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Geräteanfragen neuer Mitarbeiter verwalten

Programmierkenntnisse: Anfänger
Dauer: 10 Minuten
Projekttyp: Automatisierung mit einem ereignisgesteuerten Trigger und einem zeitgesteuerten Trigger

Ziele

Verstehen, was die Lösung bewirkt.
Informationen zur Funktionsweise der Apps Script-Dienste in der Lösung.
Richten Sie das Skript ein.
Führen Sie das Skript aus.

Informationen zu dieser Lösung

Neue Mitarbeiter benötigen in der Regel Systemzugriff und Geräte von der IT-Abteilung. Um diese Anfragen zu verwalten, können Sie mit Google Formulare ein Formular erstellen, in dem Nutzer angeben können, welchen Zugriff und welche Geräte Mitarbeiter benötigen. Sobald die IT die Anfrage bearbeitet und den Status aktualisiert hat, erhalten die Antragsteller eine E‑Mail-Benachrichtigung.

Screenshot des Antragsformulars für die Ausrüstung

Funktionsweise

Das Script erstellt ein Formular für die Geräteanfrage. Sie können die Elemente im Formular im Code des Beispielskripts anpassen. Wenn jemand das Formular einreicht, sendet das Skript eine E‑Mail-Benachrichtigung an den angegebenen Ansprechpartner für Anfragen. Sobald der Antragsstatus in der Tabelle in „Abgeschlossen“ geändert wird, sendet das Script eine Bestätigungs-E-Mail an die Person, die das Formular eingereicht hat.

Apps Script-Dienste

Für diese Lösung werden die folgenden Dienste verwendet:

Forms-Dienst: Erstellt das Formular für IT-Anfragen.
Tabellendienst: Prüft, ob das Antragsformular bereits vorhanden ist, um Duplikate zu vermeiden. Verwaltet die Formularantworten, indem sie sie nach Bedarf auf die Tabellenblätter Ausstehend und Abgeschlossen verschiebt.
E-Mail-Dienst: Erstellt und sendet die E-Mails mit der Anfrage und der Benachrichtigung über den Abschluss.
Script-Dienst: Erstellt die Trigger. Einer wird ausgelöst, wenn ein Formular gesendet wird, und der andere alle fünf Minuten, um zu prüfen, ob der Status einer Anfrage als „Abgeschlossen“ markiert ist.

Vorbereitung

Für dieses Beispiel müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:

Ein Google-Konto (für Google Workspace-Konten ist möglicherweise die Genehmigung durch den Administrator erforderlich).
Ein Webbrowser mit Internetzugriff.

Skript einrichten

Apps Script-Projekt erstellen

Klicken Sie auf die folgende Schaltfläche, um eine Kopie der Tabelle Manage employee equipment requests (Anfragen zur Geräteausstattung von Mitarbeitern verwalten) zu erstellen. Das Apps Script-Projekt für diese Lösung ist an die Tabelle angehängt.
Kopie erstellen
Klicken Sie auf Erweiterungen > Apps Script.
Ersetzen Sie neben der Variablen REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL die Beispiel-E-Mail-Adresse durch Ihre E-Mail-Adresse.
Klicken Sie auf „Speichern“ .

Tabelle einrichten

Kehren Sie zur Tabelle zurück und klicken Sie auf Equipment requests (Anfragen für Ausrüstung) > Set up (Einrichten). Möglicherweise müssen Sie die Seite aktualisieren, damit dieses benutzerdefinierte Menü angezeigt wird.
Autorisieren Sie das Skript, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Wenn auf dem OAuth-Zustimmungsbildschirm die Warnung Diese App ist nicht verifiziert angezeigt wird, wählen Sie Erweitert > Zu {Projektname} (unsicher) aus.
Klicken Sie auf Equipment requests (Anfragen für Geräte) > Set up (Einrichten).

Skript ausführen

Klicken Sie auf Tools > Formular verwalten > Zum aktiven Formular.
Füllen Sie das Formular aus und senden Sie es ab.
Sie erhalten eine E‑Mail-Benachrichtigung zur Geräteanfrage.
Kehren Sie zur Tabelle zurück und ändern Sie auf dem Tabellenblatt Ausstehende Anfragen den Status der Anfrage in Abgeschlossen.
Innerhalb von fünf Minuten sendet das Skript eine weitere E‑Mail, in der Sie darüber informiert werden, dass die Anfrage abgeschlossen wurde. Das Skript verschiebt die Anfrage vom Tab Ausstehende Anfragen auf den Tab Abgeschlossene Anfragen.

Code ansehen

Wenn Sie den Apps Script-Code für diese Lösung ansehen möchten, klicken Sie unten auf Quellcode ansehen:

Quellcode ansehen

Code.gs

solutions/automations/equipment-requests/Code.js

Auf GitHub ansehen

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/equipment-requests

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

// Update this variable with the email address you want to send equipment requests to.
const REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL = 'request_intake@example.com';

// Update the following variables with your own equipment options.
const AVAILABLE_LAPTOPS = [
  '15" high Performance Laptop (OS X)',
  '15" high Performance Laptop (Windows)',
  '15" high performance Laptop (Linux)',
  '13" lightweight laptop (Windows)',
];
const AVAILABLE_DESKTOPS = [
  'Standard workstation (Windows)',
  'Standard workstation (Linux)',
  'High performance workstation (Windows)',
  'High performance workstation (Linux)',
  'Mac Pro (OS X)',
];
const AVAILABLE_MONITORS = [
  'Single 27"',
  'Single 32"',
  'Dual 24"',
];

// Form field titles, used for creating the form and as keys when handling
// responses.
/**
 * Adds a custom menu to the spreadsheet.
 */
function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi().createMenu('Equipment requests')
      .addItem('Set up', 'setup_')
      .addItem('Clean up', 'cleanup_')
      .addToUi();
}

/**
 * Creates the form and triggers for the workflow.
 */
function setup_() {
  let ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  if (ss.getFormUrl()) {
    let msg = 'Form already exists. Unlink the form and try again.';
    SpreadsheetApp.getUi().alert(msg);
    return;
  }
  let form = FormApp.create('Equipment Requests')
      .setCollectEmail(true)
      .setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, ss.getId())
      .setLimitOneResponsePerUser(false);
  form.addTextItem().setTitle('Employee name').setRequired(true);
  form.addTextItem().setTitle('Desk location').setRequired(true);
  form.addDateItem().setTitle('Due date').setRequired(true);
  form.addListItem().setTitle('Laptop').setChoiceValues(AVAILABLE_LAPTOPS);
  form.addListItem().setTitle('Desktop').setChoiceValues(AVAILABLE_DESKTOPS);
  form.addListItem().setTitle('Monitor').setChoiceValues(AVAILABLE_MONITORS);

  // Hide the raw form responses.
  ss.getSheets().forEach(function(sheet) {
    if (sheet.getFormUrl() == ss.getFormUrl()) {
      sheet.hideSheet();
    }
  });
  // Start workflow on each form submit
  ScriptApp.newTrigger('onFormSubmit_')
      .forForm(form)
      .onFormSubmit()
      .create();
  // Archive completed items every 5m.
  ScriptApp.newTrigger('processCompletedItems_')
      .timeBased()
      .everyMinutes(5)
      .create();
}

/**
 * Cleans up the project (stop triggers, form submission, etc.)
 */
function cleanup_() {
  let formUrl = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getFormUrl();
  if (!formUrl) {
    return;
  }
  ScriptApp.getProjectTriggers().forEach(function(trigger) {
    ScriptApp.deleteTrigger(trigger);
  });
  FormApp.openByUrl(formUrl)
      .deleteAllResponses()
      .setAcceptingResponses(false);
}

/**
 * Handles new form submissions to trigger the workflow.
 *
 * @param {Object} event - Form submit event
 */
function onFormSubmit_(event) {
  let response = mapResponse_(event.response);
  sendNewEquipmentRequestEmail_(response);
  let equipmentDetails = Utilities.formatString('%s\n%s\n%s',
      response['Laptop'],
      response['Desktop'],
      response['Monitor']);
  let row = ['New',
    '',
    response['Due date'],
    response['Employee name'],
    response['Desk location'],
    equipmentDetails,
    response['email']];
  let ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  let sheet = ss.getSheetByName('Pending requests');
  sheet.appendRow(row);
}

/**
 * Sweeps completed and cancelled requests, notifying the requestors and archiving them
 * to the completed sheet.
 *
 * @param {Object} event
 */
function processCompletedItems_() {
  let ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  let pending = ss.getSheetByName('Pending requests');
  let completed = ss.getSheetByName('Completed requests');
  let rows = pending.getDataRange().getValues();
    for (let i = rows.length; i >= 2; i--) {
      let row = rows[i -1];
      let status = row[0];
      if (status === 'Completed' || status == 'Cancelled') {
          pending.deleteRow(i);
          completed.appendRow(row);
          console.log("Deleted row: " + i);
          sendEquipmentRequestCompletedEmail_({
            'Employee name': row[3],
            'Desk location': row[4],
            'email': row[6],
          });
        }
      };
}

/**
 * Sends an email notification that a new equipment request has been submitted.
 *
 * @param {Object} request - Request details
 */
function sendNewEquipmentRequestEmail_(request) {
  let template = HtmlService.createTemplateFromFile('new-equipment-request.html');
  template.request = request;
  template.sheetUrl = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getUrl();
  let msg = template.evaluate();
  MailApp.sendEmail({
    to: REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL,
    subject: 'New equipment request',
    htmlBody: msg.getContent(),
  });
}

/**
 * Sends an email notifying the requestor that the request is complete.
 *
 * @param {Object} request - Request details
 */
function sendEquipmentRequestCompletedEmail_(request) {
  let template = HtmlService.createTemplateFromFile('request-complete.html');
  template.request = request;
  let msg = template.evaluate();
  MailApp.sendEmail({
    to: request.email,
    subject: 'Equipment request completed',
    htmlBody: msg.getContent(),
  });
}

/**
 * Converts a form response to an object keyed by the item titles. Allows easier
 * access to response values.
 *
 * @param {FormResponse} response
 * @return {Object} Form values keyed by question title
 */
function mapResponse_(response) {
  let initialValue = {
    email: response.getRespondentEmail(),
    timestamp: response.getTimestamp(),
  };
  return response.getItemResponses().reduce(function(obj, itemResponse) {
    let key = itemResponse.getItem().getTitle();
    obj[key] = itemResponse.getResponse();
    return obj;
  }, initialValue);
}

new-equipment-request.html

solutions/automations/equipment-requests/new-equipment-request.html

Auf GitHub ansehen

<!DOCTYPE html>
<!--
 Copyright 2022 Google LLC

 Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
 you may not use this file except in compliance with the License.
 You may obtain a copy of the License at

      http://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

 Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
 distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
 WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
 See the License for the specific language governing permissions and
 limitations under the License.
-->

<html>
  <body>
    <p>
    A new equipment request has been made by <?= request.email ?>.
    </p>

    <p>
    Employee name: <?= request['Employee name'] ?><br/>
    Desk location name: <?= request['Desk location'] ?><br/>
    Due date: <?= request['Due date'] ?><br/>
    Laptop model: <?= request['Laptop'] ?><br/>
    Desktop model: <?= request['Desktop'] ?><br/>
    Monitor(s): <?= request['Monitor'] ?><br/>
    </p>

    See <a href="<?= sheetUrl ?>">the spreadsheet</a> to take or assign this item.
  </body>
</html>

request-complete.html

solutions/automations/equipment-requests/request-complete.html

Auf GitHub ansehen

<!DOCTYPE html>
<!--
 Copyright 2022 Google LLC

 Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
 you may not use this file except in compliance with the License.
 You may obtain a copy of the License at

      http://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

 Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
 distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
 WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
 See the License for the specific language governing permissions and
 limitations under the License.
-->

<html>
  <body>
    <p>
    An equipment request has been completed.
    </p>

    <p>
    Employee name: <?= request['Employee name'] ?><br/>
    Desk location name: <?= request['Desk location'] ?><br/>
    </p>
  </body>
</html>

Beitragende

Dieses Beispiel wird von Google mit Unterstützung von Google Developer Experts verwaltet.

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