Compartir recursos con empleados nuevos
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Nivel de programación: Principiante
Duración: 20 minutos
Tipo de proyecto: Automatización con un activador basado en eventos
Objetivos
- Comprende qué hace la solución.
- Comprende qué hacen los servicios de Apps Script dentro de la solución.
- Configura la secuencia de comandos.
- Ejecuta la secuencia de comandos.
Acerca de esta solución
Importante: Debes ser administrador de Google Workspace para usar esta solución.
Comparte recursos con los empleados nuevos en un solo paso. Esta solución utiliza un formulario de Formularios de Google para agregar empleados nuevos a un grupo de Grupos de Google. Si compartes recursos con la dirección de ese grupo, puedes brindarles fácilmente a los empleados nuevos acceso a los recursos que necesitan.
Si tienes permiso para agregar usuarios a un grupo, puedes usar esta solución para distribuir la responsabilidad entre otros miembros de tu equipo. Cuando envían el formulario, el activador controlado por eventos ejecuta la secuencia de comandos como tú y agrega el correo electrónico de la persona nueva al grupo.
De manera opcional, puedes activar las notificaciones para recibir un correo electrónico cada vez que alguien envíe el formulario.
Cómo funciona
Cuando alguien envía un formulario con el correo electrónico de un usuario y el grupo al que se debe agregar, la secuencia de comandos verifica si la persona ya pertenece a ese grupo. Si es así, el usuario recibirá un correo electrónico en el que se confirmará que ya pertenece al grupo. De lo contrario, la secuencia de comandos agrega al usuario al grupo y le envía un correo electrónico de bienvenida.
Servicios de Apps Script
En esta solución, se usan los siguientes servicios:
- Servicio de secuencias de comandos: Crea el activador que ejecuta la secuencia de comandos cada vez que alguien envía un formulario.
- Servicio de Grupos: Verifica si la dirección de correo electrónico enviada en el formulario ya es miembro del grupo.
- Servicio avanzado de Directorio del SDK de Admin: Agrega la dirección de correo electrónico enviada en el formulario al grupo.
- Servicio de correo: Envía un correo electrónico a la dirección de correo electrónico que se envió en el formulario para confirmar la membresía del grupo o dar la bienvenida al usuario al grupo.
- Servicio de hojas de cálculo: Agrega el estado del usuario a la hoja de cálculo de respuestas del formulario. El estado puede ser Ya está en el grupo o Se agregó recientemente.
- Servicio de recuperación de URL: Recupera un documento de Google Docs como una cadena HTML. El documento contiene el contenido del correo electrónico que envía el script.
Requisitos previos
Configura la secuencia de comandos
Haz clic en el siguiente botón para copiar la hoja de cálculo Comparte recursos con los empleados nuevos. El proyecto de Apps Script para esta solución se adjunta a la hoja de cálculo.
Crear una copia
Haz clic en Extensiones > Apps Script.
En Servicios, asegúrate de que el servicio AdminDirectory aparezca en la lista. Si es así, continúa con el paso 6. De lo contrario, continúa con el paso siguiente.
Junto a Servicios, haz clic en Agregar un servicio add.
En el diálogo, selecciona API de Admin SDK y haz clic en Agregar.
En el menú desplegable de funciones, selecciona installTrigger.
Haz clic en Ejecutar.
Cuando se te solicite, autoriza la secuencia de comandos.
Si la pantalla de consentimiento de OAuth muestra la advertencia Esta app no está verificada, selecciona Opciones avanzadas >
Ir a {Nombre del proyecto} (no seguro) para continuar.
Importante: Si ejecutas esta función más de una vez, se generarán varios activadores y se enviarán correos electrónicos duplicados. Para borrar activadores adicionales, sigue estos pasos:
- Haz clic en Activadores
.
- Junto al activador, haz clic en Más
> Borrar activador.
Ejecuta la secuencia de comandos:
- Regresa a la hoja de cálculo y haz clic en Herramientas
> Administrar formulario
> Ir al formulario activo.
- Completa el formulario con tu dirección de correo electrónico y un grupo para el que tengas permiso para administrar la membresía, y haz clic en Enviar.
- Regresa a la hoja de cálculo y consulta la entrada del formulario. La columna Estado muestra si tu dirección de correo electrónico se agregó al grupo o si ya eres miembro de él.
- Revisa tu correo electrónico para ver si recibiste un correo electrónico de bienvenida o una confirmación de tu membresía al grupo.
Colaboradores
Google mantiene esta muestra con la ayuda de los Google Developer Experts.
Próximos pasos
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Última actualización: 2025-08-31 (UTC)
[null,null,["Última actualización: 2025-08-31 (UTC)"],[[["\u003cp\u003eThis solution allows Google Workspace administrators to easily share resources with new employees by automatically adding them to a Google Group.\u003c/p\u003e\n"],["\u003cp\u003eThe script uses an event-driven trigger to add new employees to a group when their information is submitted via a Google Form.\u003c/p\u003e\n"],["\u003cp\u003eThe script utilizes various Apps Script services including Groups, Admin SDK Directory, Mail, and Spreadsheet to manage group memberships and communicate with users.\u003c/p\u003e\n"],["\u003cp\u003eSetup requires copying a spreadsheet, enabling the AdminDirectory service, and authorizing the script to run.\u003c/p\u003e\n"],["\u003cp\u003eRunning the script involves submitting a form with the new employee's email and desired group, triggering the automatic addition and email notifications.\u003c/p\u003e\n"]]],["This solution automates sharing resources with new hires using Google Workspace. It utilizes a Google Form submission to trigger a script that adds new employees to a specified Google Group. The script checks for existing membership, adds the user if necessary, and sends either a welcome or confirmation email. It leverages Apps Script services, including Script, Groups, Admin SDK Directory, Mail, Spreadsheet, and URL Fetch to manage triggers, check group membership, add users, send emails, and update form response spreadsheet with user status.\n"],null,["# Share resources with new hires\n\n**Coding level** : Beginner \n\n**Duration** : 20 minutes \n\n**Project type** : Automation with an [event-driven trigger](/apps-script/guides/triggers/installable#event-driven_triggers)\n\nObjectives\n----------\n\n- Understand what the solution does.\n- Understand what the Apps Script services do within the solution.\n- Set up the script.\n- Run the script.\n\nAbout this solution\n-------------------\n\n**Important**: You must be a Google Workspace Administrator to use this\nsolution.\n\nShare resources with incoming employees in one step. This solution uses a form\nin Google Forms to add new employees to a group in Google Groups. By sharing\nresources with that group's address, you can easily give new hires access to the\nresources they need.\n\nIf you have permission to add users to a group, you can use this solution to\ndistribute the responsibility to other members of your team. When they submit\nthe form, the event-driven trigger runs the script as you and adds the new\nperson's email to the group.\n\nOptionally, you can turn on notifications to [get an email every time someone\nsubmits the form](https://support.google.com/a/users/answer/9308874).\n\n### How it works\n\nWhen someone submits a form with a user's email and the group the user should be\nadded to, the script checks whether or not the person already belongs to that\ngroup. If they do, the user receives an email confirming that they're already in\nthe group. Otherwise, the script adds the user to the group and sends them a\nwelcome email.\n\n### Apps Script services\n\nThis solution uses the following services:\n\n- [Script service](/apps-script/reference/script)--Creates the trigger that fires the script each time someone submits a form.\n- [Groups service](/apps-script/reference/groups)--Checks whether the email submitted on the form is already a member of the group.\n- [Admin SDK Directory advanced service](/apps-script/advanced/admin-sdk-directory)--Adds the email submitted on the form to the group.\n- [Mail service](/apps-script/reference/mail)--Sends an email to the email address submitted on the form to either confirm their group membership or welcome them to the group.\n- [Spreadsheet service](/apps-script/reference/spreadsheet)--Adds the user's status to the form responses spreadsheet. The status is either **Already in\n group** or **Newly added**.\n- [URL Fetch service](/apps-script/reference/url-fetch)--Fetches a Google Docs document as an HTML string. The document contains the content of the email that the script sends.\n\nPrerequisites\n-------------\n\n- A [Google Workspace account](https://workspace.google.com/features/)\n- You must be a Google Workspace Administrator\n\nSet up the script\n-----------------\n\n1. Click the following button to copy the **Share resources with new hires**\n spreadsheet. The Apps Script\n project for this solution is attached to the spreadsheet.\n\n [Make a copy](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1IK9nIanIOxInnvUtaY9lsXHAqokkA9xqcC43VRxQ-fo/copy?usp=sharing)\n\n2. Click **Extensions** \\\u003e **Apps Script**.\n\n3. Under **Services** , make sure the **AdminDirectory** service is\n listed. If it is, skip to step 6. If it's not, continue to the next step.\n\n4. Next to **Services** , click Add a service add.\n\n5. In the dialog, select **Admin SDK API** and click **Add**.\n\n6. In the function dropdown, select **installTrigger**.\n\n7. Click **Run**.\n\n8. When prompted, authorize the script.\n If the OAuth consent screen displays the warning, **This app isn't verified** ,\n continue by selecting **Advanced** \\\u003e\n **Go to {Project Name} (unsafe)**.\n\n**Important**: If you run this function more than once, it generates multiple\ntriggers and will send duplicate emails. To delete extra triggers, take the\nfollowing steps:\n\n1. Click **Triggers** .\n2. Next to the trigger, click More \\\u003e **Delete trigger**.\n\nRun the script\n--------------\n\n1. Return to the spreadsheet and click **Tools** \\\u003e **Manage form** \\\u003e **Go to live form**.\n2. Fill out the form with your email address and a group that you have permission to manage the membership for and click **Submit**.\n3. Return to the spreadsheet and view the form entry. The status column shows whether your email address was added to or already a member of the group.\n4. Check your email for either a welcome email or confirmation of your group membership.\n\nContributors\n------------\n\nThis sample is maintained by Google with the help of Google Developer Experts.\n\nNext steps\n----------\n\n- [Event-driven triggers](/apps-script/guides/triggers/installable#event-driven_triggers)\n- [Extend Google Sheets](/apps-script/guides/sheets)"]]
