कर्मचारियों को उनकी पसंद के हिसाब से तारीफ़ का सर्टिफ़िकेट भेजें

कोडिंग का लेवल: शुरुआती
अवधि: 15 मिनट
प्रोजेक्ट का टाइप: कस्टम मेन्यू की मदद से ऑटोमेशन

मकसद

  • समझें कि समाधान क्या करता है.
  • समझें कि Apps Script की सेवाएं, समाधान में क्या करती हैं.
  • अपना एनवायरमेंट सेट अप करें.
  • स्क्रिप्ट सेट अप करें.
  • स्क्रिप्ट चलाएं.

इस समाधान के बारे में जानकारी

Google Sheets में मौजूद कर्मचारी के डेटा का इस्तेमाल करके, Google Slides के कर्मचारी के सर्टिफ़िकेट टेंप्लेट को अपने-आप पसंद के मुताबिक बनाएं. इसके बाद, Gmail का इस्तेमाल करके सर्टिफ़िकेट भेजें.

कर्मचारी का सर्टिफ़िकेट बनाना

यह कैसे काम करता है

यह स्क्रिप्ट, Slides के Employee Certificate प्रज़ेंटेशन टेंप्लेट और कर्मचारी की जानकारी वाली Sheets स्प्रेडशीट का इस्तेमाल करती है. यह स्क्रिप्ट, टेंप्लेट को कॉपी करती है और प्लेसहोल्डर को स्प्रेडशीट के डेटा से बदल देती है. स्क्रिप्ट हर कर्मचारी के लिए एक स्लाइड बनाती है. इसके बाद, हर स्लाइड को PDF अटैचमेंट के तौर पर एक्सट्रैक्ट करती है. इसके बाद, कर्मचारियों को सर्टिफ़िकेट भेजती है.

Apps Script की सेवाएं

इस समाधान में इन सेवाओं का इस्तेमाल किया जाता है:

  • Drive सेवा–यह Slides के कर्मचारी के सर्टिफ़िकेट वाले टेंप्लेट को कॉपी करती है.
  • स्प्रेडशीट सेवा–इससे कर्मचारी की जानकारी मिलती है. साथ ही, सूची में शामिल हर कर्मचारी के स्टेटस को अपडेट किया जाता है.
  • Slides सेवा–यह सेवा, प्रज़ेंटेशन में मौजूद प्लेसहोल्डर को स्प्रेडशीट में मौजूद कर्मचारी के डेटा से बदलती है.
  • Gmail सेवा–यह हर स्लाइड को PDF के तौर पर सेव करती है और उन्हें कर्मचारियों को भेजती है.

ज़रूरी शर्तें

इस सैंपल का इस्तेमाल करने के लिए, आपको इन ज़रूरी शर्तों को पूरा करना होगा:

  • Google खाता (Google Workspace खातों के लिए, एडमिन की अनुमति ज़रूरी हो सकती है).
  • इंटरनेट ऐक्सेस करने की सुविधा वाला वेब ब्राउज़र.

अपना एनवायरमेंट सेट अप करने का तरीका

  1. कर्मचारी के सर्टिफ़िकेट Slides टेंप्लेट की कॉपी बनाने के लिए, इस बटन पर क्लिक करें.
    कॉपी बनाएं

  2. आगे के चरण में इस्तेमाल करने के लिए, अपनी प्रज़ेंटेशन आईडी नोट करें. आईडी को यूआरएल में देखा जा सकता है:

    https://docs.google.com/presentation/d/PRESENTATION_ID/edit

  3. Drive में, सर्टिफ़िकेट सेव करने के लिए एक नया फ़ोल्डर बनाएं.

  4. फ़ोल्डर आईडी को नोट कर लें, ताकि बाद में इसका इस्तेमाल किया जा सके. आपको यूआरएल में आईडी मिल सकता है: https://drive.google.com/drive/folders/FOLDER_ID

स्क्रिप्ट सेट अप करना

  1. कर्मचारी के सर्टिफ़िकेट के सैंपल स्प्रेडशीट की कॉपी बनाने के लिए, यहां दिए गए बटन पर क्लिक करें. इस समाधान के लिए Apps Script प्रोजेक्ट, स्प्रैडशीट से अटैच किया गया है.
    कॉपी बनाएं

  2. स्प्रेडशीट में, Apps Script प्रोजेक्ट खोलें. इसके लिए, एक्सटेंशन > Apps Script पर क्लिक करें.

  3. slideTemplateId वैरिएबल के लिए, PRESENTATION_ID की जगह अपने प्रज़ेंटेशन का आईडी डालें.

  4. tempFolderId वैरिएबल के लिए, FOLDER_ID को अपने फ़ोल्डर के आईडी से बदलें.

  5. सेव करें सेव करने का आइकॉन पर क्लिक करें.

स्क्रिप्ट चलाना

  1. स्प्रेडशीट पर वापस जाएं और सराहना > सर्टिफ़िकेट बनाएं पर क्लिक करें. इस कस्टम मेन्यू को दिखने के लिए, आपको पेज रीफ़्रेश करना पड़ सकता है.

  2. जब आपसे कहा जाए, तब स्क्रिप्ट को अनुमति दें. अगर OAuth की सहमति वाली स्क्रीन पर, इस ऐप्लिकेशन की पुष्टि नहीं हुई है चेतावनी दिखती है, तो ऐडवांस > {Project Name} पर जाएं (सुरक्षित नहीं है) को चुनकर जारी रखें.

  3. तारीफ़ > सर्टिफ़िकेट बनाएं पर फिर से क्लिक करें.

  4. जब सभी लाइनों के स्टेटस कॉलम को बनाया गया के तौर पर अपडेट कर दिया जाए, तब तारीफ़ > सर्टिफ़िकेट भेजें पर क्लिक करें.

कोड की समीक्षा करना

इस समाधान के लिए, Apps Script कोड की समीक्षा करने के लिए, यहां दिया गया सोर्स कोड देखें पर क्लिक करें:

सोर्स कोड देखें

Code.gs

solutions/automations/employee-certificate/Code.js
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/employee-certificate

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

const slideTemplateId = 'PRESENTATION_ID';
const tempFolderId = 'FOLDER_ID'; // Create an empty folder in Google Drive

/**
 * Creates a custom menu "Appreciation" in the spreadsheet
 * with drop-down options to create and send certificates
 */
function onOpen() {
  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  ui.createMenu('Appreciation')
      .addItem('Create certificates', 'createCertificates')
      .addSeparator()
      .addItem('Send certificates', 'sendCertificates')
      .addToUi();
}

/**
 * Creates a personalized certificate for each employee
 * and stores every individual Slides doc on Google Drive
 */
function createCertificates() {
  // Load the Google Slide template file
  const template = DriveApp.getFileById(slideTemplateId);

  // Get all employee data from the spreadsheet and identify the headers
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  const values = sheet.getDataRange().getValues();
  const headers = values[0];
  const empNameIndex = headers.indexOf('Employee Name');
  const dateIndex = headers.indexOf('Date');
  const managerNameIndex = headers.indexOf('Manager Name');
  const titleIndex = headers.indexOf('Title');
  const compNameIndex = headers.indexOf('Company Name');
  const empEmailIndex = headers.indexOf('Employee Email');
  const empSlideIndex = headers.indexOf('Employee Slide');
  const statusIndex = headers.indexOf('Status');

  // Iterate through each row to capture individual details
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    const rowData = values[i];
    const empName = rowData[empNameIndex];
    const date = rowData[dateIndex];
    const managerName = rowData[managerNameIndex];
    const title = rowData[titleIndex];
    const compName = rowData[compNameIndex];

    // Make a copy of the Slide template and rename it with employee name
    const tempFolder = DriveApp.getFolderById(tempFolderId);
    const empSlideId = template.makeCopy(tempFolder).setName(empName).getId();
    const empSlide = SlidesApp.openById(empSlideId).getSlides()[0];

    // Replace placeholder values with actual employee related details
    empSlide.replaceAllText('Employee Name', empName);
    empSlide.replaceAllText('Date', 'Date: ' + Utilities.formatDate(date, Session.getScriptTimeZone(), 'MMMM dd, yyyy'));
    empSlide.replaceAllText('Your Name', managerName);
    empSlide.replaceAllText('Title', title);
    empSlide.replaceAllText('Company Name', compName);

    // Update the spreadsheet with the new Slide Id and status
    sheet.getRange(i + 1, empSlideIndex + 1).setValue(empSlideId);
    sheet.getRange(i + 1, statusIndex + 1).setValue('CREATED');
    SpreadsheetApp.flush();
  }
}

/**
 * Send an email to each individual employee
 * with a PDF attachment of their appreciation certificate
 */
function sendCertificates() {
  // Get all employee data from the spreadsheet and identify the headers
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  const values = sheet.getDataRange().getValues();
  const headers = values[0];
  const empNameIndex = headers.indexOf('Employee Name');
  const dateIndex = headers.indexOf('Date');
  const managerNameIndex = headers.indexOf('Manager Name');
  const titleIndex = headers.indexOf('Title');
  const compNameIndex = headers.indexOf('Company Name');
  const empEmailIndex = headers.indexOf('Employee Email');
  const empSlideIndex = headers.indexOf('Employee Slide');
  const statusIndex = headers.indexOf('Status');

  // Iterate through each row to capture individual details
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    const rowData = values[i];
    const empName = rowData[empNameIndex];
    const date = rowData[dateIndex];
    const managerName = rowData[managerNameIndex];
    const title = rowData[titleIndex];
    const compName = rowData[compNameIndex];
    const empSlideId = rowData[empSlideIndex];
    const empEmail = rowData[empEmailIndex];

    // Load the employee's personalized Google Slide file
    const attachment = DriveApp.getFileById(empSlideId);

    // Setup the required parameters and send them the email
    const senderName = 'CertBot';
    const subject = empName + ', you\'re awesome!';
    const body = 'Please find your employee appreciation certificate attached.' +
    '\n\n' + compName + ' team';
    GmailApp.sendEmail(empEmail, subject, body, {
      attachments: [attachment.getAs(MimeType.PDF)],
      name: senderName
    });

    // Update the spreadsheet with email status
    sheet.getRange(i + 1, statusIndex + 1).setValue('SENT');
    SpreadsheetApp.flush();
  }
}

योगदानकर्ता

इस सैंपल को सौरभ चोरारिया ने बनाया है. वे ब्लॉगर और Google Developer Expert हैं.

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