אדמינים ב-Google Workspace יכולים להשתמש ב-94 מדדים ברמת הארגון וב-70 מדדים ברמת המשתמש כדי לקבל תמונה ברורה יותר של שיתוף הקבצים בתוך הדומיין ומחוץ לו, וגם פרטים על השימוש של המשתמשים ב-Google Drive, ב-Docs, ב-Sheets וב-Slides. המדדים החדשים משקפים את התנהגות המשתמשים בפועל, וקל יותר לבצע בהם הפניה לבדיקה של Drive.
סיכום העדכונים
בנוסף להוספת מדדים שמספקים פרטים נוספים על שיתוף של משתמשים, הוספנו מדדים נוספים שמספקים מידע על התנהגויות נוספות:
- מדדי הגורם המבצע – האדם שמבצע את הפעולה בקובץ.
- מדדי חשיפה – שימושיים לדיווח על אבטחה, עם הגדרה מעודכנת. עכשיו, מדדי החשיפה מבדילים בין משתמש שמשתף קובץ עם משתמש פנימי לבין משתמש שמשתף קובץ עם משתמש חיצוני. פרטים נוספים זמינים בקטע הגדרת החשיפה בהמשך.
- מדדי אימוץ – שותפי עריכה, צרכנים, יוצרים ואנשים שמשתפים. מדדי אימוץ
- מדדי משתמשים פעילים ביום אחד, ב-7 ימים וב-30 יום.
- מדדי דלתא – מפשטים את החישוב של השינוי שנגרם בחשיפה כשקובץ משותף או נוצר, וגם את מספר הפריטים שבבעלותכם באופן כללי. דוגמאות:
- קובץ שעבר שינויים נוספים בהרשאות אבל נשאר זמין לשיתוף פנימי נספר כקובץ אחד שזמין לשיתוף פנימי, אבל לא נספר במדד השינוי של קבצים שזמינים לשיתוף פנימי.
- קובץ ששותף עם גורמים מחוץ לארגון ועבר לשיתוף פרטי יגרום ליצירה של הערך -1 במדד הדלתה של השיתוף עם גורמים מחוץ לארגון, ושל הערך +1 במדד הדלתה של השיתוף הפרטי.
מדדים של בעלים ושל גורמים
אפשר לפלח שתי קטגוריות של מדדים מנקודת המבט של הבעלים ומנקודת המבט של הגורם המבצע:
num_owned_items– פעילות של פריט, שמקובצת לפי בעלים בדומיין, שבה מתרחשת פעילות על ידי כל משתמש, פנימי או חיצוניnum_items– פעילות של פריטים, מקובצים לפי משתמש בתוך הדומיין, בקבצים שבבעלות של כל משתמש, פנימי או חיצוני
בעבר, הקטגוריות האלה של מדדים חילו רק על הפעילות והבעלות בדומיין. עכשיו הן חלות על פעילות של כל אחד בקבצים ועל בעלות של כל אחד על קבצים, בין שבתוך הדומיין ובין שבחוץ.
מדדי הבעלים
בתרשים הבא מוצגים מדדי הבעלים של num_owned_items_viewed, שמציגים את מספר הקבצים לפי בעלים בדומיין שכל מי ששייך לדומיין או לא שייך לדומיין צפה בהם.
מדדי גורם
בתרשים הבא מוצגים מדדי הגורם ל-num_items_viewed, שמציגים את מספר הקבצים שצפו בהם משתמשי דומיין שהיו בבעלות של מישהו, פנימי או חיצוני לדומיין.
הגדרת הרשאות הגישה
בעבר, אם משתמש היה משתף קובץ עם אדם מסוים, הוא היה מסומן בתור 'שיתוף פרטי', גם אם המשתמש היה חיצוני לדומיין וגם אם הוא היה פנימי. עכשיו קבצים משותפים מסומנים בתווית 'שיתוף פנימי' או 'שיתוף חיצוני'. ההגדרה 'פרטי' חלה עכשיו רק על קבצים שאף פעם לא שותפו.
| מדד חשיפה מעודכן | מדד החשיפה הקודם |
|---|---|
| visibility_private: רק הבעלים. | visibility_private: הבעלים וגם משתמשים וקבוצות שקיבלו גישה באופן ספציפי. |
| visibility_shared_internally: רק משתמשים/קבוצות בדומיין של הבעלים. | <none> |
| visibility_anyone_in_domain_with_link: כל מי שנמצא בדומיין עם הקישור יכול לגשת. | visibility_people_at_domain_with_link: כל משתמש בדומיין עם קישור ישיר יכול לגשת. |
| visibility_anyone_in_domain: כל מי שבדומיין יכול למצוא ולגשת. בעבר נקראה public_in_the_domain. | visibility_people_at_domain: כל משתמש בדומיין יכול לגשת. משתמשים בדומיין יכולים למצוא את הקובץ גם באמצעות האפשרות 'חיפוש לפי דומיין' בתפריט 'חיפוש מתקדם'. |
| shared_externally: משתמשים או קבוצות מחוץ לדומיין של הבעלים יכולים לגשת. | <none> |
| anyone_with_link: כל מי שיש לו את הקישור יכול לגשת. People_with_link בעבר. | anyone_with_link: כל מי שנמצא בדומיין או מחוצה לו שיש לו קישור ישיר יכול לגשת. |
| גלוי לכולם: יכול להופיע בתוצאות החיפוש, וכל מי שימצא את כתובת האינטרנט של הקובץ יוכל לגשת אליו. | public: הקובץ עשוי להופיע בתוצאות החיפוש, וכל מי שימצא את כתובת האינטרנט של הקובץ יוכל לגשת אליו. |
סדר החשיפה
בהתאם להגדרות השיתוף, יכול להיות לקובץ יהיו כמה רמות גישה רלוונטיות. לדוגמה, קובץ אחד יכול להכיל את הפרטים הבאים:
- משותף עם משתמשים בתוך הדומיין של הבעלים –
shared_internally - שותף עם משתמשים מחוץ לדומיין של הבעלים –
shared_externally - שותף באופן ציבורי –
public
בזמן חישוב המדדים, המערכת מביאה בחשבון רק את רמת הגלויּת הגבוהה ביותר, ולכן הקובץ בדוגמה הזו ייחשב כקובץ גלוי לכולם. סדר החשיפה הוא הסדר שמופיע בטבלה של הגדרות החשיפה שלמעלה, מהרמה הנמוכה ביותר ('פרטי') לרמה הגבוהה ביותר ('גלוי לכולם').
מדדי אימוץ
על סמך המשוב שלכם, יצרנו מדדים מצטברים שימושיים. הם עוזרים לכם להבין את השימוש ב-Drive בדומיין שלכם ואת מידת ההתעניינות בו.
- num_creators
- מספר המשתמשים בדומיין שיוצרים קבצים – כולל יוצרים שיוצרים קבצים משלהם ומעלים תוכן. לא כולל אירועים אחרים מסוג 'הוספה', כמו 'שחזור מהאשפה' והעברת בעלות.
- num_collaborators
- מספר המשתמשים בדומיין שעורכים קבצים או מגיבים עליהם, מוסיפים להם הצעות או מסמנים אותם כמשימות לביצוע, אבל רק בקבצים שהם לא הבעלים שלהם.
- num_consumers
- מספר המשתמשים בדומיין שצפו בקבצים. לא כולל הדפסה או תצוגה מקדימה.
- num_sharers
- מספר משתמשי הדומיין ששינו את הגדרות השיתוף כדי לאפשר שיתוף פעולה נרחב יותר מאשר בעבר. אירועי חשיפה רלוונטיים כוללים: שינוי רמת החשיפה של הקובץ לרמה גלויות לכולם, או הוספת משתמשים/קבוצות גם אם רמת החשיפה לא השתנתה או אפילו ירדה (למשל, שינוי מ'כל מי שנמצא בדומיין' ל'כל מי שנמצא בדומיין עם קישור'). המערכת סופרת את הקבצים שבוצעו בהם פעולות, ללא קשר לבעלות על הדומיין של הקובץ. גם העברות בעלות נכללות בכך.
השוואה בין השינויים
יש הבדלים בחישוב המדדים בעקבות השינויים האלה, לכן כדאי לעיין בהערות ובבעיות המרכזיות שבהמשך כדי לקבל פרטים רלוונטיים. הקטע הזה מתמקד במיפוי בין המדדים הישנים לחדשים, כדי שתוכלו להשוות את השינויים במדדים הקודמים שבהם השתמשתם בדוחות. רשימה של כל המדדים החדשים מופיעה במאמרים מדדי הארגון ב-Google Drive ומדדי המשתמשים ב-Google Drive.
מדדים שהוחלפו
בטבלה הזו מוצגים מדדי היחידה הבודדת שהוחלפו במדדים חדשים, עם הגדרות שממחישות את ההבדל. הטווח הוא מתחילת תאריך הדוח ועד הסוף של כל המדדים.
| מדדים בודדים שהשתנו | |
|---|---|
נוכחי num_owned_items_with_visibility_public_delta מספר הפריטים בחשבון המשתמש שבהם הגישה הציבורית השתנתה, כדי להגביר או להפחית את הפרטיות. |
הוצא משימוש num_docs_with_visibility_public מספר הפריטים בחשבון הארגון שכל אחד יכול לראות באינטרנט בתאריך הדוח. |
|
נוכחי num_owned_items_with_visibility_anyone_with_link_delta מספר הפריטים בחשבון המשתמש שהגישה של כל מי שיש לו את הקישור אליהם השתנתה, כדי להגביר או להפחית את הפרטיות. |
הוצא משימוש num_docs_with_visibility_anyone_with_link מספר הפריטים בחשבון הארגון שהרשאת הגישה שלהם השתנתה לכל מי שיש לו את הקישור בתאריך הדוח. |
נוכחי num_owned_items_with_visibility_shared_externally_delta מספר הפריטים בחשבון המשתמש שבהם הגישה השתנתה למשתמשים או לקבוצות מחוץ לדומיין, כדי להגביר או להפחית את הפרטיות. |
הוצא משימוש num_docs_shared_outside_domain מספר הפריטים בחשבון הדומיין של המשתמש שלא גלויים לכולם או לכל מי שיש לו קישור, אבל שותפו באופן מפורש עם משתמשים או קבוצות מחוץ לדומיין עד לתאריך הדוח. |
נוכחי num_owned_items_with_visibility_anyone_in_domain_delta מספר הפריטים בחשבון המשתמש שבהם הגישה של כל מי שנמצא בדומיין השתנתה, כדי להגביר או להפחית את הפרטיות. |
הוצא משימוש num_docs_with_visibility_people_at_domain מספר הפריטים בחשבון הארגון שכל מי שנמצא בדומיין יכול לראות בתאריך הדוח. |
נוכחי num_owned_items_with_visibility_anyone_in_domain_with_link_delta מספר הפריטים בחשבון המשתמש שבהם השתנתה הגישה, כדי להגביר או להפחית את הפרטיות של כל מי שנמצא בדומיין עם הקישור. |
הוצא משימוש num_docs_with_visibility_people_at_domain_with_link מספר הפריטים בחשבון הארגון שכל מי שבדומיין שיש לו את הקישור למסמך יכול לראות, בתאריך הדוח. |
נוכחי num_owned_items_delta מספר הפריטים או הקטגוריה הספציפית של הפריטים בחשבון המשתמש שבהם הבעלות השתנתה, בין אם הבעלות על הקבצים הורחבה ובין אם היא הוקטנה. |
הוצא משימוש num_docs מספר הפריטים או הקטגוריה הספציפית של הפריטים בחשבון המשתמש שלא נמצאים בתיקיית האשפה בתאריך הדוח. |
נוכחי num_owned_items_edited מספר הפריטים או הקטגוריה הספציפית של הפריטים בחשבון המשתמש שעברו עריכה ביום הדוח. עריכות מרובות של אותו קובץ נספרות רק פעם אחת לכל קובץ. |
הוצא משימוש num_docs_edited מספר הפריטים או קטגוריה ספציפית של פריטים בחשבון המשתמש שערכתם בתאריך הדוח. |
נוכחי num_owned_items_viewed מספר הפריטים שבבעלות המשתמש/הלקוח שצפו בהם ביום הדוח (על ידי כל אחד). צפיות מרובות באותו קובץ נספרות רק פעם אחת לכל קובץ. |
הוצא משימוש num_docs_viewed מספר הפריטים או הקטגוריה הספציפית של הפריטים בחשבון המשתמש שנצפו בתאריך הדוח. |
חישובים חדשים
בטבלה הבאה מופיעה מיפוי בין המדדים הישנים לבין חישובי המדדים החדשים, שמראה איך אפשר להשתמש בחישובים פשוטים כדי לקבל ערכים במדדים החדשים שדומים לערכים שזמינים במדדים הישנים.
| חישובים חדשים של מדדים | |
|---|---|
| חישוב החלפה
num_owned_items_delta - num_owned_items_with_visibility_private_delta |
מדד שהוצא משימוש num_shared_docs מספר הפריטים* בחשבון המשתמש ששותפו באופן מפורש עם משתמשים/קבוצות, או פריטים שאינם פרטיים בתאריך הדוח. * כולל מסמכי טקסט, שרטוטים, טפסים, מצגות, גיליונות אלקטרוניים וקבצים שהועלו |
חישוב החלפה num_owned_items_with_visibility_private_delta + num_owned_items_with_visibility_shared_internally_delta + num_owned_items_with_visibility_shared_externally_delta |
מדד שהוצא משימוש num_docs_with_visibility_private מספר הפריטים בחשבון הארגון ששותפו באופן מפורש עם משתמשים או קבוצות, או שהם פרטיים בתאריך הדוח. לתשומת ליבכם: ההגדרה 'פרטי' מופרדת עכשיו לקבצים ששונו לקבצים פרטיים ולקבצים ששונו לקבצים ששותפו באופן מפורש עם אנשים, גם בתוך הדומיין וגם מחוץ לדומיין. |
חישוב החלפה num_owned_items_with_visibility_public_delta + num_owned_items_with_visibility_anyone_with_link_delta + num_owned_items_with_visibility_shared_externally_delta |
מדד שהוצא משימוש num_docs_externally_visible מספר הפריטים בחשבון הדומיין של המשתמש שגלויים לאנשים מחוץ לדומיין. |
חישוב החלפה num_owned_items_with_visibility_anyone_in_domain_delta + num_owned_items_with_visibility_anyone_in_domain_with_link_delta + num_owned_items_with_visibility_shared_internally_delta + num_owned_items_with_visibility_private_delta |
מדד שהוצא משימוש num_docs_internally_visible מספר הפריטים בחשבון המשתמש שגלויים רק לאנשים בתוך הדומיין. |
מדדים שהוסרו
אין נתיב העברה למדדים הבאים, ולא תהיה בהם תמיכה אחרי אפריל 2018. המדדים הישנים האלה עקבו אחרי המספר הכולל של הקבצים, בעוד שהמדדים החדשים עוקבים אחרי השינוי במספר הכולל של הקבצים בחלון הדיווח.
| מדדים שהוצאו משימוש | |
|---|---|
| num_docs_not_edited_for_Nmonths | מספר המסמכים ב-Docs בחשבון המשתמש שלא נערכו ב-90 הימים האחרונים. |
| num_docs_not_viewed_for_Nmonths | מספר מסמכי Docs בחשבון המשתמש שלא נצפו ב-90 הימים האחרונים. |
| last_interaction_time | המועד האחרון שבו המשתמש צפה או ערך קובץ Docs. התאריך הוא בפורמט RFC 3339, לדוגמה: 2010-10-28T10:26:35.000Z. |
נושאים חשובים שכדאי לזכור
- הנתונים הסטטיסטיים המצטברים לא כוללים חישובים של קבצים באחסון השיתופי, כי הם בבעלות הדומיין ולא בבעלות משתמשים ספציפיים.
- המדדים מחושבים לכל משתמש בדומיין, ללא קשר לרישיון.
- חישובים של מדדים מסוימים מניבים מספרים שונים:
- צפיות ועריכות: החישובים הקודמים של מדדי הצפיות והעריכות שונים מהחישובים הנוכחיים של מדדי הצפיות והעריכות. הגרסה הנוכחית תואמת ליומני הביקורת של Drive לכל מה שנחשב כצפייה או כעריכה.
- משתמשים פעילים: בעבר, החישובים של משתמשים פעילים התייחסו רק לצפייה או לעריכה כפעילות, אבל החישוב הנוכחי כולל גם את כל הפעילויות האחרות בפריט, כמו עריכה או מחיקה. כתוצאה מכך, גם המדדים הנוכחיים סופרים משתמשים פעילים באופן שונה.
- חשיפה חיצונית: החישוב הקודם היה שגוי. לפי החישוב הנוכחי, קובץ נחשב כקובץ ששותף עם גורמים מחוץ לארגון אם הקבוצה שאיתה הוא משותף מאפשרת להוסיף משתמשים חיצוניים.