Составьте повестку для встреч

Уровень кодирования : Новичок
Продолжительность : 15 минут
Тип проекта : Автоматизация с триггером, управляемым событиями.

Цели

• Поймите, что делает решение.
• Узнайте, что делают службы Apps Script в решении.
• Настройте сценарий.
• Запустите сценарий.

Об этом решении

Автоматически создавайте документы повестки дня в Документах Google и прикрепляйте их к собраниям в Календаре Google.

Как это работает

Скрипт создает шаблон документа для повестки дня. Когда вы обновляете свой календарь, скрипт проверяет, есть ли в описании каких-либо ваших событий «#agenda». Если тег присутствует, скрипт создает копию шаблона, добавляет его в событие календаря и передает его участникам мероприятия.

Службы сценариев приложений

В этом решении используются следующие сервисы:

• Служба Диска — проверяет, существует ли документ-шаблон, а если нет, создает новую папку для документа-шаблона. Создает копию шаблонного документа для каждой новой повестки дня.
• Служба документов – создает шаблон повестки дня.
• Служба календаря – проверяет события с тегом «#agenda» и обновляет описание события ссылкой на документ повестки дня.
• Базовая служба – использует класс Session для получения электронной почты пользователя. Это помогает создать триггер для текущего пользователя.
• Служба сценариев — создает триггер, который срабатывает при каждом изменении календаря пользователя.

Предварительные условия

Для использования этого образца необходимы следующие предварительные условия:

• Учетная запись Google (для учетных записей Google Workspace может потребоваться одобрение администратора).
• Веб-браузер с доступом в Интернет.

Настройте сценарий

1. Нажмите кнопку ниже, чтобы открыть образец проекта «Составить повестку дня для собраний» .
   Открыть проект
2. Нажмите Обзор .
3. На странице обзора нажмите «Создать копию». .
4. В скопированном проекте в раскрывающемся списке функций выберите setUp .
5. Нажмите «Выполнить» .
6. При появлении запроса авторизуйте сценарий. Если на экране согласия OAuth отображается предупреждение « Это приложение не проверено» , продолжайте, выбрав «Дополнительно » > «Перейти к {Имя проекта} (небезопасно) ».

Запустите сценарий

1. Откройте Календарь Google .
2. Создайте новое событие или отредактируйте существующее.
3. В описании добавьте #agenda и сохраните мероприятие.
4. Проверьте свою электронную почту на наличие уведомления о том, что вам предоставили доступ к документу, или обновите Календарь и снова щелкните событие, чтобы увидеть ссылку на документ повестки дня.

Все участники получат уведомление по электронной почте для просмотра повестки дня. Сценарий дает участникам разрешение на редактирование, но вы можете отредактировать сценарий, чтобы обновить разрешения на документ повестки дня для посетителей .

Просмотрите код

Чтобы просмотреть код скрипта приложений для этого решения, нажмите «Просмотреть исходный код» ниже:

Посмотреть исходный код

Код.gs

решения/автоматизация/повестка дня-создатель/Code.js

Посмотреть на GitHub

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/agenda-maker

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Checks if the folder for Agenda docs exists, and creates it if it doesn't.
 *
 * @return {*} Drive folder ID for the app.
 */
function checkFolder() {
  const folders = DriveApp.getFoldersByName('Agenda Maker - App');
  // Finds the folder if it exists
  while (folders.hasNext()) {
    let folder = folders.next();
    if (
      folder.getDescription() ==
        'Apps Script App - Do not change this description' &&
      folder.getOwner().getEmail() == Session.getActiveUser().getEmail()
    ) {
      return folder.getId();
    }
  }
  // If the folder doesn't exist, creates one
  let folder = DriveApp.createFolder('Agenda Maker - App');
  folder.setDescription('Apps Script App - Do not change this description');
  return folder.getId();
}

/**
 * Finds the template agenda doc, or creates one if it doesn't exist.
 */
function getTemplateId(folderId) {
  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);
  const files = folder.getFilesByName('Agenda TEMPLATE##');

  // If there is a file, returns the ID.
  while (files.hasNext()) {
    const file = files.next();
    return file.getId();
  }

  // Otherwise, creates the agenda template.
  // You can adjust the default template here
  const doc = DocumentApp.create('Agenda TEMPLATE##');
  const body = doc.getBody();

  body
      .appendParagraph('##Attendees##')
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
      .editAsText()
      .setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);

  body
      .appendParagraph('Overview')
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
      .editAsText()
      .setBold(true);
  body.appendParagraph(' ');
  body.appendParagraph('- Topic 1: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Topic 2: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Topic 3: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);

  body
      .appendParagraph('Next Steps')
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
      .editAsText()
      .setBold(true);
  body.appendParagraph('- Takeaway 1: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph('- Responsible: ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Accountable: ');
  body.appendParagraph('- Consult: ');
  body.appendParagraph('- Inform: ');
  body.appendParagraph(' ');
  body.appendParagraph('- Takeaway 2: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph('- Responsible: ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Accountable: ');
  body.appendParagraph('- Consult: ');
  body.appendParagraph('- Inform: ');
  body.appendParagraph(' ');
  body.appendParagraph('- Takeaway 3: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph('- Responsible: ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Accountable: ');
  body.appendParagraph('- Consult: ');
  body.appendParagraph('- Inform: ');

  doc.saveAndClose();

  folder.addFile(DriveApp.getFileById(doc.getId()));

  return doc.getId();
}

/**
 * When there is a change to the calendar, searches for events that include "#agenda"
 * in the decrisption.
 *
 */
function onCalendarChange() {
  // Gets recent events with the #agenda tag
  const now = new Date();
  const events = CalendarApp.getEvents(
      now,
      new Date(now.getTime() + 2 * 60 * 60 * 1000000),
      {search: '#agenda'},
  );

  const folderId = checkFolder();
  const templateId = getTemplateId(folderId);

  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);

  // Loops through any events found
  for (i = 0; i < events.length; i++) {
    const event = events[i];

    // Confirms whether the event has the #agenda tag
    let description = event.getDescription();
    if (description.search('#agenda') == -1) continue;

    // Only works with events created by the owner of this calendar
    if (event.isOwnedByMe()) {
      // Creates a new document from the template for an agenda for this event
      const newDoc = DriveApp.getFileById(templateId).makeCopy();
      newDoc.setName('Agenda for ' + event.getTitle());

      const file = DriveApp.getFileById(newDoc.getId());
      folder.addFile(file);

      const doc = DocumentApp.openById(newDoc.getId());
      const body = doc.getBody();

      // Fills in the template with information about the attendees from the
      // calendar event
      const conf = body.findText('##Attendees##');
      if (conf) {
        const ref = conf.getStartOffset();

        for (let i in event.getGuestList()) {
          let guest = event.getGuestList()[i];

          body.insertParagraph(ref + 2, guest.getEmail());
        }
        body.replaceText('##Attendees##', 'Attendees');
      }

      // Replaces the tag with a link to the agenda document
      const agendaUrl = 'https://docs.google.com/document/d/' + newDoc.getId();
      description = description.replace(
          '#agenda',
          '<a href=' + agendaUrl + '>Agenda Doc</a>',
      );
      event.setDescription(description);

      // Invites attendees to the Google doc so they automatically receive access to the agenda
      newDoc.addEditor(newDoc.getOwner());

      for (let i in event.getGuestList()) {
        let guest = event.getGuestList()[i];

        newDoc.addEditor(guest.getEmail());
      }
    }
  }
  return;
}

/**
 * Creates an event-driven trigger that fires whenever there's a change to the calendar.
 */
function setUp() {
  let email = Session.getActiveUser().getEmail();
  ScriptApp.newTrigger("onCalendarChange").forUserCalendar(email).onEventUpdated().create();
}

Модификации

Вы можете редактировать образец столько, сколько захотите, в соответствии с вашими потребностями. Ниже приведены несколько дополнительных изменений, которые вы можете внести.

Обновить разрешения на документ повестки дня для участников

Сценарий дает участникам разрешение на редактирование. Если вы хотите ограничить разрешения только на просмотр, замените метод addEditor на метод addViewer в следующей части кода:

     for (let i in event.getGuestList()) {
       let guest = event.getGuestList()[i];

       newDoc.addEditor(guest.getEmail());

Редактировать шаблон документа повестки дня

Чтобы обновить шаблон документа повестки дня, выполните следующие действия:

1. После того, как вы создадите свою первую повестку дня в событии календаря, откройте Google Диск.
2. Откройте папку под названием Agenda Maker — App .
3. Откройте документ Agenda TEMPLATE## и внесите изменения.

Авторы

Этот образец был создан Джереми Глассенбергом, консультантом по управлению продуктами и стратегии платформы. Найдите Джереми в Твиттере @jglassenberg .

Этот образец поддерживается Google с помощью экспертов-разработчиков Google.

Следующие шаги

• Триггеры, управляемые событиями
• Справочник по службе календаря