코딩 수준: 초급
소요 시간: 20분
프로젝트 유형: 이벤트 기반 트리거를 사용한 자동화
목표
- 솔루션의 작동 방식을 이해합니다.
- 솔루션 내에서 Apps Script 서비스가 하는 작업을 이해합니다.
- 스크립트를 설정합니다.
- 스크립트를 실행합니다.
이 솔루션 정보
중요: 이 솔루션을 사용하려면 Google Workspace 관리자여야 합니다.
한 번에 신규 직원과 리소스를 공유하세요. 이 솔루션은 Google Forms의 양식을 사용하여 Google 그룹스의 그룹에 새 직원을 추가합니다. 해당 그룹의 주소로 리소스를 공유하면 신입사원이 필요한 리소스에 쉽게 액세스할 수 있습니다.
그룹에 사용자를 추가할 권한이 있는 경우 이 솔루션을 사용하여 팀의 다른 구성원에게 책임을 분산할 수 있습니다. 사용자가 양식을 제출하면 이벤트 기반 트리거가 스크립트를 실행하고 새 사용자의 이메일을 그룹에 추가합니다.
원하는 경우 알림을 사용 설정하여 누군가 양식을 제출할 때마다 이메일을 받음
작동 방식
사용자가 사용자의 이메일과 사용자가 추가되어야 하는 그룹이 포함된 양식을 제출하면 스크립트는 사용자가 이미 해당 그룹에 속해 있는지 확인합니다. 이 경우 사용자에게 이미 그룹에 속해 있음을 확인하는 이메일이 전송됩니다. 그렇지 않으면 스크립트가 사용자를 그룹에 추가하고 환영 이메일을 보냅니다.
Apps Script 서비스
이 솔루션은 다음 서비스를 사용합니다.
- 스크립트 서비스: 사용자가 양식을 제출할 때마다 스크립트를 실행하는 트리거를 만듭니다.
- 그룹 서비스: 양식에 제출된 이메일이 이미 그룹의 구성원인지 확인합니다.
- Admin SDK 디렉터리 고급 서비스: 양식에 제출된 이메일을 그룹에 추가합니다.
- 메일 서비스: 양식에 제출된 이메일 주소로 그룹 멤버십을 확인하거나 그룹에 가입을 환영하는 이메일을 보냅니다.
- 스프레드시트 서비스: 양식 응답 스프레드시트에 사용자 상태를 추가합니다. 상태는 Already in group(이미 그룹에 있음) 또는 Newly added(신규 추가됨) 중 하나입니다.
- URL 가져오기 서비스: Google Docs 문서를 HTML 문자열로 가져옵니다. 문서에는 스크립트가 전송하는 이메일의 콘텐츠가 포함됩니다.
기본 요건
- Google Workspace 계정
- Google Workspace 관리자여야 합니다.
스크립트 설정
다음 버튼을 클릭하여 신입사원과 리소스 공유 스프레드시트를 복사합니다. 이 솔루션의 Apps Script 프로젝트가 스프레드시트에 첨부되어 있습니다.
사본 만들기확장 프로그램 > Apps Script를 클릭합니다.
서비스에서 AdminDirectory 서비스가 표시되는지 확인합니다. 그렇다면 6단계로 건너뜁니다. 표시되지 않으면 다음 단계로 진행합니다.
서비스 옆에 있는 서비스 추가 를 클릭합니다.
대화상자에서 Admin SDK API를 선택하고 추가를 클릭합니다.
함수 드롭다운에서 installTrigger를 선택합니다.
실행을 클릭합니다.
메시지가 표시되면 스크립트를 승인합니다. OAuth 동의 화면에 이 앱은 확인되지 않았습니다라는 경고가 표시되면 고급 > {프로젝트 이름}으로 이동(안전하지 않음)을 선택하여 계속 진행합니다.
중요: 이 함수를 두 번 이상 실행하면 트리거가 여러 개 생성되고 이메일이 중복으로 전송됩니다. 추가 트리거를 삭제하려면 다음 단계를 따르세요.
- 트리거
을 클릭합니다. - 트리거 옆에 있는 더보기
> 트리거 삭제를 클릭합니다.
스크립트 실행
- 스프레드시트로 돌아가서 도구 > 양식 관리 > 실시간 양식으로 이동을 클릭합니다.
- 이메일 주소와 회원 자격을 관리할 권한이 있는 그룹을 입력하고 제출을 클릭합니다.
- 스프레드시트로 돌아가 양식 항목을 확인합니다. 상태 열에는 이메일 주소가 그룹에 추가되었는지 또는 이미 그룹의 회원인지 여부가 표시됩니다.
- 이메일에서 환영 이메일 또는 그룹 멤버십 확인 이메일을 확인합니다.
참여자
이 샘플은 Google에서 Google 개발자 전문가의 도움을 받아 유지관리합니다.