Ressourcen für neue Mitarbeiter freigeben

Programmierkenntnisse: Anfänger
Dauer: 20 Minuten
Projekttyp: Automatisierung mit einem ereignisgesteuerten Trigger

Ziele

  • Verstehen, was die Lösung tut
  • Verstehen, wie die Apps Script-Dienste in der Lösung funktionieren
  • Das Script einrichten
  • Das Script ausführen.

Informationen zu dieser Lösung

Wichtig: Sie müssen Google Workspace-Administrator sein, um diese Lösung verwenden zu können.

Ressourcen in einem Schritt für neue Mitarbeiter freigeben Diese Lösung verwendet ein Formular in Google Formulare, um neue Mitarbeiter einer Gruppe in Google Groups hinzuzufügen. Wenn Sie Ressourcen für die Adresse dieser Gruppe freigeben, können Sie neuen Mitarbeitern Zugriff auf die benötigten Ressourcen gewähren.

Wenn Sie die Berechtigung haben, Nutzer einer Gruppe hinzuzufügen, können Sie mit dieser Lösung die Verantwortung an andere Mitglieder Ihres Teams übertragen. Wenn sie das Formular senden, führt der ereignisgesteuerte Trigger das Script als Sie aus und fügt die E-Mail-Adresse der neuen Person der Gruppe hinzu.

Optional können Sie Benachrichtigungen aktivieren, um jedes Mal eine E-Mail zu erhalten, wenn jemand das Formular sendet.

Demo: Nutzer über Google Formulare einer Google-Gruppe hinzufügen

Funktionsweise

Wenn jemand ein Formular mit der E-Mail-Adresse eines Nutzers und der Gruppe sendet, der der Nutzer hinzugefügt werden soll, prüft das Script, ob die Person bereits Mitglied dieser Gruppe ist. Wenn das der Fall ist, erhält der Nutzer eine E-Mail mit der Bestätigung, dass er bereits Mitglied der Gruppe ist. Andernfalls fügt das Script den Nutzer der Gruppe hinzu und sendet ihm eine Willkommens-E-Mail.

Apps Script-Dienste

Diese Lösung verwendet die folgenden Dienste:

  • Script-Dienst: Erstellt den Trigger, der das Script jedes Mal ausführt, wenn jemand ein Formular sendet.
  • Groups-Dienst: Prüft, ob die im Formular angegebene E-Mail-Adresse bereits Mitglied der Gruppe ist.
  • Erweiterter Dienst „Admin SDK Directory“: Fügt die im Formular angegebene E-Mail-Adresse der Gruppe hinzu.
  • Mail-Dienst: Sendet eine E-Mail an die im Formular angegebene E-Mail Adresse, um entweder die Gruppenmitgliedschaft zu bestätigen oder den Nutzer in der Gruppe willkommen zu heißen.
  • Tabellendienst: Fügt den Status des Nutzers der Tabelle mit den Formularantworten hinzu. Der Status ist entweder Bereits in der Gruppe oder Neu hinzugefügt.
  • URL-Abrufdienst: Ruft ein Google Docs-Dokument als HTML-String ab. Das Dokument enthält den Inhalt der E-Mail, die das Script sendet.

Vorbereitung

Das Script einrichten

  1. Klicken Sie auf die folgende Schaltfläche, um die Tabelle Share resources with new hires zu kopieren. Das Apps Script-Projekt für diese Lösung ist an die Tabelle angehängt.

    Kopie erstellen

  2. Klicken Sie auf Erweiterungen > Apps Script.

  3. Prüfen Sie unter Dienste, ob der Dienst AdminDirectory aufgeführt ist. Wenn ja, fahren Sie mit Schritt 6 fort. Wenn nicht, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

  4. Klicken Sie neben Dienste auf „Dienst hinzufügen“ .

  5. Wählen Sie im Dialogfeld Admin SDK API aus und klicken Sie auf Hinzufügen.

  6. Wählen Sie im Drop-down-Menü „Funktion“ die Option installTrigger aus.

  7. Klicken Sie auf Ausführen.

  8. Autorisieren Sie die Skripts, wenn Sie dazu aufgefordert werden. <<../_snippets/oauth.md>>

Wichtig: Wenn Sie diese Funktion mehrmals ausführen, werden mehrere Trigger generiert und doppelte E-Mails gesendet. So löschen Sie zusätzliche Trigger:

  1. Klicken Sie auf Trigger .
  2. Klicken Sie neben dem Trigger auf das Dreipunkt-Menü > Trigger löschen.

Das Script ausführen.

  1. Kehren Sie zur Tabelle zurück und klicken Sie auf Tools > Formular verwalten > Zum Live-Formular.
  2. Füllen Sie das Formular mit Ihrer E-Mail-Adresse und einer Gruppe aus, für die Sie die Berechtigung haben, die Mitgliedschaft zu verwalten, und klicken Sie auf Senden.
  3. Kehren Sie zur Tabelle zurück und sehen Sie sich den Formulareintrag an. In der Spalte „Status“ sehen Sie, ob Ihre E-Mail-Adresse der Gruppe hinzugefügt wurde oder bereits Mitglied ist.
  4. Prüfen Sie, ob Sie eine Willkommens-E-Mail oder eine Bestätigung Ihrer Gruppenmitgliedschaft erhalten haben.

Beitragende

Dieses Beispiel wird von Google mit Unterstützung von Google Developer Experts verwaltet.

Nächste Schritte