回應意見回饋

程式碼程度：初學者
時間長度：15 分鐘
專案類型：使用自訂選單和事件觸發條件進行自動化

目標

  • 瞭解解決方案的功能。
  • 瞭解解決方案中的 Apps Script 服務功能。
  • 設定指令碼。
  • 執行指令碼。

認識這項解決方案

自動建立電子郵件回覆草稿，回覆 Google 表單意見回饋。本解決方案著重於學生對課程的意見回饋，但您也可以將其套用至任何透過 Google 表單收集意見回饋的用途。

透過 Gmail 傳送表單提交回覆

運作方式

這個指令碼會安裝事件觸發條件，每當使用者提交表單時就會執行。每當有人提交表單，指令碼就會在 Gmail 中建立電子郵件草稿。這封電子郵件會傳送給表單填寫者，內容包含表單回覆和一般感謝訊息。你可以在傳送郵件前編輯內容。

Apps Script 服務

這項解決方案會使用下列服務：

  • 指令碼服務：安裝事件驅動的觸發條件，在有人提交表單時啟動作業。
  • 試算表服務：將表單回覆傳送至 Gmail。
  • Gmail 服務：建立電子郵件草稿，內含感謝訊息和表單回覆。

必要條件

如要使用這個範例，您必須符合下列先決條件：

  • Google 帳戶 (Google Workspace 帳戶可能需要管理員核准)。
  • 可連上網際網路的網路瀏覽器。

設定指令碼

點選下列按鈕，複製「回覆意見回饋」範例試算表。這項解決方案的 Apps Script 專案已附加至試算表。
建立副本

執行指令碼

  1. 依序點選「表單回覆工具」>「啟用自動草擬回覆」。你可能需要重新整理頁面，才能看到這個自訂選單。

  2. 出現提示訊息時，請授權執行指令碼。如果 OAuth 同意畫面顯示「這個應用程式未經驗證」警告，請依序選取「進階」>「前往『{專案名稱}』(不安全)」，繼續操作。

  3. 依序點選「表單回覆工具」>「啟用自動草擬回覆」。

  4. 依序點選「工具」>「管理表單」 >「前往正式表單」。

  5. 填寫表單，然後按一下 [提交]。

  6. 開啟 Gmail 並檢查草稿。您應該會看到含有表單回覆的新草稿。

檢查程式碼

如要查看這項解決方案的 Apps Script 程式碼，請按一下下方的「查看原始碼」：

查看原始碼

Code.gs

solutions/automations/course-feedback-response/Code.js
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/course-feedback-response

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Creates custom menu for user to run scripts.
 */
function onOpen() {
  let ui = SpreadsheetApp.getUi();
  ui.createMenu('Form Reply Tool')
      .addItem('Enable auto draft replies', 'installTrigger')
      .addToUi();
}

/**
 * Installs a trigger on the Spreadsheet for when a Form response is submitted.
 */
function installTrigger() {
  ScriptApp.newTrigger('onFormSubmit')
      .forSpreadsheet(SpreadsheetApp.getActive())
      .onFormSubmit()
      .create();
}

/**
 * Creates a draft email for every response on a form
 *
 * @param {Object} event - Form submit event
 */
function onFormSubmit(e) {
  let responses = e.namedValues;

  // parse form response data
  let timestamp = responses.Timestamp[0];
  let email = responses['Email address'][0].trim();

  // create email body
  let emailBody = createEmailBody(responses);

  // create draft email
  createDraft(timestamp, email, emailBody);
}

/**
 * Creates email body and includes feedback from Google Form.
 *
 * @param {string} responses - The form response data
 * @return {string} - The email body as an HTML string
 */
function createEmailBody(responses) {
  // parse form response data
  let name = responses.Name[0].trim();
  let industry = responses['What industry do you work in?'][0];
  let source = responses['How did you find out about this course?'][0];
  let rating = responses['On a scale of 1 - 5 how would you rate this course?'][0];
  let productFeedback = responses['What could be different to make it a 5 rating?'][0];
  let otherFeedback = responses['Any other feedback?'][0];

  // create email body
  let htmlBody = 'Hi ' + name + ',<br><br>' +
    'Thanks for responding to our course feedback questionnaire.<br><br>' +
      'It\'s really useful to us to help improve this course.<br><br>' +
        'Have a great day!<br><br>' +
          'Thanks,<br>' +
            'Course Team<br><br>' +
              '****************************************************************<br><br>' +
                '<i>Your feedback:<br><br>' +
                  'What industry do you work in?<br><br>' +
                    industry + '<br><br>' +
                      'How did you find out about this course?<br><br>' +
                        source + '<br><br>' +
                          'On a scale of 1 - 5 how would you rate this course?<br><br>' +
                            rating + '<br><br>' +
                              'What could be different to make it a 5 rating?<br><br>' +
                                productFeedback + '<br><br>' +
                                  'Any other feedback?<br><br>' +
                                    otherFeedback + '<br><br></i>';

  return htmlBody;
}

/**
 * Create a draft email with the feedback
 *
 * @param {string} timestamp Timestamp for the form response
 * @param {string} email Email address from the form response
 * @param {string} emailBody The email body as an HTML string
 */
function createDraft(timestamp, email, emailBody) {
  console.log('draft email create process started');

  // create subject line
  let subjectLine = 'Thanks for your course feedback! ' + timestamp;

  // create draft email
  GmailApp.createDraft(
      email,
      subjectLine,
      '',
      {
        htmlBody: emailBody,
      }
  );
}

貢獻者

這個範例是由 benlcollins.com 的教育家兼 Google 開發人員專家 Ben Collins 所建立。

這個範例由 Google 維護，並由 Google 開發人員專家協助。

後續步驟