Compartir recursos con empleados nuevos

Nivel de programación: Principiante
Duración: 20 minutos
Tipo de proyecto: Automatización con un activador basado en eventos

Objetivos

  • Comprender qué hace la solución
  • Comprender qué hacen los servicios de Apps Script dentro de la solución
  • Configura la secuencia de comandos.
  • Ejecuta la secuencia de comandos.

Acerca de esta solución

Importante: Debes ser administrador de Google Workspace para usar esta solución.

Comparte recursos con los empleados nuevos en un solo paso. Esta solución usa un formulario en Formularios de Google para agregar empleados nuevos a un grupo en Grupos de Google. Si compartes recursos con la dirección de ese grupo, puedes darles a los nuevos empleados acceso con facilidad a los recursos que necesitan.

Si tienes permiso para agregar usuarios a un grupo, puedes usar esta solución para distribuir la responsabilidad a otros miembros de tu equipo. Cuando envíe el formulario, el activador basado en eventos ejecutará la secuencia de comandos como tú y agregará el correo electrónico de la persona nueva al grupo.

De manera opcional, puedes activar las notificaciones para recibir un correo electrónico cada vez que alguien envíe el formulario.

Demostración de cómo agregar un usuario a un Grupo de Google desde Formularios de Google

Cómo funciona

Cuando alguien envía un formulario con el correo electrónico de un usuario y el grupo al que se debe agregar, la secuencia de comandos verifica si la persona ya pertenece a ese grupo. Si es así, el usuario recibirá un correo electrónico en el que se le confirmará que ya forma parte del grupo. De lo contrario, la secuencia de comandos agrega al usuario al grupo y le envía un correo electrónico de bienvenida.

Servicios de Apps Script

En esta solución, se usan los siguientes servicios:

Requisitos previos

Configura la secuencia de comandos

  1. Haz clic en el siguiente botón para copiar la hoja de cálculo Compartir recursos con los nuevos empleados. El proyecto de Apps Script para esta solución está adjunto a la hoja de cálculo.
    Crear una copia

  2. Haz clic en Extensiones > Apps Script.

  3. En Servicios, asegúrate de que aparezca el servicio AdminDirectory. Si es así, continúa con el paso 6. De lo contrario, continúa con el paso siguiente.

  4. Junto a Servicios, haz clic en Agregar un servicio .

  5. En el cuadro de diálogo, selecciona API de SDK de Admin y haz clic en Agregar.

  6. En el menú desplegable de funciones, selecciona installTrigger.

  7. Haz clic en Ejecutar.

  8. Cuando se te solicite, autoriza la secuencia de comandos. Si la pantalla de consentimiento de OAuth muestra la advertencia Esta app no está verificada, continúa seleccionando Avanzado > Ir a {nombre del proyecto} (no seguro).

Importante: Si ejecutas esta función más de una vez, se generarán varios activadores y se enviarán correos electrónicos duplicados. Para borrar activadores adicionales, sigue estos pasos:

  1. Haz clic en Activadores .
  2. Junto al activador, haz clic en Más > Borrar activador.

Ejecuta la secuencia de comandos:

  1. Regresa a la hoja de cálculo y haz clic en Herramientas > Administrar formulario > Ir al formulario activo.
  2. Completa el formulario con tu dirección de correo electrónico y un grupo para el que tengas permiso para administrar la membresía, y haz clic en Enviar.
  3. Regresa a la hoja de cálculo y consulta la entrada del formulario. En la columna Estado, se muestra si tu dirección de correo electrónico se agregó al grupo o si ya es miembro de este.
  4. Revisa tu correo electrónico para ver un mensaje de bienvenida o una confirmación de tu membresía en el grupo.

Colaboradores

Google mantiene este ejemplo con la ayuda de expertos en desarrollo de Google.

Próximos pasos