Загрузка файлов на Google Диск из Google Forms

Уровень кодирования : начинающий
Продолжительность : 10 минут
Тип проекта : Автоматизация с триггером, управляемым событиями

Цели

• Поймите, что делает решение.
• Понять, какие функции выполняют службы Apps Script в рамках решения.
• Настройте сценарий.
• Запустите скрипт.

Об этом решении

Одновременно загружайте и упорядочивайте файлы на Google Диске с помощью Google Форм. Форма включает в себя поля для ввода загружаемых файлов и способа их организации.

Как это работает

Функция настройки создаёт папку для хранения всех загруженных файлов и триггер, который срабатывает каждый раз при отправке формы. Когда пользователь заполняет форму, он выбирает файлы для загрузки и подпапку для их сохранения. После отправки формы скрипт направляет файлы в соответствующую подпапку. Если папка ещё не существует, скрипт её создаёт.

Службы скриптов приложений

Это решение использует следующие сервисы:

• Служба скриптов – создает триггер, который срабатывает каждый раз, когда кто-то отправляет форму.
• Служба свойств — сохраняет идентификатор триггера, который скрипт создает во время настройки, чтобы предотвратить дублирование триггеров.
• Служба Диска — во время настройки получает местоположение формы на Диске и создаёт там папку. Когда пользователь отправляет форму, служба Диска направляет файлы в эту папку и, если выбрано, в указанную подпапку. Если подпапка ещё не существует, скрипт её создаёт.
• Служба форм — получает файлы и имя папки, выбранные пользователем после отправки формы, и отправляет их в службу Диска.

Предпосылки

Для использования этого образца вам необходимы следующие предварительные условия:

• Учетная запись Google (для учетных записей Google Workspace может потребоваться одобрение администратора).
• Веб-браузер с доступом в Интернет.

Настройте сценарий

Создать форму

1. Перейдите на forms.google.com и нажмите пустое поле».
2. Нажмите «Форма без названия» и переименуйте форму в «Загрузить файлы на Диск» .
3. Нажмите «Вопрос без названия» и переименуйте вопрос в «Подпапка» .
4. В вопросе о подпапке нажмите Дополнительно > Описание .
5. В поле Описание введите Выберите подпапку для сохранения файлов. Если вы выберете <Нет>, файлы будут сохранены в папке Загруженные файлы.
6. Добавьте следующие параметры в вопрос о подпапке :
   • <нет>
   • Проект А
   • Проект Б
   • Проект С
7. Чтобы сделать вопрос обязательным, нажмите «Обязательно» .
8. Нажмите Добавить вопрос .
9. Нажмите «Множественный выбор» и выберите «Загрузка файла» .
10. Нажмите «Продолжить» .
11. В поле «Вопрос» введите «Файлы для загрузки» . Вы можете выбрать типы файлов и максимальное количество файлов, которые разрешено загружать.
12. Чтобы сделать вопрос обязательным, нажмите «Обязательно» .

Создайте проект Apps Script

1. В форме нажмите Дополнительно > Редактор скриптов .
2. Нажмите «Проект без названия» и переименуйте проект в «Загрузить файлы на Диск» .
3. Чтобы создать ещё один файл сценария, нажмите файл > Сценарий . Назовите файл Setup .

4. Замените содержимое обоих файлов скрипта следующим содержимым:

   Код.gs

   решения/автоматизация/загрузка-файлов/Code.js

   Посмотреть на GitHub

   // TODO Before you start using this sample, you must run the setUp() 
   // function in the Setup.gs file.
   
   // Application constants
   const APP_TITLE = "Upload files to Drive from Forms";
   const APP_FOLDER_NAME = "Upload files to Drive (File responses)";
   
   // Identifies the subfolder form item
   const APP_SUBFOLDER_ITEM = "Subfolder";
   const APP_SUBFOLDER_NONE = "<None>";
   
   
   /**
    * Gets the file uploads from a form response and moves files to the corresponding subfolder.
    *  
    * @param {object} event - Form submit.
    */
   function onFormSubmit(e) {
     try {
       // Gets the application root folder.
       var destFolder = getFolder_(APP_FOLDER_NAME);
   
       // Gets all form responses.
       let itemResponses = e.response.getItemResponses();
   
       // Determines the subfolder to route the file to, if any.
       var subFolderName;
       let dest = itemResponses.filter((itemResponse) =>
         itemResponse.getItem().getTitle().toString() === APP_SUBFOLDER_ITEM);
   
       // Gets the destination subfolder name, but ignores if APP_SUBFOLDER_NONE was selected;
       if (dest.length > 0) {
         if (dest[0].getResponse() != APP_SUBFOLDER_NONE) {
           subFolderName = dest[0].getResponse();
         }
       }
       // Gets the subfolder or creates it if it doesn't exist.
       if (subFolderName != undefined) {
         destFolder = getSubFolder_(destFolder, subFolderName)
       }
       console.log(`Destination folder to use:
       Name: ${destFolder.getName()}
       ID: ${destFolder.getId()}
       URL: ${destFolder.getUrl()}`)
   
       // Gets the file upload response as an array to allow for multiple files.
       let fileUploads = itemResponses.filter((itemResponse) => itemResponse.getItem().getType().toString() === "FILE_UPLOAD")
         .map((itemResponse) => itemResponse.getResponse())
         .reduce((a, b) => [...a, ...b], []);
   
       // Moves the files to the destination folder.
       if (fileUploads.length > 0) {
         fileUploads.forEach((fileId) => {
           DriveApp.getFileById(fileId).moveTo(destFolder);
           console.log(`File Copied: ${fileId}`)
         });
       }
     }
     catch (err) {
       console.log(err);
     }
   }
   
   
   /**
    * Returns a Drive folder under the passed in objParentFolder parent
    * folder. Checks if folder of same name exists before creating, returning 
    * the existing folder or the newly created one if not found.
    *
    * @param {object} objParentFolder - Drive folder as an object.
    * @param {string} subFolderName - Name of subfolder to create/return.
    * @return {object} Drive folder
    */
   function getSubFolder_(objParentFolder, subFolderName) {
   
     // Iterates subfolders of parent folder to check if folder already exists.
     const subFolders = objParentFolder.getFolders();
     while (subFolders.hasNext()) {
       let folder = subFolders.next();
   
       // Returns the existing folder if found.
       if (folder.getName() === subFolderName) {
         return folder;
       }
     }
     // Creates a new folder if one doesn't already exist.
     return objParentFolder.createFolder(subFolderName)
       .setDescription(`Created by ${APP_TITLE} application to store uploaded Forms files.`);
   }

   Настройка.gs

   решения/автоматизация/загрузка-файлов/Setup.js

   Посмотреть на GitHub

   // TODO You must run the setUp() function before you start using this sample.
   
   /** 
    * The setUp() function performs the following:
    *  - Creates a Google Drive folder named by the APP_FOLDER_NAME
    *    variable in the Code.gs file.
    *  - Creates a trigger to handle onFormSubmit events.
    */
   function setUp() {
     // Ensures the root destination folder exists.
     const appFolder = getFolder_(APP_FOLDER_NAME);
     if (appFolder !== null) {
       console.log(`Application folder setup.
       Name: ${appFolder.getName()}
       ID: ${appFolder.getId()}
       URL: ${appFolder.getUrl()}`)
     }
     else {
       console.log(`Could not setup application folder.`)
     }
     // Calls the function that creates the Forms onSubmit trigger.
     installTrigger_();
   }
   
   /** 
    * Returns a folder to store uploaded files in the same location
    * in Drive where the form is located. First, it checks if the folder
    * already exists, and creates it if it doesn't.
    *
    * @param {string} folderName - Name of the Drive folder. 
    * @return {object} Google Drive Folder
    */
   function getFolder_(folderName) {
   
     // Gets the Drive folder where the form is located.
     const ssId = FormApp.getActiveForm().getId();
     const parentFolder = DriveApp.getFileById(ssId).getParents().next();
   
     // Iterates through the subfolders to check if folder already exists.
     // The script checks for the folder name specified in the APP_FOLDER_NAME variable.
     const subFolders = parentFolder.getFolders();
     while (subFolders.hasNext()) {
       let folder = subFolders.next();
   
       // Returns the existing folder if found.
       if (folder.getName() === folderName) {
         return folder;
       }
     }
     // Creates a new folder if one doesn't already exist.
     return parentFolder.createFolder(folderName)
       .setDescription(`Created by ${APP_TITLE} application to store uploaded files.`);
   }
   
   /**
    * Installs trigger to capture onFormSubmit event when a form is submitted.
    * Ensures that the trigger is only installed once.
    * Called by setup().
    */
   function installTrigger_() {
     // Ensures existing trigger doesn't already exist.
     let propTriggerId = PropertiesService.getScriptProperties().getProperty('triggerUniqueId')
     if (propTriggerId !== null) {
       const triggers = ScriptApp.getProjectTriggers();
       for (let t in triggers) {
         if (triggers[t].getUniqueId() === propTriggerId) {
           console.log(`Trigger with the following unique ID already exists: ${propTriggerId}`);
           return;
         }
       }
     }
     // Creates the trigger if one doesn't exist.
     let triggerUniqueId = ScriptApp.newTrigger('onFormSubmit')
       .forForm(FormApp.getActiveForm())
       .onFormSubmit()
       .create()
       .getUniqueId();
     PropertiesService.getScriptProperties().setProperty('triggerUniqueId', triggerUniqueId);
     console.log(`Trigger with the following unique ID was created: ${triggerUniqueId}`);
   }
   
   /**
    * Removes all script properties and triggers for the project.
    * Use primarily to test setup routines.
    */
   function removeTriggersAndScriptProperties() {
     PropertiesService.getScriptProperties().deleteAllProperties();
     // Removes all triggers associated with project.
     const triggers = ScriptApp.getProjectTriggers();
     for (let t in triggers) {
       ScriptApp.deleteTrigger(triggers[t]);
     }
   }
   
   /**
    * Removes all form responses to reset the form.
    */
   function deleteAllResponses() {
     FormApp.getActiveForm().deleteAllResponses();
   }

Запустить скрипт

1. В редакторе Apps Script переключитесь на файл Setup.gs .
2. В раскрывающемся списке функций выберите setUp .
3. Нажмите кнопку Выполнить .

4. При появлении запроса авторизуйте скрипт. Если на экране согласия OAuth отображается предупреждение « Это приложение не проверено» , выберите «Дополнительно» > «Перейти к {Имя проекта} (небезопасно)» .

5. Вернитесь к форме и нажмите «Предварительный просмотр». .

6. В форме выберите подпапку и загрузите файл.

7. Нажмите «Отправить» .

8. Перейдите на Диск и откройте папку « Загрузить файлы на Диск» (Файл ответов) . Загруженные файлы находятся в подпапке, которую вы выбрали в форме.

Авторы

Этот образец поддерживается компанией Google с помощью экспертов Google Developer Experts.

Следующие шаги

• Триггеры, управляемые событиями
• Ссылка на службу форм