코딩 수준: 초급
시간: 20분
프로젝트 유형: 이벤트 기반 트리거를 사용한 자동화
목표
- 솔루션의 기능을 이해합니다.
- 솔루션 내에서 Apps Script 서비스가 하는 작업을 이해합니다.
- 스크립트를 설정합니다.
- 스크립트를 실행합니다.
이 솔루션 정보
중요: Google Workspace 관리자여야 이 솔루션을 사용할 수 있습니다.
신입 직원과 리소스를 한 번에 공유합니다. 이 솔루션은 Google Forms의 양식을 사용하여 Google 그룹스의 그룹에 새 직원을 추가합니다. 이 그룹의 주소와 리소스를 공유하면 신입 직원에게 필요한 리소스에 대한 액세스 권한을 쉽게 부여할 수 있습니다.
사용자를 그룹에 추가할 권한이 있으면 이 솔루션을 사용하여 팀의 다른 구성원에게 책임을 분산시킬 수 있습니다. 사용자가 양식을 제출하면 이벤트 기반 트리거가 사용자로서 스크립트를 실행하고 새 사용자의 이메일을 그룹에 추가합니다.
원하는 경우 사용자가 양식을 제출할 때마다 이메일을 받도록 알림을 사용 설정할 수 있습니다.
사용 방법
누군가 사용자의 이메일과 사용자를 추가해야 하는 그룹이 포함된 양식을 제출하면 스크립트는 해당 사용자가 이미 해당 그룹에 속해 있는지 확인합니다. 이 경우 사용자는 이미 그룹에 포함되어 있음을 확인하는 이메일을 받게 됩니다. 그렇지 않으면 스크립트가 사용자를 그룹에 추가하고 환영 이메일을 보냅니다.
Apps Script 서비스
이 솔루션은 다음 서비스를 사용합니다.
- 스크립트 서비스–사용자가 양식을 제출할 때마다 스크립트를 실행하는 트리거를 만듭니다.
- 그룹스 서비스–양식에 제출된 이메일이 이미 그룹의 구성원인지 확인합니다.
- Admin SDK 디렉터리 고급 서비스–양식으로 제출된 이메일을 그룹에 추가합니다.
- 메일 서비스–양식에 제출된 이메일 주소로 이메일을 보내 그룹 멤버십을 확인하거나 사용자를 환영합니다.
- 스프레드시트 서비스: 사용자의 상태를 양식 응답 스프레드시트에 추가합니다. 상태는 이미 그룹에 있음 또는 새로 추가됨입니다.
- URL Fetch 서비스–Google Docs 문서를 HTML 문자열로 가져옵니다. 문서에는 스크립트가 전송하는 이메일의 내용이 포함됩니다.
기본 요건
- Google Workspace 계정
- Google Workspace 관리자여야 합니다.
스크립트 설정
다음 버튼을 클릭하여 신입 사원과 리소스 공유 스프레드시트를 복사합니다. 이 솔루션의 Apps Script 프로젝트는 스프레드시트에 연결되어 있습니다.
사본 만들기확장 프로그램 > Apps Script를 클릭합니다.
서비스에서 AdminDirectory 서비스가 나열되는지 확인합니다. 6단계로 건너뜁니다. 그렇지 않은 경우 다음 단계로 진행합니다.
서비스 옆에 있는 서비스 추가 를 클릭합니다.
대화상자에서 Admin SDK API를 선택하고 추가를 클릭합니다.
함수 드롭다운에서 installTrigger를 선택합니다.
실행을 클릭합니다.
메시지가 표시되면 스크립트를 승인합니다. OAuth 동의 화면에 이 앱이 확인되지 않았습니다라는 경고가 표시되면 고급 > {프로젝트 이름}으로 이동(안전하지 않음)을 선택하여 계속 진행합니다.
중요: 이 함수를 두 번 이상 실행하면 트리거가 여러 개 생성되어 중복 이메일이 전송됩니다. 추가 트리거를 삭제하려면 다음 단계를 따르세요.
- 트리거
을 클릭합니다. - 트리거 옆에 있는 더보기
> 트리거 삭제를 클릭합니다.
스크립트 실행
- 스프레드시트로 돌아가 도구 > 양식 관리 > 실시간 양식으로 이동을 클릭합니다.
- 양식을 작성하고 이메일 주소와 멤버십 관리 권한이 있는 그룹을 작성하고 제출을 클릭합니다.
- 스프레드시트로 돌아가서 양식 항목을 확인합니다. 상태 열에는 이메일 주소가 그룹에 추가되었는지 아니면 이미 그룹의 구성원인지가 표시됩니다.
- 환영 이메일 또는 그룹 멤버십 확인 이메일을 확인합니다.
기여자
이 샘플은 Google Developer Expert의 도움을 받아 Google에서 관리합니다.