코딩 수준: 초급
소요 시간: 20분
프로젝트 유형: 이벤트 기반 트리거를 사용한 자동화
목표
- 솔루션의 기능을 이해합니다.
- 솔루션 내에서 Apps Script 서비스가 하는 역할을 이해합니다.
- 스크립트를 설정합니다.
- 스크립트를 실행합니다.
이 솔루션 정보
중요: 이 솔루션을 사용하려면 Google Workspace 관리자여야 합니다.
신규 직원과 리소스를 한 번에 공유하세요. 이 솔루션은 Google Forms의 양식을 사용하여 Google 그룹의 그룹에 새 직원을 추가합니다. 해당 그룹의 주소와 리소스를 공유하면 신규 직원에게 필요한 리소스에 대한 액세스 권한을 쉽게 부여할 수 있습니다.
그룹에 사용자를 추가할 권한이 있는 경우 이 솔루션을 사용하여 팀의 다른 구성원에게 책임을 분배할 수 있습니다. 사용자가 양식을 제출하면 이벤트 기반 트리거가 사용자로 스크립트를 실행하고 새 사용자의 이메일을 그룹에 추가합니다.
원하는 경우 누군가 양식을 제출할 때마다 이메일을 받도록 알림을 사용 설정할 수 있습니다.
작동 방식
사용자의 이메일과 사용자가 추가되어야 하는 그룹을 사용하여 누군가 양식을 제출하면 스크립트에서 해당 사용자가 이미 해당 그룹에 속해 있는지 확인합니다. 이 경우 사용자에게 이미 그룹에 속해 있음을 확인하는 이메일이 전송됩니다. 그렇지 않으면 스크립트가 사용자를 그룹에 추가하고 환영 이메일을 전송합니다.
Apps Script 서비스
이 솔루션은 다음 서비스를 사용합니다.
- 스크립트 서비스: 누군가 양식을 제출할 때마다 스크립트를 실행하는 트리거를 만듭니다.
- Groups 서비스: 양식에 제출된 이메일이 이미 그룹의 회원인지 확인합니다.
- Admin SDK 디렉터리 고급 서비스 - 양식에 제출된 이메일을 그룹에 추가합니다.
- 메일 서비스: 그룹 회원 자격을 확인하거나 그룹 가입을 환영하기 위해 양식에 제출된 이메일 주소로 이메일을 보냅니다.
- 스프레드시트 서비스: 사용자의 상태를 양식 응답 스프레드시트에 추가합니다. 상태는 이미 그룹에 있음 또는 새로 추가됨입니다.
- URL 가져오기 서비스: Google Docs 문서를 HTML 문자열로 가져옵니다. 문서에는 스크립트가 전송하는 이메일의 콘텐츠가 포함됩니다.
기본 요건
- Google Workspace 계정
- Google Workspace 관리자여야 합니다.
스크립트 설정
다음 버튼을 클릭하여 신규 직원과 리소스 공유 스프레드시트를 복사합니다. 이 솔루션의 Apps Script 프로젝트가 스프레드시트에 첨부되어 있습니다.
사본 만들기확장 프로그램 > Apps Script를 클릭합니다.
서비스에서 AdminDirectory 서비스가 표시되는지 확인합니다. 그렇다면 6단계로 건너뜁니다. 아니라면 다음 단계로 진행합니다.
서비스 옆에 있는 서비스 추가 를 클릭합니다.
대화상자에서 Admin SDK API를 선택하고 추가를 클릭합니다.
함수 드롭다운에서 installTrigger를 선택합니다.
실행을 클릭합니다.
메시지가 표시되면 스크립트를 승인합니다. OAuth 동의 화면에 이 앱은 인증되지 않았습니다라는 경고가 표시되면 고급 > {프로젝트 이름} (안전하지 않음)으로 이동을 선택하여 계속합니다.
중요: 이 함수를 두 번 이상 실행하면 트리거가 여러 개 생성되어 이메일이 중복으로 전송됩니다. 추가 트리거를 삭제하려면 다음 단계를 따르세요.
- 트리거
을 클릭합니다. - 트리거 옆에 있는 더보기
> 트리거 삭제를 클릭합니다.
스크립트 실행
- 스프레드시트로 돌아가 도구 > 양식 관리 > 실시간 양식으로 이동을 클릭합니다.
- 이메일 주소와 회원 자격을 관리할 권한이 있는 그룹을 사용하여 양식을 작성하고 제출을 클릭합니다.
- 스프레드시트로 돌아가 양식 항목을 확인합니다. 상태 열에는 이메일 주소가 그룹에 추가되었는지 또는 이미 그룹의 회원인지가 표시됩니다.
- 이메일에서 환영 이메일 또는 그룹 회원 자격 확인 이메일을 확인합니다.
참여자
이 샘플은 Google Developer Expert의 도움을 받아 Google에서 유지관리합니다.