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Nivel de programación: Principiante
Duración: 15 minutos
Tipo de proyecto: Automatización con un menú personalizado y un activador basado en eventos

Objetivos

Comprender qué hace la solución
Comprender qué hacen los servicios de Apps Script dentro de la solución
Configura la secuencia de comandos.
Ejecuta la secuencia de comandos.

Acerca de esta solución

Crea automáticamente borradores de respuestas por correo electrónico a los comentarios de Formularios de Google. Esta solución se enfoca en los comentarios de los estudiantes sobre el curso, pero puedes aplicarla a cualquier caso de uso para el que recibas comentarios a través de Formularios de Google.

Respuestas de envío de formularios que se envían desde Gmail

Cómo funciona

La secuencia de comandos instala un activador basado en eventos que se ejecuta cada vez que un usuario envía un formulario. Con cada envío de formulario, la secuencia de comandos crea un borrador de correo electrónico en Gmail. El correo electrónico está dirigido a la persona que envió el formulario y, además, incluye las respuestas del formulario y un mensaje genérico de agradecimiento. Puedes editar el correo electrónico antes de enviarlo.

Servicios de Apps Script

En esta solución, se usan los siguientes servicios:

Servicio de secuencia de comandos: Instala el activador basado en eventos que se activa cuando alguien envía un formulario.
Servicio de hoja de cálculo: Envía las respuestas del formulario a Gmail.
Servicio de Gmail: Crea el borrador del correo electrónico con el mensaje de agradecimiento y las respuestas del formulario.

Requisitos previos

Para usar esta muestra, debes cumplir con los siguientes requisitos previos:

Una Cuenta de Google (es posible que las cuentas de Google Workspace requieran aprobación del administrador)
Un navegador web con acceso a Internet

Configura la secuencia de comandos

Haz clic en el siguiente botón para crear una copia de la hoja de cálculo de ejemplo Responder a los comentarios. El proyecto de Apps Script para esta solución está adjunto a la hoja de cálculo.
Crear una copia

Ejecuta la secuencia de comandos:

Haz clic en Herramienta de respuesta de formulario > Habilitar respuestas de borrador automático. Es posible que debas actualizar la página para que aparezca este menú personalizado.
Cuando se te solicite, autoriza la secuencia de comandos. Si la pantalla de consentimiento de OAuth muestra la advertencia Esta app no está verificada, continúa seleccionando Avanzado > Ir a {nombre del proyecto} (no seguro).
Haz clic en Herramienta de respuesta de formulario > Habilitar borradores de respuestas automáticas otra vez.
Haz clic en Tools > Manage form > Go to live form.
Completa el formulario y haz clic en Enviar.
Abre Gmail y revisa tus borradores. Deberías tener un nuevo borrador con la respuesta del formulario.

Revisa el código

Para revisar el código de Apps Script de esta solución, haz clic en Ver código fuente a continuación:

Ver el código fuente

Code.gs

solutions/automations/course-feedback-response/Code.js

Ver en GitHub

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/course-feedback-response

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Creates custom menu for user to run scripts.
 */
function onOpen() {
  let ui = SpreadsheetApp.getUi();
  ui.createMenu('Form Reply Tool')
      .addItem('Enable auto draft replies', 'installTrigger')
      .addToUi();
}

/**
 * Installs a trigger on the Spreadsheet for when a Form response is submitted.
 */
function installTrigger() {
  ScriptApp.newTrigger('onFormSubmit')
      .forSpreadsheet(SpreadsheetApp.getActive())
      .onFormSubmit()
      .create();
}

/**
 * Creates a draft email for every response on a form
 *
 * @param {Object} event - Form submit event
 */
function onFormSubmit(e) {
  let responses = e.namedValues;

  // parse form response data
  let timestamp = responses.Timestamp[0];
  let email = responses['Email address'][0].trim();

  // create email body
  let emailBody = createEmailBody(responses);

  // create draft email
  createDraft(timestamp, email, emailBody);
}

/**
 * Creates email body and includes feedback from Google Form.
 *
 * @param {string} responses - The form response data
 * @return {string} - The email body as an HTML string
 */
function createEmailBody(responses) {
  // parse form response data
  let name = responses.Name[0].trim();
  let industry = responses['What industry do you work in?'][0];
  let source = responses['How did you find out about this course?'][0];
  let rating = responses['On a scale of 1 - 5 how would you rate this course?'][0];
  let productFeedback = responses['What could be different to make it a 5 rating?'][0];
  let otherFeedback = responses['Any other feedback?'][0];

  // create email body
  let htmlBody = 'Hi ' + name + ',<br><br>' +
    'Thanks for responding to our course feedback questionnaire.<br><br>' +
      'It\'s really useful to us to help improve this course.<br><br>' +
        'Have a great day!<br><br>' +
          'Thanks,<br>' +
            'Course Team<br><br>' +
              '****************************************************************<br><br>' +
                '<i>Your feedback:<br><br>' +
                  'What industry do you work in?<br><br>' +
                    industry + '<br><br>' +
                      'How did you find out about this course?<br><br>' +
                        source + '<br><br>' +
                          'On a scale of 1 - 5 how would you rate this course?<br><br>' +
                            rating + '<br><br>' +
                              'What could be different to make it a 5 rating?<br><br>' +
                                productFeedback + '<br><br>' +
                                  'Any other feedback?<br><br>' +
                                    otherFeedback + '<br><br></i>';

  return htmlBody;
}

/**
 * Create a draft email with the feedback
 *
 * @param {string} timestamp Timestamp for the form response
 * @param {string} email Email address from the form response
 * @param {string} emailBody The email body as an HTML string
 */
function createDraft(timestamp, email, emailBody) {
  console.log('draft email create process started');

  // create subject line
  let subjectLine = 'Thanks for your course feedback! ' + timestamp;

  // create draft email
  GmailApp.createDraft(
      email,
      subjectLine,
      '',
      {
        htmlBody: emailBody,
      }
  );
}

Colaboradores

Este ejemplo fue creado por Ben Collins, educador en benlcollins.com y experto en desarrolladores de Google.

Encuentra a Ben en Twitter @benlcollins.
Lee el blog de Ben.

Google mantiene esta muestra con la ayuda de expertos en desarrollo de Google.