สร้างกําหนดการสําหรับการประชุม

ระดับการเขียนโค้ด: เริ่มต้น
ระยะเวลา: 15 นาที
ประเภทโปรเจ็กต์: การทำงานอัตโนมัติด้วยทริกเกอร์ที่ทำงานตามเหตุการณ์

วัตถุประสงค์

• ทําความเข้าใจว่าโซลูชันทํางานอย่างไร
• ทําความเข้าใจสิ่งที่บริการ Apps Script ทําภายในโซลูชัน
• ตั้งค่าสคริปต์
• เรียกใช้สคริปต์

เกี่ยวกับโซลูชันนี้

สร้างเอกสารกำหนดการใน Google เอกสารโดยอัตโนมัติและแนบไปกับการประชุมใน Google ปฏิทิน

วิธีการทำงาน

สคริปต์จะสร้างเทมเพลตเอกสารสำหรับวาระการประชุม เมื่อคุณอัปเดตปฏิทิน สคริปต์จะตรวจสอบว่ากิจกรรมที่คุณเป็นเจ้าของมี "#agenda" ในคำอธิบายหรือไม่ หากมีแท็กอยู่ สคริปต์จะสร้างสําเนาของเทมเพลต เพิ่มลงในกิจกรรมในปฏิทิน และแชร์กับผู้เข้าร่วมกิจกรรม

บริการ Apps Script

โซลูชันนี้ใช้บริการต่อไปนี้

• บริการไดรฟ์ - ตรวจสอบว่ามีเอกสารเทมเพลตหรือไม่ หากไม่มี ระบบจะสร้างโฟลเดอร์ใหม่สำหรับเอกสารเทมเพลต สร้างสําเนาเอกสารเทมเพลตสําหรับกําหนดการใหม่แต่ละรายการ
• บริการเอกสาร - สร้างเทมเพลตกำหนดการ
• บริการปฏิทิน - ตรวจสอบกิจกรรมที่มีแท็ก "#agenda" และอัปเดตคำอธิบายกิจกรรมด้วยลิงก์ไปยังเอกสารกำหนดการ
• บริการพื้นฐาน - ใช้คลาส Session เพื่อรับอีเมลของผู้ใช้ ซึ่งจะช่วยสร้างทริกเกอร์สําหรับผู้ใช้ปัจจุบัน
• บริการสคริปต์ - สร้างทริกเกอร์ที่จะทํางานทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงในปฏิทินของผู้ใช้

ข้อกำหนดเบื้องต้น

หากต้องการใช้ตัวอย่างนี้ คุณต้องมีข้อกําหนดเบื้องต้นต่อไปนี้

• บัญชี Google (บัญชี Google Workspace อาจต้องได้รับอนุมัติจากผู้ดูแลระบบ)
• เว็บเบราว์เซอร์ที่มีสิทธิ์เข้าถึงอินเทอร์เน็ต

ตั้งค่าสคริปต์

1. คลิกปุ่มด้านล่างเพื่อเปิดโปรเจ็กต์ Apps Script ตัวอย่างสร้างวาระการประชุม
   เปิดโปรเจ็กต์
2. คลิกภาพรวม
3. ในหน้าภาพรวม ให้คลิก "ทําสําเนา"
4. ในโปรเจ็กต์ที่คัดลอก ให้เลือก setUp ในเมนูแบบเลื่อนลงของฟังก์ชัน
5. คลิกเรียกใช้
6. ให้สิทธิ์สคริปต์เมื่อได้รับข้อความแจ้ง หากหน้าจอความยินยอมของ OAuth แสดงคำเตือนว่าแอปนี้ไม่ได้รับการยืนยัน ให้ดำเนินการต่อโดยเลือกขั้นสูง > ไปที่ {ชื่อโปรเจ็กต์} (ไม่ปลอดภัย)

เรียกใช้สคริปต์

1. เปิด Google ปฏิทิน
2. สร้างกิจกรรมใหม่หรือแก้ไขกิจกรรมที่มีอยู่
3. เพิ่ม #agenda ในคำอธิบาย แล้วบันทึกกิจกรรม
4. ตรวจสอบอีเมลเพื่อดูการแจ้งเตือนทางอีเมลว่ามีการแชร์เอกสารกับคุณ หรือรีเฟรชปฏิทินและคลิกกิจกรรมอีกครั้งเพื่อดูลิงก์ไปยังเอกสารกำหนดการ

ผู้เข้าร่วมทุกคนจะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลเพื่อดูวาระการประชุม สคริปต์จะให้สิทธิ์ผู้เข้าร่วมแก้ไข แต่คุณสามารถแก้ไขสคริปต์เพื่ออัปเดตสิทธิ์ในเอกสารกำหนดการสำหรับผู้เข้าร่วมได้

ตรวจสอบโค้ด

หากต้องการตรวจสอบโค้ด Apps Script ของโซลูชันนี้ ให้คลิกดูซอร์สโค้ดด้านล่าง

ดูซอร์สโค้ด

Code.gs

solutions/automations/agenda-maker/Code.js

ดูใน GitHub

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/agenda-maker

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Checks if the folder for Agenda docs exists, and creates it if it doesn't.
 *
 * @return {*} Drive folder ID for the app.
 */
function checkFolder() {
  const folders = DriveApp.getFoldersByName('Agenda Maker - App');
  // Finds the folder if it exists
  while (folders.hasNext()) {
    let folder = folders.next();
    if (
      folder.getDescription() ==
        'Apps Script App - Do not change this description' &&
      folder.getOwner().getEmail() == Session.getActiveUser().getEmail()
    ) {
      return folder.getId();
    }
  }
  // If the folder doesn't exist, creates one
  let folder = DriveApp.createFolder('Agenda Maker - App');
  folder.setDescription('Apps Script App - Do not change this description');
  return folder.getId();
}

/**
 * Finds the template agenda doc, or creates one if it doesn't exist.
 */
function getTemplateId(folderId) {
  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);
  const files = folder.getFilesByName('Agenda TEMPLATE##');

  // If there is a file, returns the ID.
  while (files.hasNext()) {
    const file = files.next();
    return file.getId();
  }

  // Otherwise, creates the agenda template.
  // You can adjust the default template here
  const doc = DocumentApp.create('Agenda TEMPLATE##');
  const body = doc.getBody();

  body
      .appendParagraph('##Attendees##')
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
      .editAsText()
      .setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);

  body
      .appendParagraph('Overview')
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
      .editAsText()
      .setBold(true);
  body.appendParagraph(' ');
  body.appendParagraph('- Topic 1: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Topic 2: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Topic 3: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);

  body
      .appendParagraph('Next Steps')
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
      .editAsText()
      .setBold(true);
  body.appendParagraph('- Takeaway 1: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph('- Responsible: ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Accountable: ');
  body.appendParagraph('- Consult: ');
  body.appendParagraph('- Inform: ');
  body.appendParagraph(' ');
  body.appendParagraph('- Takeaway 2: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph('- Responsible: ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Accountable: ');
  body.appendParagraph('- Consult: ');
  body.appendParagraph('- Inform: ');
  body.appendParagraph(' ');
  body.appendParagraph('- Takeaway 3: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph('- Responsible: ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Accountable: ');
  body.appendParagraph('- Consult: ');
  body.appendParagraph('- Inform: ');

  doc.saveAndClose();

  folder.addFile(DriveApp.getFileById(doc.getId()));

  return doc.getId();
}

/**
 * When there is a change to the calendar, searches for events that include "#agenda"
 * in the decrisption.
 *
 */
function onCalendarChange() {
  // Gets recent events with the #agenda tag
  const now = new Date();
  const events = CalendarApp.getEvents(
      now,
      new Date(now.getTime() + 2 * 60 * 60 * 1000000),
      {search: '#agenda'},
  );

  const folderId = checkFolder();
  const templateId = getTemplateId(folderId);

  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);

  // Loops through any events found
  for (i = 0; i < events.length; i++) {
    const event = events[i];

    // Confirms whether the event has the #agenda tag
    let description = event.getDescription();
    if (description.search('#agenda') == -1) continue;

    // Only works with events created by the owner of this calendar
    if (event.isOwnedByMe()) {
      // Creates a new document from the template for an agenda for this event
      const newDoc = DriveApp.getFileById(templateId).makeCopy();
      newDoc.setName('Agenda for ' + event.getTitle());

      const file = DriveApp.getFileById(newDoc.getId());
      folder.addFile(file);

      const doc = DocumentApp.openById(newDoc.getId());
      const body = doc.getBody();

      // Fills in the template with information about the attendees from the
      // calendar event
      const conf = body.findText('##Attendees##');
      if (conf) {
        const ref = conf.getStartOffset();

        for (let i in event.getGuestList()) {
          let guest = event.getGuestList()[i];

          body.insertParagraph(ref + 2, guest.getEmail());
        }
        body.replaceText('##Attendees##', 'Attendees');
      }

      // Replaces the tag with a link to the agenda document
      const agendaUrl = 'https://docs.google.com/document/d/' + newDoc.getId();
      description = description.replace(
          '#agenda',
          '<a href=' + agendaUrl + '>Agenda Doc</a>',
      );
      event.setDescription(description);

      // Invites attendees to the Google doc so they automatically receive access to the agenda
      newDoc.addEditor(newDoc.getOwner());

      for (let i in event.getGuestList()) {
        let guest = event.getGuestList()[i];

        newDoc.addEditor(guest.getEmail());
      }
    }
  }
  return;
}

/**
 * Creates an event-driven trigger that fires whenever there's a change to the calendar.
 */
function setUp() {
  let email = Session.getActiveUser().getEmail();
  ScriptApp.newTrigger("onCalendarChange").forUserCalendar(email).onEventUpdated().create();
}

การปรับเปลี่ยน

คุณสามารถแก้ไขตัวอย่างเพลงได้ตามต้องการ ด้านล่างนี้คือการเปลี่ยนแปลงที่ไม่บังคับ 2-3 อย่างที่คุณทำได้

อัปเดตสิทธิ์ในเอกสารกำหนดการสำหรับผู้เข้าร่วม

สคริปต์ให้สิทธิ์ผู้เข้าร่วมแก้ไข หากต้องการจำกัดสิทธิ์ให้ดูอย่างเดียว ให้แทนที่เมธอด addEditor ด้วยเมธอด addViewer ในส่วนต่อไปนี้ของโค้ด

     for (let i in event.getGuestList()) {
       let guest = event.getGuestList()[i];

       newDoc.addEditor(guest.getEmail());

แก้ไขเทมเพลตเอกสารกำหนดการ

หากต้องการอัปเดตเทมเพลตเอกสารกำหนดการประชุม ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. หลังจากสร้างวาระแรกในกิจกรรมในปฏิทินแล้ว ให้เปิด Google ไดรฟ์
2. เปิดโฟลเดอร์ชื่อ Agenda Maker - App
3. เปิดเอกสาร Agenda TEMPLATE## แล้วทำการแก้ไข

ผู้ร่วมให้ข้อมูล

ตัวอย่างนี้จัดทำโดย Jeremy Glassenberg ที่ปรึกษาด้านการจัดการผลิตภัณฑ์และกลยุทธ์แพลตฟอร์ม ติดตาม Jeremy บน Twitter ได้ที่ @jglassenberg

ตัวอย่างนี้ได้รับการดูแลโดย Google ด้วยความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญด้านการพัฒนาซอฟต์แวร์ของ Google

ขั้นตอนถัดไป

• ทริกเกอร์ที่ทำงานตามเหตุการณ์
• ข้อมูลอ้างอิงบริการปฏิทิน