कर्मचारियों को उनकी पसंद के हिसाब से तारीफ़ का सर्टिफ़िकेट भेजें

कोडिंग का लेवल: शुरुआती लेवल
कुल समय: 15 मिनट
प्रोजेक्ट टाइप: कस्टम मेन्यू की मदद से ऑटोमेशन की सुविधा

मकसद

  • जानें कि समस्या को हल करने से क्या होता है.
  • समझें कि Apps Script सेवाएं, इस सॉल्यूशन के हिसाब से क्या करती हैं.
  • अपना एनवायरमेंट सेट अप करें.
  • स्क्रिप्ट सेट अप करें.
  • स्क्रिप्ट चलाएं.

इस सलूशन के बारे में जानकारी

Google Sheets में कर्मचारी के डेटा से Google Slides के कर्मचारी सर्टिफ़िकेट के टेंप्लेट को अपने-आप पसंद के मुताबिक बनाएं, फिर Gmail का इस्तेमाल करके सर्टिफ़िकेट भेजें.

कर्मचारी प्रमाणपत्र बनाना

यह सुविधा कैसे काम करती है

स्क्रिप्ट, Slides में मौजूद कर्मचारी सर्टिफ़िकेट वाले प्रज़ेंटेशन टेंप्लेट और कर्मचारियों की जानकारी वाली शीट की स्प्रेडशीट का इस्तेमाल करती है. स्क्रिप्ट, टेंप्लेट को कॉपी करती है और प्लेसहोल्डर की जगह स्प्रेडशीट के डेटा का इस्तेमाल करती है. जब स्क्रिप्ट हर कर्मचारी के लिए एक स्लाइड बना देती है, तो वह हर एक स्लाइड को PDF अटैचमेंट के रूप में निकालती है और प्रमाणपत्र कर्मचारियों को भेज देती है.

Apps Script सेवाएं

यह समाधान नीचे दी गई सेवाओं का इस्तेमाल करता है:

  • Drive सेवा–Slides के कर्मचारी सर्टिफ़िकेट का टेंप्लेट कॉपी किया जाता है.
  • स्प्रेडशीट सेवा–यह कर्मचारी की जानकारी देती है और हर सूची में शामिल कर्मचारी के स्टेटस को अपडेट करती है.
  • Slides की सेवा–यह प्रज़ेंटेशन में प्लेसहोल्डर को स्प्रेडशीट के कर्मचारी डेटा से बदल देती है.
  • Gmail सेवा–यह हर स्लाइड को PDF के रूप में लागू करता है और उन्हें कर्मचारियों को भेजता है.

ज़रूरी शर्तें

इस सैंपल का इस्तेमाल करने के लिए, आपको ये शर्तें पूरी करनी होंगी:

  • Google खाता (Google Workspace खातों के लिए एडमिन की अनुमति की ज़रूरत पड़ सकती है).
  • इंटरनेट ऐक्सेस करने वाला वेब ब्राउज़र.

अपना एनवायरमेंट सेट अप करें

  1. कर्मचारी सर्टिफ़िकेट के लिए, Slides टेंप्लेट की कॉपी बनाने के लिए नीचे दिए गए बटन पर क्लिक करें.
    एक कॉपी बनाएं

  2. बाद के चरण में इस्तेमाल करने के लिए, अपने प्रज़ेंटेशन आईडी का ध्यान रखें. आपको यूआरएल में यह आईडी मिल जाएगा:

    https://docs.google.com/presentation/d/PRESENTATION_ID/edit

  3. सर्टिफ़िकेट रखने के लिए, Drive में एक नया फ़ोल्डर बनाएं.

  4. बाद के चरण में इस्तेमाल करने के लिए, अपने फ़ोल्डर आईडी का ध्यान रखें. आपको यूआरएल में आईडी मिलेगा: https://drive.google.com/drive/folders/FOLDER_ID

स्क्रिप्ट सेट अप करें

  1. कर्मचारियों के सर्टिफ़िकेट की सैंपल स्प्रेडशीट की कॉपी बनाने के लिए, नीचे दिए गए बटन पर क्लिक करें. इस समाधान के लिए, Apps Script प्रोजेक्ट, स्प्रेडशीट से अटैच होता है.
    एक कॉपी बनाएं

  2. स्प्रेडशीट में, एक्सटेंशन > Apps Script पर क्लिक करके, Apps Script प्रोजेक्ट खोलें.

  3. slideTemplateId वैरिएबल के लिए, PRESENTATION_ID को अपने प्रज़ेंटेशन के आईडी से बदलें.

  4. tempFolderId वैरिएबल के लिए, FOLDER_ID को अपने फ़ोल्डर के आईडी से बदलें.

  5. 'सेव करें' सेव करने का आइकॉन पर क्लिक करें.

स्क्रिप्ट चलाएं

  1. स्प्रेडशीट पर वापस जाएं और वाहवाही > सर्टिफ़िकेट बनाएं पर क्लिक करें. इस कस्टम मेन्यू को देखने के लिए, आपको पेज को रीफ़्रेश करना पड़ सकता है.

  2. जब कहा जाए, तब स्क्रिप्ट को अनुमति दें. अगर OAuth के लिए सहमति वाली स्क्रीन पर चेतावनी दिखती है, तो इस ऐप्लिकेशन की पुष्टि नहीं हुई है. बेहतर सेटिंग > को चुनकर जारी रखें {Project Name} पर जाएं (असुरक्षित).

  3. प्रशंसा > सर्टिफ़िकेट बनाएं पर फिर से क्लिक करें.

  4. सभी लाइनों के स्टेटस कॉलम को बनाया गया पर अपडेट करने के बाद, प्रशंसा > सर्टिफ़िकेट भेजें पर क्लिक करें.

कोड की समीक्षा करें

इस सलूशन के Apps Script कोड की समीक्षा करने के लिए, नीचे सोर्स कोड देखें पर क्लिक करें:

सोर्स कोड देखें

Code.gs

solutions/automations/employee-certificate/Code.js
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/employee-certificate

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

const slideTemplateId = 'PRESENTATION_ID';
const tempFolderId = 'FOLDER_ID'; // Create an empty folder in Google Drive

/**
 * Creates a custom menu "Appreciation" in the spreadsheet
 * with drop-down options to create and send certificates
 */
function onOpen() {
  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  ui.createMenu('Appreciation')
      .addItem('Create certificates', 'createCertificates')
      .addSeparator()
      .addItem('Send certificates', 'sendCertificates')
      .addToUi();
}

/**
 * Creates a personalized certificate for each employee
 * and stores every individual Slides doc on Google Drive
 */
function createCertificates() {
  // Load the Google Slide template file
  const template = DriveApp.getFileById(slideTemplateId);

  // Get all employee data from the spreadsheet and identify the headers
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  const values = sheet.getDataRange().getValues();
  const headers = values[0];
  const empNameIndex = headers.indexOf('Employee Name');
  const dateIndex = headers.indexOf('Date');
  const managerNameIndex = headers.indexOf('Manager Name');
  const titleIndex = headers.indexOf('Title');
  const compNameIndex = headers.indexOf('Company Name');
  const empEmailIndex = headers.indexOf('Employee Email');
  const empSlideIndex = headers.indexOf('Employee Slide');
  const statusIndex = headers.indexOf('Status');

  // Iterate through each row to capture individual details
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    const rowData = values[i];
    const empName = rowData[empNameIndex];
    const date = rowData[dateIndex];
    const managerName = rowData[managerNameIndex];
    const title = rowData[titleIndex];
    const compName = rowData[compNameIndex];

    // Make a copy of the Slide template and rename it with employee name
    const tempFolder = DriveApp.getFolderById(tempFolderId);
    const empSlideId = template.makeCopy(tempFolder).setName(empName).getId();
    const empSlide = SlidesApp.openById(empSlideId).getSlides()[0];

    // Replace placeholder values with actual employee related details
    empSlide.replaceAllText('Employee Name', empName);
    empSlide.replaceAllText('Date', 'Date: ' + Utilities.formatDate(date, Session.getScriptTimeZone(), 'MMMM dd, yyyy'));
    empSlide.replaceAllText('Your Name', managerName);
    empSlide.replaceAllText('Title', title);
    empSlide.replaceAllText('Company Name', compName);

    // Update the spreadsheet with the new Slide Id and status
    sheet.getRange(i + 1, empSlideIndex + 1).setValue(empSlideId);
    sheet.getRange(i + 1, statusIndex + 1).setValue('CREATED');
    SpreadsheetApp.flush();
  }
}

/**
 * Send an email to each individual employee
 * with a PDF attachment of their appreciation certificate
 */
function sendCertificates() {
  // Get all employee data from the spreadsheet and identify the headers
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  const values = sheet.getDataRange().getValues();
  const headers = values[0];
  const empNameIndex = headers.indexOf('Employee Name');
  const dateIndex = headers.indexOf('Date');
  const managerNameIndex = headers.indexOf('Manager Name');
  const titleIndex = headers.indexOf('Title');
  const compNameIndex = headers.indexOf('Company Name');
  const empEmailIndex = headers.indexOf('Employee Email');
  const empSlideIndex = headers.indexOf('Employee Slide');
  const statusIndex = headers.indexOf('Status');

  // Iterate through each row to capture individual details
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    const rowData = values[i];
    const empName = rowData[empNameIndex];
    const date = rowData[dateIndex];
    const managerName = rowData[managerNameIndex];
    const title = rowData[titleIndex];
    const compName = rowData[compNameIndex];
    const empSlideId = rowData[empSlideIndex];
    const empEmail = rowData[empEmailIndex];

    // Load the employee's personalized Google Slide file
    const attachment = DriveApp.getFileById(empSlideId);

    // Setup the required parameters and send them the email
    const senderName = 'CertBot';
    const subject = empName + ', you\'re awesome!';
    const body = 'Please find your employee appreciation certificate attached.' +
    '\n\n' + compName + ' team';
    GmailApp.sendEmail(empEmail, subject, body, {
      attachments: [attachment.getAs(MimeType.PDF)],
      name: senderName
    });

    // Update the spreadsheet with email status
    sheet.getRange(i + 1, statusIndex + 1).setValue('SENT');
    SpreadsheetApp.flush();
  }
}

योगदानकर्ता

यह नमूना, ब्लॉगर और Google डेवलपर एक्सपर्ट सौरभ चोरारिया ने बनाया है.

इस सैंपल को Google, Google Developer के विशेषज्ञों की मदद से मैनेज करता है.

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