Ressourcen für neue Mitarbeiter freigeben

Codierungslevel: Anfänger
Dauer: 20 Minuten
Projekttyp: Automatisierung mit einem ereignisgesteuerten Trigger

Zielsetzungen

  • Informieren Sie sich über die Funktionsweise der Lösung.
  • Informationen zu den Aufgaben der Apps Script-Dienste in der Lösung
  • Richten Sie das Script ein.
  • Führen Sie das Skript aus.

Informationen zu dieser Lösung

Wichtig: Sie müssen Google Workspace-Administrator sein, um diese Lösung verwenden zu können.

Ressourcen mit neuen Mitarbeitern in nur einem Schritt teilen. Bei dieser Lösung wird ein Formular in Google Forms verwendet, um einer Gruppe in Google Groups neue Mitarbeiter hinzuzufügen. Wenn Sie Ressourcen für diese Gruppe freigeben, können Sie neuen Mitarbeitern ganz einfach Zugriff auf die benötigten Ressourcen gewähren.

Wenn Sie berechtigt sind, einer Gruppe Nutzer hinzuzufügen, können Sie diese Lösung verwenden, um die Verantwortung auf andere Mitglieder Ihres Teams zu verteilen. Wenn die Person das Formular einreicht, führt der ereignisgesteuerte Trigger das Script aus und fügt die E-Mail-Adresse der neuen Person der Gruppe hinzu.

Optional können Sie Benachrichtigungen aktivieren, um jedes Mal eine E-Mail zu erhalten, wenn jemand das Formular ausfüllt.

Demo zum Hinzufügen eines Nutzers zu einer Google-Gruppe über Google Formulare

Funktionsweise

Wenn jemand ein Formular mit der E-Mail-Adresse eines Nutzers und der Gruppe einreicht, der der Nutzer hinzugefügt werden soll, prüft das Script, ob die Person bereits zu dieser Gruppe gehört. In diesem Fall erhält der Nutzer eine E-Mail, in der bestätigt wird, dass er bereits Mitglied der Gruppe ist. Andernfalls fügt das Script den Nutzer der Gruppe hinzu und sendet ihm eine Willkommens-E-Mail.

Apps Script-Dienste

Für diese Lösung werden die folgenden Dienste verwendet:

  • Script-Dienst: Erstellt den Trigger, der das Script jedes Mal auslöst, wenn jemand ein Formular einreicht.
  • Gruppendienst: Prüft, ob die im Formular angegebene E-Mail-Adresse bereits Mitglied der Gruppe ist.
  • Erweiterter Dienst „Admin SDK Directory“: Die im Formular angegebene E-Mail-Adresse wird der Gruppe hinzugefügt.
  • E-Mail-Dienst: Es wird eine E-Mail an die im Formular angegebene E-Mail-Adresse gesendet, um entweder die Gruppenmitgliedschaft zu bestätigen oder das neue Mitglied in der Gruppe willkommen zu heißen.
  • Tabellendienst: Fügen Sie der Tabelle mit den Formularantworten den Status des Nutzers hinzu. Der Status ist entweder Bereits in der Gruppe oder Neu hinzugefügt.
  • URL-Abrufdienst: Hiermit wird ein Google Docs-Dokument als HTML-String abgerufen. Das Dokument enthält den Inhalt der E-Mail, die vom Script gesendet wird.

Vorbereitung

Script einrichten

  1. Klicken Sie auf die folgende Schaltfläche, um die Tabelle Ressourcen für neue Mitarbeiter freigeben zu kopieren. Das Apps Script-Projekt für diese Lösung ist an die Tabelle angehängt.
    Kopie erstellen

  2. Klicken Sie auf Erweiterungen > Apps Script.

  3. Prüfen Sie unter Dienste, ob der Dienst AdminDirectory aufgeführt ist. Wenn ja, fahren Sie mit Schritt 6 fort. Falls nicht, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

  4. Klicken Sie neben Dienste auf „Dienst hinzufügen“ .

  5. Wählen Sie im Dialogfeld Admin SDK API aus und klicken Sie auf Hinzufügen.

  6. Wählen Sie im Drop-down-Menü „Funktion“ die Option installTrigger aus.

  7. Klicken Sie auf Ausführen.

  8. Autorisieren Sie das Script, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Wenn auf dem OAuth-Zustimmungsbildschirm die Warnung Diese App ist nicht bestätigt angezeigt wird, wählen Sie Erweitert > Zu {Project Name} (unsicher) aus.

Wichtig: Wenn Sie diese Funktion mehrmals ausführen, werden mehrere Trigger generiert und es werden doppelte E-Mails gesendet. So löschen Sie zusätzliche Trigger:

  1. Klicken Sie auf Trigger .
  2. Klicken Sie neben dem Trigger auf das Dreipunkt-Menü  > Trigger löschen.

Skript ausführen

  1. Kehren Sie zur Tabelle zurück und klicken Sie auf Tools > Formular verwalten > Zum Live-Formular.
  2. Geben Sie im Formular Ihre E-Mail-Adresse und eine Gruppe an, für die Sie die Mitgliedschaft verwalten dürfen, und klicken Sie auf Senden.
  3. Kehren Sie zur Tabelle zurück und sehen Sie sich den Formulareintrag an. In der Spalte „Status“ sehen Sie, ob Ihre E-Mail-Adresse der Gruppe hinzugefügt wurde oder bereits Mitglied der Gruppe ist.
  4. Sie sollten eine Begrüßungs-E-Mail oder eine Bestätigung Ihrer Gruppenmitgliedschaft erhalten.

Beitragende

Dieses Beispiel wird von Google mithilfe von Google Developer Experts verwaltet.

Nächste Schritte