${PROJECT_FOLDER_NAME}'
   \nURL: \n${folder.getUrl()}`

  // Creates sample documents for testing.
  // Remove sample document creation and add your own process as needed.
  if (includeSamples) {
    let filesCreated = 0;
    for (let doc of samples.documents) {
      filesCreated += createGoogleDoc(doc, folder, true);
    }
    msg += `\n\nFiles Created: ${filesCreated}`
  }
  const ui = DocumentApp.getUi();
  ui.alert(`${APP_TITLE} [Setup]`, msg, ui.ButtonSet.OK);

}

/**
 * Creates a single document instance in the application folder.
 * Includes import settings already created [Heading | Keywords | Table]
 * 
 * Called from menu. 
 */
function createSampleFile() {

  // Creates a new Google Docs document.
  const templateName = `[Template] ${APP_TITLE}`;
  const doc = DocumentApp.create(templateName);
  const docId = doc.getId();

  const msg = `\nDocument created: '${templateName}'
  \nURL: \n${doc.getUrl()}`

  // Adds template content to the body.
  const body = doc.getBody();

  body.setText(templateName);
  body.getParagraphs()[0].setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.TITLE);
  body.appendParagraph('Description').setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
  body.appendParagraph('');

  const dateString = Utilities.formatDate(new Date(), Session.getScriptTimeZone(), 'MMMM dd, yyyy');
  body.appendParagraph(`${FIND_TEXT_KEYWORDS} - ${dateString}`).setHeading(APP_STYLE);
  body.appendTable().appendTableRow().appendTableCell('TL;DR');
  body.appendParagraph("");

  // Gets folder to store documents in.
  const folder = getFolderByName_(PROJECT_FOLDER_NAME)

  // Moves document to application folder.
  DriveApp.getFileById(docId).moveTo(folder);

  const ui = DocumentApp.getUi();
  ui.alert(`${APP_TITLE} [Template]`, msg, ui.ButtonSet.OK);
}

/**
 * Configures application for demonstration by setting it up with sample documents.
 * 
 * Called from menu | Calls setupConfig with option set to true. 
 */
function setupWithSamples() {
  setupConfig(true)
}

/** 
 * Sample document names and demo content. 
 * {object} samples[]
*/
const samples = {
  'documents': [
    {
      'name': 'Project GHI',
      'description': 'Google Workspace Add-on inventory review.',
      'content': 'Reviewed all of the currently in-use and proposed Google Workspace Add-ons. Will perform an assessment on how we can reduce overlap, reduce licensing costs, and limit security exposures. \n\nNext week\'s goal is to report findings back to the Corp Ops team.'
    },
    {
      'name': 'Project DEF',
      'description': 'Improve IT networks within the main corporate building.',
      'content': 'Primarily focused on 2nd thru 5th floors in the main corporate building evaluating the network infrastructure. Benchmarking tests were performed and results are being analyzed. \n\nWill submit all findings, analysis, and recommendations next week for committee review.'
    },
    {
      'name': 'Project ABC',
      'description': 'Assess existing Google Chromebook inventory and recommend upgrades where necessary.',
      'content': 'Concluded a pilot program with the Customer Service department to perform inventory and update inventory records with Chromebook hardware, Chrome OS versions, and installed apps. \n\nScheduling a work plan and seeking necessary go-forward approvals for next week.'
    },
  ],
  'common': 'This sample document is configured to work with the Import summaries custom menu. For the import to work, the source documents used must contain a specific keyword (currently set to "Summary"). The keyword must reside in a paragraph with a set style (currently set to "Heading 3") that is directly followed by a single-cell table. The table contains the contents to be imported into the primary document.\n\nWhile those rules might seem precise, it\'s how the application programmatically determines what content is meant to be imported and what can be ignored. Once a summary has been imported, the script updates the heading font to a new color (currently set to Green, hex \'#2e7d32\') to ensure the app ignores it in future imports. You can change these settings in the Apps Script code.'
}

/**
 * Creates a sample document in application folder.
 * Includes import settings already created [Heading | Keywords | Table].
 * Inserts demo data from samples[].
 * 
 * Called from menu. 
 */
function createGoogleDoc(document, folder, duplicate) {

  // Checks for duplicates.
  if (!duplicate) {
    // Doesn't create file of same name if one already exists.
    if (folder.getFilesByName(document.name).hasNext()) {
      return 0 // File not created.
    }
  }

  // Creates a new Google Docs document.
  const doc = DocumentApp.create(document.name).setName(document.name);
  const docId = doc.getId();

  // Adds boilerplate content to the body.
  const body = doc.getBody();

  body.setText(document.name);
  body.getParagraphs()[0].setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.TITLE);
  body.appendParagraph("Description").setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
  body.appendParagraph(document.description);
  body.appendParagraph("Usage Instructions").setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
  body.appendParagraph(samples.common);

  const dateString = Utilities.formatDate(new Date(), Session.getScriptTimeZone(), 'MMMM dd, yyyy');
  body.appendParagraph(`${FIND_TEXT_KEYWORDS} - ${dateString}`).setHeading(APP_STYLE);
  body.appendTable().appendTableRow().appendTableCell(document.content);
  body.appendParagraph("");

  // Moves document to application folder.
  DriveApp.getFileById(docId).moveTo(folder);

  // Returns if successfully created.
  return 1
}

Utilities.gs

solutions/automations/aggregate-document-content/Utilities.js
/**
 * Copyright 2022 Google LLC
 *
 * Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
 * you may not use this file except in compliance with the License.
 * You may obtain a copy of the License at
 *
 *      http://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0
 *
 * Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
 * distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
 * WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
 * See the License for the specific language governing permissions and
 * limitations under the License.
 */

/** 
 * This file contains common utility functions.
 */

/**
 * Returns a Drive folder located in same folder that the application document is located.
 * Checks if the folder exists and returns that folder, or creates new one if not found.
 *
 * @param {string} folderName - Name of the Drive folder. 
 * @return {object} Google Drive folder
 */
function getFolderByName_(folderName) {
  // Gets the Drive folder where the current document is located.
  const docId = DocumentApp.getActiveDocument().getId();
  const parentFolder = DriveApp.getFileById(docId).getParents().next();

  // Iterates subfolders to check if folder already exists.
  const subFolders = parentFolder.getFolders();
  while (subFolders.hasNext()) {
    let folder = subFolders.next();

    // Returns the existing folder if found.
    if (folder.getName() === folderName) {
      return folder;
    }
  }
  // Creates a new folder if one doesn't already exist.
  return parentFolder.createFolder(folderName)
    .setDescription(`Created by ${APP_TITLE} application to store documents to process`);
}

/**
 * Test function to run getFolderByName_.
 * @logs details of created Google Drive folder.
 */
function test_getFolderByName() {

  // Gets the folder in Drive associated with this application.
  const folder = getFolderByName_(PROJECT_FOLDER_NAME);

  console.log(`Name: ${folder.getName()}\rID: ${folder.getId()}\rURL:${folder.getUrl()}\rDescription: ${folder.getDescription()}`)
  // Uncomment the following to automatically delete the test folder.
  // folder.setTrashed(true);
}

योगदानकर्ता

इस सैंपल को Google, Google Developer Experts की मदद से मैनेज करता है.

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