এই পৃষ্ঠাটি Cloud Translation API অনুবাদ করেছে।

রেকর্ড সময় & ক্যালেন্ডারে কার্যকলাপ & চাদর

কোডিং স্তর : শিক্ষানবিস
সময়কাল : 15 মিনিট
প্রকল্পের ধরন : একটি কাস্টম মেনু সহ অটোমেশন

উদ্দেশ্য

বুঝুন সমাধান কি করে।
সমাধানের মধ্যে অ্যাপস স্ক্রিপ্ট পরিষেবাগুলি কী করে তা বুঝুন।
আপনার পরিবেশ সেট আপ করুন।
স্ক্রিপ্ট সেট আপ করুন।
স্ক্রিপ্ট চালান।

এই সমাধান সম্পর্কে

গ্রাহকদের জন্য প্রকল্পে ব্যয় করা সময়ের ট্র্যাক রাখুন। আপনি Google ক্যালেন্ডারে আপনার প্রজেক্ট-সম্পর্কিত সময় রেকর্ড করতে পারেন, তারপর একটি টাইমশিট তৈরি করতে বা অন্য টাইমশিট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমে আপনার কার্যকলাপ আমদানি করতে Google পত্রকের সাথে সিঙ্ক করতে পারেন। আপনি গ্রাহক, প্রকল্প এবং কাজ দ্বারা আপনার সময় শ্রেণীবদ্ধ করতে পারেন।

ক্যালেন্ডার এবং শীটে ইভেন্ট

এটা কিভাবে কাজ করে

স্ক্রিপ্টটি একটি সাইডবার প্রদান করে যা আপনাকে সিঙ্ক করার জন্য ক্যালেন্ডার, সিঙ্ক করার সময়কাল এবং স্প্রেডশীটে প্রবেশ করা তথ্যের সাথে ইভেন্টের শিরোনাম এবং বিবরণ ওভাররাইট করতে দেয় কিনা তা নির্বাচন করতে দেয়। একবার সেই সেটিংস কনফিগার হয়ে গেলে, আপনি ইভেন্টগুলি সিঙ্ক করতে পারেন এবং একটি ড্যাশবোর্ডে আপনার কার্যকলাপগুলি দেখতে পারেন৷

স্ক্রিপ্টটি আপনার ক্যালেন্ডার থেকে স্প্রেডশীটে নির্দিষ্ট করা ক্যালেন্ডার এবং সময়কাল থেকে ইভেন্ট নিয়ে আসে। আপনি বিভাগ শীটে গ্রাহক, প্রকল্প এবং কাজ যোগ করতে পারেন এবং তারপর ঘন্টা শীটে সেই অনুযায়ী ইভেন্টগুলি ট্যাগ করতে পারেন। এইভাবে, আপনি যখন ড্যাশবোর্ড শীট দেখেন, আপনি গ্রাহক, প্রকল্প এবং কাজ অনুসারে মোট সময় দেখতে পারেন।

অ্যাপস স্ক্রিপ্ট পরিষেবা

এই সমাধানটি নিম্নলিখিত পরিষেবাগুলি ব্যবহার করে:

HTML পরিষেবা - সিঙ্ক্রোনাইজেশন সেটিংস কনফিগার করতে ব্যবহৃত সাইডবার তৈরি করে।
বৈশিষ্ট্য পরিষেবা - ব্যবহারকারী সাইডবারে নির্বাচিত সেটিংস সংরক্ষণ করে।
ক্যালেন্ডার পরিষেবা - স্প্রেডশীটে ইভেন্টের তথ্য পাঠায়।
স্প্রেডশীট পরিষেবা - স্প্রেডশীটে ইভেন্টগুলি লেখে এবং যদি কনফিগার করা হয়, ক্যালেন্ডারে আপডেট করা শিরোনাম এবং বিবরণ তথ্য পাঠায়।

পূর্বশর্ত

এই নমুনা ব্যবহার করতে, আপনার নিম্নলিখিত পূর্বশর্ত প্রয়োজন:

একটি Google অ্যাকাউন্ট (Google Workspace অ্যাকাউন্টের জন্য অ্যাডমিনিস্ট্রেটরের অনুমোদনের প্রয়োজন হতে পারে)।
ইন্টারনেট অ্যাক্সেস সহ একটি ওয়েব ব্রাউজার।

আপনার পরিবেশ সেট আপ করুন

আপনি যদি একটি বিদ্যমান ক্যালেন্ডার ব্যবহার করার পরিকল্পনা করেন তবে আপনি এই ধাপটি এড়িয়ে যেতে পারেন।

calendar.google.com এ যান।
অন্যান্য ক্যালেন্ডারের পাশে, অন্যান্য ক্যালেন্ডার করুন > নতুন ক্যালেন্ডার তৈরি করুন ক্লিক করুন।
আপনার ক্যালেন্ডারের নাম দিন এবং ক্যালেন্ডার তৈরি করুন ক্লিক করুন।
ক্যালেন্ডারে কিছু ইভেন্ট যোগ করুন।

স্ক্রিপ্ট সেট আপ করুন

রেকর্ডের সময় এবং কার্যকলাপের নমুনা স্প্রেডশীটের একটি অনুলিপি করতে নিম্নলিখিত বোতামে ক্লিক করুন। এই সমাধানের জন্য অ্যাপস স্ক্রিপ্ট প্রকল্পটি স্প্রেডশীটের সাথে সংযুক্ত রয়েছে৷
একটি কপি করুন

স্ক্রিপ্ট চালান

ক্যালেন্ডার ইভেন্টগুলি সিঙ্ক করুন

myTime > সেটিংস এ ক্লিক করুন। এই কাস্টম মেনু প্রদর্শিত হওয়ার জন্য আপনাকে পৃষ্ঠাটি রিফ্রেশ করতে হতে পারে।
অনুরোধ করা হলে, স্ক্রিপ্ট অনুমোদন করুন. যদি OAuth সম্মতি স্ক্রীন সতর্কতা প্রদর্শন করে, এই অ্যাপটি যাচাই করা হয়নি , তাহলে Advanced > Go to {Project Name} (অনিরাপদ) নির্বাচন করে চালিয়ে যান।
আবার myTime > সেটিংস এ ক্লিক করুন।
উপলব্ধ ক্যালেন্ডারের তালিকা থেকে, আপনার তৈরি করা ক্যালেন্ডার এবং আপনি সিঙ্ক করতে চান এমন অন্য কোনো ক্যালেন্ডার নির্বাচন করুন।
বাকি সেটিংস কনফিগার করুন এবং সংরক্ষণ করুন ক্লিক করুন।
myTime > সিঙ্ক ক্যালেন্ডার ইভেন্টে ক্লিক করুন।

ড্যাশবোর্ড সেট আপ করুন

Categories শীটে যান।
গ্রাহক, প্রকল্প, এবং কাজ যোগ করুন.
ঘন্টা পত্রক যান.
প্রতিটি সিঙ্ক করা ইভেন্টের জন্য, গ্রাহক, প্রকল্প এবং টাস্ক নির্বাচন করুন।
ড্যাশবোর্ড শিটে যান।
- প্রথম বিভাগ দৈনিক মোট প্রদান করে. দৈনিক মোট তারিখের তালিকা আপডেট করতে, A1 কক্ষে তারিখ পরিবর্তন করুন।
- পরবর্তী বিভাগটি সাপ্তাহিক টোটাল প্রদান করে এবং A1 এ নির্বাচিত তারিখের সাথে মিলে যায়।
- শেষ তিনটি বিভাগ টাস্ক, প্রকল্প, এবং গ্রাহক দ্বারা সামগ্রিক মোট প্রদান করে।

কোড পর্যালোচনা করুন

এই সমাধানের জন্য অ্যাপস স্ক্রিপ্ট কোড পর্যালোচনা করতে, নীচের উৎস কোড দেখুন ক্লিক করুন:

সোর্স কোড দেখুন

Code.gs

solutions/automations/calendar-timesheet/Code.js

GitHub এ দেখুন

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/calendar-timesheet

/*
Copyright 2022 Jasper Duizendstra

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Runs when the spreadsheet is opened and adds the menu options
 * to the spreadsheet menu
 */
const onOpen = () => {
  SpreadsheetApp.getUi()
    .createMenu('myTime')
    .addItem('Sync calendar events', 'run')
    .addItem('Settings', 'settings')
    .addToUi();
};

/**
 * Opens the sidebar
 */
const settings = () => {
  const html = HtmlService.createHtmlOutputFromFile('Page')
    .setTitle('Settings');

  SpreadsheetApp.getUi().showSidebar(html);
};

/**
* returns the settings from the script properties
*/
const getSettings = () => {
  const settings = {};

  // get the current settings
  const savedCalendarSettings = JSON.parse(PropertiesService.getScriptProperties().getProperty('calendar') || '[]');

  // get the primary calendar
  const primaryCalendar = CalendarApp.getAllCalendars()
    .filter((cal) => cal.isMyPrimaryCalendar())
    .map((cal) => ({
      name: 'Primary calendar',
      id: cal.getId()
    }));

  // get the secondary calendars
  const secundaryCalendars = CalendarApp.getAllCalendars()
    .filter((cal) => cal.isOwnedByMe() && !cal.isMyPrimaryCalendar())
    .map((cal) => ({
      name: cal.getName(),
      id: cal.getId()
    }));

  // the current available calendars
  const availableCalendars = primaryCalendar.concat(secundaryCalendars);

  // find any calendars that were removed
  const unavailebleCalendars = [];
  savedCalendarSettings.forEach((savedCalendarSetting) => {
    if (!availableCalendars.find((availableCalendar) => availableCalendar.id === savedCalendarSetting.id)) {
      unavailebleCalendars.push(savedCalendarSetting);
    }
  });

  // map the current settings to the available calendars
  const calendarSettings = availableCalendars.map((availableCalendar) => {
    if (savedCalendarSettings.find((savedCalendar) => savedCalendar.id === availableCalendar.id)) {
      availableCalendar.sync = true;

    }
    return availableCalendar;
  });

  // add the calendar settings to the settings
  settings.calendarSettings = calendarSettings;

  const savedFrom = PropertiesService.getScriptProperties().getProperty('syncFrom');
  settings.syncFrom = savedFrom;

  const savedTo = PropertiesService.getScriptProperties().getProperty('syncTo');
  settings.syncTo = savedTo;

  const savedIsUpdateTitle = PropertiesService.getScriptProperties().getProperty('isUpdateTitle') === 'true';
  settings.isUpdateCalendarItemTitle = savedIsUpdateTitle;

  const savedIsUseCategoriesAsCalendarItemTitle = PropertiesService.getScriptProperties().getProperty('isUseCategoriesAsCalendarItemTitle') === 'true';
  settings.isUseCategoriesAsCalendarItemTitle = savedIsUseCategoriesAsCalendarItemTitle;

  const savedIsUpdateDescription = PropertiesService.getScriptProperties().getProperty('isUpdateDescription') === 'true';
  settings.isUpdateCalendarItemDescription = savedIsUpdateDescription;

  return settings;
};

/**
* Saves the settings from the sidebar
*/
const saveSettings = (settings) => {
  PropertiesService.getScriptProperties().setProperty('calendar', JSON.stringify(settings.calendarSettings));
  PropertiesService.getScriptProperties().setProperty('syncFrom', settings.syncFrom);
  PropertiesService.getScriptProperties().setProperty('syncTo', settings.syncTo);
  PropertiesService.getScriptProperties().setProperty('isUpdateTitle', settings.isUpdateCalendarItemTitle);
  PropertiesService.getScriptProperties().setProperty('isUseCategoriesAsCalendarItemTitle', settings.isUseCategoriesAsCalendarItemTitle);
  PropertiesService.getScriptProperties().setProperty('isUpdateDescription', settings.isUpdateCalendarItemDescription);
  return 'Settings saved';
};

/**
 * Builds the myTime object and runs the synchronisation
 */
const run = () => {
  'use strict';
  myTime({
    mainSpreadsheetId: SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getId(),
  }).run();
};

/**
 * The main function used for the synchronisation
 * @param {Object} par The main parameter object.
 * @return {Object} The myTime Object.
 */
const myTime = (par) => {
  'use strict';

  /**
  * Format the sheet
  */
  const formatSheet = () => {
    // sort decending on start date 
    hourSheet.sort(3, false);

    // hide the technical columns
    hourSheet.hideColumns(1, 2);

    // remove any extra rows
    if (hourSheet.getLastRow() > 1 && hourSheet.getLastRow() < hourSheet.getMaxRows()) {
      hourSheet.deleteRows(hourSheet.getLastRow() + 1, hourSheet.getMaxRows() - hourSheet.getLastRow());
    }

    // set the validation for the customers
    let rule = SpreadsheetApp.newDataValidation()
      .requireValueInRange(categoriesSheet.getRange('A2:A'), true)
      .setAllowInvalid(true)
      .build();
    hourSheet.getRange('I2:I').setDataValidation(rule);

    // set the validation for the projects
    rule = SpreadsheetApp.newDataValidation()
      .requireValueInRange(categoriesSheet.getRange('B2:B'), true)
      .setAllowInvalid(true)
      .build();
    hourSheet.getRange('J2:J').setDataValidation(rule);

    // set the validation for the tsaks
    rule = SpreadsheetApp.newDataValidation()
      .requireValueInRange(categoriesSheet.getRange('C2:C'), true)
      .setAllowInvalid(true)
      .build();
    hourSheet.getRange('K2:K').setDataValidation(rule);

    if(isUseCategoriesAsCalendarItemTitle) {
      hourSheet.getRange('L2:L').setFormulaR1C1('IF(OR(R[0]C[-3]="tbd";R[0]C[-2]="tbd";R[0]C[-1]="tbd");""; CONCATENATE(R[0]C[-3];"|";R[0]C[-2];"|";R[0]C[-1];"|"))');
    }
    // set the hours, month, week and number collumns
    hourSheet.getRange('P2:P').setFormulaR1C1('=IF(R[0]C[-12]="";"";R[0]C[-12]-R[0]C[-13])');
    hourSheet.getRange('Q2:Q').setFormulaR1C1('=IF(R[0]C[-13]="";"";month(R[0]C[-13]))');
    hourSheet.getRange('R2:R').setFormulaR1C1('=IF(R[0]C[-14]="";"";WEEKNUM(R[0]C[-14];2))');
    hourSheet.getRange('S2:S').setFormulaR1C1('=R[0]C[-3]');
  };

  /**
     * Activate the synchronisation
     */
  function run() {
    console.log('Started processing hours.');

    const processCalendar = (setting) => {
      SpreadsheetApp.flush();

      // current calendar info
      const calendarName = setting.name;
      const calendarId = setting.id;

      console.log(`processing ${calendarName} with the id ${calendarId} from ${syncStartDate} to ${syncEndDate}`);

      // get the calendar
      const calendar = CalendarApp.getCalendarById(calendarId);

      // get the calendar events and create lookups
      const events = calendar.getEvents(syncStartDate, syncEndDate);
      const eventsLookup = events.reduce((jsn, event) => {
        jsn[event.getId()] = event;
        return jsn;
      }, {});

      // get the sheet events and create lookups
      const existingEvents = hourSheet.getDataRange().getValues().slice(1);
      const existingEventsLookUp = existingEvents.reduce((jsn, row, index) => {
        if (row[0] !== calendarId) {
          return jsn;
        }
        jsn[row[1]] = {
          event: row,
          row: index + 2
        };
        return jsn;
      }, {});

      // handle a calendar event
      const handleEvent = (event) => {
        const eventId = event.getId();

        // new event
        if (!existingEventsLookUp[eventId]) {
          hourSheet.appendRow([
            calendarId,
            eventId,
            event.getStartTime(),
            event.getEndTime(),
            calendarName,
            event.getCreators().join(','),
            event.getTitle(),
            event.getDescription(),
            event.getTag('Client') || 'tbd',
            event.getTag('Project') || 'tbd',
            event.getTag('Task') || 'tbd',
            (isUpdateCalendarItemTitle) ? '' : event.getTitle(),
            (isUpdateCalendarItemDescription) ? '' : event.getDescription(),
            event.getGuestList().map((guest) => guest.getEmail()).join(','),
            event.getLocation(),
            undefined,
            undefined,
            undefined,
            undefined
          ]);
          return true;
        }

        // existing event
        const exisitingEvent = existingEventsLookUp[eventId].event;
        const exisitingEventRow = existingEventsLookUp[eventId].row;

        if (event.getStartTime() - exisitingEvent[startTimeColumn - 1] !== 0) {
          hourSheet.getRange(exisitingEventRow, startTimeColumn).setValue(event.getStartTime());
        }

        if (event.getEndTime() - exisitingEvent[endTimeColumn - 1] !== 0) {
          hourSheet.getRange(exisitingEventRow, endTimeColumn).setValue(event.getEndTime());
        }

        if (event.getCreators().join(',') !== exisitingEvent[creatorsColumn - 1]) {
          hourSheet.getRange(exisitingEventRow, creatorsColumn).setValue(event.getCreators()[0]);
        }

        if (event.getGuestList().map((guest) => guest.getEmail()).join(',') !== exisitingEvent[guestListColumn - 1]) {
          hourSheet.getRange(exisitingEventRow, guestListColumn).setValue(event.getGuestList().map((guest) => guest.getEmail()).join(','));
        }

        if (event.getLocation() !== exisitingEvent[locationColumn - 1]) {
          hourSheet.getRange(exisitingEventRow, locationColumn).setValue(event.getLocation());
        }

        if(event.getTitle() !== exisitingEvent[titleColumn - 1]) {
          if(!isUpdateCalendarItemTitle) {
            hourSheet.getRange(exisitingEventRow, titleColumn).setValue(event.getTitle());
          }
          if(isUpdateCalendarItemTitle) {
            event.setTitle(exisitingEvent[titleColumn - 1]);
          }
        }

        if(event.getDescription() !== exisitingEvent[descriptionColumn - 1]) { 
          if(!isUpdateCalendarItemDescription) {
            hourSheet.getRange(exisitingEventRow, descriptionColumn).setValue(event.getDescription());
          }
          if(isUpdateCalendarItemDescription) {
            event.setDescription(exisitingEvent[descriptionColumn - 1]);
          }
        }

        return true;
      };

      // process each event for the calendar
      events.every(handleEvent);

      // remove any events in the sheet that are not in de calendar
      existingEvents.every((event, index) => {
        if (event[0] !== calendarId) {
          return true;
        };

        if (eventsLookup[event[1]]) {
          return true;
        }

        if (event[3] < syncStartDate) {
          return true;
        }

        hourSheet.getRange(index + 2, 1, 1, 20).clear();
        return true;
      });

      return true;
    };

    // process the calendars
    settings.calendarSettings.filter((calenderSetting) => calenderSetting.sync === true).every(processCalendar);

    formatSheet();
    SpreadsheetApp.setActiveSheet(hourSheet);

    console.log('Finished processing hours.');
  }

  const mainSpreadSheetId = par.mainSpreadsheetId;
  const mainSpreadsheet = SpreadsheetApp.openById(mainSpreadSheetId);
  const hourSheet = mainSpreadsheet.getSheetByName('Hours');
  const categoriesSheet = mainSpreadsheet.getSheetByName('Categories');
  const settings = getSettings();

  const syncStartDate = new Date();
  syncStartDate.setDate(syncStartDate.getDate() - Number(settings.syncFrom));

  const syncEndDate = new Date();
  syncEndDate.setDate(syncEndDate.getDate() + Number(settings.syncTo));

  const isUpdateCalendarItemTitle = settings.isUpdateCalendarItemTitle;
  const isUseCategoriesAsCalendarItemTitle = settings.isUseCategoriesAsCalendarItemTitle;
  const isUpdateCalendarItemDescription = settings.isUpdateCalendarItemDescription;

  const startTimeColumn = 3;
  const endTimeColumn = 4;
  const creatorsColumn = 6;
  const originalTitleColumn = 7;
  const originalDescriptionColumn = 8;
  const clientColumn = 9;
  const projectColumn = 10;
  const taskColumn = 11;
  const titleColumn = 12;
  const descriptionColumn = 13;
  const guestListColumn = 14;
  const locationColumn = 15;

  return Object.freeze({
    run: run,
  });
};

Page.html

solutions/automations/calendar-timesheet/Page.html