Gmail और Google Sheets के साथ मेल मर्ज बनाना

कोडिंग का लेवल: शुरुआती
कुल समय: 10 मिनट
प्रोजेक्ट टाइप: कस्टम मेन्यू की मदद से ऑटोमेशन की सुविधा

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मकसद

  • समझें कि समाधान क्या है.
  • जानें कि Apps Script सेवा के अंदर क्या काम करती है.
  • स्क्रिप्ट सेट अप करें.
  • स्क्रिप्ट चलाएं.

इस सलूशन के बारे में जानकारी

Google Sheets के डेटा के साथ ईमेल टेंप्लेट में अपने-आप जानकारी भरने की सुविधा चालू करें. ये ईमेल आपके Gmail खाते से भेजे जाते हैं, ताकि आप ईमेल पाने वालों के जवाबों का जवाब दे सकें.

अहम जानकारी: इस मेल मर्ज के सैंपल पर, Google की सेवाओं के लिए कोटा में बताई गई ईमेल की सीमाएं लागू होती हैं.

मेल मर्ज का उदाहरण

यह कैसे काम करता है

आप प्लेसहोल्डर वाला Gmail ड्राफ़्ट टेंप्लेट बनाते हैं, जो Sheets की स्प्रेडशीट में मौजूद डेटा के जैसा होता है. शीट में मौजूद हर कॉलम हेडर, एक प्लेसहोल्डर टैग को दिखाता है. स्क्रिप्ट, स्प्रेडशीट में मौजूद हर प्लेसहोल्डर की जानकारी को आपके ईमेल ड्राफ़्ट में मौजूद प्लेसहोल्डर टैग की जगह पर भेजती है.

Apps Script सेवाएं

यह समाधान इन सेवाओं का इस्तेमाल करता है:

ज़रूरी शर्तें

इस सैंपल का इस्तेमाल करने के लिए, आपको ये ज़रूरी शर्तें पूरी करनी होंगी:

  • Google खाता (Google Workspace खातों के लिए एडमिन की अनुमति ज़रूरी हो सकती है).
  • इंटरनेट ऐक्सेस करने वाला वेब ब्राउज़र.

स्क्रिप्ट सेट अप करें

Apps Script प्रोजेक्ट बनाना

  1. Gmail/Sheets मेल मर्ज सैंपल स्प्रेडशीट की कॉपी बनाने के लिए, नीचे दिए गए बटन पर क्लिक करें. इस समाधान का Apps Script प्रोजेक्ट, स्प्रेडशीट में अटैच होता है.
    कॉपी बनाएं
  2. कॉपी की गई स्प्रेडशीट में, ईमेल पाने वाले कॉलम में उन ईमेल पतों को अपडेट करें जिन्हें आपको मेल मर्ज में इस्तेमाल करना है.
  3. (ज़रूरी नहीं) आपको ईमेल टेंप्लेट में जो डेटा शामिल करना है उसे अपनी पसंद के मुताबिक बनाने के लिए, कॉलम जोड़ें, उनमें बदलाव करें या उन्हें हटाएं.

पाने वाला या भेजा गया ईमेल कॉलम का नाम बदलने पर, आपको Apps Script प्रोजेक्ट में, उससे जुड़े कोड को भी अपडेट करना होगा. एक्सटेंशन > Apps Script पर क्लिक करके, स्प्रेडशीट से Apps Script प्रोजेक्ट को खोला जा सकता है.

ईमेल टेंप्लेट बनाना

  1. अपने Gmail खाते में, ईमेल का ड्राफ़्ट बनाएं. अपने ईमेल में स्प्रेडशीट से डेटा शामिल करने के लिए, कर्ली ब्रेसेस से जुड़े कॉलम के नामों के प्लेसहोल्डर का इस्तेमाल करें, जैसे कि {{First name}}.
    • ईमेल का टेक्स्ट फ़ॉर्मैट करने पर, आपको प्लेसहोल्डर ब्रैकेट को भी फ़ॉर्मैट करना होगा.
    • प्लेसहोल्डर केस-सेंसिटिव (बड़े और छोटे अक्षरों में अंतर) होते हैं और उनका कॉलम हेडर से एग्ज़ैक्ट मैच होना चाहिए.
  2. अपने ईमेल ड्राफ़्ट की सब्जेक्ट लाइन कॉपी करें.

स्क्रिप्ट चलाएं

  1. स्प्रेडशीट में, मेल मर्ज > ईमेल भेजें पर क्लिक करें. पसंद के मुताबिक बनाए गए इस मेन्यू को दिखाने के लिए, आपको पेज को रीफ़्रेश करना पड़ सकता है.
  2. जब कहा जाए, तब स्क्रिप्ट को अनुमति दें. अगर OAuth के लिए सहमति देने वाली स्क्रीन पर चेतावनी दिखती है, इस ऐप्लिकेशन की पुष्टि नहीं हुई है, तो बेहतर > को चुनकर जारी रखें {Project Name} पर जाएं (असुरक्षित).

  3. मेल मर्ज > ईमेल भेजें पर फिर से क्लिक करें.

  4. ईमेल टेंप्लेट की सब्जेक्ट लाइन चिपकाएं और ठीक है पर क्लिक करें.

अगर आपने शीट में कोई फ़िल्टर लागू किया है, तो स्क्रिप्ट अब भी मीटिंग में हिस्सा लेने वाले फ़िल्टर किए गए लोगों को ईमेल भेजेगी, लेकिन टाइमस्टैंप नहीं जोड़ेगी.

कोड की समीक्षा करें

इस समाधान के Apps Script कोड की समीक्षा करने के लिए, नीचे सोर्स कोड देखें पर क्लिक करें:

सोर्स कोड देखें

Code.gs

solutions/automations/mail-merge/Code.js
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/mail-merge

/*
Copyright 2022 Martin Hawksey

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * @OnlyCurrentDoc
*/

/**
 * Change these to match the column names you are using for email 
 * recipient addresses and email sent column.
*/
const RECIPIENT_COL  = "Recipient";
const EMAIL_SENT_COL = "Email Sent";

/** 
 * Creates the menu item "Mail Merge" for user to run scripts on drop-down.
 */
function onOpen() {
  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  ui.createMenu('Mail Merge')
      .addItem('Send Emails', 'sendEmails')
      .addToUi();
}

/**
 * Sends emails from sheet data.
 * @param {string} subjectLine (optional) for the email draft message
 * @param {Sheet} sheet to read data from
*/
function sendEmails(subjectLine, sheet=SpreadsheetApp.getActiveSheet()) {
  // option to skip browser prompt if you want to use this code in other projects
  if (!subjectLine){
    subjectLine = Browser.inputBox("Mail Merge", 
                                      "Type or copy/paste the subject line of the Gmail " +
                                      "draft message you would like to mail merge with:",
                                      Browser.Buttons.OK_CANCEL);

    if (subjectLine === "cancel" || subjectLine == ""){ 
    // If no subject line, finishes up
    return;
    }
  }

  // Gets the draft Gmail message to use as a template
  const emailTemplate = getGmailTemplateFromDrafts_(subjectLine);

  // Gets the data from the passed sheet
  const dataRange = sheet.getDataRange();
  // Fetches displayed values for each row in the Range HT Andrew Roberts 
  // https://mashe.hawksey.info/2020/04/a-bulk-email-mail-merge-with-gmail-and-google-sheets-solution-evolution-using-v8/#comment-187490
  // @see https://developers.google.com/apps-script/reference/spreadsheet/range#getdisplayvalues
  const data = dataRange.getDisplayValues();

  // Assumes row 1 contains our column headings
  const heads = data.shift(); 

  // Gets the index of the column named 'Email Status' (Assumes header names are unique)
  // @see http://ramblings.mcpher.com/Home/excelquirks/gooscript/arrayfunctions
  const emailSentColIdx = heads.indexOf(EMAIL_SENT_COL);

  // Converts 2d array into an object array
  // See https://stackoverflow.com/a/22917499/1027723
  // For a pretty version, see https://mashe.hawksey.info/?p=17869/#comment-184945
  const obj = data.map(r => (heads.reduce((o, k, i) => (o[k] = r[i] || '', o), {})));

  // Creates an array to record sent emails
  const out = [];

  // Loops through all the rows of data
  obj.forEach(function(row, rowIdx){
    // Only sends emails if email_sent cell is blank and not hidden by a filter
    if (row[EMAIL_SENT_COL] == ''){
      try {
        const msgObj = fillInTemplateFromObject_(emailTemplate.message, row);

        // See https://developers.google.com/apps-script/reference/gmail/gmail-app#sendEmail(String,String,String,Object)
        // If you need to send emails with unicode/emoji characters change GmailApp for MailApp
        // Uncomment advanced parameters as needed (see docs for limitations)
        GmailApp.sendEmail(row[RECIPIENT_COL], msgObj.subject, msgObj.text, {
          htmlBody: msgObj.html,
          // bcc: 'a.bcc@email.com',
          // cc: 'a.cc@email.com',
          // from: 'an.alias@email.com',
          // name: 'name of the sender',
          // replyTo: 'a.reply@email.com',
          // noReply: true, // if the email should be sent from a generic no-reply email address (not available to gmail.com users)
          attachments: emailTemplate.attachments,
          inlineImages: emailTemplate.inlineImages
        });
        // Edits cell to record email sent date
        out.push([new Date()]);
      } catch(e) {
        // modify cell to record error
        out.push([e.message]);
      }
    } else {
      out.push([row[EMAIL_SENT_COL]]);
    }
  });

  // Updates the sheet with new data
  sheet.getRange(2, emailSentColIdx+1, out.length).setValues(out);

  /**
   * Get a Gmail draft message by matching the subject line.
   * @param {string} subject_line to search for draft message
   * @return {object} containing the subject, plain and html message body and attachments
  */
  function getGmailTemplateFromDrafts_(subject_line){
    try {
      // get drafts
      const drafts = GmailApp.getDrafts();
      // filter the drafts that match subject line
      const draft = drafts.filter(subjectFilter_(subject_line))[0];
      // get the message object
      const msg = draft.getMessage();

      // Handles inline images and attachments so they can be included in the merge
      // Based on https://stackoverflow.com/a/65813881/1027723
      // Gets all attachments and inline image attachments
      const allInlineImages = draft.getMessage().getAttachments({includeInlineImages: true,includeAttachments:false});
      const attachments = draft.getMessage().getAttachments({includeInlineImages: false});
      const htmlBody = msg.getBody(); 

      // Creates an inline image object with the image name as key 
      // (can't rely on image index as array based on insert order)
      const img_obj = allInlineImages.reduce((obj, i) => (obj[i.getName()] = i, obj) ,{});

      //Regexp searches for all img string positions with cid
      const imgexp = RegExp('<img.*?src="cid:(.*?)".*?alt="(.*?)"[^\>]+>', 'g');
      const matches = [...htmlBody.matchAll(imgexp)];

      //Initiates the allInlineImages object
      const inlineImagesObj = {};
      // built an inlineImagesObj from inline image matches
      matches.forEach(match => inlineImagesObj[match[1]] = img_obj[match[2]]);

      return {message: {subject: subject_line, text: msg.getPlainBody(), html:htmlBody}, 
              attachments: attachments, inlineImages: inlineImagesObj };
    } catch(e) {
      throw new Error("Oops - can't find Gmail draft");
    }

    /**
     * Filter draft objects with the matching subject linemessage by matching the subject line.
     * @param {string} subject_line to search for draft message
     * @return {object} GmailDraft object
    */
    function subjectFilter_(subject_line){
      return function(element) {
        if (element.getMessage().getSubject() === subject_line) {
          return element;
        }
      }
    }
  }

  /**
   * Fill template string with data object
   * @see https://stackoverflow.com/a/378000/1027723
   * @param {string} template string containing {{}} markers which are replaced with data
   * @param {object} data object used to replace {{}} markers
   * @return {object} message replaced with data
  */
  function fillInTemplateFromObject_(template, data) {
    // We have two templates one for plain text and the html body
    // Stringifing the object means we can do a global replace
    let template_string = JSON.stringify(template);

    // Token replacement
    template_string = template_string.replace(/{{[^{}]+}}/g, key => {
      return escapeData_(data[key.replace(/[{}]+/g, "")] || "");
    });
    return  JSON.parse(template_string);
  }

  /**
   * Escape cell data to make JSON safe
   * @see https://stackoverflow.com/a/9204218/1027723
   * @param {string} str to escape JSON special characters from
   * @return {string} escaped string
  */
  function escapeData_(str) {
    return str
      .replace(/[\\]/g, '\\\\')
      .replace(/[\"]/g, '\\\"')
      .replace(/[\/]/g, '\\/')
      .replace(/[\b]/g, '\\b')
      .replace(/[\f]/g, '\\f')
      .replace(/[\n]/g, '\\n')
      .replace(/[\r]/g, '\\r')
      .replace(/[\t]/g, '\\t');
  };
}

बदलाव

मेल मर्ज ऑटोमेशन में, अपनी ज़रूरत के हिसाब से जितना चाहे बदलाव किया जा सकता है. नीचे कुछ वैकल्पिक बदलाव दिए गए हैं जो आप सोर्स कोड में कर सकते हैं.

गुप्त कॉपी, कॉपी, जवाब देने की सुविधा या ईमेल से जुड़े पैरामीटर जोड़ना

सैंपल कोड में कई अन्य पैरामीटर शामिल होते हैं, जो फ़िलहाल टिप्पणी किए जा रहे हैं. इनकी मदद से, यह कंट्रोल किया जा सकता है कि किस खाते से ईमेल भेजा गया है. साथ ही, ईमेल पतों का जवाब देने के साथ-साथ, गुप्त कॉपी और कॉपी वाले ईमेल पते भी मैनेज किए जा सकते हैं.

जिन पैरामीटर को जोड़ना है उन्हें चालू करने के लिए, हर एक के आगे मौजूद फ़ॉरवर्ड स्लैश // को हटाएं.

यहां दिया गया सैंपल, sendEmails फ़ंक्शन से लिया गया वह हिस्सा दिखाता है जो ज़्यादातर ईमेल पैरामीटर को चालू करता है:

GmailApp.sendEmail(row[RECIPIENT_COL], msgObj.subject, msgObj.text, {
         htmlBody: msgObj.html,
         bcc: 'bcc@example.com',
         cc: 'cc@example.com',
         from: 'from.alias@example.com',
         name: 'name of the sender',
         replyTo: 'reply@example.com',
        // noReply: true, // if the email should be sent from a generic no-reply email address (not available to gmail.com users)

ऊपर दिए गए सैंपल में, replyTo पैरामीटर सेट होने की वजह से noReply पैरामीटर पर टिप्पणी की गई है.

अपने ईमेल में यूनिकोड वर्ण शामिल करना

अगर आपको अपने ईमेल में यूनिकोड वर्णों, जैसे कि इमोजी को शामिल करना है, तो आपको Gmail सेवा के बजाय, मेल सेवा का इस्तेमाल करने के लिए, कोड को अपडेट करना होगा.

सैंपल कोड में, नीचे दी गई लाइन को अपडेट करें:

GmailApp.sendEmail(row[RECIPIENT_COL], msgObj.subject, msgObj.text, {

लाइन को नीचे दिए गए कोड से बदलें:

MailApp.sendEmail(row[RECIPIENT_COL], msgObj.subject, msgObj.text, {

योगदानकर्ता

यह सैंपल, एडिनबर्ग फ़्यूचर्स इंस्टिट्यूट के लर्निंग डिज़ाइन ऐंड टेक्नोलॉजी लीड, मार्टिन हॉक्सी, ब्लॉगर, और Google डेवलपर एक्सपर्ट ने बनाया है.

Google, इस सैंपल को मैनेज करने के लिए Google Developer के विशेषज्ञों की मदद लेता है.

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