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規劃會議議程

程式碼程度：初學者
時間：15 分鐘
專案類型：使用事件驅動觸發條件的自動化動作

目標

瞭解解決方案的功能。
瞭解解決方案中的 Apps Script 服務功能。
設定指令碼。
執行指令碼。

認識這項解決方案

在 Google 文件中自動建立議程文件，並附加至 Google 日曆會議。

日曆活動中新增的議程螢幕截圖

運作方式

這項指令碼會建立議程的文件範本。並在您更新日曆後，會檢查您舉辦的活動，偵測說明區塊是否有「#議程」標記。如果標記存在，指令碼會複製範本、將範本新增至日曆活動，並與活動參與者共用。

Apps Script 服務

這項解決方案會使用下列服務：

雲端硬碟服務：檢查範本文件是否存在，如果不存在，則為範本文件建立新資料夾。為每個新議程建立範本文件的副本。
文件服務：建立議程範本。
日曆服務：檢查是否有標記「#議程」的活動，並在活動說明中更新議程文件連結。
基本服務：使用 Session 類別取得使用者的電子郵件地址。這有助於為目前使用者建立觸發條件。
指令碼服務：建立觸發條件，在使用者日曆有變更時觸發。

必要條件

如要使用這個範例，您必須符合下列先決條件：

Google 帳戶 (Google Workspace 帳戶可能需要管理員核准)。
可連上網際網路的網路瀏覽器。

設定指令碼

按一下下方按鈕，開啟「為會議製作議程」 Apps Script 專案。
開啟專案
按一下「總覽」。
在總覽頁面中，按一下「建立副本」圖示。
在複製的專案中，從函式下拉式選單選取「setUp」setUp。
按一下「執行」。
出現提示訊息時，請授權執行指令碼。如果 OAuth 同意畫面顯示「這個應用程式未經驗證」警告，請依序選取「進階」>「前往『{專案名稱}』(不安全)」，繼續操作。

執行指令碼

開啟 Google 日曆。
建立新活動或編輯現有活動。
在說明中加入 #agenda，然後儲存活動。
查看電子郵件，確認是否收到文件共用通知，或重新整理日曆，然後再次點選活動，即可查看議程文件的連結。

所有與會者都會收到電子郵件通知，可查看議程。這項指令碼會授予與會者編輯權限，但您可以編輯指令碼，更新與會者的議程文件權限。

檢查程式碼

如要查看這項解決方案的 Apps Script 程式碼，請按一下下方的「查看原始碼」：

查看原始碼

Code.gs

solutions/automations/agenda-maker/Code.js

前往 GitHub 查看

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/agenda-maker

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Checks if the folder for Agenda docs exists, and creates it if it doesn't.
 *
 * @return {*} Drive folder ID for the app.
 */
function checkFolder() {
  const folders = DriveApp.getFoldersByName('Agenda Maker - App');
  // Finds the folder if it exists
  while (folders.hasNext()) {
    let folder = folders.next();
    if (
      folder.getDescription() ==
        'Apps Script App - Do not change this description' &&
      folder.getOwner().getEmail() == Session.getActiveUser().getEmail()
    ) {
      return folder.getId();
    }
  }
  // If the folder doesn't exist, creates one
  let folder = DriveApp.createFolder('Agenda Maker - App');
  folder.setDescription('Apps Script App - Do not change this description');
  return folder.getId();
}

/**
 * Finds the template agenda doc, or creates one if it doesn't exist.
 */
function getTemplateId(folderId) {
  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);
  const files = folder.getFilesByName('Agenda TEMPLATE##');

  // If there is a file, returns the ID.
  while (files.hasNext()) {
    const file = files.next();
    return file.getId();
  }

  // Otherwise, creates the agenda template.
  // You can adjust the default template here
  const doc = DocumentApp.create('Agenda TEMPLATE##');
  const body = doc.getBody();

  body
      .appendParagraph('##Attendees##')
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
      .editAsText()
      .setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);

  body
      .appendParagraph('Overview')
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
      .editAsText()
      .setBold(true);
  body.appendParagraph(' ');
  body.appendParagraph('- Topic 1: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Topic 2: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Topic 3: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);

  body
      .appendParagraph('Next Steps')
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
      .editAsText()
      .setBold(true);
  body.appendParagraph('- Takeaway 1: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph('- Responsible: ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Accountable: ');
  body.appendParagraph('- Consult: ');
  body.appendParagraph('- Inform: ');
  body.appendParagraph(' ');
  body.appendParagraph('- Takeaway 2: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph('- Responsible: ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Accountable: ');
  body.appendParagraph('- Consult: ');
  body.appendParagraph('- Inform: ');
  body.appendParagraph(' ');
  body.appendParagraph('- Takeaway 3: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph('- Responsible: ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Accountable: ');
  body.appendParagraph('- Consult: ');
  body.appendParagraph('- Inform: ');

  doc.saveAndClose();

  folder.addFile(DriveApp.getFileById(doc.getId()));

  return doc.getId();
}

/**
 * When there is a change to the calendar, searches for events that include "#agenda"
 * in the decrisption.
 *
 */
function onCalendarChange() {
  // Gets recent events with the #agenda tag
  const now = new Date();
  const events = CalendarApp.getEvents(
      now,
      new Date(now.getTime() + 2 * 60 * 60 * 1000000),
      {search: '#agenda'},
  );

  const folderId = checkFolder();
  const templateId = getTemplateId(folderId);

  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);

  // Loops through any events found
  for (i = 0; i < events.length; i++) {
    const event = events[i];

    // Confirms whether the event has the #agenda tag
    let description = event.getDescription();
    if (description.search('#agenda') == -1) continue;

    // Only works with events created by the owner of this calendar
    if (event.isOwnedByMe()) {
      // Creates a new document from the template for an agenda for this event
      const newDoc = DriveApp.getFileById(templateId).makeCopy();
      newDoc.setName('Agenda for ' + event.getTitle());

      const file = DriveApp.getFileById(newDoc.getId());
      folder.addFile(file);

      const doc = DocumentApp.openById(newDoc.getId());
      const body = doc.getBody();

      // Fills in the template with information about the attendees from the
      // calendar event
      const conf = body.findText('##Attendees##');
      if (conf) {
        const ref = conf.getStartOffset();

        for (let i in event.getGuestList()) {
          let guest = event.getGuestList()[i];

          body.insertParagraph(ref + 2, guest.getEmail());
        }
        body.replaceText('##Attendees##', 'Attendees');
      }

      // Replaces the tag with a link to the agenda document
      const agendaUrl = 'https://docs.google.com/document/d/' + newDoc.getId();
      description = description.replace(
          '#agenda',
          '<a href=' + agendaUrl + '>Agenda Doc</a>',
      );
      event.setDescription(description);

      // Invites attendees to the Google doc so they automatically receive access to the agenda
      newDoc.addEditor(newDoc.getOwner());

      for (let i in event.getGuestList()) {
        let guest = event.getGuestList()[i];

        newDoc.addEditor(guest.getEmail());
      }
    }
  }
  return;
}

/**
 * Creates an event-driven trigger that fires whenever there's a change to the calendar.
 */
function setUp() {
  let email = Session.getActiveUser().getEmail();
  ScriptApp.newTrigger("onCalendarChange").forUserCalendar(email).onEventUpdated().create();
}

修正規則

您可以視需求編輯範例。以下是幾個可選用的變更。

更新與會者的議程文件權限

指令碼會授予與會者編輯權限。如要限制權限，只允許檢視，請在下列程式碼部分中，將 addEditor 方法替換為 addViewer 方法：

     for (let i in event.getGuestList()) {
       let guest = event.getGuestList()[i];

       newDoc.addEditor(guest.getEmail());

編輯議程文件範本

如要更新議程文件範本，請按照下列步驟操作：

在日曆活動中建立第一個議程後，開啟 Google 雲端硬碟。
開啟名為「Agenda Maker - App」的資料夾。
開啟「Agenda TEMPLATE##」文件並進行編輯。

貢獻者

這個範例是由產品管理和平台策略顧問 Jeremy Glassenberg 建立。在 Twitter 上追蹤 Jeremy：@jglassenberg。

這個範例由 Google 維護，並由 Google 開發人員專家協助。

規劃會議議程 透過集合功能整理內容 你可以依據偏好儲存及分類內容。

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