Codierungslevel: Anfänger
Dauer: 10 Minuten
Projekttyp: Automatisierung mit einem ereignisgesteuerten Trigger und einem zeitgesteuerten Trigger
Zielsetzungen
- Informieren Sie sich über die Funktionsweise der Lösung.
- Informationen zu den Aufgaben der Apps Script-Dienste in der Lösung
- Richten Sie das Script ein.
- Führen Sie das Skript aus.
Informationen zu dieser Lösung
Neue Mitarbeiter benötigen in der Regel Systemzugriff und Geräte von der IT. Um diese Anfragen zu verwalten, können Sie mit Google Formulare ein Formular erstellen, in dem Nutzer angeben können, welchen Zugriff und welche Geräte Mitarbeiter benötigen. Sobald die IT-Abteilung den Antrag abgeschlossen und den Status aktualisiert hat, erhalten die Antragsteller eine E-Mail-Benachrichtigung.
Funktionsweise
Das Script erstellt ein Formular für die Geräteanfrage. Sie können die Elemente im Formular im Code des Beispielscripts anpassen. Wenn jemand das Formular einreicht, sendet das Script eine E-Mail-Benachrichtigung an die für Anfragen zuständige Kontaktperson. Sobald der Antragsstatus in der Tabelle in „Abgeschlossen“ geändert wurde, sendet das Script eine Bestätigungs-E-Mail an die Person, die das Formular gesendet hat.
Apps Script-Dienste
Für diese Lösung werden die folgenden Dienste verwendet:
- Formulardienst: Hiermit wird das Formular für IT-Anfragen erstellt.
- Tabellendienst: Prüft, ob das Antragsformular bereits vorhanden ist, um Duplikate zu vermeiden. Hier werden die Formularantworten verwaltet, indem sie nach Bedarf in die Tabellen Ausstehend und Abgeschlossen verschoben werden.
- E-Mail-Dienst: Erstellt und sendet die E-Mails mit der Anfrage und dem Abschluss.
- Script-Dienst: Hiermit werden die Trigger erstellt. Die erste wird ausgelöst, wenn ein Formular gesendet wird, die zweite alle fünf Minuten, um zu prüfen, ob der Status einer Anfrage als „Abgeschlossen“ markiert ist.
Vorbereitung
Für die Verwendung dieses Beispiels sind die folgenden Voraussetzungen erforderlich:
- Ein Google-Konto (für Google Workspace-Konten ist möglicherweise die Administratorzustimmung erforderlich).
- Einen Webbrowser mit Internetzugriff.
Script einrichten
Apps Script-Projekt erstellen
- Klicken Sie auf die folgende Schaltfläche, um eine Kopie der Tabelle Anfragen zur Verwaltung von Mitarbeitergeräten zu erstellen. Das Apps Script-Projekt für diese Lösung ist an die Tabelle angehängt.
Kopie erstellen
- Klicken Sie auf Erweiterungen >
Apps Script.
- Ersetzen Sie neben der Variablen
REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL die Beispiel-E-Mail-Adresse durch Ihre eigene.
- Klicken Sie auf „Speichern“
.
Tabelle einrichten
- Kehren Sie zur Tabelle zurück und klicken Sie auf Anfragen für Ausrüstung
> Einrichten. Möglicherweise müssen Sie die Seite aktualisieren, damit dieses benutzerdefinierte Menü angezeigt wird.
Autorisieren Sie das Script, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
Wenn auf dem OAuth-Zustimmungsbildschirm die Warnung Diese App ist nicht bestätigt angezeigt wird, wählen Sie Erweitert >
Zu {Project Name} (unsicher) aus.
Klicken Sie auf Anfragen für Geräte
> Einrichten.
Skript ausführen
- Klicken Sie auf Tools > Formular verwalten
> Zum Live-Formular.
- Füllen Sie das Formular aus und senden Sie es ab.
- Sie erhalten eine Benachrichtigung über die Geräteanfrage per E-Mail.
- Kehren Sie zur Tabelle zurück und ändern Sie auf dem Tabellenblatt Ausstehende Anfragen den Status der Anfrage in Abgeschlossen.
- Innerhalb von 5 Minuten wird über das Script eine weitere E-Mail gesendet, in der Sie darüber informiert werden, dass der Antrag abgeschlossen wurde. Das Script verschiebt die Anfrage aus dem Tabellenblatt Ausstehende Anfragen in das Tabellenblatt Abgeschlossene Anfragen.
Code ansehen
Wenn Sie den Apps Script-Code für diese Lösung ansehen möchten, klicken Sie unten auf Quellcode ansehen:
Quellcode ansehen
Code.gs
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/equipment-requests
/*
Copyright 2022 Google LLC
Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at
https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0
Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/
// Update this variable with the email address you want to send equipment requests to.
const REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL = 'request_intake@example.com';
// Update the following variables with your own equipment options.
const AVAILABLE_LAPTOPS = [
'15" high Performance Laptop (OS X)',
'15" high Performance Laptop (Windows)',
'15" high performance Laptop (Linux)',
'13" lightweight laptop (Windows)',
];
const AVAILABLE_DESKTOPS = [
'Standard workstation (Windows)',
'Standard workstation (Linux)',
'High performance workstation (Windows)',
'High performance workstation (Linux)',
'Mac Pro (OS X)',
];
const AVAILABLE_MONITORS = [
'Single 27"',
'Single 32"',
'Dual 24"',
];
// Form field titles, used for creating the form and as keys when handling
// responses.
/**
* Adds a custom menu to the spreadsheet.
*/
function onOpen() {
SpreadsheetApp.getUi().createMenu('Equipment requests')
.addItem('Set up', 'setup_')
.addItem('Clean up', 'cleanup_')
.addToUi();
}
/**
* Creates the form and triggers for the workflow.
*/
function setup_() {
let ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
if (ss.getFormUrl()) {
let msg = 'Form already exists. Unlink the form and try again.';
SpreadsheetApp.getUi().alert(msg);
return;
}
let form = FormApp.create('Equipment Requests')
.setCollectEmail(true)
.setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, ss.getId())
.setLimitOneResponsePerUser(false);
form.addTextItem().setTitle('Employee name').setRequired(true);
form.addTextItem().setTitle('Desk location').setRequired(true);
form.addDateItem().setTitle('Due date').setRequired(true);
form.addListItem().setTitle('Laptop').setChoiceValues(AVAILABLE_LAPTOPS);
form.addListItem().setTitle('Desktop').setChoiceValues(AVAILABLE_DESKTOPS);
form.addListItem().setTitle('Monitor').setChoiceValues(AVAILABLE_MONITORS);
// Hide the raw form responses.
ss.getSheets().forEach(function(sheet) {
if (sheet.getFormUrl() == ss.getFormUrl()) {
sheet.hideSheet();
}
});
// Start workflow on each form submit
ScriptApp.newTrigger('onFormSubmit_')
.forForm(form)
.onFormSubmit()
.create();
// Archive completed items every 5m.
ScriptApp.newTrigger('processCompletedItems_')
.timeBased()
.everyMinutes(5)
.create();
}
/**
* Cleans up the project (stop triggers, form submission, etc.)
*/
function cleanup_() {
let formUrl = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getFormUrl();
if (!formUrl) {
return;
}
ScriptApp.getProjectTriggers().forEach(function(trigger) {
ScriptApp.deleteTrigger(trigger);
});
FormApp.openByUrl(formUrl)
.deleteAllResponses()
.setAcceptingResponses(false);
}
/**
* Handles new form submissions to trigger the workflow.
*
* @param {Object} event - Form submit event
*/
function onFormSubmit_(event) {
let response = mapResponse_(event.response);
sendNewEquipmentRequestEmail_(response);
let equipmentDetails = Utilities.formatString('%s\n%s\n%s',
response['Laptop'],
response['Desktop'],
response['Monitor']);
let row = ['New',
'',
response['Due date'],
response['Employee name'],
response['Desk location'],
equipmentDetails,
response['email']];
let ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
let sheet = ss.getSheetByName('Pending requests');
sheet.appendRow(row);
}
/**
* Sweeps completed and cancelled requests, notifying the requestors and archiving them
* to the completed sheet.
*
* @param {Object} event
*/
function processCompletedItems_() {
let ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
let pending = ss.getSheetByName('Pending requests');
let completed = ss.getSheetByName('Completed requests');
let rows = pending.getDataRange().getValues();
for (let i = rows.length; i >= 2; i--) {
let row = rows[i -1];
let status = row[0];
if (status === 'Completed' || status == 'Cancelled') {
pending.deleteRow(i);
completed.appendRow(row);
console.log("Deleted row: " + i);
sendEquipmentRequestCompletedEmail_({
'Employee name': row[3],
'Desk location': row[4],
'email': row[6],
});
}
};
}
/**
* Sends an email notification that a new equipment request has been submitted.
*
* @param {Object} request - Request details
*/
function sendNewEquipmentRequestEmail_(request) {
let template = HtmlService.createTemplateFromFile('new-equipment-request.html');
template.request = request;
template.sheetUrl = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getUrl();
let msg = template.evaluate();
MailApp.sendEmail({
to: REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL,
subject: 'New equipment request',
htmlBody: msg.getContent(),
});
}
/**
* Sends an email notifying the requestor that the request is complete.
*
* @param {Object} request - Request details
*/
function sendEquipmentRequestCompletedEmail_(request) {
let template = HtmlService.createTemplateFromFile('request-complete.html');
template.request = request;
let msg = template.evaluate();
MailApp.sendEmail({
to: request.email,
subject: 'Equipment request completed',
htmlBody: msg.getContent(),
});
}
/**
* Converts a form response to an object keyed by the item titles. Allows easier
* access to response values.
*
* @param {FormResponse} response
* @return {Object} Form values keyed by question title
*/
function mapResponse_(response) {
let initialValue = {
email: response.getRespondentEmail(),
timestamp: response.getTimestamp(),
};
return response.getItemResponses().reduce(function(obj, itemResponse) {
let key = itemResponse.getItem().getTitle();
obj[key] = itemResponse.getResponse();
return obj;
}, initialValue);
}
new-equipment-request.html
Beitragende
Dieses Beispiel wird von Google mithilfe von Google Developer Experts verwaltet.
Nächste Schritte
