कोडिंग लेवल: शुरुआती
अवधि: 20 मिनट
प्रोजेक्ट टाइप: इवेंट-ड्रिवन ट्रिगर वाला ऑटोमेशन
मकसद
- यह समझना कि समाधान क्या करता है.
- जानें कि समाधान में Apps Script की सेवाएं क्या करती हैं.
- स्क्रिप्ट सेट अप करें.
- स्क्रिप्ट चलाएं.
इस समाधान के बारे में जानकारी
अहम जानकारी: इस तरीके का इस्तेमाल करने के लिए, आपके पास Google Workspace एडमिन की भूमिका होनी चाहिए.
नए कर्मचारियों के साथ एक ही चरण में संसाधन शेयर करें. इस तरीके में, Google Forms में मौजूद फ़ॉर्म का इस्तेमाल करके, Google Groups में किसी ग्रुप में नए कर्मचारियों को जोड़ा जाता है. उस ग्रुप के पते के साथ संसाधन शेयर करके, नए कर्मचारियों को उनकी ज़रूरत के संसाधनों का ऐक्सेस आसानी से दिया जा सकता है.
अगर आपके पास किसी ग्रुप में उपयोगकर्ताओं को जोड़ने की अनुमति है, तो इस तरीके का इस्तेमाल करके अपनी टीम के अन्य सदस्यों को ज़िम्मेदारी दी जा सकती है. जब वे फ़ॉर्म सबमिट करते हैं, तो इवेंट-ड्रिवन ट्रिगर, स्क्रिप्ट को आपके तौर पर चलाता है और नए व्यक्ति के ईमेल पते को ग्रुप में जोड़ता है.
इसके अलावा, हर बार फ़ॉर्म सबमिट करने पर ईमेल पाने के लिए, सूचनाएं चालू की जा सकती हैं.
यह कैसे काम करता है
जब कोई व्यक्ति किसी उपयोगकर्ता के ईमेल पते और उस ग्रुप के साथ फ़ॉर्म सबमिट करता है जिसमें उपयोगकर्ता को जोड़ा जाना है, तो स्क्रिप्ट यह जांच करती है कि वह व्यक्ति पहले से उस ग्रुप का सदस्य है या नहीं. ऐसा करने पर, उपयोगकर्ता को ईमेल से पुष्टि की सूचना मिलती है कि वह पहले से ही ग्रुप में है. ऐसा न होने पर, स्क्रिप्ट उपयोगकर्ता को ग्रुप में जोड़ती है और उसे 'वेलकम' ईमेल भेजती है.
Apps Script की सेवाएं
यह समाधान इन सेवाओं का इस्तेमाल करता है:
- स्क्रिप्ट सेवा–यह एक ऐसा ट्रिगर बनाती है जो जब भी कोई व्यक्ति फ़ॉर्म सबमिट करता है, तब स्क्रिप्ट को ट्रिगर करती है.
- ग्रुप सेवा–यह जांच करता है कि फ़ॉर्म में सबमिट किया गया ईमेल पता, पहले से ही ग्रुप का सदस्य है या नहीं.
- एडमिन SDK डायरेक्ट्री की बेहतर सेवा–इससे ग्रुप में, फ़ॉर्म पर सबमिट किए गए ईमेल को जोड़ा जाता है.
- मेल सेवा–फ़ॉर्म में सबमिट किए गए ईमेल पते पर एक ईमेल भेजता है. इसमें, ग्रुप की सदस्यता की पुष्टि की जाती है या ग्रुप में शामिल होने का स्वागत किया जाता है.
- स्प्रेडशीट सेवा–इससे, फ़ॉर्म के जवाबों की स्प्रेडशीट में उपयोगकर्ता का स्टेटस जुड़ जाता है. स्टेटस, पहले से ही ग्रुप में है या हाल ही में जोड़ा गया है.
- यूआरएल फ़ेच करने की सेवा–इसकी मदद से, Google Docs दस्तावेज़ को एचटीएमएल स्ट्रिंग के तौर पर फ़ेच किया जाता है. इस दस्तावेज़ में, स्क्रिप्ट से भेजे गए ईमेल का कॉन्टेंट शामिल होता है.
ज़रूरी शर्तें
- Google Workspace खाता
- आपके पास Google Workspace एडमिन की भूमिका होनी चाहिए
स्क्रिप्ट सेट अप करना
नए कर्मचारियों के साथ संसाधन शेयर करें स्प्रेडशीट को कॉपी करने के लिए, इस बटन पर क्लिक करें. इस समाधान के लिए Apps Script प्रोजेक्ट, स्प्रेडशीट से जुड़ा होता है.
कॉपी बनानाएक्सटेंशन > Apps Script पर क्लिक करें.
सेवाएं में जाकर, पक्का करें कि AdminDirectory सेवा सूची में शामिल हो. अगर ऐसा है, तो सीधे छठे चरण पर जाएं. अगर ऐसा नहीं है, तो अगले चरण पर जाएं.
सेवाएं के बगल में, सेवा जोड़ें पर क्लिक करें.
डायलॉग में, एडमिन SDK API चुनें और जोड़ें पर क्लिक करें.
फ़ंक्शन ड्रॉपडाउन में, installTrigger चुनें.
चलाएं पर क्लिक करें.
जब आपसे कहा जाए, तब स्क्रिप्ट को अनुमति दें. अगर OAuth की सहमति वाली स्क्रीन पर चेतावनी दिखती है, इस ऐप्लिकेशन की पुष्टि नहीं की गई है, तो बेहतर > {Project Name} पर जाएं (असुरक्षित) को चुनकर जारी रखें.
अहम जानकारी: अगर इस फ़ंक्शन को एक से ज़्यादा बार चलाया जाता है, तो यह कई ट्रिगर जनरेट करता है और डुप्लीकेट ईमेल भेजता है. अतिरिक्त ट्रिगर मिटाने के लिए, यह तरीका अपनाएं:
- ट्रिगर
पर क्लिक करें. - ट्रिगर के बगल में, ज़्यादा
> ट्रिगर मिटाएं पर क्लिक करें.
स्क्रिप्ट चलाना
- स्प्रेडशीट पर वापस जाएं और टूल > फ़ॉर्म मैनेज करें > लाइव फ़ॉर्म पर जाएं पर क्लिक करें.
- फ़ॉर्म में अपना ईमेल पता और उस ग्रुप की जानकारी डालें जिसके लिए आपके पास सदस्यता मैनेज करने की अनुमति है. इसके बाद, सबमिट करें पर क्लिक करें.
- स्प्रेडशीट पर वापस जाएं और फ़ॉर्म में डाली गई जानकारी देखें. स्टेटस कॉलम से पता चलता है कि आपका ईमेल पता, ग्रुप में जोड़ा गया है या पहले से ही ग्रुप का सदस्य है.
- वेलकम ईमेल या ग्रुप की सदस्यता की पुष्टि करने वाला ईमेल पाने के लिए, अपना ईमेल देखें.
योगदानकर्ता
इस सैंपल को Google, Google Developer Experts की मदद से मैनेज करता है.