Ressourcen für neue Mitarbeiter freigeben

Programmierstufe: Anfänger
Dauer: 20 Minuten
Projekttyp: Automatisierung mit einem ereignisgesteuerten Trigger

Zielsetzungen

  • Verstehen Sie, was die Lösung leisten kann.
  • Was die Apps Script-Dienste innerhalb der Lösung leisten
  • Richten Sie das Skript ein.
  • Führen Sie das Skript aus.

Informationen zu dieser Lösung

Wichtig: Sie müssen Google Workspace-Administrator sein, um diese Lösung verwenden zu können.

Geben Sie Ressourcen in nur einem Schritt für neue Mitarbeiter frei. Diese Lösung verwendet ein Formular in Google Formulare, um einer Gruppe in Google Groups neue Mitarbeiter hinzuzufügen. Wenn Sie Ressourcen mit der Adresse dieser Gruppe teilen, können Sie neuen Mitarbeitern ganz einfach Zugriff auf die benötigten Ressourcen gewähren.

Wenn Sie die Berechtigung zum Hinzufügen von Nutzern zu einer Gruppe haben, können Sie diese Lösung verwenden, um anderen Mitgliedern Ihres Teams die Verantwortung zu übertragen. Wenn er das Formular sendet, führt der ereignisgesteuerte Trigger das Skript bei Ihnen aus und fügt die E-Mail-Adresse der neuen Person der Gruppe hinzu.

Optional können Sie Benachrichtigungen aktivieren, um jedes Mal eine E-Mail zu erhalten, wenn jemand das Formular einreicht.

Demo zum Hinzufügen eines Nutzers über Google Formulare zu einer Google-Gruppe

Funktionsweise

Wenn ein Nutzer ein Formular mit der E-Mail-Adresse eines Nutzers und der Gruppe sendet, der der Nutzer hinzugefügt werden soll, prüft das Skript, ob die Person bereits zu dieser Gruppe gehört. In diesem Fall erhält der Nutzer eine E-Mail, in der bestätigt wird, dass er bereits in der Gruppe ist. Andernfalls fügt das Skript den Nutzer der Gruppe hinzu und sendet ihm eine Begrüßungs-E-Mail.

Apps Script-Dienste

Diese Lösung verwendet die folgenden Dienste:

  • Skriptdienst: Erstellt den Trigger, der das Skript jedes Mal auslöst, wenn ein Formular gesendet wird.
  • Groups-Dienst: Überprüft, ob die mit dem Formular gesendete E-Mail bereits Mitglied der Gruppe ist.
  • Admin SDK Directory Advanced Service (Erweiterter Admin SDK Directory-Dienst): Die E-Mail-Adresse, die mit dem Formular gesendet wurde, wird der Gruppe hinzugefügt.
  • E-Mail-Dienst: Sendet eine E-Mail an die auf dem Formular angegebene E-Mail-Adresse, um entweder seine Gruppenmitgliedschaft zu bestätigen oder in der Gruppe zu begrüßen.
  • Tabellendienst: Fügt den Status des Nutzers der Tabelle mit den Formularantworten hinzu. Der Status lautet entweder Bereits in Gruppe oder Neu hinzugefügt.
  • URL-Abrufdienst – Ruft ein Google Docs-Dokument als HTML-String ab. Das Dokument enthält den Inhalt der E-Mail, die vom Skript gesendet wird.

Voraussetzungen

Skript einrichten

  1. Klicken Sie auf die folgende Schaltfläche, um die Tabelle Ressourcen für neue Mitarbeiter freigeben zu kopieren. Das Apps Script-Projekt für diese Lösung ist an die Tabelle angehängt.
    Kopie erstellen

  2. Klicken Sie auf Erweiterungen > Apps Script.

  3. Unter Dienste muss der Dienst AdminDirectory aufgeführt sein. Wenn dies der Fall ist, fahren Sie mit Schritt 6 fort. Ist dies nicht der Fall, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

  4. Klicken Sie neben Dienste auf „Dienst hinzufügen“ .

  5. Wählen Sie im Dialogfeld die Option Admin SDK API aus und klicken Sie auf Hinzufügen.

  6. Wählen Sie im Drop-down-Menü der Funktion die Option installTrigger aus.

  7. Klicken Sie auf Ausführen.

  8. Autorisieren Sie das Skript, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Wenn auf dem OAuth-Zustimmungsbildschirm die Warnung Diese Anwendung wurde nicht überprüft angezeigt wird, wählen Sie Erweitert > Zu {Projektname} (unsicher) aus.

Wichtig: Wenn Sie diese Funktion mehr als einmal ausführen, werden mehrere Trigger generiert und E-Mails werden doppelt gesendet. So löschen Sie zusätzliche Trigger:

  1. Klicken Sie auf Trigger .
  2. Klicken Sie neben dem Trigger auf das Dreipunkt-Menü > Trigger löschen.

Skript ausführen

  1. Kehren Sie zur Tabelle zurück und klicken Sie auf Tools > Formular verwalten > Zum Live-Formular.
  2. Geben Sie im Formular Ihre E-Mail-Adresse und eine Gruppe ein, für die Sie die Berechtigung zum Verwalten der Mitgliedschaft haben, und klicken Sie auf Senden.
  3. Kehren Sie zur Tabellenkalkulation zurück und sehen Sie sich den Eintrag des Formulars an. In der Statusspalte sehen Sie, ob Ihre E-Mail-Adresse der Gruppe hinzugefügt wurde oder bereits Mitglied war.
  4. Suchen Sie in Ihrem Posteingang nach einer Begrüßungs-E-Mail oder einer Bestätigung Ihrer Gruppenmitgliedschaft.

Beitragende

Dieses Beispiel wird von Google mit Unterstützung von Google Developers-Experten verwaltet.

Nächste Schritte